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Recruiting und Personalbeschaffung: Alles, was Sie wissen müssen

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Recruiting

Das Recruiting nimmt im Unternehmen als wesentlicher Bestandteil der Personalbeschaffung einen wichtigen Stellenwert ein. In diesem Artikel erfahren Sie, welche (Teil-)Prozesse es im Recruiting gibt, wie sich interne und externe Personalbeschaffung unterscheiden und welche Kompetenzen für Recruiter immer wichtiger werden.

Recruiting: Definition, Grundlagen und Wissenswertes

Eine der wesentlichen Aufgaben der Personalabteilung ist die Personalbeschaffung. Im Rahmen der Personalbeschaffung sorgen die Mitarbeiter der Human-Resources-Abteilung dafür, den Personalbedarf eines Unternehmens zu decken. Dabei geht es nicht nur darum, kurzfristige personelle Engpässe zu meistern, sondern auch eine langfristige Personalstrategie zu fahren. Dazu gehören folgende Aufgaben:

  • Verrentungen im Blick behalten – muss eine Stelle nachbesetzt werden?
  • Elternzeit und Mutterschutz vorbereiten – gibt es bereits personellen Ersatz?
  • Interne Stellen neu besetzen – wer könnte für die Position geeignet sein?

Gerade die Personalfluktuation durch Kündigung erfordert ein schnelles Agieren. Die Kündigungsfrist gibt hier den meist eng gesteckten Zeitrahmen vor. Frei werdende Stellen sollten innerhalb weniger Wochen mit einem adäquaten Bewerber besetzt werden. Effektives Ausschreibungs- und Bewerbermanagement sowie hohe soziale Kompetenzen sind also ein Muss.

Interne vs. externe Personalbeschaffung: Das ist der Unterschied

Generell wird zwischen der internen und der externen Personalbeschaffung unterschieden.

Achtung: Damit ist nicht etwa das Recruitment durch interne Mitarbeiter der Personalabteilung und externe Personen wie Headhunter oder Personaldienstleister gemeint. Die Begriffe „intern“ und „extern“ beziehen sich vielmehr darauf, ob die Kandidaten von intern, also aus dem Mitarbeiter-Pool des Unternehmens, generiert werden können. Wenn sie von extern kommen, müssen sie über Bewerbungsprozesse zunächst ins Unternehmen gebracht werden.

Die interne Personalbeschaffung hat das Ziel, den Personalbedarf im Unternehmen durch Personen zu decken, die bereits für die Firma tätig sind. Hier gibt es unterschiedliche Optionen, um eine Stelle mit unternehmenseigenen Mitarbeitern zu besetzen:

  • Personalentwicklung: Im Rahmen von betrieblichen Weiterbildungen, Coachings und Zusatzausbildungen werden bestimmte Mitarbeiter für weiterführende Aufgaben geschult.
  • Interne Stellenausschreibung: Mitarbeiter haben die Chance, sich selbst innerbetrieblich auf eine andere Position zu bewerben und können somit selbst aktiv werden.
  • Implacement: Hier geht es um gezielte Versetzungen von Mitarbeitern aufgrund einer Qualifikation. Es unterscheidet sich von der innerbetrieblichen Stellenausschreibung durch den verbindlichen Charakter.

Bei der externen Personalbeschaffung und dem Recruiting liegt der Fokus darauf, möglichst geeignete Bewerber von außen ins Unternehmen zu holen. Das können sowohl Azubis und Absolventen als auch Fach- und Führungskräfte sein. In Sachen externer Personalbeschaffung gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um Bewerber auf das Unternehmen und vakante Stellen aufmerksam zu machen:

  • Stellenanzeigen: Egal, ob eine der zahlreichen Online-Börsen, überregionale Fachpresse, oder via Professional-Networks wie Xing – nach wie vor ist die Stellenausschreibung der klassische Weg, um eine Stelle zu besetzen.
  • Veranstaltungen: Auch Informationsveranstaltungen, Netzwerk-Events und Ausbildungsmessen bieten die Möglichkeit, geeignete Bewerber zu finden.
  • Personalberater: Die Agentur für Arbeit, Personaldienstleister oder Headhunter können beim externen Recruiting ebenfalls hilfreich sein.

Die wesentlichen Unterschiede sowie Potenziale und Hürden des internen und externen Recruitments fasst unsere Tabelle auf einen Blick für Sie zusammen.

