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Reisekosten im Überblick: Fakten und wie man sie richtig abrechnet

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Reisekosten

In jedem Unternehmen in Deutschland spielt das Thema Reisekosten eine große Rolle. Egal, ob Sie viele oder wenige Mitarbeiter beschäftigen, für alle gelten die gleichen Regelungen und Arbeitsschritte in Bezug auf die korrekte Abrechnung der Reisekosten.

Die Reisekosten schnell und korrekt abzurechnen, ist dabei sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter sehr wichtig. Denn: Neben der eigentlichen Abrechnung können Reisekosten auch immer wieder ein Thema zur Motivation von Mitarbeitern sein. Dauert die Rückzahlung zu lange oder entstehen regelmäßig Rückfragen, kann, die Motivation der Mitarbeiter sinken. Das ist vor allem dann der Fall, wenn Mitarbeiter keinen Spesenvorschuss bekommen und daher in Vorkasse treten. Daher empfiehlt es sich sehr sensibel mit diesem Thema umzugehen und sich so gut vorzubereiten, dass eine schnelle und korrekte Abrechnung in jedem Monat gelingt.

Auf der anderen Seite ist eine korrekte Abrechnung aller entstandenen Kosten auch für Sie als Unternehmen aus steuerlichen Gründen wichtig. Unkorrekte Reisekostenabrechnungen und „Nachfragen“ bei Belegen implizieren in Steuerprüfungen in der Regel hohe Nachzahlungen, die Sie durch eine solide Prüfung aller Belege und Spesenabrechnungen minimieren können.

    Definition: Was sind Reisekosten?

    Das deutsche Steuerrecht definiert Reisekosten als Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen (sogenannte „Auswärtstätigkeiten“) anfallen. Dazu gehören die Folgenden:

    • Fahrtkosten
    • Verpflegungsmehraufwendungen
    • Übernachtungskosten
    • Reisenebenkosten

    Um zu ermitteln, ob es sich bei einer Reise um eine Auswärtstätigkeit handelt, hat der Gesetzgeber den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ etabliert. Dabei handelt es sich um den Ort, an welchem ein Beschäftigter täglich seine Arbeit verrichtet oder an dem er wöchentlich mindestens zwei komplette Arbeitstage bzw. ein Drittel der Arbeitszeit verbringt. Eine Auswärtstätigkeit verrichtet ein Mitarbeiter nur, wenn er eben nicht an der ersten Tätigkeitsstätte ist, sondern seine Arbeitszeit anderorts verbringt.

    Achtung: Eine Dienstreise gilt nur dann als Auswärtstätigkeit, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

    Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

    Reisekosten beinhalten alle Kosten, die im Zusammenhang einer dienstlich veranlassten Reise entstehen. Eine Reisekostenabrechnung ist somit immer dann erforderlich, wenn eine Arbeitstätigkeit für das Unternehmen außerhalb des vertraglich festgelegten Arbeitsplatzes ausgeführt wird.

    Beispiel: Mitarbeiter A wohnt in Potsdam, aber arbeitet normalerweise in Berlin, am Hauptsitz des Unternehmens. Muss A nun nach Hamburg reisen, um vor Ort einen Kunden zu betreuen, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit.
    Es spielt dabei keine Rolle, mit welchem Transportmittel die Reise absolviert wurde – auch betrieblich veranlasste Reisekosten mit der Eisenbahn, dem Flugzeug oder selten auch mit dem Schiff oder einer Fähre können mit der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden.

    Fahrtkosten zu andersortigen Niederlassungen des eigenen Unternehmens dürfen nur abgerechnet werden, wenn der Weg weiter ist als zur festen Arbeitsstätte. In solch einem Fall wird die Wegzeit als Arbeitszeit gerechnet und der Arbeitnehmer kann jene Fahrtkosten im Zuge einer Reisekostenabrechnung geltend machen.

    Reisekosten richtig abrechnen – Ablauf

    Relevant ist die Bearbeitung der Reisekosten vor allem dann, wenn der Beschäftigte in Vorleistung gegangen ist. In aller Regel bezahlt der Mitarbeiter zunächst einmal alle anfallenden Kosten. Der Arbeitgeber bzw. das Unternehmen erstattet diese dann im Nachhinein.

    Das Wichtigste sind deshalb die Belege. Nur wenn ein Mitarbeiter einen Beleg für eine Ausgabe hat, kann diese auch in voller Höhe erstattet werden. Wichtig ist hier, den Originalbeleg einzureichen. Wenn ein Unternehmen die Reisekosten eines Mitarbeiters ausgleicht, für die er in Vorleistung gegangen ist, handelt es sich um für den Arbeitnehmer steuerfreie „Einnahmen“.

    Hinweis zu Eigenbelegen: Generell erstattungsfähig sind immer Kosten, die durch offizielle Belege nachgewiesen sind. Hat der Mitarbeiter keinen Beleg erhalten und sind ihm trotzdem Kosten entstanden, so kann er diese Kosten durch einen Eigenbeleg nachweisen. Vom Mitarbeiter sollte aber immer verlangt werden, korrekte und steuerlich konforme Belege einzureichen, da Sie nur mit sachlichen Belegen entstandene Kosten vollständig bei den Unternehmenssteuern geltend machen können. Eigenbelege weisen zum Beispiel keine Mehrwertsteuer aus, sodass Sie diese auch nicht selbst als Unternehmen steuermindernd ansetzen können.

