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Reisekosten für Geschäftsreisen steuerlich geltend machen

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Reisekosten absetzen Geschäftsreise

Wer als Unternehmer selbst unterwegs ist oder seine Mitarbeiter auf Dienstreisen schickt, hat einige Möglichkeiten, die entstehenden Reisekosten steuerlich als Betriebsausgaben geltend zu machen. Auch Arbeitnehmer können die Aufwendungen in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben und dadurch Steuererleichterungen erhalten. Wichtig ist, dabei den Anlass der Geschäftsreisen, gedeckelte Beträge und die Art der Ausgaben zu berücksichtigen. Unternehmen und ihre Mitarbeiter können so bei der Steuer noch einiges für sich herausholen.

    Wann erkennt das Finanzamt Reisekosten an?

    • Die Reise muss einen beruflichen Grund haben.
    • Der Dienstreisende muss vorübergehend außerhalb der Wohnung und der ersten beruflichen Tätigkeitsstätte dienstlich tätig sein.

    Erste Tätigkeitsstätte: In den häufigsten Fällen ist die erste Tätigkeitsstätte – bis vor einigen Jahren regelmäßige Arbeitsstätte genannt – die eigene Firma oder ein Ort, an dem man beruflich die meiste Zeit verbringt. Das gilt für die Unternehmer selbst, aber auch für Mitarbeiter. Die erste Tätigkeitsstätte legt man selbst fest, es kann aber auch sein, dass das Finanzamt diese bestimmt.

    Was genau Reisekosten sind und wie sie steuerlich geltend gemacht werden können, ist gesetzlich festgelegt in § 9 des Einkommenssteuergesetzes.

    Welche absetzbaren Reisekosten von Geschäftsreisen entstehen bei Dienstreisen?

    • Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwand)

    Auf Reisen fallen Kosten für Speisen und Getränke an, die die der Versorgung Zuhause oder am Arbeitsplatz überschreiten. Absetzen lassen sich nicht die tatsächlichen Kosten, sondern bestimmte Verpflegungspauschalen.

    • Fahrtkosten

    Diese Kosten können Flugtickets, Zugfahrkarten sowie Fahrtkosten für Reisen mit PKW umfassen. Für die Abrechnung werden je nach Fahrzeug Entfernungspauschalen oder die tatsächlich gezahlten Beträge herangezogen.

    • Übernachtungskosten

    Bei Übernachtungen lassen sich die tatsächlich entstandenen Kosten durch Übernachtungen in Hotel- oder Montagezimmer geltend machen.

    • Reisenebenkosten

    Reisenebenkosten können Gepäcktransporte, Reinigungskosten für Kleidung und Schuhe, Parkgebühren, Kommunikationskosten wie Internetgebühren oder Telefonate sowie Reisegepäckversicherungen sein.

    Fahrten, Flüge und Kilometer für Dienstreisen absetzen

    Wer mit dem eigenen Fahrzeug eine Geschäftsreise antritt, kann die Fahrtkosten ebenfalls über eine Pauschale in der Einkommenssteuererklärung angeben. Die Pauschbeträge sind 30 Cent pro gefahrenen Kilometer für Fahrten mit dem PKW, 20 Cent für Motorräder oder Motorroller und ebenfalls 20 Cent für Moped, Mofa oder Elektrofahrrad.

    Für den Fall, dass die Fahrtkosten pro Kilometer mit dem eigenen PKW höher als 30 Cent liegen, kann man höhere Kosten als die für die Kilometerpauschale absetzen. Dazu müssen diese durch Belege nachweisbar sein. Um den Anteil für Dienstreisen zu berechnen, müssen die Gesamtkosten für das ganze Jahr für Haltung und Nutzung des Fahrzeugs errechnet werden und diese dann auf die gefahrenen Kilometer bei Dienstreisen umgerechnet werden.

    In voller Höhe absetzbar sind Reisekosten von Geschäftsreisen für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Taxi. Dafür müssen alle einzelnen Belege gesammelt und bei Bedarf vorgezeigt werden.

