• 0228 / 95 50 160
Marken der Personalwissen Familie

Was Unternehmen in Bezug auf die neuen gesetzlichen Regelungen zum Phantomlohn beachten sollten

© marcus_hofmann – Fotolia
Phantomlohn

HR-Abteilungen haben vielfältige Aufgaben. Neben der Rekrutierung neuer Mitarbeiter und dem Aufbau eines positiven Employer Branding sind vor allem die Bereiche Personalverwaltung und die professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtige Aufgabenbereiche für Personaler. Eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Bestimmungen vielfach kompliziert und nicht einfach zu erstellen. Vielmehr bedeutet die Zusammenstellung für Personaler einen hohen Aufwand und Konzentration. Ein Feld, dem in diesem Zusammenhang ein besonderes Augenmerk zukommen sollte, ist das Thema Phantomlohn.

    Phantomlohn, der ebenfalls als Fiktivlohn bezeichnet wird, kann in Unternehmen jederzeit entstehen. Personaler stehen aus diesem Grund vor der Herausforderung, die neuesten gesetzlichen Grundlagen zu kennen und diese zu beachten. Da in Bezug auf Phantomlohn zum 01.01.2019 eine Novellierung des zugrundeliegenden Gesetzes erfolgt ist und eine Nichtbeachtung weitreichende finanzielle Folgen hat, ist es für jeden Personalverantwortlichen zielführend, sich eingehend mit diesem Themenkomplex auseinanderzusetzen.

    Diese Fragen sollten sich Personaler jederzeit plausibel beantworten können

    • Was ist Phantomlohn und wie entsteht er?
    • Wie erstellt man eine korrekte Beitragsberechnung und worauf sollten Personalverantwortliche bei Steuerprüfungen in Verbindung mit Phantomlohn achten?
    • Welche neuen Regelungen gibt es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer seit 01.01.2019?

    Was ist Phantomlohn und wie entsteht er?

    Ein Phantomlohn oder Fiktivlohn entsteht, wenn einem Mitarbeiter aufgrund unterschiedlicher Umstände ein geringeres Arbeitsentgelt ausbezahlt wird, als das vertraglich festgelegte. Die Differenz zwischen dem Auszahlungsbetrag und dem rechtlich geschuldeten Arbeitsentgelt wird als Phantomlohn bezeichnet. Ein Phantomlohn zeigt sich somit in der Praxis durch eine Entgeltdifferenz.

    Phantomlohn Sozialversicherung – Entstehungsprinzip maßgeblich

    Berechnet die HR-Abteilung die Sozialversicherungsbeiträge bei einem Phantomlohn unkorrekt, kann dies zu weitreichenden Abrechnungsproblemen und Nachforderungen führen. Gerade bei Phantomlohn ist eine hohe Sorgfalt bei der Kalkulation der Sozialversicherungsbeiträge essenziell. Dies liegt daran, dass in der Sozialversicherung das sogenannte Entstehungsprinzip gilt. Dieses Kalkulationsprinzip besagt, dass die Sozialversicherungsbeiträge generell vom vertraglich zugesicherten Arbeitsentgelt zu berechnen sind. Dies gilt auch dann, wenn tatsächlich weniger Lohn an den Mitarbeiter ausbezahlt wurde. Errechnet man die Sozialversicherungsbeiträge vom faktischen Auszahlungsbetrag, entsteht für die Differenz, also für den Phantomlohn, eine Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen. Im Steuerrecht, für das das Zuflussprinzip maßgeblich ist, zahlt man im Gegensatz dazu die Beiträge ausschließlich vom tatsächlich ausbezahlten Arbeitsentgelt.

    Ein Phantomlohn kann unter anderem in den folgenden Fällen, unterschieden nach Lohnart, entstehen:

    • Bei einem wirksamen Lohnverzicht.
    • Bei der Auszahlung des Urlaubsentgelts.
    • Beim Ausscheiden von Mitarbeitern.
    • Bei einer Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
    • Bei Arbeit auf Abruf und Minijobs

    Phantomlohn bei einem wirksamen Lohnverzicht

    Phantomlohn kann zum Beispiel bei einem wirksamen Lohnverzicht entstehen. In der Praxis einigen sich Unternehmen und Mitarbeiter vor allem dann auf einen Lohnverzicht, wenn der Betrieb in einer finanziellen Schieflage steckt. Neben dem Einfrieren von Gehaltserhöhungen oder dem Aussetzen der Auszahlung von Weihnachts- oder Urlaubsgeld kann ein Lohnverzicht gleichzeitig tatsächliche Einbußen vom Arbeitsentgelt bedeuten. Ein Unternehmen könnte beispielhaft mit allen Mitarbeitern vertraglich vereinbaren, dass diese monatlich auf 10 % ihres Brutto-Arbeitsentgelts verzichten. Mit dieser Vorgehensweise kann man betriebsbedingte Kündigungen oder Kurzarbeit abwenden.