    Der Beschäftigte sammelt alle Belege der Reisekosten. Dazu zählen die oben genannten Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten.

    Normale Ablauf der Reisekostenbearbeitung

    1. Der Mitarbeiter füllt die Reisekostenformulare aus, die das Unternehmen zur Verfügung stellt. Diese gibt er zusammen mit den Belegen bei entsprechenden Stelle im Unternehmen, das die Reisekosten bearbeitet, ab. Oftmals ist das die Personalabteilung und später auch die Buchhaltung.
    2. Eine Führungskraft überprüft und genehmigt die angegebenen Reisekosten.
    3. Eine erneute Durchsicht und die Abrechnung der Reisekosten erfolgen.

    Zu beachten ist dabei, dass bei den Verpflegungsaufwendungen mit bestimmten Pauschalen gerechnet wird.

    Tipp: Alle Reisekosten sollten bei Ihnen entweder auf elektronischem Wege oder als Papierformular eingehen. Hier empfiehlt es sich, den Mitarbeitern Vorgaben zu machen, wie eine Reisekostenabrechnung abgerechnet werden sollte. Computer-Programme, mit teilweise elektronischer Unterschrift sind eine gute Alternative zum Standard-Formular. Denn: Nach Prüfung der Eingaben können Sie diese schnell in andere PC-Buchhaltungsprogramme oder Ihr SAP-System übertragen. Die Auszahlung oder die Verbuchung der Eingaben sind ohne einen weiteren Buchungsschritt möglich.

    Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist zum Beispiel dann abzurechnen, wenn sich ein Mitarbeiter zur Besprechung eines neuen Auftrags zu einem Kunden oder Lieferanten begibt, um dort die Details abzusprechen. Alle Kosten mit dieser beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit können dann, im Einklang mit geltenden Firmenregeln lohnsteuer- und beitragsfrei erstattet werden.Was sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten?

    Auch Personen, die generell oder fast immer außerhalb des Unternehmens eingesetzt sind, zum Beispiel Monteure, Facharbeiter auf Baustellen oder Außendienstmitarbeiter, können die Kosten für die beruflich veranlassten Aufwendungen als Reisekosten abrechnen. Selbstverständlich gehören zu diesem Personenkreis auch Kraftfahrer, die Ihre gesamte Arbeitszeit ausschließlich im LKW verbringen und eine reine Fahrtätigkeit verrichten.

    Was ist die „Erste Tätigkeitsstätte“ bei der Reisekostenabrechnung?

    Damit Sie für sich genau nachvollziehen können, ob es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt, sollten Sie zunächst den Grund der Dienstreise oder der Auswärtstätigkeit prüfen. Dazu ist es notwendig, die erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters zu definieren.

    Nach der Definition des Einkommensteuergesetzes § 9 hat jeder Beschäftigte pro Arbeitsverhältnis immer nur eine erste Tätigkeitsstätte. Meist ist dies die Anschrift des Betriebs, in dem er tätig ist. Bei Außendienst-Mitarbeitern kann es sich aber auch um die gemeldete Wohnanschrift handeln, wenn er als Mitarbeiter mit genereller Reisetätigkeit immer von seinem Wohnort startet. Als Unternehmen können Sie nicht festlegen, dass ein Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte hat. Ihr Angestellter kann aber schriftlich ausdrücklich auf die Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte verzichten.

    Unterschied zwischen „Erste Tätigkeitsstätte“ und „Regelmäßige Arbeitsstätte“?

    Zum 01.01.2014 ersetzte der Begriff „Erste Tätigkeitsstätte“ den vorher gebräuchlichen Begriff der „Regelmäßigen Arbeitsstätte“. Diese Begriffe, die im ersten Moment durchaus ähnlich klingen, haben doch gerade aus steuerrechtlicher Definition eine andere Wirkung. Zugrunde liegt hier der schon erwähnte § 9 des Einkommensteuergesetzes und hier besonders Absatz 4 dieses Gesetzes. Er regelt, dass die erste Tätigkeitsstätte jede ortsfeste, betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ist.

    Wichtig ist bei dieser Definition, dass der Arbeitnehmer der ersten Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist. Von einer dauerhaften Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte kann ausgegangen werden, wenn der Arbeitnehmer

    • unbefristet
    • oder über einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten an der gleichen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

    Sie finden die Hinweise darauf, welche Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers in Frage kommt, vor allem in offiziellen Dokumenten, wie dem Arbeitsvertrag des Mitarbeiters. Auch im gültigen Tarifvertrag muss dies klar ersichtlich sein. Einsatzpläne, die derzeit gültige Fassung der Unternehmens-Reiserichtlinien oder dienstrechtliche Verfügungen, können ebenfalls Hinweise darauf geben, welche Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte Ihres Arbeitnehmers ist.

    Achtung: Können sowohl qualitative, als auch quantitative Merkmale nicht eindeutig bestimmen, wo die erste Tätigkeitsstätte Ihres Arbeitnehmers liegt, so ist die Tätigkeitsstätte entscheidend, die dem ersten Wohnsitz des Arbeitnehmers am Nächsten liegt. Alle Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten gelten dann als Auswärtstätigkeit und werden dementsprechend in den Reisekostenberichten abgerechnet.

