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Probezeitgespräch – Leitfaden und Wissenswertes für Arbeitgeber

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Probezeitgespräch

Im Regelfall beginnt jede Beschäftigung mit einer Probezeit. Auch wenn der Fachkräftemangel und damit der Pool an Bewerbern groß ist, können Sie daraus nicht auf eine stillschweigende Festanstellung hoffen. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die Wichtigkeit der Informationen aus dem Probezeitgespräch erläutern und Ihnen aufzeigen, warum das Übernahmegespräch von dringender Notwendigkeit ist. Weiter bekommen Sie einen Leitfaden, Tipps zur richtigen Vorbereitung und zur Auswertung der im Gespräch erhaltenen Informationen. Fakt ist: Eine Übernahme nach der Probezeit ist für beide Seiten nur zufriedenstellend, wenn sowohl Sie wie der Arbeitnehmer an der weiteren Beschäftigung in Form einer Festanstellung interessiert sind. Anderenfalls kann das Probezeitgespräch auch zu einer gütlichen Trennung der Wege und zu neuen Chancen führen.

    Am Ende dieses Beitrags finden Sie einen Gesprächsleitfaden zum kostenlosen Download.

    Die Vorbereitung für ein Probezeitgespräch

    Sollte man sich einen Leitfaden für das Übernahmegespräch notieren oder lieber frei Sprechen? Wer rhetorisch versiert ist und sich zahlreiche Fragen merken kann, spricht am besten frei. Alternativ kann im Rahmen der Vorbereitung auch eine Agenda erstellt werden.

    Das Ablesen hat nichts mit mangelnder Kompetenz zu tun, sondern kann sich sogar positiv auf den Ausgang des Gesprächs auswirken. Wird keine Frage vergessen und macht sich der Unternehmer Notizen, stehen im Nachhinein keine ungeklärten Dinge im Raum.

    Tipp: Sowohl die primären, wie auch vom Arbeitnehmer unerwartete Fragen sollten in der Vorbereitung notiert und als Leitfaden für das Probezeitgespräch festgehalten werden. Seien Sie kreativ und fragen das, was für Sie wirklich von Bedeutung und Belang ist.

     

    Ein Leidfaden für das Übernahmegespräch: Welche Fragen wichtig sind

    In einem Übernahmegespräch gibt es geschlossene und offene Fragen. In puncto Zufriedenheit und dem Status des Einlebens, dem Wohlbefinden im Team und in Gehaltsangelegenheiten sind kurze Antworten mit Ja oder Nein akzeptabel. Hier beruft man sich auf geschlossene Fragen, bei denen der Gesprächspartner nicht zu Erläuterungen ausholen muss.

    Anders verhält es sich im Bereich der eigenen Karrierevorstellungen und den erreichten, sowie den gewünschten Leistungszielen. Hier braucht der Arbeitnehmer Raum, um seine Vorstellungen in einer offenen Antwort zu erläutern.

    Tipp: Am besten beinhaltet der Leitfaden die gleiche Menge offener und geschlossener Fragen. Planen Sie für ein Probezeitgespräch ein wenig mehr Zeit an. Viele Fragen und Gesprächsinhalte ergeben sich spontan im Gesprächsverlauf.

     

    Geschlossene Fragen – Was lässt sich mit Ja oder Nein beantworten?

    Mit Ja und Nein lassen sich alle geschlossenen, aktiv gestellten Fragen beantworten. In der Formulierung wird darauf geachtet, dass die Antwort kurz und bündig, ohne Erklärung möglich ist. Dabei beinhaltet die Frage bereits die erwartete Antwort. Für tiefgründigere Nachfragen, beispielsweise wenn die Antwort anders als erwartet auffällt, ist der Bereich der offenen Fragen gedacht.

    Während eines Vorstellungsgesprächs sollte der vorher festgelegte Leitfaden jedoch nicht einfach abgearbeitet werden. Wichtiger ist, auch spontane Fragen in das Gespräch einzubauen und individuell auf die sich entwickelnde Situation zu reagieren.

    Offene Fragen – Hier erhalten Sie wichtige Informationen

    Offene Fragen beginnen grundsätzlich mit einem Wie, einem Warum, einem Weshalb oder anderen typischen, eine Frage einleitenden Worten. Der Gesprächspartner wird auf diese Weise dazu motiviert, von seinen Emotionen in Bezug auf die Fragestellung zu berichten und Ihnen wirklich wichtige, für die Anstellung notwendige Antworten zu geben.

    Wichtiger Hinweis! Geben Sie während des Gesprächsverlaufs Feedbacks und vermeiden auf diesem Weg, dass sich das Probezeitgespräch zu einem für beide Parteien unangenehmen Verhör entwickelt.

