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Rückkehrgespräche führen: Ein Leitfaden zur schnellen Wiedereingliederung

©Andreas Keudel/ ISO K° – photography
Gespraech nach langer Krankheitszeit, Rückkehrgespräche

Oftmals kommt es unvorhergesehen: Ein Unfall oder eine plötzliche Erkrankung können dazu führen, dass ein Mitarbeiter von heute auf morgen für längere Zeit aus dem Arbeitsleben ausscheidet. Das ist für den Betrieb zunächst eine Lücke, die nach Gesundung des Arbeitnehmers schnell wieder zu besetzen ist. Damit die Rückkehr in den Betrieb und in den Arbeitsablauf möglichst schonend und unkompliziert abläuft, empfehlen sich Rückkehrgespräche, meist ist eines ausreichend.

Wie Sie dieses am besten planen und was es dabei zu beachten gilt, lesen Sie hier.

Rückkehrgespräche: Was ist das überhaupt?

Ein Rückkehrgespräch ist das, was der Name schon sagt: Ein klärendes Gespräch zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, das in der Regel dann abgehalten wird, wenn der Mitarbeiter nach einer längeren Abwesenheit vom Betrieb, beispielsweise nach einer Krankheit, wieder in den Arbeitsalltag zurückkehrt.

Auch nach dem Mutterschutz bzw. der Elternzeit erweisen sich Rückkehrgespräche als sinnvoll. Ziel dabei ist es in erster Linie, dem Beschäftigten das Signal zu geben, dass er im weiteren Verlauf auf die Unterstützung und das Verständnis des Arbeitgebers bauen darf.

Wichtig ist, dass man dem Mitarbeiter nicht das Gefühl gibt, seine Fehltage während seiner Abwesenheit sträflich mitgezählt zu haben. Von größerer Relevanz ist das menschliche Signal, dass man ein Teammitglied und dessen Arbeit vermisst hat und ihn gebraucht hätte.

Als Arbeitgeber sollten Sie also darauf achten, dass der Wiedereinstieg auch im Team reibungslos und vor allem vorwurfsfrei stattfindet. Eine Begrüßung im gesamten Team wäre daher eine sinnvolle Maßnahme für alle Seiten.

Außerdem bietet ein Rückkehrgespräch die Möglichkeit, die Gesundheitsförderung des Mitarbeiters in den Blick zu nehmen. Unter Umständen muss man mit diesem genau besprechen, welche Tätigkeiten in den ersten Wochen möglich sind und auf welche man gegebenenfalls zunächst verzichten kann.

Genauso gut kann es allerdings sein, dass die „Krankheit“ einen viel tieferen Sinn hat, der in mangelndem Wohlbefinden im Betrieb gründet. Auch diese Eventualität gilt es, in den Rückkehrgesprächen zu prüfen.

Wie Rückkehrgespräche führen: Das gilt es zu beachten

Zunächst einmal können zwei verschiedene Arten von Rückkehrgesprächen unterschieden werden. Diese sind:

  1. Das direktiv geführte Rückkehrgespräch
  2. Das nicht-direktiv geführte Rückkehrgespräch

Ersteres arbeitet vor allem mit Druckaufbau auf den Mitarbeiter, um diesen zu einer bestimmten Verhaltensänderung zu bewegen. Der Arbeitgeber nutzt hierfür das vorhandene Machtgefüge aus und versucht, das Gespräch als Instrument zur Disziplinierung des Beschäftigten zu verwenden. Es werden demnach die personal- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen der Fehlzeiten deutlich aufgezeigt.

Diese Form des Rückkehrgespräches sollte man nur in Einzelfällen nutzen, beispielsweise dann, wenn die Abwesenheit des Mitarbeiters beispielsweise auf mutwilliges Fehlen zurückzuführen ist.

Bei tatsächlich vorhandenen Erkrankungen empfiehlt sich in jedem Fall die Anwendung der nicht-direktiven Rückkehrgespräche. Diese ist geprägt von ehrlichem Interesse für den Beschäftigten und Verständnis für dessen Situation. Diese Art des Gespräches stärkt das Arbeitsklima und festigt die Beziehung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Oftmals ist es auch angemessen, beide Ansätze zu mischen und sowohl auf der Sachebene (direktiv) als auch auf der Beziehungsebene (nicht-direktiv) mit dem Mitarbeiter zu kommunizieren. Letztlich liegt diese Entscheidung im Ermessen des Arbeitgebers und man sollte diese immer individuell an die jeweilige Situation anpassen. Einen genaueren Überblick über die Arten der Gespräche gibt das sogenannte Drei-Stufen-Programm.