    Wo ist der Arbeitnehmer …

    Jedes Unternehmen sollte darauf achten, die dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegungen der ersten Tätigkeitsstätte möglichst eindeutig und schriftlich zu fixieren. Sind diese Festlegungen in offiziellen Dokumenten nicht eindeutig, so wird man sich hilfsweise quantitative Merkmale heranziehen. Mögliche Anhaltspunkte sind:

    • typischerweise tätig?
    • mindestens 2 volle Arbeitstage pro Arbeitswoche typischerweise tätig?
    • mindestens 1/3 seiner Arbeitszeit typischerweise tätig?

    Es kommt also bei der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte immer darauf an, wie qualitativ hochwertig die Arbeiten sind, die der Mitarbeiter an der ersten Tätigkeitsstätte ausführt und darauf, wie viel Zeit er in einem gewissen Zeitraum an dieser Tätigkeitsstätte verbringt.

    Allerdings reicht es bei der quantitativen Bestimmung nicht aus, dass der Mitarbeiter ab und zu oder regelmäßig die Betriebsstätte aufsucht und hier kleinere Arbeitstätigkeiten, wie das Berichtswesen erledigt. Es geht darum, dass Ihr Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte auch wirklich seinen Arbeitsschwerpunkt hat. Sprich: Er verrichtet hier wesentliche und für seine Berufstätigkeit entscheidende Arbeiten.

    Zwischenfazit: Es ist für Sie als abrechnende Stelle im Unternehmen also sehr wichtig, die erste Tätigkeitsstätte Ihres Mitarbeiters genau zu definieren und diese anhand von qualitativen oder quantitativen Merkmalen festzulegen. Alle Mitarbeiter, die nicht in einer Einsatzwechseltätigkeit arbeiten und zum Beispiel als Außendienstmitarbeiter generell Kundenbesuche an unterschiedlichsten Orten ausführen, benötigen für eine korrekte Reisekostenabrechnung immer die Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte.

    Mitarbeiter in Einsatzwechseltätgkeit sind Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitsstätte wie zum Beispiel als Monteure oder Außendienstmitarbeiter. Diese Arbeitsgruppierungen sind nur sehr selten im Unternehmen selbst tätig, sondern üben Ihre Tätigkeit regelmäßig an räumlich unterschiedlichen Orten aus.

    Zählen „Einsatzwechseltätigkeiten“ als Reisekosten?

    Bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zur Kategorie „Mitarbeiter in Einsatzwechseltätigkeit“ kommt es nicht auf die Einsatzstellen pro Jahr an. Ein Monteur oder Montagearbeiter könnte daher auch nur 3 oder 4 große Baustellen pro Jahr als Einsatzort haben. Trotzdem fällt er unter den Begriff „Mitarbeiter in Einsatzwechseltätigkeit“.

    Als Arbeitgeber können Sie Mitarbeitern, die in einer Einsatzwechseltätigkeit arbeiten, alle anfallenden Kosten im Rahmen Ihrer wechselnden Tätigkeit als Reisekosten ersetzen. Wie schon erläutert, gehören dazu neben den Verpflegungsmehraufwendungen auch Fahrtkosten und Übernachtungskosten. Die Kostenerstattung erfolgt auch in diesem Fall steuerfrei.

    Varianten der Reisekostenabrechnung

    Die Reisekostenabrechnung kann grundsätzlich einerseits mittels eingereichten Belegen erfolgen oder auch in Form einer Abrechnungspauschale. Welche Variante schließlich für ein Unternehmen passend ist, hängt vor allem von internen Faktoren ab, die gut abgewogen werden müssen. Das Ziel beider Optionen ist ein klar geregeltes Reisekostenmanagement, um eine schnelle und korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

    Die klassische Reisekostenabrechnung

    In deutschen oder auch international tätigen Unternehmen haben sich unterschiedliche Abrechnungsmodelle bewährt. In den meisten Fällen werden dabei die Reisekosten klassisch nach eingereichten Belegen und unter Beachtung der Aufwendungen für Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet.

    Ihr Mitarbeiter reicht am Ende des Monats seine erstellte und unterschriebene Reisekostenabrechnung bei Ihnen ein. Aus dieser gehen sowohl die Abwesenheitszeiten hervor, als auch alle entstandenen Kosten für Bewirtungen, Übernachtungen oder sonstige Kosten, die im Rahmen einer betrieblich auswärtigen Tätigkeit entstanden sind. Alle entstandenen Kosten werden dem Mitarbeiter nach erfolgter Prüfung und Genehmigung steuerfrei erstattet.

    Reisekostenpauschale

    Eine weniger verbreitete Methode ist die Abrechnung einer einzelnen Pauschale für Reisekosten. Mit dieser vom Unternehmen festgelegten Pauschale sind die Verpflegungsmehraufwendungen und sonstige Kosten bereits pauschal abgegolten und nicht mehr individuell mit Ihnen abrechenbar. Außerordentliche Kosten, wie Übernachtungen oder Bewirtungen werden weiterhin zur Abrechnung eingereicht. Mit dieser Variante der Spesenabrechnung sparen Unternehmen vor allem Zeit und entlasten die Personalabteilung.

    Achtung: Da Verpflegungsmehraufwendungen generell nicht erstattet werden müssen, gibt es auch einen Teil von Unternehmen, die in Reisekostenabrechnungen keine Verpflegungsmehraufwendungen akzeptieren. Entscheidend für eine Erstattung sind immer die Regelungen im Arbeitsvertrag oder im zugrundeliegenden Tarifvertrag.