    Auch die Rabattkarte Bahncard lässt sich unter Werbungs- oder Betriebskosten absetzen, wenn sie für Dienstreisen genutzt wird. Entweder anteilig, wenn sie auch privat genutzt wird oder komplett, wenn die Preisersparnis bei dienstlichen Reisen den Kaufpreis der Bahncard übersteigt. Fahrten von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte dürfen dabei nicht bei den Reisekosten einberechnet werden, sondern fallen unter die Kilometerpauschale.

    Nicht als Werbungskosten absetzbar sind Fahrten mit Dienst- oder Mietwagen oder steuerfreie Sammelfahrten.

    Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten

    Unterwegs essen und trinken geht ins Geld. Deshalb erlaubt das Einkommensteuergesetz, diese Mehrkosten für Verpflegung von der Steuer abzusetzen. Besonders leicht wird das durch zwei feste Pauschalen. Diese Pauschbeträge für Verpflegungsaufwand dürfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Unternehmen, die mehr als diesen Verpflegungsmehraufwand auszahlen möchten, können dies tun. Der Arbeitnehmer muss diese dann allerdings versteuern und Sozialversicherungsbeiträge für die zusätzlichen Einnahmen abführen.

    • Der Pauschbetrag für jeden Tag, an dem man mindestens 24 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, beträgt 24 Euro.
    • Wer keinem ganzen Tag, jedoch mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann 12 Euro für Verpflegungsaufwendungen ansetzen.
    • Für An- und Abreisetage können ebenfalls 12 Euro für Verpflegung abgesetzt werden.

    Ab 2020 sollen nach einem Gesetzentwurf diese Pauschalen für Auswärtstätigkeiten auf 28 beziehungsweise 14 Euro angehoben werden.

    Die Verpflegungspauschalen sind verbindlich und gelten für alle Geschäftsreisenden. Auch, wenn tatsächlich höhere Kosten entstanden sind. Wer auf einer Dienstreise Geschäftspartner bewirtet, also einlädt, kann die Ausgaben dafür gesondert geltend machen. Diese fallen nicht unter die Regelungen für Verpflegungsmehraufwand.

    Für dienstliche Auslandsreisen gelten die Auslandtagegelder als Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Die sind je nach Reiseland unterschiedlich und werden jährlich vom Bundesfinanzministerium neu herausgegeben. Berücksichtigt sind jeweils die aktuellen Preisentwicklungen in den einzelnen Staaten. Für Länder, die nicht in der Liste des Finanzministeriums aufgeführt sind, gelten die gleichen Werte wie bei den Verpflegungspauschalen für Luxemburg.

    Übernachtungskosten bei der Steuer angeben

    Bei Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung können die tatsächlichen Kosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Pauschalen gibt es hierfür nicht. Das Finanzamt verlangt als Beleg Einzelnachweise. Bei der Angabe der Aufwendungen müssen Mahlzeiten, die eventuell auf der Rechnung der Unterkunft ausgewiesen sind, vom Betrag abgezogen werden. Gibt das Hotel oder die Herberge einen Gesamtpreis für Übernachtungen und Mahlzeiten an, müssen Pauschalen für die Verpflegung abgezogen werden.

    Pauschalen für Mahlzeiten bei Gesamtpreisen für Übernachtungskosten und Verpflegung für Geschäftsreisen in Deutschland:

    • Frühstück: 4,80 Euro
    • Mittag- oder Abendessen: 9,60 Euro
    • Vollpension: 24 Euro

    Etwas komplizierter wird die Abrechnung, für alle, die ihr Zimmer bei einer Dienstreise mit einer Person teilen, die privat an der Reise teilnimmt. Entstehen dadurch bei Übernachtungen höhere Kosten, können die Geschäftsreisenden nur die Ausgaben absetzen, die bei einer Einzelübernachtung entstanden wären. Wer also zusammen mit seiner Begleitung ein Mehrbettzimmer nutzt, kann Übernachtungskosten bis zu Höhe eines Einzelzimmers in derselben Unterkunft steuerlich geltend machen. Gleiches gilt für Reisende, die allein ein Doppelzimmer nutzen.

    Tipp für unkomplizierte Abrechnung: Manche Hotels und Unterkünfte können eine getrennte Rechnung für die durch die Begleitperson entstehenden Mehrkosten erstellen. Der Dienstreisende kann dann nur die Rechnung für seine eigene Übernachtung beim Finanzamt einreichen. Dies ist auch praktisch für die Abrechnung beim Arbeitgeber.

