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Wie Sie Ihren Recruiting-Prozess optimieren

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Recruiting-Prozess

In Zeiten von Personal- und Fachkräftemangel spielt der Recruiting-Prozess eine immer wichtigere Rolle. Um den benötigten Personalbedarf zu decken, muss die Personalbeschaffung zügig und zielgerichtet ablaufen, ohne die immer anspruchsvoller werdenden Bewerber aus den Augen zu verlieren. Wir verraten Ihnen, wie Sie Ihr Recruiting optimieren können.

Recruiting: Der Prozess der Personalbeschaffung

Als Recruiting wird im Human Resource Management der komplette Prozess der Personalbeschaffung bezeichnet. Ziel ist es, den zuvor ermittelten Personalbedarf zügig und kostengünstig sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht zu decken. Angesichts des zunehmenden Personal- und Fachkräftemangels erweist sich diese Aufgabe als immer größere Herausforderung. Die Optimierung des Recruiting-Prozesses soll letztlich auch den Erfolg der Personalbeschaffung steigern.

Personaler müssen um Kandidaten werben

Genügte es früher eine Stellenanzeige aufzugeben, auf die sich die Bewerberschar gemeldet hat, hat sich das Machtgefüge mittlerweile von der Anbieter- auf die Nachfrageseite verlagert. Vor allem je höher die Qualifikation, desto rarer die Bewerber. Aber auch für unqualifizierte und deshalb verhältnismäßig schlecht bezahlte Arbeitsplätze lassen sich immer weniger Bewerber begeistern. Personaler müssen deshalb das Verkaufen lernen.

Da sich der Recruiting-Prozess zunehmend ins Internet verlagert, erhöht sich die Anzahl der Touchpoints, die perfekt aufeinander abgestimmt werden müssen. Nur wenn die Personalbeschaffung von der Stellenausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung optimiert wird, ergibt sich eine zufriedenstellende Candidate Experience (kurz CandEx). Die Erfahrungen der Bewerber sind wichtig, weil sie diese nach außen tragen und damit das Image Ihres Unternehmens beeinflussen.

Typischer Recruiting-Prozess: der Ablauf

Der typische Recruiting-Prozess lässt sich grob in vier Phasen unterteilen:

1. Stellenausschreibung – die Nähe zum Bewerber suchen

Welche Stellen das Recruiting besetzen muss, ergibt sich aus der Personalbedarfsplanung. Neben der Anzahl der offenen Stellen entscheidet vor allem die notwendige Qualität darüber, welche Beschaffungswege in Frage kommen. Deshalb ist ein Anforderungsprofil notwendig, das Auskunft über die fachlichen, persönlichen und sozialen Kenntnisse und Kompetenzen der Stelleninhaber gibt. Außerdem ist es ratsam gleich einen Vergütungsrahmen festzulegen.

Die Auswahl an Beschaffungswegen ist groß und reicht von der klassischen Stellenanzeige (im Print oder Online) über Talentscouting auf Events bis hin zu Headhunting. Welcher Weg beschritten wird oder welche Möglichkeiten miteinander kombiniert werden, hängt zudem von Faktoren wie der Dringlichkeit, den Marktgegebenheiten sowie dem Budget ab.

2. Bewerbermanagement – der zeitliche Faktor

Bewerber sind ungeduldig und warten nicht gern auf eine Antwort. Beim Bewerbermanagement kommt es deshalb vor allem auf die Zeit an. Im Idealfall erfolgt die Einladung zur ersten Auswahlrunde (Vorstellungsgespräch, Einstellungstest, Assessment Center, etc.) innerhalb von maximal zwei Wochen. Eine Eingangsbestätigung sollte innerhalb von ein bis zwei Tagen erfolgen.

Bleiben Sie mit den Bewerbern in Kontakt und unterrichten Sie diese über den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens. Vor allem dann, wenn es zu Verzögerungen kommt. Das ist wichtig für die bereits erwähnte Candidate Experience.

3. Bewerberauswahl – Bewerbungsunterlagen unter die Lupe genommen

Der Auswahlprozess beginnt mit dem Screening der Bewerbungsunterlagen. Auf diese Weise trifft man eine Vorauswahl. Dieser Schritt kann auch von einer Software übernommen werden, wenn zuvor ein Bewerbungsformular ausgefüllt wurde und die Bewerber bestimmte, standardisierte Mindestkriterien erfüllen müssen. Je nach Unternehmen gibt es mit Einstellungstests, Diagnostikverfahren, Assessment Centern und ähnlichem verschieden Auswahlverfahren. Nach der Vor- erfolgt die Hauptauswahl, zu der fast immer ein Vorstellungsgespräch gehört.