    Abrechnung nach der 1%-Regelung & des Fahrtenbuchs

    Mitarbeiter, denen Kosten entstanden sind, die vom Arbeitgeber nicht erstattet werden, können diese über Einkommensteuerabrechnung geltend machen. Erstattet werden bei dieser Variante Kosten für Übernachtungen oder Bewirtungen, die meist mit einer Firmenkreditkarte abgerechnet werden. Unternehmen sparen auch mit dieser Variante Zeit und entlasten die Mitarbeiter der Personalabteilung, da kaum Abrechnungen von Mitarbeitern eingereicht werden, die geprüft und erstattet werden müssen.

    Reisekosten mit einem, dem Mitarbeiter generell überlassenen Fahrzeug werden nicht in der Reisekostenabrechnung erfasst. Hier werden höchstens die dienstlich veranlassten Kilometer als Information in der Abrechnung hinterlegt. Kosten für private Fahrten des Mitarbeiters mit einem überlassenen Dienstwagen werden entweder nach der 1 %-Methode oder mittels eines Fahrtenbuches abgerechnet.

    Die Kosten für Kraftstoffe für den Dienstwagen werden generell mit den Reisekosten abgerechnet. Nutzt Ihr Mitarbeiter seinen Privat-PKW, können bei entsprechender Veranlassung die gefahrenen Kilometer mit einem Kostensatz von 0,30 € abgerechnet werden.

    Hierzu sollte man immer die innerbetrieblichen Regelungen prüfen. Weiterhin gilt es zu prüfen, ob es sich bei der Fahrt mit dem Privat-PKW wirklich um eine betrieblich veranlasste Fahrt handelte.

    Fahrtkosten & Kilometerpauschale

    Arbeitnehmer folgenden Kilometerersatz ansetzen, um entstandene Fahrtkosten steuerfrei ersetzt zu bekommen.

    • Kilometersatz bei Kraftwagen: 0,30 €
    • Kilometersatz bei Motorräder/-rollern: 0,20 €

    Ausschließlich gefahrene Kilometer sind mit Kilometerpauschalen zu erstatten. Sie können die eingereichten Kilometer unter Umständen nachprüfen, indem Sie die Reiseroute anhand einer Routingsoftware überprüfen. Beachten Sie aber immer, dass die gefahrene Reiseroute Ihres Mitarbeiters aufgrund von Verkehrsbehinderungen und Staus abweichen kann – bei erheblichen Abweichungen können Sie vom Mitarbeiter Erklärung verlangen, um die Mehrkilometer nachvollziehen zu können.

    Achtung: Weitere Kosten, wie zum Beispiel für Verschleiß oder Reparatur sind in der Pauschale enthalten und können nicht extra abgerechnet werden.

    Eine Sonderstellung bei der Abrechnung von Reisekosten mit Pauschalen haben Richter und Beamte des Bundes. Für diese gilt das Bundesreisekostengesetz (BRKG), dem andere Pauschalen zugrunde liegen als in der freien Wirtschaft. So ist zum Beispiel im § 5 des Bundesreisekostengesetzes festgelegt, dass jeder gefahrene Kilometer mit 0,20 € abgerechnet werden kann – höchstens können jedoch pro Dienstreise 130 € berechnet werden. Im Einzelfall und bei einem erheblichen dienstlichen Interesse kann man die Pauschale auch auf 0,30 Euro pro Kilometer erhöhen.

    Berechnung der Fahrtkosten

    Die Berechnung der Fahrtkosten erfolgt nach den tatsächlich eingereichten Werten und Belegen. Hierfür muss Ihnen der Mitarbeiter alle Belege vorlegen, die angefallen sind, zum Beispiel Bahnfahrkarten oder Flugtickets.

    Dazu kommt eine Reisekostenabrechnung mit Angaben zum Start- und Endpunkt der Reise und zu den betrieblich notwendigen Kilometern. Eine Abrechnung von Kosten ohne eine formelle, schriftliche Reisekostenabrechnung ist nicht möglich.

    Differenzierung zum Fahrtkostenzuschuss

    Im betrieblichen Alltag kommt es immer wieder zu Nachfragen, ob sich das Unternehmen an den Fahrtkosten eines Arbeitnehmers zum Arbeitsplatz beteiligen kann. Gerade bei längeren Anfahrten zum Arbeitsplatz geht es um Kostenminimierung und gleichzeitig um Arbeitnehmermotivation.

    Unternehmer können ihre Arbeitnehmer mit einem Fahrtkostenzuschuss – für den Weg vom Wohnort zur Arbeitsstätte – generell abseits des gezahlten Lohns wirkungsvoll unterstützen. Diese Kosten kann man als Fahrtkostenzuschuss bis zur Höhe der Entfernungspauschale, die generell 0,30€ pro Kilometer beträgt, ansetzen. Dieser Fahrtkostenzuschuss wird entweder pauschal mit 15 % oder individuell mit den Einkommensteuer-Merkmalen des Arbeitnehmers versteuert.

    Achtung: Die Höhe des Zuschusses darf nicht die Höhe des Betrages überschreiten, den der Arbeitnehmer maximal im Rahmen der Einkommensteuer als Werbungskosten absetzen könnte.

    Bei der Formel zur Berechnung des Fahrtkostenzuschusses muss man berücksichtigen, dass immer nur der einfache Arbeitsweg (also keine Kosten für die Hin- und Rückfahrt) mit 0,30€ pro Kilometer anzurechnen ist. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer selbst entrichten oder auf den Mitarbeiter abwälzen. Neben 15 % pauschaler Lohnsteuer zieht man auch den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer zur Berechnung der Steuer für den Fahrtkostenzuschuss heran.