    Kleinigkeiten, die schnell ins Gewicht fallen: Reisenebenkosten absetzen

    Hier einen Anzug reinigen lassen, dort ein kleines Trinkgeld – beiläufig gezahlte Summen häufen sich schnell an. Besonders auf längeren Dienstreisen. Auch diese sogenannten Reisenebenkosten lassen sich unter Betriebsausgaben (für Unternehmer) oder Werbungskosten (für Arbeitnehmer) absetzen. Auch dazu braucht man theoretisch Belege. Da diese bei zum Beispiel bei Gebühren für Gepäckaufbewahrung nicht üblich sind, können sich Geschäftsreisende dafür auch einen Eigenbeleg erstellen. Dazu müssen Datum, Ort, Dienstleistung und Betrag notiert und aufgehoben werden.

    Steuerlich absetzbare Reisenebenkosten

    • Gepäckaufbewahrung (Schließfächer) oder Gepäcktransport,
    • geschäftlich entstandene Telefon- und Internetgebühren sowie Porto,
    • Mautgebühren oder Fährtickets,
    • Parkgebühren,
    • Reisegepäckversicherung,
    • nicht erstattete oder regulierte Schäden bei Verkehrsunfällen,
    • Eintrittskosten zu geschäftlichen Veranstaltungen.

    Reisekosten von Geschäftsreisen glaubhaft belegen: Quittungen aufheben

    Der Sachbearbeiter im Finanzamt will es später möglicherweise genauer wissen. Dann kann er Belege verlangen, die die Dienstreise und ihren Grund dokumentieren. Zu diesem Zweck müssen Geschäftsreisende alle Quittungen und Rechnungen für Aufwendungen aufheben, die bei der Reise angefallen sind. Dazu gehören auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Tankquittungen oder Fahrtenbücher. Um den Grund der Geschäftsreise bestätigen zu können, bewahren Sie auch Schriftverkehr mit Veranstaltern oder Kunden sowie Auftragsbestätigungen, Teilnahmebelege und ähnliche Dokumente auf. Halten Sie auch Mitarbeiter auf Dienstreisen dazu an, Belege zu sammeln.

    Unbedingt aufheben:

    • Tankquittungen, Tickets und Fahrscheine, Taxiquittungen,
    • Fahrtenbücher,
    • Rechnungen für Unterkünfte wie Hotel, Fremdenzimmer oder Herberge,
    • Teilnahmebestätigungen, Auftragsbestätigungen oder Schriftverkehr,
    • Quittungen für Wäscheservice, Internetgebühren, Gepäcktransporte oder Parkgebühren.

    Betriebs- oder Werbungskosten: Reisekosten von Geschäftsreisen abrechnen als Arbeitnehmer oder Unternehmer

    Wer als Arbeitnehmer Reisekosten absetzen möchte, führt sie in der Steuererklärung als Werbungskosten auf.  Analog können selbstständige Unternehmer diese in den Betriebsausgaben aufführen. Für Selbstständige ist die in den Ausgaben enthaltene Umsatzsteuer bei Geschäftsreisen als Vorsteuer abziehbar.

    Nicht vollständig erstattete Kosten: Arbeitnehmer können Differenz steuerlich geltend machen

    Die meisten Arbeitnehmer bekommen einen Großteil der Reisekosten von Geschäftsreisen vom Arbeitgeber ersetzt. Die Bereits erstatteten Kosten können nicht unter Werbungskosten in der Einkommenssteuerklärung geltend gemacht werden, sondern werden beim Arbeitgeber bereits unter Betriebskosten abgesetzt.Hatte ein Arbeitnehmer jedoch durch eine Reise höhere Kosten als die, die ihm durch den Betrieb ersetzt wurden, kann er die Differenz unter Anlage N in den Werbungskosten aufführen.

    Reisekosten: Belege aufbewahren lohnt sich

    Ganz gleich, ob als Arbeitnehmer oder Unternehmer: Wer Reisekosten von Geschäftsreisen absetzen will, bekommt es mit einem ganzen Berg von Rechnungen und Quittungen zu tun. Doch der Aufwand lohnt sich, denn bei der Steuer lässt sich damit einiges herausholen.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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