Fehlzeiten minimieren, Motivation aufbauen: Das Drei-Stufen-Programm

Um die Art und Weise des zu führenden Rückkehrgespräches besser einschätzen zu können, hilft das sogenannte Drei-Stufen-Programm. Mithilfe der Einteilung in drei verschiedene Stufen können Sie genau entscheiden, ob Sie die direktive oder nicht-direktive Variante eines Rückkehrgespräches wählen sollten.

  • Stufe 1: Führen Sie nach jeder Erkrankung ein Motivationsgespräch mit dem Mitarbeiter. Damit bauen sie Vertrauen auf und lassen den Beschäftigten wissen, dass seine Arbeitskraft im Betrieb gefehlt hat. Bauen Sie keinerlei Druck auf!
  • Stufe 2: Wenn es Auffälligkeiten bei Fehlzeiten gibt, sollte ein bestimmterer Ton angestimmt werden. Machen Sie bei gegebenem Anlass die Konsequenzen des Fehlens für die Abteilung klar und versuchen Sie, die Gründe für das Fehlen herauszufinden und bestenfalls zu beseitigen.
  • Stufe 3: In dieser Stufe haben Sie es mit schwierigen Fällen zu tun. In diesem Stadium sollte der entsprechenden Arbeitskraft deutlich vor Augen geführt werden, dass ein weiteres Fehlen zu den zu erwartenden Konsequenzen führt. Stellen Sie klar, dass ein solches Verhalten nicht geduldet wird.

Das grundsätzliche Ziel sollte immer sein, die Mitarbeiter zur Arbeit im Betrieb zu motivieren und Fehlzeiten schon im Vorfeld möglichst zu verhindern. Ermitteln Sie die Ursachen von Fehlzeiten und arbeiten Sie zusammen mit den Beschäftigten an Lösungswegen, diese zu vermeiden. Dadurch verbessern Sie gleichzeitig das Arbeitsklima und arbeiten aktiv daran, ein Vertrauensverhältnis aufzubauen.

Gesprächsprotokoll: Wann es notwendig ist

Die Erstellung eines Protokolls im Rahmen eines Rückkehrgespräches empfiehlt sich immer dann, wenn mit möglichen Rechtsansprüchen zu rechnen ist. Wenn dann eine Dokumentation der bereits erfolgten Gespräche vorliegt, kann das sehr hilfreich sein. Um die Gesprächsführung professionell zu gestalten, sollte im Vorfeld ein Leitfaden erarbeitet werden.

Für die Gesprächsführung ist es wichtig, keine Schuldzuweisungen auszusprechen. Schildern Sie Ihre Wahrnehmung und gestehen Sie dies auch Ihrem Gegenüber zu. Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor, arbeiten Sie mit Zahlen und schaffen Sie dadurch Klarheit.

Besonders die Gründe des Fehlens sollten im Verlauf des Gespräches herausgearbeitet werden. War der Mitarbeiter wirklich krank, muss der Arbeitgeber dies anerkennen – war er das nicht, sollten die Konsequenzen deutlich aufgezeigt und im Protokoll schriftlich festgehalten werden.

Rückkehrgespräche: Was geht, was geht nicht?

Bei Krankheiten beschreitet der Arbeitgeber oftmals unsicheres Terrain: Welche Fragen darf ich stellen, welche Antworten müssen vom Beschäftigten gegeben werden, welche Dinge darf er ohne rechtliche Konsequenzen verschweigen?

Grundsätzlich darf man die Frage nach der Krankheit des Mitarbeiters durchaus stellen, doch darf man eine genaue Antwort nicht erzwingen. Gibt es sogar konkreten Verdacht, dass der Arbeitnehmer gegen die Genesungsrichtlinien verstößt, so darf man unter Umständen sogar einen Detektiven eingeschalten.

Solche Aktionen sollten allerdings gut überlegt sein. Denn Verstöße gegen dieses sogenannte Genesungsgebot sind in der Regel nur sehr schwer nachweisbar. Zudem könnten Sie damit ungewollt die restliche Belegschaft verschrecken und so für große Unruhe im Betrieb sorgen.

Letztlich sollte das Verhältnis von Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf gegenseitigem Vertrauen mit dem nötigen Respekt von beiden Seiten aufgebaut sein. Dies erreichen Sie, wenn Sie schon im Vorfeld mit der richtigen Kommunikation eine vertrauensvolle Basis legen. Regelmäßige Gespräche mit Beschäftigten wie formlose Rückkehrgespräche sind dabei eine sehr hilfreiche Methode.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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