    Sonderfall Sammelbeförderung

    Die Kosten für die Beförderung von mindestens zwei Mitarbeitern mit einem vom Unternehmen gestellten Fahrzeug oder Verkehrsmittel zur ersten Tätigkeitsstätte ist grundsätzlich steuerfrei. Aber nur, wenn die Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz des Mitarbeiters notwendig ist. Gleiches gilt bei einer betrieblich notwendigen doppelten Haushaltsführung.

    Was zählt zu den Übernachtungskosten?

    Unter dem Oberbegriff „Reisekosten“ fallen auch die tatsächlichen Übernachtungskosten oder auch Übernachtungskostenpauschalen für eine Privatübernachtung. Jene Kosten für die Unterbringung können in unbegrenzter Höhe und steuerfrei geltend gemacht werden. Dafür sind immer Einzelnachweise der Übernachtungskosten notwendig. Das heißt, sämtliche Rechnungen müssen auf den Namen des Steuerpflichtigen ausgestellt sein.

    Alternativ kann der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten auch als Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit anführen.

    Übernachtungspauschalen

    Sind keine Einzelbelege für beruflich bedingte Übernachtungen vorhanden, können Arbeitnehmer auch Übernachtungspauschale nutzen, um die Kosten steuerfrei erstattet zu bekommen. Da der aktuelle Pauschbetrag jedoch lediglich bei 20 € liegt, ist die Pauschale für die meisten Arbeitnehmer uninteressant. Übernachtungskosten in Hotels, Pensionen etc. fallen in der Regel nämlich deutlich höher aus.

    Nur bei einer privaten Übernachtung, zum Beispiel bei Bekannten oder bei den Eltern in der Nähe des beruflichen Einsatzortes, nutzt der Mitarbeiter möglicherweise diese Pauschale.

    Bei beruflich bedingten Auslandsreisen sind Pauschbeträge für Übernachtungen deutlich interessanter, denn Arbeitnehmer können diese bis zum Höchstbetrag steuerfrei ersetzen.

    Zusatzinformation: Frühstückskosten sollten mit gesonderten Belegen nachgewiesen werden. Sie zählen nämlich nicht zu den Übernachtungs-, sondern zu den Verpflegungskosten. Sind keine Einzelnachweise zum Frühstück möglich, muss bei Inlands- 4,80 € und bei Auslandsreisen 20 % von den ausgewiesenen Übernachtungskosten abgezogen werden.

    Je nach Absprache erhält der Mitarbeiter seine Ausgaben für die Verpflegung zurückerstattet bzw. muss gar kein Geld für die Verpflegung auslegen. 

    Wie berechnet man den Verpflegungsmehraufwand?

    • Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer eine kostenfreie Mahlzeit
    • Der Beschäftigte übernimmt einen bestimmten Eigenanteil der Kosten
    • Der Mitarbeiter erhält die Verpflegungspauschalen erstattet

    Steuerlich lassen sich die Verpflegungskosten – wenn Belege vorliegen – aber nicht 1:1 geltend machen, denn der Gesetzgeber rechnet hier mit Pauschalen. Bei einer eintägigen Reise, die unter einer Dauer von acht Stunden liegt, lässt sich beispielsweise gar nichts steuerlich geltend machen. Dauert die eintägige Auswärtstätigkeit mehr als acht Stunden, kann man 12 Euro geltend machen.

    Verpflegungspauschalen

    Neben den Übernachtungspauschalen für das In- und Ausland sind auch Verpflegungspauschalen gesetzlich klar geregelt. Mittels dieser Pauschalen kann man sehr einfach die Kosten und Mehraufwendungen für Verpflegung abrechnen, die dem Mitarbeiter während einer beruflich notwendigen auswärtigen Tätigkeit entstehen.

    Es ist dabei unerheblich, ob der Mitarbeiter tatsächlich mehr oder weniger Geld für die Verpflegung ausgegeben hat.

    In Deutschland gelten folgende Werte als Verpflegungskostenpauschale:

    • Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12 €
    • Bei einer Abwesenheit von über 24 Stunden:  24 €

    Im Ausland ist das Abrechnungsprinzip ähnlich – allerdings gibt es andere Pauschalbeträge für eine Verpflegungskostenmehraufwendung. Diese werden einmal jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und gelten dann verbindliche rechtliche Grundlage zur Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland. Die derzeit geltenden Pauschalbeträge können Sie auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums einsehen.

    Was sind Reisenebenkosten?

    Wie der Name bereits verrät, fallen Reisenebenkosten im Zuge einer Geschäftsreise nebenbei an und sind daher von Ausgaben für Verpflegung, Übernachtung und Fahrt abzugrenzen. Für Reisenebenkosten dürfen nämlich keine Pauschalen genutzt werden. Absetzen kann man jene Nebenkosten mit den entsprechenden Belegen allerdings problemlos.

    Dies könnten zum Beispiel Parkbelege oder andere Belege sein, die anrechenbar sind. Des Weiteren sind Reisenebenkosten zum Beispiel Kosten, die mit der Beförderung oder Aufbewahrung von Gepäck entstehen, zu denen auch Schließfachkosten zählen. Auch Belege für Mautgebühren oder Kosten für beschädigtes oder verloren gegangenes Dienstgepäck gehören zu den Reisenebenkosten, die erstattungsfähig sind.