4. Einstellung des neuen Mitarbeiters

Wurde unter den Kandidaten ein geeigneter Stelleninhaber identifiziert, wird ihm ein Arbeitsverhältnis angeboten. Der Arbeitsvertrag wird vorbereitet und es kommt zur Vertragsunterzeichnung. Dieser Schritt geht lückenlos in das Onboarding über, also in die Einführung des neuen Mitarbeiters in seinen Arbeits- und Einsatzbereich. Diese Phase ist entscheidend um den Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden.

Tipp: Visualisieren Sie Ihren Recruiting-Prozess mithilfe einer entsprechenden Software. Allein der Abbildungsprozess führt dazu, dass Sie sich aktiv mit dem Geschäftsprozess auseinandersetzen und Verbesserungspotentiale aufdecken. Besprechen Sie den visualisierten Prozess mit Ihrem Team, das mit eigenen Ideen ebenfalls zur Optimierung beiträgt. Zudem dient die Visualisierung zukünftig als Orientierung für neue und alte Mitarbeiter im Recruiting.

Optimierter Recruiting-Prozess erhöht Wettbewerbschancen

Je effizienter der Recruiting-Prozess, desto höher die Chancen im Wettbewerb um die besten Talente auf dem Arbeitsmarkt. Durch den Wandel hin zum Bewerbermarkt, ist das größte Problem vieler Recruiting-Prozesse die mangelnde Bewerberorientierung. So mancher Geschäftsführer ist noch immer der Meinung, man müsse dankbar sein bei ihm arbeiten zu dürfen. Doch Bewerber sind längst keine Bittsteller mehr. Genauso wenig funktioniert es bei mangelhaftem Interesse an einer Stelle einfach den Verdienst in die Höhe zu schrauben. Insbesondere jüngere Arbeitnehmergenerationen achten eher auf Dinge wie flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Sabbatical.

Recruiter sollten immer vor Augen haben, dass die Jobsuche für einen Großteil der Arbeitnehmer eine unglaublich emotionale Angelegenheit ist. Das gilt nicht nur für die, die auf Arbeit angewiesen sind, aber keine finden. Jeder Mensch überlegt sich gut, wo und mit wem er den Großteil seines Tages verbringt. Vor allem wenn er die Wahl hat.

Ohne gute Stellenanzeige keine Bewerber

Die Optimierung beginnt deshalb schon bei der Stellenanzeige. Machen Sie es sich nicht zu leicht und verwenden Sie einfach die Stellenbeschreibung. Es heißt nicht umsonst Anzeige. Denn nur wenn es Ihnen gelingt damit Aufmerksamkeit zu erzielen und Interesse für den angebotenen Job zu wecken, wird sich ein Interessent näher mit Ihrem Unternehmen befassen und möglicherweise auch den Bewerbungsprozess durchlaufen.

Stellenanzeigen müssen deshalb sowohl optisch als auch inhaltlich ansprechend und informativ sein. Arbeiten Sie ruhig mit klassischen Werbeprinzipien wie dem AIDA-Modell um Ihre Stellenanzeigen – egal ob für die Zeitung oder das digitale Jobportal – zu verbessern. Machen Sie Ihre Anforderungen an das Bewerberprofil deutlich, vergessen Sie aber nicht darauf hinzuweisen, was Sie zu bieten haben. Steht Ihnen nur begrenzter Raum zur Verfügung, dann verweisen Sie Interessenten auf Ihre Webseite, wo es ausführliche Informationen zur ausgeschriebenen Stelle und zu Ihnen als Arbeitgeber gibt. Verzichten Sie allerdings auf leere Versprechen. Die sorgen hinterher nur für Unmut.

Digitaler Prozess beschleunigt Recruiting

Einmal in den Recruiting-Prozess eingestiegen, wollen Bewerber heute genauso umgarnt werden wie Kunden. Wer gutes Personal sucht, der kann es sich nicht mehr erlauben, Bewerbungsunterlagen erst einmal acht Wochen zu sammeln und dann gemütlich durchzugucken. Bewerber erwarten eine zeitnahe Reaktion und betrachten diese als Zeichen des Respekts.

Der gesamte Recruiting-Prozess lässt sich beschleunigen, wenn man ihn digitalisiert. Vor allem wenn es um reguläre Arbeitsplätze geht, für die regelmäßig neue Mitarbeiter gesucht werden, kann wunderbar ein standardisiertes Onlineformular genutzt werden. Das hat einerseits den Vorteil, dass Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheide automatisiert und somit zeitnah verschickt werden können.

Bringt der Einsatz von Software im Bewerbermanagement etwas?

Andererseits können in einer angeschlossenen Software zum Bewerbermanagement Mindestanforderungen definiert werden, so dass eine automatische Vorauswahl erfolgt. Sie ersparen sich das langwierige Wälzen von Bewerbungsmappen und können sich gleich den Kandidaten widmen, die in die engere Auswahl kommen. Bewerbungen können sofort an die zuständigen Führungskräfte weitergeleitet werden und Abstimmungsschleifen lassen sich vermeiden.