Interne Personalbeschaffung

Externe Personalbeschaffung

Personalbeschaffung innerhalb des Unternehmens: Implacement, interne Stellenausschreibungen, Personalentwicklung Rekrutierung neuer Mitarbeiter: Stellenausschreibungen, Beauftragung von Personalvermittlern, Job-Messen
Geringere Kosten für die Rekrutierung Kosten- und zeitintensives Bewerbermanagement
Begrenzte Möglichkeiten aufgrund eingeschränkter Personalauswahl Auswahl aus einem großen Bewerber-Pool
Kurze Einarbeitung, da Unternehmen und Strukturen bereits bekannt sind Zugewinn von externem Know-how

 

6 To-Dos im Recruiting: Die täglichen Aufgaben der Personalabteilung

Der Weg von der vakanten Stelle bis zur Neueinstellung lässt sich in insgesamt sechs Teilschritte gliedern, die in aller Regel aufeinander aufbauen. Das sind die Folgenden:

  • Anforderungsprofil
  • Stellenausschreibung / Stellenanzeige
  • Bewerbungen
  • Vorstellungsgespräch
  • Probearbeit
  • Vertragsunterzeichnung

Bevor es überhaupt mit der Mitarbeiterbeschaffung losgehen kann, muss klar sein, welche Anforderungen die zu besetzende Position mit sich bringt. Das fängt bei den Hard Facts wie der Schulbildung des Bewerbers an und endet bei Softskills und konkreten fachlichen Fähigkeiten. Erst, wenn das Anforderungsprofil fertig ist, kann eine entsprechende Stellenausschreibung oder eine Stellenanzeige verfasst werden.

In dieser bekommen potenzielle Interessenten Informationen über das Unternehmen und die zu besetzende Position. Bewerber und Interessierte bekommen in wenigen Zeilen diese Kernbotschaften vermittelt:

  • Art des Unternehmens: Branche, Größe und Unternehmenssitz
  • Profil der Stelle: Position und Bezeichnung
  • Wochenarbeitszeit, im Öffentlichen Dienst Infos zum Tarif
  • Anforderungen: Schulabschluss und gewünschte Fähigkeiten

Danach geht es in der Personalabteilung in die aktive Phase: Die Recruiter erhalten Bewerbungen, sichten das Material und treffen eine Auswahl, welche Bewerber am besten zur ausgeschriebenen Position passen. Der nächste Schritt ist eine Einladung zum Bewerbungsgespräch, wo sich die Personaler einen ersten Eindruck von den Bewerbern verschaffen können.

Je nach Unternehmen gibt es eine weitere Bewerbungsrunde, wobei – in Abhängigkeit zur Art der Stelle– auch eine Probearbeit gefordert sein kann. Ist die Entscheidung schließlich auf einen Kandidaten gefallen, folgen administrative Schritte: Der Arbeitsvertrag muss formuliert, ausgehandelt und unterschrieben werden. Sollte kein geeigneter Kandidat auf die Position im Bewerber-Pool gewesen sein, wird die Stelle in aller Regel ein weiteres Mal ausgeschrieben.

Recruiting richtig machen: Diese Eigenschaften sind für Recruiter Pflicht

Ohne Frage: Personal-Recruiting ist eine verantwortungsvolle Tätigkeit, die eine hohe Sozialkompetenz erfordert. HR-Manager und Recruiter müssen sich – sowohl beim Vorstellungsgespräch als auch im Alltag in der Personalabteilung – auf ihr Gegenüber einlassen können:

  • Kandidaten: Gerade im Bewerbungsprozess ist es wichtig, sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die des Bewerbers zu erkennen, ggf. zu vermitteln und schließlich auf einen Nenner zu bringen.
  • Mitarbeiter: Egal, ob Interessenkonflikte aufgrund der Urlaubsplanung, Gehaltsverhandlungen oder Einfühlungsvermögen bei besonderen Situationen – die Personalabteilung ist der Ansprechpartner für alle Mitarbeiter. HR-Manager und Recruiter arbeiten täglich mit Menschen. Hier sind zwischenmenschliche Kompetenzen unabdinglich.
  • Ehemalige Mitarbeiter: Auch der wertschätzende Umgang mit ehemaligen Mitarbeitern ist im Sinne des Employer Brandings der eigenen Firma besonders wichtig.

Sozialkompetenz gewinnt im Recruiting zusätzlich an Bedeutung: Aufgrund des demografischen Wandels führen weniger zur Verfügung stehende Arbeitskräfte zu einer Veränderung auf dem Bewerbermarkt. Je nach Branche müssen die Unternehmen um Mitarbeiter werben – und nicht andersherum, wie es Jahrzehnte vorher der Fall war. Das legt die Vermutung nahe, dass Sozialkompetenz und die Fähigkeit, aktiv auf andere zuzugehen weiter an Relevanz zunehmen wird, beispielsweise im Rahmen des Active Sourcings.

Verantwortliche im HR-Bereich sollten neben Fach- und sozialer Kompetenz auch ein allgemeines Verständnis für die Abläufe im Unternehmen mitbringen. Nur wer weiß, welche Stellen es im Betrieb überhaupt gibt und was im Rahmen dieser getan werden muss, kann die passende Besetzung für eine vakante Position finden.

Autor: Redaktion Personalwissen

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