    Beispiele für Reisenebenkosten

    • Park- und Mautgebühren
    • Trinkgelder
    • Eintrittskosten
    • Berufliche Telefongespräche
    • Schadensersatz bei Diebstahl oder Beschädigung von Privat- oder Firmeneigentum
    • Gebäckgebühren

    Kosten, die aufgrund des Privatvergnügens (zum Beispiel private Barbesuche oder private Telefonate) während einer Geschäftsreise entstehen, zählen grundsätzlich nicht zu den Reisenebenkosten und dürfen daher nicht von der steuer abgesetzt werden.

    Sonderfälle für Reisenebenkosten

    Wurde Ihr Mitarbeiter auf einer betrieblich veranlassten Reise bestohlen, so mag er die Kosten für die Wiederbeschaffung seiner privaten Materialien und Wertgegenstände auch bei Ihnen einreichen. Hier sollten Sie zunächst prüfen, ob betriebliche Versicherungen für diese Art von Schäden haften.

    Nicht unter die Reisenebenkosten fallen Ausrüstungsgegenstände oder Kleidungsstücke selbst, wenn diese für die Reise notwendig sind. Ein spezielles „Anti-Parasitenmittel“ muss daher vom Arbeitgeber nicht übernommen werden – auch wenn dies in einem tropischen Land angeraten ist. Dies gehört zu den persönlichen Bedürfnissen, die bereits durch die Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen geregelt sind.

    Für die Erstattung von nachgewiesenen Kosten ist es unerheblich, ob diese im In- oder Ausland angefallen sind. Die Erstattungshöhe beträgt bei nachweislich entstandenen Kosten immer 100 %.

    Im Ausland ändert sich lediglich die Höhe der Pauschale für die Verpflegungskostenmehraufwendungen. Dies bedeutet nicht, dass nur Kosten für Verpflegung in diesem Pauschalbetrag enthalten sind. Wie das Wort Mehraufwendungen verdeutlicht, sind alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise entstehen in dieser Pauschale enthalten.

    Auslandsreisekosten richtig berechnen

    Verreisen Mitarbeiter ins Ausland, so sind seit dem 01.01.2018 einige Neuerungen zu beachten.

    Denn: Bei Auslandsreisekosten unterscheiden sich insbesondere die ansetzbaren Beträge für Übernachtungen und für den Verpflegungsmehraufwand. Damit es bei einer Buchprüfung nicht zu bösen Überraschungen kommt, hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben einige Spezifikationen abgehandelt und thematisiert.

    Interessant sind hierbei Spezialfälle, wie die folgenden:

    • Ein Mitarbeiter ist im Zeitraum eines Tages in mehreren Ländern unterwegs (gerade im Grenzgebiet interessant)
    • Verpflegungspauschalen beispielsweise bei Reisen mit dem Schiff. Denn: Hier werden Mahlzeiten gestellt
    • Übernachtungen in einem anderen Land

    Muss der Mitarbeiter also in einem anderen Land eine Auswärtstätigkeit verrichten, gelten bestimmte Auslandstagesgeldpauschalen. Beachten Sie, dass es unter Umständen stadt- oder regionsspezifische Besonderheiten geben kann.

    Für besonders preisintensive Städte gelten andere Sätze als beispielsweise für ländliche Regionen. Ein prominentes Beispiel ist hier Paris, wo sich das Preisniveau in vollkommen andere Sphären bewegt als zum Beispiel in der Normandie.

    Wie bei den Reisekostenabrechnungen im Inland gilt auch bei den Auslandsreisekosten: In aller Regel einigen sich das Unternehmen und der Mitarbeiter bereits vorab, welche (Spesen-)Kosten der Arbeitgeber übernimmt. Was das Unternehmen schließlich steuerlich geltend machen kann, orientiert sich an festgelegten Pauschalen. Hier sollten Unternehmen in jedem Fall auf eine einwandfreie, nachvollziehbare und lückenlose Dokumentation achten.

    Fahrtkosten bei Auslandsreisen

    Aufwendungen für Fahrtkosten erstatten Sie im Rahmen der Reisekosten bei Inland- und Auslandreisen immer gleich. Bei diesen Fahrtkosten handelt es sich um entstandene, betriebliche Reisekosten, die Ihrem Mitarbeiter durch die Benutzung eines Verkehrsmittels, zum Beispieldes privaten PKW, der Bahn oder dem Flugzeug entstehen.

    Alle diese anfallenden Fahrtkosten dürfen Sie nach gesetzlichen Bestimmungen und unter Berücksichtigung der eingereichten Belege steuerfrei erstatten.

    Unterschied Reisekosten- & Spesenabrechnung

    Die Begriffe „Reisekosten“ und „Spesenabrechnung“ haben die gleiche Bedeutung.

    Reisekosten sind dabei als jene Kosten definiert, die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen. Diese sind zusammenfassend nach der Reise abzurechnen. Die gleiche Bedeutung hat das Wort „Spesen“, dass von den italienischen Wörtern „spese / spesa“ abgeleitet ist und Aufwand bedeutet. Im lateinischen geht auch das Wort „expensa“ auf Spesen zurück, beides bezeichnet Aufwendungen für Reise- oder Tagesspesen in Form von Verpflegungsmehraufwendungen.

    Abwesenheit Verpflegungsmehraufwand
    0 – 8 Stunden  0,00
    8 – 24 Stunden  12,00 €
    über 24 Stunden / mehrtägig  24,00 €

    Die Angaben dieser Spesentabelle beschreiben die Summen, die Ihre Mitarbeiter bei einer Geschäftsreise pauschal ansetzen können, um die Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen mit Ihnen abzurechnen.