    Ein Lohnverzicht ist gesetzlich engen Grenzen unterworfen. Unternehmen, die in einem Lohnverzicht ihrer Mitarbeiter ein geeignetes Mittel sehen, um Liquiditätsprobleme abzufedern, müssen vor allen Dingen prüfen, ob ein Lohnverzicht den Vorgaben des Bürgerlichen Gesetzbuches, des Bundesurlaubsgesetzes und möglichen zugrunde liegenden Tarifverträgen entspricht.

    In Bezug auf Phantomlohn und Sozialversicherung ist zu beachten, dass man Lohnnebenkosten ausschließlich dann einspart, wenn die gesetzlichen Maßgaben erfüllt wurden. Dies bedeutet vor allem, dass der Verzicht arbeitsrechtlich konform sein muss und dass eine schriftliche Dokumentation zugrunde liegt. Der Verzicht auf den dem Mitarbeiter zustehenden Lohn darf sich nicht auf bereits entstandene Lohnbestandteile beziehen. Sind alle rechtlichen Bedingungen erfüllt, kann man zukünftige Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Angefallene Ansprüche der Sozialversicherung sind in jedem Fall zu begleichen.

    Phantomlohn bei der Auszahlung des Urlaubsentgelts

    Die Höhe und Berechnung des Urlaubsentgelts ist im § 11 des Bundesurlaubsgesetzes geregelt. Der Paragraf bestimmt, dass sich dass Urlaubsentgelt „nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes“ bemisst. In dieses vom Arbeitgeber zu zahlende Urlaubsentgelt sind des Weiteren mögliche Provisionen, Erschwernis- und Gefahrenzulagen oder Zuschläge für Sonntags, Feiertags- oder Nachtarbeit einzubeziehen.

    Vor allem bei der Einbeziehung der genannten Aufschläge kann es zu einem Phantomlohn und zu Nachforderungen der Sozialversicherung kommen. Übersehen Personaler Entgeltbestandteile bei der Berechnung des Urlaubsentgelts, kann die Deutsche Rentenversicherung die fehlenden Beiträge bis zu 4 Jahre im Nachhinein zurückverfolgen und einfordern. Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern in einem Betrieb können auf diesem Weg hohe Nachzahlungen für Unternehmen entstehen. Gleichzeitig müssen Personaler Zuschläge einkalkulieren, wenn Sozialversicherungsverträge aufgrund von Phantomlohn nicht korrekt vom vertraglich zugesicherten Arbeitsentgelt abgeführt wurden.

    Phantomlohn beim Ausscheiden von Mitarbeitern

    Scheiden Mitarbeiter aufgrund von Eigenkündigung oder durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag aus dem Unternehmen aus, erstellen Personaler eine Schlussabrechnung. In dieser Abrechnung stellt man alle vertraglich geschuldeten Entgelte und möglichen Forderungen gegenüber. Verzichtet ein Mitarbeiter im Rahmen einer solchen Schlussabrechnung auf ein ihm noch zustehendes Arbeitsentgelt, müssen hierfür auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Da in diesem Fall das Entstehungsprinzip maßgeblich ist und das Entgelt dem Mitarbeiter rechtlich und vertraglich zustand, ist es vollumfänglich sozialversicherungspflichtig. Das gilt ebenso, wenn es faktisch nicht ausbezahlt wurde. Übersehen HR-Abteilung die Sozialversicherungspflicht, fordert man diese Beträge ebenfalls im Nachhinein in einer Phantomlohn Nachforderung unter Einbeziehung der Säumnis-Zuschläge ein.

    Phantomlohn bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

    Das Entgeltfortzahlungsgesetz definiert im § 3, dass Mitarbeiter für insgesamt 42 Tage oder 6 Wochen einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben, wenn sie erkrankt sind. Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung wird die in den letzten 12 Monaten durchschnittlich geleistete Arbeitszeit und das daraus bezahlte Arbeitsentgelt zugrunde gelegt. In die Kalkulation berechnet man gleichzeitig Zuschläge für Sonntags-, Nacht- oder Wochenendarbeit, Prämienzahlungen und mögliche Sachbezüge mit ein. Berücksichtigt man einzelne Gehaltsbestandteile bei der Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nicht, entsteht Phantomlohn. Auf diesen Fiktivlohn sind im Rahmen einer Phantomlohn Nachforderung Sozialversicherungsbeiträge und Säumnis-Zuschläge zu zahlen.

