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Warum eine gute Stellenbeschreibung wichtig ist

© Sandra Thiele / Fotolia
Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung, auch Arbeitsplatzbeschreibung genannt, gehört zu den Basics der Personalabteilung. Sie hat das Ziel, eine Arbeitsumgebung bzw. eine bestimmte Position im Unternehmen möglichst genau zu beschreiben. Im weiteren Verlauf kann sie beispielsweise im Recruiting als Fundament für die Stellenausschreibung dienen. In diesem Beitrag lesen Sie, was Sie bei der Erstellung einer Stellenausschreibung beachten sollten und auf welche Inhalte Sie nicht verzichten dürfen.

Was ist eine Stellenbeschreibung und was zeichnet sie aus?

Eine Stellenbeschreibung ist nicht mit einer Stellenausschreibung oder einer Job-Anzeige gleichzusetzen. Denn: Die Ausschreibung macht potenzielle Bewerber auf eine offene Stelle im Unternehmen aufmerksam. Die Stellenbeschreibung, um die es in diesem Artikel geht, definiert eine bestimmte Position im Unternehmen genauer und ist fast immer in Anzeigen und Arbeitsverträge integriert.

Das bedeutet, dass das Unternehmen die Stellenbeschreibung anfertigt, um eine bestimmte Position zu beschreiben. Dabei geht es im Wesentlichen darum, sich einen Überblick über die Aufgaben zu verschaffen, die im Zusammenhang mit einer bestimmten Stelle stehen. Eine Stellenbeschreibung sollte folgende Fragen beantworten:

  • Was gehört zu den Routineaufgaben einer bestimmten Position?
  • In welchem Arbeitsumfeld ist ein Mitarbeiter tätig (an der Maschine, am Computer etc.)?
  • Welche genauen administrativen Aufgaben kommen auf einen Beschäftigten zu?

Wird eine Stellenbeschreibung in eine Job-Anzeige integriert, kann der Bewerber bereits vorab einschätzen, ob die Stelle seinen Interessen und Fähigkeiten entspricht. Dadurch findet bereits vor dem eigentlichen Bewerbungsverfahren eine bewerberzentrierte Selektion statt. Im besten Falle hat die Personalabteilung weniger Arbeit, da sich verstärkt Kandidaten bewerben, die sich mit der Anforderung einer Stelle identifizieren können.

Tipp: Obwohl die Stellenbeschreibung einen sehr wichtiger Teil von Stellenanzeigen und Arbeitsverträgen darstellt, überfliegt sie der Bewerber oftmals lediglich. Es erweist sich als Vorteil, die wichtigsten Punkte optisch hervorzuheben. Hierfür können Sie beispielsweise auf Fettungen zurückgreifen.

Wie schreibe ich eine gute Stellenbeschreibung?

Das Erstellen einer guten Stellenbeschreibung stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Wenn die Inhalte einer Stellenbeschreibung jedoch im Voraus klar definiert sind, fällt die Beschreibung wesentlich leichter.

Tipp: Hier kann es sinnvoll sein, mit bestimmten Leitfäden oder Textbausteinen zu arbeiten. Ein Fragebogen, den Sie der Fachabteilung vorlegen, sorgt dafür, dass Sie noch spezifischeren fachlichen Input bekommen, was letztendlich zu einer aussagekräftigen Stellenbeschreibung führt.

Stellenbeschreibungen bauen immer auf einem ähnlichen Prinzip auf und sollten relevante Informationen beinhalten. Zu den wichtigsten Informationen gehören:

1. Der Aufgabenbereich

In einer guten Stellenbeschreibung sollte der Aufgabenbereich genau definiert sein. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse und Überschneidungen mit anderen Abteilungen. Sollte der Aufgabenbereich mehrere Abteilungen umfassen oder sonstige Schnittstellen haben, gehören entsprechende Informationen ebenfalls in eine gelungene Stellenbeschreibung. Versuchen Sie, hierbei ein möglichst ausführliches Bild zu zeichnen – getreu dem Motto: „so knapp wie möglich, jedoch so ausführlich wie nötig“.

2. Die Ziele

Jede Position in einem Unternehmen und jeder Mitarbeiter tragen zum Unternehmenserfolg bei. Im Rahmen von Zielvereinbarungen wird oftmals definiert, welche Ziele wann erreicht werden sollen. Diese lang- und kurzfristigen Ziele sollten ebenfalls in einer guten Stellenbeschreibung vorkommen. So lassen sich bereits von Anfang an die Weichen für einen gemeinsamen Erfolg stellen.

3. Die Verantwortung

Sollte der gesuchte Mitarbeiter die Verantwortung für bestimmte Abläufe oder andere Kollegen tragen, muss dieser Umstand in einer Stellenbeschreibung angegeben sein. Ebenso gehören Weisungsbefugnisse gegenüber anderen Mitarbeitern, selbstständige Verfügung über bestimmte Ressourcen oder sonstige Mittel in dieses Dokument.

