Rückzahlungsklauseln gibt es in unterschiedlichen Kontexten. Der Sinn dahinter: Wenn bares Geld – zum Beispiel in Form von Weiterbildungen – in personelle Ressourcen investiert wird, wollen viele Arbeitgeber auf Nummer sicher gehen.
Im Falle einer Kündigung oder eines vorzeitigen Austritts sollen die Mitarbeiter einen Teil oder gar den Gesamtbetrag der Aufwendungen zurückzahlen. Das ist möglich, jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen.
In diesem Artikel lesen Sie, welche verschiedenen Arten von Rückzahlungsklauseln es gibt und wann diese mitunter unwirksam werden.
Was ist eine Rückzahlungsklausel überhaupt?
Bei einer Rückzahlungsklausel handelt es sich im arbeitsrechtlichen Kontext um eine vertragliche (Rückzahlungs-)Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Durch die Unterschrift verpflichtet sich der Mitarbeiter zur Zahlung einer bestimmten Summe oder bestimmter finanzieller Leistungen, wenn vereinbarte Bedingungen nicht eingehalten werden. Das kann zum Beispiel der frühzeitige Austritt aus dem Unternehmen durch eine vorzeitige Kündigung vonseiten des Beschäftigten sein.
In der Praxis wird zwischen verschiedenen Rückzahlungsklauseln unterschieden:
- Rückzahlungspflicht für Ausbildungskosten
- Rückzahlungsklausel für Fort- und Weiterbildung
- Klausel für Sonderzahlungen/Gratifikationen
Allen genannten Klauseln ist das dahinterstehende Prinzip gemein: Wenn sie in die Mitarbeiter und gegebenenfalls deren Fähigkeiten investieren, dann soll nicht nur der Beschäftigte davon profitieren, sondern auch das Unternehmen selbst.
Rückzahlungsklauseln bei Gratifikationen – beispielsweise bei Boni – sind gängig. Viele Unternehmen verpflichten ihre Mitarbeiter zudem, beispielsweise das Weihnachtsgeld zurückzuzahlen, wenn sie vor dem 31. März (erstes Quartal) oder dem 30. Juni (erstes Halbjahr) des Folgejahres kündigen. Entsprechende Klauseln sind auch bei Ausbildung, Fortbildung und Weiterbildung Usus.
Rückzahlungsklausel für Weiterbildungskosten und Fortbildungskosten
Insbesondere bei Weiter- oder Fortbildungen sind Rückzahlungsklauseln an der Tagesordnung. Das hat gleich mehrere Gründe: Zum einen erfordern einige Weiterbildungsmaßnahmen, dass Unternehmen die Mitarbeiter von der Arbeit freistellen. Das kostet nicht wenig. Was in finanzieller Hinsicht ebenfalls zu Buche schlägt, sind die Weiterbildungskosten per se. Egal ob Zertifikatslehrgang, IHK-Weiterbildung oder Onlinekurs – Personalentwicklungsmaßnahmen sind nicht selten mit enormen Summen verbunden.
Umso wichtiger ist es, dass das vermittelte Know-how nicht nur dem Mitarbeiter und seinem persönlichen Profil zugutekommt, sondern eben dem Betrieb selbst. Rückzahlungsklauseln vermeiden, dass Beschäftigte nach dem erfolgreichen Absolvieren einer Weiterbildungsmaßnahme kündigen und woanders oder – im schlimmsten Falle – bei der Konkurrenz anheuern bzw. von ihr abgeworben werden. Durch entsprechende Klauseln werden Arbeitnehmer in die Pflicht genommen, die Kosten für die Fort- oder Weiterbildung zurückzuzahlen, wenn sie vorzeitig kündigen.
Achtung! Geben Mitarbeiter durch ihr Verhalten Anlass zur Kündigung, entsteht nicht immer eine Rückzahlungspflicht. Initiiert der Arbeitgeber das Ende des Arbeitsverhältnisses, sind Rückzahlungsklauseln nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) unwirksam. Die Begründung des Gerichts: Arbeitnehmer würden unangemessen benachteiligt werden.
Gerade bei Weiterbildungsmaßnahmen sind Rückzahlungsklauseln die Norm – aber nicht alle sind arbeitsrechtlich zulässig. Das hat vor allem einen wichtigen Grund: Rückzahlungsklauseln sind in den meisten Fällen einseitig vorformuliert und gleichen daher Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Wann sind Rückzahlungsklauseln unwirksam?
Rückzahlungsklauseln sind zwar erlaubt, können unter bestimmten Bedingungen jedoch unwirksam werden. Die Klauseln müssen klar und verständlich formuliert sein. Nur wenn sicher ist, dass der Mitarbeiter auch verstanden hat, womit er sich zur Unterschrift verpflichtet, ist ein wesentlicher Schritt in die richtige Richtung getan.
3 Dinge, die Sie über die Unwirksamkeit von Rückzahlungsklauseln wissen müssen
Um die Wirksamkeit von Rückzahlungsklauseln zu gewährleisten, müssen Sie weitere Punkte beachten, die vor allem die Aus- bzw. Weiterbildung an sich betreffen:
- Kein geldwerter Vorteil: Rückzahlungsklauseln sind dann unwirksam, wenn der Arbeitnehmer von der Weiterbildungsmaßnahme keinen geldwerten Vorteil hat. Das heißt konkret: Nur wenn der Mitarbeiter von der Weiterbildung profitiert und durch den Qualifikationszugewinn beispielsweise mehr Geld verdienen kann, ist die Klausel wirksam.
- Zeitanteilige Ermäßigung: Das ähnelt einem „Zeitwert“. In der Klausel muss auf jeden Fall festgehalten werden, dass der Rückzahlungsbetrag im Laufe der Zeit sinkt.
- Bindung des Arbeitnehmers an den Betrieb: Mit der Rückzahlungsklausel darf der Arbeitnehmer nicht übermäßig lange an das Unternehmen gebunden werden. In vielen Fällen, in denen ein Gericht eine Rückzahlungsklausel als unwirksam erklärte, lag eine sogenannte „unzulässige Bindungsdauer“ vor. Auch hier ist es ratsam, sich im Einzelfall juristischen Rat zu suchen.
Generell gilt: Die Dauer der Bindung richtet sich nach der Dauer der Weiterbildungsmaßnahme – so lautet die Rechtsprechung des BAG. Anhaltspunkte liefern die folgenden Werte: Bei einer 1-monatigen Weiterbildung besteht die Möglichkeit zur Bindung bis zu sechs Monate. Dauert die Ausbildung mehr als zwei Jahre, beispielsweise bei einem dualen Studium, wäre es möglich, die Bindungsdauer auf bis zu fünf Jahre zu erhöhen.
Bei den genannten Werten handelt es sich um Richtwerte. Je nach Einzelfall kann sich die Bindungsdauer unterscheiden. Eine wichtige Rolle bei der Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel spielen in Bezug auf die Bindungsdauer auch die Betriebsangehörigkeit des Mitarbeiters sowie die Höher der Kosten, die der Arbeitgeber für den Beschäftigten übernommen hat.