    Abgezogen werden immer Bewirtungen, die Sie als Unternehmen für den Mitarbeiter bereitstellen, zum Beispiel durch ein gemeinsames Mittagessen auf einer betrieblich veranlassten Tagung oder Schulung.

    Gleiches gilt für das Hotelfrühstück, für das Ihre Mitarbeiter einen Betrag von 4,80 Euro von der Spesenpauschale in Abzug bringen müssen. Hat sich der Mitarbeiter selbstständig während einer Geschäftsreise um Verpflegung und andere Nebenkosten gekümmert, kann er die volle Spesenpauschale mit Ihnen abrechnen.

    Welche Reisekosten sind steuerfrei?

    Auf einer Dienstreise entstehen den Mitarbeitern unvermeidbare Kosten, die als Spesen zu bezeichnen sind. Der Arbeitnehmer kann diesen Aufwand – also die entstandenen Kosten über eine korrekte Spesenabrechnung mit Ihnen abrechnen oder je nach betrieblicher Bestimmung auch über die persönliche Steuererklärung geltend machen. Dieser Regelung liegt das Einkommensteuergesetz zugrunde, dass regelt, ob Verpflegungsmehraufwendungen entweder als Spesen oder als Werbungskostenabzurechnen sind.

    Generell gilt: Spesen sind eine steuerfreie Leistung, da der Arbeitnehmer entsprechend in Vorleistung gegangen ist und ihm bei der geschäftlich veranlassten Reise Aufwendungen und Kosten entstanden sind. Sind die Grundkriterien einer korrekten Abrechnung erfüllt, sind diese in der Spesenabrechnung immer steuerfrei erstattungsfähig. Dies sind vor allem eine klar gegliederte Abrechnung mit Angabe aller wichtigen Informationen wie zum Beispiel

    • den gefahrenen Kilometern
    • und der genauen Abwesenheitszeit.

    Wichtig: Bei einer korrekten Spesenabrechnung zählt immer die Abgabe aller relevanten Belege. Für einen Steuerprüfer oder auch für Sie als verantwortliche Abrechnungsstelle muss klar zu erkennen sein, welche Kosten Sie abgerechnet haben und welche Belege diesen zugrunde liegen. Nur so ist die Korrektheit der Angaben überprüfbar.

    Für eine Erstattung von Spesen im Rahmen der Steuererklärung der Mitarbeiter können Sie auch sehr einfach Pauschalbeträge nutzen, die sich mit den Spesensätzen im Inland decken.

    Welche Reisekosten sind erstattungsfähig?

    Sämtliche Ausgaben, die im Zuge einer Dienstreise anfallen und nicht den Privatvergnügen dienen, kann man ebenfalls lohnsteuerfrei erstatten.

    • Fahrtkosten mit privaten oder öffentlichen Verkehrsmitteln
    • Reisenebenkosten
    • Übernachtungskosten
    • Verpflegungsmehraufwand

    Achtung: Es werden lediglich Kosten der zuvor vereinbarten Anreisemethode und Komfortklasse erstattet. Wird dem Arbeitnehmer eine Anreise mit dem Zug in der 2. Klasse zugesichert und die Anreise erfolgt stattdessen mit dem Auto, kann der Arbeitgeber die Erstattung des Kilometergeldes verweigern.

    Die Reisekosten für Unternehmer unterscheiden sich im Großen und Ganzen nicht von den Regelungen, die für die Angestellten im Unternehmen gelten. Auch wenn bei Geschäftsreisen oft höhere Kosten anfallen, als die Reisekostenpauschalen beinhalten, so kann man diese Kosten nicht vollständig als Betriebsausgabe abrechnen. So können Verpflegungskosten nur mit den gesetzlich geregelten Pauschalbeträgen abgerechnet werden, selbst wenn die eigentlichen Kosten viel höher waren. Jeder Tag einer Geschäftsreise ist dabei für sich selbst abzurechnen.

    Übernachtungskosten kann man immer dann vollständig abrechnen, wenn man die Kosten durch eine Rechnung nachweisen kann. Die Kosten sind in diesem Fall immer vollständig als Betriebsausgabe anrechenbar und auch die ermäßigte Umsatzsteuer von 7 % kann selbstverständlich geltend gemacht werden.

    Reisekosten für Unternehmer

    Als Unternehmer ist dies nicht möglich, wenn Sie gleichzeitig Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen. Vorsteuer kann mann generell dann abrechnen, wenn eine Rechnung auf den Firmennamen ausgestellt und auf dieser der Umsatzsteuerbetrag klar ausgewiesen ist.

    Wichtiger Hinweis: Die Abrechnung einer Pauschale für Übernachtungen ohne einen Beleg ist für Unternehmer nicht ohne weiteres möglich. Mitarbeiter können solche Belege generell bis 20 Euro mit einem Eigenbeleg einreichen.

    Die rechtlichen Regelungen bezüglich der korrekten und gesetzlich konformen Abrechnung von Reisekosten finden Sie im „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ vom 20.02.2013.

    Rechtliche Regelungen zur Reisekostenabrechnung

    Durch Neuregelung wurde das bis dahin gültige Verwaltungsrecht in den Lohnsteuerrichtlinien durch die gesetzliche Regelung im Einkommensteuergesetz abgelöst. Dies bedeutet, dass Reisekosten vom Arbeitgeber nach Maßgabe des § 3 Nr. 16 EstG und § 3 Nr. 13 EstG (Regelung für den öffentlichen Dienst) steuerfrei erstattet werden können.

