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Jetzt! Wichtige und nützliche Tipps, wie Sie richtig delegieren

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Delegieren, Aufgaben verteilen

„Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anders für einen erledigen kann“. – J. D. Rockefeller. Sicher hat diese Arbeitsweise zum Erfolg des Großindustriellen beigetragen. Machen Sie es nach, werden Sie erfolgreich durch Delegieren.

Als Führungskraft sollen Sie die Entwicklung in Ihrem Verantwortungsbereich vorantreiben und damit zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Daraus resultieren viele Tätigkeiten, die zur fachlichen Arbeit dazukommen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaufgaben. Schließlich arbeiten Sie nicht allein und können geeignete Aufgaben an Mitarbeiter delegieren.

Erklären, einweisen, kontrollieren

Natürlich erledigt niemand die Dinge so wie Sie. Klar, wenn Sie Arbeit delegieren, müssen Sie erklären, einweisen, viel kontrollieren und Fehler korrigieren. Das kostet Zeit, aber nur am Anfang. Der Mensch wächst mit Herausforderungen. Wenn Sie diese Phase gut bewältigen, werden Ihre Mitarbeiter besser, selbstständiger und fähiger. Irgendwann läuft alles, wie von selbst.

Bedenken Sie: Fördern und Fordern ist auch eine Führungsaufgabe.

Was heißt delegieren?

Der Wissenschaftler Cyril Nothcote Parkinson maß dem Delegieren eine große Bedeutung bei. Er schrieb: „Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens besteht im Delegieren.“

In Ihrem Mitarbeiterstab findet sich sicher jemand, der einen Teil Ihres Arbeitspensums gut erledigen kann. Sie kennen ja die Stärken und Schwächen Ihrer Leute. Richtig delegieren heißt nicht, Arbeiten anzuweisen. Es bedeutet vielmehr, mit der Aufgabe auch Kompetenzen und Verantwortung an jemand anderen zu übertragen.

Im Endeffekt entsteht eine Win-Win-Situation. Die Führungskraft wird entlastet und die Mitarbeiter können sich weiterentwickeln beziehungsweise ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen. Dafür dürfen allerdings nicht nur niedere und unbeliebte Tätigkeiten übertragen werden.

Beispiel: Kopierpapier besorgen lassen ist kein Delegieren.

 

Richtig wäre: Ein Mitarbeiter soll selbstständig den Vorrat an Kopierpapier überwachen und rechtzeitig für Nachschub sorgen.

Delegieren lernen ist ein Prozess

Grundsätzlich sind Sie ja bereit und wollen delegieren lernen. Aber welche Aufgaben kann man delegieren, wen kann man damit betrauen, wie oft muss man kontrollieren? Die Antworten hängen von der konkreten Situation im Betrieb ab. Es gibt Dinge, die müssen Sie selber machen, für manche Facharbeiten ist ein bestimmter Mitarbeiter besonders gut qualifiziert. Setzen Sie Prioritäten. Dabei kann Ihnen die sogenannte Eisenhower-Matrix helfen.

wichtig unwichtig
eilig selbst und sofort erledigen delegieren zur sofortigen Erledigung
nicht eilig Termin festlegen streichen

 

Tipp: Genauso wie Sie erfolgreich delegieren lernen müssen, braucht Ihr Personal Zeit, um sich an den neuen Führungsstil zu gewöhnen. Gehen Sie stufenweise vor.

 

Experten haben einen 5-Punkte-Plan entwickelt, an dem Sie sich orientieren können. Nach dieser Methode können auch Profis im Delegieren vorgehen, wenn sie einen Berufsanfänger oder neuen Kollegen fördern wollen.

Delegierstufe:

  1. Exakte Aufgabenstellung – Vorgaben müssen nur umgesetzt werden.
  2. Mitarbeiter vertieft sich in das Thema und entwickelt eigene Ideen.
  3. Jetzt können Sie detaillierte Ausarbeitungen und Vorschläge zur Vorgehensweise erwarten.
  4. Lassen Sie den Mitarbeit selbstständig arbeiten und eigenständig entscheiden. Allerdings soll er das Vorgehen mit Ihnen abstimmen.
  5. Inzwischen hat sich der Mitarbeiter Ihr volles Vertrauen erarbeitet und kann Entscheidungen ohne Rücksprache treffen.
Achtung: Delegieren hin oder her, die oberste Verantwortung liegt bei Ihnen. Das heißt, Sie müssen gewährleisten, dass alle Projekte und Teilaufgaben termingetreu in der erforderlichen Qualität fertig werden.