4. Die Fähigkeiten

Eine gute Stellenbeschreibung sollte ebenfalls umfassen, wer die entsprechenden Tätigkeiten am besten ausführen kann. Das bedeutet, dass auch die Fähigkeiten beschrieben werden, die notwendig sind, um die vakante Position bestmöglich auszufüllen. Dazu zählen beispielsweise erworbene Qualifikationen (z. B. Ausbildung zum Fachinformatiker/-in, Weiterbildung als Betriebswirt/-in) sowie fachbezogenes Wissen.

5. Die Vorgesetzten und Mitarbeiter

Fast jeder Beruf erfordert Interaktion mit anderen Menschen. Die Vorgesetzten, an die man sich bei Fragen oder Problemen wenden kann, sollten in einer Stellenbeschreibung ebenfalls aufgeführt sein. Falls die Tätigkeit eine Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen bedingt, sollten auch die Verantwortlichen anderer Unternehmensbereiche aufgelistet werden.

Die formalen Kriterien einer Stellenbeschreibung variieren je nach Unternehmen, Arbeitsumfeld und Branche. Wird im Öffentlichen Dienst oder im Staatsdienst oftmals eine bestimmte Form vorgeschrieben, kann das bei einem privatwirtschaftlichen Betrieb eher frei nach Ermessen formuliert werden.

Was gehört nicht in eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung soll eine Position näher beschreiben und bestimmte Aufgaben definieren. Wird die Arbeitsplatzbeschreibung in eine Stellenanzeige integriert, soll sie dem Bewerber einen besseren Überblick über seine zukünftigen Tätigkeiten verschaffen. Allerdings gehören einige (zu) spezifische Angaben nicht in eine Stellenbeschreibung. Beispiele dafür wären:

  • Gehaltsangaben
  • Entgeltliche Sonderleistungen
  • Zeitlicher Umfang der Arbeit
  • Urlaubsansprüche
  • Probezeiten
  • Befristungen

Die oben aufgeführten Angaben sind zwar Bestandteil eines Arbeitsvertrages, jedoch tragen sie nicht zur Beschreibung der Tätigkeiten bei, sondern sind eher formaler bzw. arbeitsrechtlicher Natur. Aus diesem Grund sind sie für eine Stellen- bzw. Arbeitsplatzbeschreibung obsolet.

Achtung: Achten Sie immer darauf, dass die Stellenbeschreibung aktuell ist. Dies bedarf einer permanenten Aktualisierung durch die zuständige Personalabteilung – gerade bei Umstrukturierungen oder Zusammenlegungen von Arbeitsbereichen ist das besonders wichtig.

Was sind die Vorteile und Nachteile einer Stellenausschreibung?

Die konkrete Beschreibung einer Stelle hat Vor- und Nachteile. Sie sollten sich diese vor allem vor einer Veröffentlichung – beispielsweise in einer Stellenanzeige oder in einer Job-Ausschreibung – bewusst machen.

Zu den Vorteilen der Arbeitsplatzbeschreibung zählen die folgenden:

  • Die passende Besetzung ist einfacher zu finden, da bereits Informationen und Einblicke zur gesuchten Position zu finden sind
  • Durch die Konkretisierung der Ziele kann beobachtet werden, ob angepeilte Ziele erreicht wurden – oder eben nicht
  • Die einzelnen Arbeitsstellen werden voneinander abgegrenzt. Das vermeidet Überschneidungen.

Das Formulieren einer Stellenbeschreibung hat nur einen wirklichen Nachteil, und zwar dann, wenn die Aufgabenbereiche zu spezifisch beschrieben wurden. Das bedeutet, dass sich Mitarbeiter womöglich nicht in der Pflicht sehen, bestimmte Tätigkeiten zu verrichten, wenn diese nicht konkret in der Arbeitsplatzbeschreibung standen.

Tipp: Hier sollten Führungskräfte bereits von Anfang an darauf achten, dass es nicht zu Missverständnissen kommt.

Fazit: Stellenbeschreibungen sind ein Muss

Stellenbeschreibungen erweisen sich in jeder Hinsicht als praktisch: Sie zeigen zum einen auf, welche genauen Tätigkeiten mit einer Stelle im Unternehmen verbunden sind. In einem weiteren Schritt können diese Angaben dann auch beim Recruiting hilfreich sein, wenn Job-Ausschreibungen angefertigt werden. Auch für die Mitarbeiter sind die Stellenbeschreibungen eine Hilfe: Sie wissen, welche Aufgaben auf sie zukommen.

Je nach Branche, Position und Aufgabenbereich variieren die Stellenbeschreibungen in Form und Umfang: Fachstellen bedürfen einer umfassenderen Beschreibung als beispielsweise Aushilfstätigkeiten. Hier ist es ratsam, eng mit den Fachabteilungen zu kooperieren, um eine ausführliche und umfassende Stellenbeschreibung anfertigen zu können.

Autor: Redaktion Personalwissen

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