     

    Ein Übernahmegespräch profitiert von Feedbacks, nicht von Bewertungen

    Hier zeigt sich, wie kommunikativ und kritikfähig Sie sind. Als Arbeitgeber geben Sie Feedbacks, müssen aber gleichzeitig in der Lage sein, offene Kritik anzunehmen und diese ohne Verärgerung zu verarbeiten. Dabei gilt: Der Unternehmer hat das Probezeitgespräch anberaumt und muss auch in der Lage sein, Antworten zu akzeptieren, die ihm nicht gefallen. Im Hinblick auf eine zukünftige Zusammenarbeit sind geklärte Fronten von zwingender Notwendigkeit.

    Tipp: Ein Feedback braucht immer eine direkte Ansprache. Unpersönliche „man“ Formulierungen verfehlen ihren Zweck und sollten daher kein Bestandteil des Gesprächs sein. Gleiches gilt für indirekte Formulierungen, die eher zur Verwirrung als zur Klärung eines Sachverhalts beitragen.

     

    Das Probezeitgespräch als Basis einer Übernahme im Unternehmen

    Die meisten Unternehmer denken, dass ein Mitarbeiter nach der Probezeit primär an einer Übernahme interessiert ist. Umso stärker ist die Enttäuschung, wenn sich im Übernahmegespräch ergibt, dass verschiedene Erfahrungen gegen die Weiterbeschäftigung sprechen. Es lohnt sich, die Zeit für ein Probezeitgespräch nicht zu kurz einzuplanen und im Gesprächsverlauf flexibel zu bleiben.

    Wichtiger Hinweis! Wenn Sie das Übernahmegespräch üben, proben Sie vor allem die folgende Situation: Ein Mitarbeiter beendet nach der Probezeit das Arbeitsverhältnis und schließt eine Festanstellung aus. Hier sind rhetorisches Geschick, Kritikfähigkeit und eine Gesprächsführung ohne stimmliche Veränderung gefragt.

     

    Zufriedenheit auf beiden Seiten? Jetzt ist Ehrlichkeit gefragt!

    Wenn sowohl Arbeitgeber wie Arbeitnehmer die Probezeit als zufriedenstellend empfanden, steht einer Übernahme nichts entgegen. Ehrlichkeit ist die Grundlage des nun folgenden Arbeitsvertrags und sollte daher bereits im Probezeitgespräch ohne Wenn und Aber praktiziert werden. Die korrekte Beschreibung von Sachverhalten und eigenen Vorstellungen und die Feststellung von Verbesserungsbedarf führt letztendlich zu einem dauerhaft zufriedenstellenden Beschäftigungsverhältnis.

    Wichtiger Hinweis! Reden Sie störende Verhaltensweisen, Eigenschaften oder Sachverhalte nicht herunter. Das Übernahmegespräch ist der Moment, der von schonungsloser Offenheit profitiert. Bleiben Sie sachlich und auch wenn Sie etwas zu beanstanden haben, sprechen Sie Ihr Gegenüber direkt, aber nicht von oben herab an.

     

    Strukturierte Gesprächsführung durch Leitfaden

    Der Worst Case ist ein Moment der Stille, der weder vom Unternehmer oder Personalverantwortlichen, noch vom Gesprächspartner unterbrochen wird. Derartige Momente des peinlichen Schweigens sollten bereits in der Vorbereitung kategorisch ausgeschlossen werden. Das bedeutet, dass der Leitfaden ad hoc umsetzbare Maßnahmen beinhaltet, zu denen der Unternehmer in diesem Fall greift und mit denen er die bedrückende Stille beendet.

    Achtung! Achten Sie darauf, dass die gefürchtete Stille gar nicht erst aufkommt. Sie halten die Zügel im Probezeitgespräch in den Händen. Scheint der Gesprächsfaden abzureißen oder führt ein Feedback zur Verstummung des Gegenübers, entspannen Sie die Situation mit einer Begründung Ihrer Worte, oder mit einem Lösungsvorschlag, den Sie in der Vorbereitung bereits erarbeitet haben.

     

    Festlegung in der Vorbereitung: Welcher Ausgang im Probezeitgespräch ist erwünscht?

    Die Vorbereitung basiert nicht nur auf dem Leitfaden für das Gespräch. Auch den gewünschten Ausgang sollte der Unternehmer vor Augen haben. Gehen wir davon aus, dass das Probezeitgespräch zu einer Festanstellung des Mitarbeiters führen und damit einen positiven Ausgang für beide Parteien nehmen soll.

    In diesem Fall bringen Sie Ihre Zufriedenheit deutlich zum Ausdruck. Doch behalten Sie auch im Hinterkopf, dass der Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis anders empfunden haben kann. Ihre klare Vorstellung vom Gesprächsausgang gibt Ihnen die Sicherheit, auch in einer veränderten Situation reaktionsfähig und korrekt zu bleiben.

    Leitfaden Probezeitgespräch

    Autor: Redaktion Personalwissen

    Siegel

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