Schwelle senken durch schlanken Bewerbungsprozess

Wenn Sie sich für einen Online-Bewerbungsprozess entscheiden, dann gilt es darauf zu achten, diesen möglichst einfach zu gestalten. Das ist im Recruiting nicht anders als im Sales, wo um jeden Preis vermieden werden muss, dass der Kunde den Kaufprozess abbricht. Was dort die Customer Experience, ist hier die Candidate Experience.

Was ist eigentlich diese Candidate Experience?

Als Candidate Experience bezeichnet man die Wahrnehmungen und Erfahrungen eines Bewerbers während des gesamten Bewerbungsprozesses. Im Wettbewerb mit anderen Arbeitgebern kann dieser Eindruck ausschlaggebend dafür sein, ob Sie den Kandidaten als Arbeitgeber überzeugen konnten, oder ob er sich aufgrund negativer Erlebnisse für einen Mitbewerber von Ihnen entscheidet.

Bewerber über Netzwerken recruitieren

Bei der Abfrage von Informationen gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Damit sind Sie auch was den Datenschutz betrifft auf der sicheren Seite. Denken Sie daran, dass sich nicht nur Digital Natives bei Ihnen bewerben. Machen Sie es auch jenen so einfach wie möglich, die nicht mit Computern und dem Internet aufgewachsen sind. Verzichten Sie auf die Registrierung von Accounts, um die Schwelle für eine Bewerbung so gering wie möglich zu halten. Mit einer One-Click-Bewerbung werden die Profile aus sozialen Netzwerken wie LinkedIn und Xing als Bewerbungsunterlagen importiert.

Der Vorteil eines digitalen Bewerbungsprozesses ist, dass Recruiting-Kennzahlen relativ einfach erhoben werden können. Sie geben Aufschluss darüber, wie gut der Recruiting-Prozess bereits optimiert ist und wo es noch hakt. So ist zum Beispiel die Klickrate, die Verweildauer und die Konversionsrate auszuwerten.

So gut vorbereitet sein, wie Sie es auch vom Bewerber erwarten

Auch der Auswahlprozess selbst ist bei der Optimierung nicht zu vergessen. Vor allem wenn die Führungskräfte Vorstellungsgespräche führen, sind diese mitunter von wenig Struktur und wenig aussagekräftigen Fragen geprägt. Vielen Vorgesetzten fehlt nicht nur das nötige Know-how, sondern auch die Erfahrung und Routine in Sachen Bewerberinterviews. Deshalb ist es ratsam, dass ein Mitarbeiter aus dem Recruiting dabei ist. Im Vorfeld sollten die Interviewer den Ablauf und die Fragen abklären. Sie müssen gegenüber den Bewerbern „mit einer Stimme“ sprechen.

Vergessen Sie nicht: Das Bewerbungsgespräch dient nicht nur Ihnen, sich ein Bild vom Kandidaten zu machen, sondern auch dem Bewerber, sich ein Bild von seinem zukünftigen Arbeitgeber zu machen. Auch hier müssen Sie überzeugend sein, wenn Sie eines der raren Fachkräfte für Ihr Unternehmen gewinnen wollen. Wenn Sie erwarten, dass der Bewerber Standardfragen aus dem Stegreif beantworten kann, sollten Sie das auch tun können, wenn es beispielsweise um Benefits oder Aufstiegsmöglichkeiten geht.

 

Sollten Sie sich gegen einen Kandidaten entscheiden, gehört es zum guten Ton – und natürlich zur positiven Candidate Experience – ihn zeitnah darüber zu informieren. Am besten so persönlich wie möglich. Handelt es sich prinzipiell um einen guten Bewerber, können Sie ihm anbieten, ihn in den Talentepool aufzunehmen und auf ihn zurückzukommen, wenn erneut eine Stelle vakant ist. Auch bei Bewerbern gilt: Man sieht sich immer zweimal im Leben.

Fazit: Bewerber werden anspruchsvoller, Prozesse effizienter

Im Kampf um die besten Mitarbeiter sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Kandidaten von selbst bei Ihnen klingeln. Nur mit einem optimierten Recruiting-Prozess gelingt es Ihnen, die Erwartungen der Arbeitnehmer von heute zu erfüllen und somit eine Chance auf eines der begehrten Talente am leergefegten Arbeitsmarkt zu haben. Der Bewerbungsprozess bietet zahlreiche Touchpoints, an denen sich viel verbessern lässt. Manchmal genügt schon das Drehen an kleine Stellschrauben um effizienter zu werden.

Autor. Matthias Koprek

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