    Tipp: Weitere Reisekosten, die über die Grenzen dieser rechtlichen Regelungen hinausgehen, können Sie nach § 9 EstG als Werbungskosten ansetzen.

    Welche Faktoren prüft das Finanzamt einer Reisekostenabrechnung?

    Um die Korrektheit einer Spesenabrechnung sicherzustellen, prüft das Finanzamt oft sehr genau die einzelnen Angaben auf Plausibilität. Das Finanzamt akzeptiert Abzüge und Pauschalen in der Spesenabrechnung nur, wenn der Mitarbeiter nachweisen kann, dass auch wirklich eine Abwesenheit vorlag. Diese ist vor allem durch die entsprechenden Belege einwandfrei nachweisbar, da man diesen in der Regel immer

    • den Ort
    • die Zeit
    • und das Datum entnehmen kann.

    Reisekostenabrechnung: Pflichten der Unternehmen & Führungskräfte

    Um ein funktionierendes Abrechnungssystem im Unternehmen zu fördern und sicherzustellen, ist es wichtig, die Mitarbeiter im Unternehmen sorgfältig und regelmäßig über Änderungen zu informieren und zu schulen. Das trifft vor allem auf Führungskräfte zu, die in vielen Firmen die Reisekostenabrechnung Ihrer unterstellten Mitarbeiter auf Plausibilität prüfen und unterzeichnen. Daher sind sie als Erstes über neue Regelungen und die allgemeine Gesetzeslage zu informieren.

    Sie sollten für sich selbst und als Unternehmen festlegen, wie Sie mit der Reisekostenabrechnung umgehen wollen. Dabei ist es vor allem wichtig, die gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben sehr gut zu kennen und alle Pauschalen im Blick zu haben.

    Worauf müssen Unternehmer und Arbeitnehmer bei der Reisekostenerstattung achten?

    Achten Sie bei Ihren Mitarbeitern immer auf eine ausreichende Schulung in Bezug auf die korrekte Erstellung von Reisekostenabrechnungen. So ersparen Sie sich viel Zeit und unnötige Kosten. Arbeitnehmer sollten zudem darauf achten, Ihre Reisekostenabrechnung sauber und ordentlich abzugeben und die von Ihnen bestimmten Formulare zur Reisekostenabrechnung zu benutzen. Verwendet man ein PC-Programm, so ist auf eine sachlich richtige Eingabe und Speicherung der Daten zu achten.

    Akzeptieren Sie keine Belege, die

    • unsauber
    • unkenntlich
    • oder ausgeblichenen sind.

    Achten Sie auf die Vollständigkeit aller Nachweise und Eingaben, bevor Sie abrechnen.

    Generell gilt also – dass die Mitarbeiter für eine korrekte Reisekostenabrechnung alle Rechnungen, Quittungen und Belege einreichen.

    Ein Zerschneiden oder Aufkleben von Belegen bei der Reisekostenabrechnung kann den Verlust der Erstattungsfähigkeit bedeuten, wenn dadurch Informationen unleserlich werden oder der Beleg beschädigt wird.

    Eigenbelege sind bei einer Reisekostenabrechnung durchaus möglich, sollten aber nicht zur Regel werden und immer wieder als Ersatz für verlorene Belege dienen. Dies ist auch für Ihr Unternehmen aus steuerlichen Gründen essenziell, da bei Eigenbelegen keine Umsatzsteuer abgezogen werden kann.

    Achtung: Eigenbelege sind immer vom Mitarbeiter zu unterschreiben.

    Reisekostenabrechnung digitalisieren – Vorteile

    Wie bereits erwähnt, ist es Usus, dass Mitarbeiter in puncto Reisekosten in Vorleistung gehen. Bis schließlich alle Belege zusammengetragen und alle Formulare ausgefüllt sind, kann es zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Im Sinne einer zeitnahen Abwicklung steigen immer mehr Unternehmen auf elektronische und digitalisierte Reisekostenabrechnungen um.

    Damit gehen neben der zeitnahen Abwicklung zahlreiche Vorteile einher:

    • Entzerrung der Prozesse
    • Digitale Speicherung von Belegen
    • Minderung des administrativen Aufwandes für Personalabteilung und Buchhaltung

    Um die Reisekostenabrechnungen digital durchzuführen, werden Belege und anfallende Kosten vom Mitarbeiter zeitnah gescannt, abfotografiert oder in eine Software eingelesen. Nach Ende der Reise oder sogar zum Ablauf eines Tages kümmert sich der Beschäftigte auch gleich um die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes. Somit kann die betreffende Person die administrative Abwicklung zeitnah erledigen.

    Das schmälert einerseits die Belastung der verbuchenden Stelle. Zudem sind die Ankunfts- und Abreisezeiten, die gerade für den Verpflegungsmehraufwand relevant sind, noch präsent. Die zuständige Person kann diese dann direkt ins System eintragen.

    Hinweis: Bei der Software sollte es sich um eine DSGVO-konforme und rechtssichere IT-Lösung handeln, die auch intuitiv bedienbar ist. Vergessen Sie trotz aller Vorteile nicht, dass durch eine Digitalisierung der Prozesse die Abhängigkeit von der Technik ansteigt.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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