Hilfsmittel

  • Auf einer Liste vermerken: was ist an wen zu welchem Termin delegiert
  • Klare Termine setzen! Insgeheim einen Zeitpuffer einplanen, damit Sie Zeit für Korrekturen haben.
  • Lassen Sie sich in turnusmäßigen Meetings über den Stand der Dinge informieren
  • Haben Sie immer ein offenes Ohr für Probleme und Fragen.

Je mehr Sie Arbeit und Verantwortung delegieren, desto mehr können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Ganz nach dem Credo Eisenhowers – mehr führen, weniger selbst durchführen.

Sofern Sie richtig und an den Richtigen delegieren, wirkt sich dieser Führungsstil auch positiv auf das Arbeitsklima und die Motivation der Mitarbeiter aus. Transparenz und offene Kommunikation sind nötig. Darüber hinaus sollten die Qualifikation und Leistungsfähigkeit des Einzelnen berücksichtigt werden. Unterfordern ist auf Dauer genauso kontraproduktiv wie überfordern.

S.M.A.R.T. – richtig delegieren als Fach- und Führungskraft

In der Regel wird eine bestimmte Aufgabe oder ein Aufgabengebiet delegiert. Experten empfehlen jedoch, statt von der Aufgabe zu sprechen, Ziele vorzugeben. Egal, wie Sie es nennen, der Sachverhalt muss klar und deutlich kommuniziert und an die richtige Person delegiert werden.

Die S.M.A.R.T.-Regel bietet eine Art Leitfaden fürs Delegieren:

  • S für spezifisch – Aufgabenstellung präzise und unmissverständlich formulieren
  • M für messbar – konkrete, abrechenbare Vorgaben
  • A für attraktiv –  unliebsame und angenehme Vorgänge verbinden, damit nicht ein Mitarbeiter nur unbeliebte Arbeiten abbekommt.
  • R für realistisch – Der Mitarbeiter muss fachlich und zeitlich in der Lage sein, die Aufgabe durchzuführen, und über die erforderlichen Ressourcen verfügen
  • T für Terminieren – den zeitlichen Rahmen festsetzen, eventuelle Zwischentermine und den Endtermin
Tipp: Letztlich liegt es in Ihrem Ermessen, welche Aufgaben Sie folglich delegieren. Wollen Sie ein hochbrisantes Projekt besser selber bearbeiten oder einen wichtigen Kunden persönlich betreuen? Dann tun Sie das! Schaufeln Sie sich die Zeit dafür frei, indem Sie andere Dinge abgeben.

 

Anders bei folgendem Szenario: Ein anspruchsvoller, schwieriger Auftrag kommt herein. Dafür ist spezifisches Wissen erforderlich. Dieses Spezialwissen müssten Sie sich erst aneignen. Allerdings haben Sie einen tollen Mitarbeiter, der sich bestens damit auskennt. Dann delegieren Sie.

Delegieren: Vorteile zusammengefasst

  • Führungskraft wird entlastet und kann sich daher auf Kernaufgaben konzentrieren; auch gut für die Work-Life-Balance.
  • Mitarbeiter werden gefordert und gefördert; gewinnen dabei Selbstvertrauen und Erfahrung; erhält den Fähigkeiten angemessene Verantwortung – das steigert deren Motivation und den Marktwert.
  • Ausgeglichene Führungskräfte und motivierte Mitarbeiter sind gut für das Arbeitsklima; das geht oft mit geringerer Fluktuation und geringerem Krankenstand einher.

Fehler werden immer passieren, egal ob Sie nur Arbeit verteilen oder Vorgänge delegieren. Das müssen Sie einfach aushalten. Ständig kontrollieren, einmischen, nörgeln und selber machen sind keine Option, daraus entstehen Frust und Unsicherheit. Aus Fehlern kann man lernen, an Fehlern kann man wachsen. Schließlich haben Sie für solche Fälle einen Zeitpuffer eingeplant, und die Aufgabe in die richtigen Hände gelegt.

„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen – und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“

Theodor Roosevelt

Erfolgreich delegieren – Checkliste:

  • Aufgaben auswählen
  • Geeignete Mitarbeiter auswählen und gegebenenfalls schulen
  • Richtig kommunizieren nach S.M.A.R.T.-Regel
  • Rahmenbedingungen schaffen
  • Ansprechbereit sein, auch wenn Fragen oder Probleme auftauchen
  • und überdies Vertrauen haben

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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