    Phantomlohn bei Arbeit auf Abruf – gesetzliche Änderungen ab 01.01.2019

    Seit 01.01.2019 gibt es für die sogenannte Arbeit auf Abruf neue gesetzliche Regelungen. Unternehmen, die diese Vorschriften nicht kennen oder nicht vollumfänglich beachten, laufen Gefahr, sich nicht gesetzeskonform zu verhalten und in eine Phantomlohnfalle zu geraten. Dies kann hohe Nachzahlungen und Säumniszuschläge zur Folge haben, die man durch einfache innerbetriebliche Maßnahmen in der HR-Abteilung vermeiden kann.

    Die gesetzgeberische Grundlage für Arbeit auf Abruf findet sich im § 12 des Gesetzes zur Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG). Der Paragraf 12 regelt unmissverständlich, dass:

    „die Vereinbarung (der Vertrag) eine bestimmte Dauer der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit festlegen muss. Wenn die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit nicht festgelegt ist, gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart.“

    Mit Beginn des Jahres 2019 wurde des Weiteren im Gesetz festgelegt, dass der Arbeitgeber, wenn er eine Mindestarbeitszeit mit dem Mitarbeiter vereinbart hat, zusätzlich 25 % der wöchentlichen Arbeitszeit abrufen darf. Wurde eine Höchstarbeitszeit vereinbart, ist es dem Unternehmen möglich, 20 % der wöchentlichen Arbeitszeit weniger abzurufen.

    Beispiel: In der Praxis bedeutet dies, dass ein Mitarbeiter, mit dem eine Mindestarbeitszeit von 10 Arbeitsstunden pro Woche vereinbart wurde, zusätzlich höchstens 2,5 Stunden (25 %) pro Woche länger arbeiten darf. Ein weiterer Angestellter, dem individualvertraglich 20 Arbeitsstunden pro Woche zugesichert wurden, darf höchstens 4 Stunden weniger pro Woche tätig sein. Eine Kombination von Mindest- und Höchstarbeitszeit ist vertragsrechtlich vom Gesetzgeber untersagt.

    Worauf Arbeitgeber ab 2019 achten sollten

    Die Angaben über Höchst- und Mindestarbeitszeit beschreiben den vertraglichen Rahmen für die Arbeitszeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bis Ende 2018 galt aus Sicht des Gesetzgebers eine Tätigkeit von 10 Stunden pro Woche als vereinbart, wenn keine individualvertraglichen Regelungen in Bezug auf die Höchst- oder Mindestarbeitszeit getroffen wurden. Diese Grenze wurde gemäß § 12 TzBfG um 100 % auf 20 Stunden erhöht. Dies bedeutet für Arbeitgeber, die keine vertragliche Vereinbarung zur Arbeitszeit treffen, dass Sie mindestens 20 Arbeitsstunden pro Woche beim Mitarbeiter abrufen müssen. Geschieht dies nicht, muss das Unternehmen dennoch 20 Wochenstunden vergüten.

    In Bezug auf die Sozialversicherung bedeutet die neue Regelung, dass die gesetzlich vorgesehenen 20 Wochenstunden in jedem Fall sozialversicherungspflichtig sind, auch wenn sie real nicht vom Mitarbeiter geleistet wurden. Für eine Differenz zwischen den tatsächlich geleisteten Stunden und der fiktiven gesetzlichen Vorgabe muss man ebenso Abgaben zur Sozialversicherung zahlen.

    Welche Auswirkungen die neuen gesetzlichen Bestimmungen auf geringfügig Beschäftigte haben

    Die neuen gesetzlichen Vorgaben haben weitreichende Folgen für geringfügig Beschäftigte. Mini-Jobber, die höchstens 450 Euro monatlich verdienen, unterliegen dem Mindestlohn. Dieser wurde für das Jahr 2019 bei 9,19 Euro pro Stunde festgeschrieben. 2020 steigt der Mindestlohn auf 9,35 Euro pro Arbeitsstunde. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass Minijobber höchstens 48,96 Stunden pro Monat arbeiten dürfen, um die gesetzliche Minijob-Grenze nicht zu überschreiten.

    Wird keine wöchentliche Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festgelegt, legt der Gesetzgeber ab 2019 generell 20 Arbeitsstunden pro Woche fest. Die monatliche Arbeitszeit würde in diesem Fall den Stunden-Höchstsatz von 48,96 Stunden deutlich überschreiten. Damit wäre der Minijob mit sofortiger Wirkung sozialversicherungspflichtig. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen wichtig und entscheidend, für Minijobber ab 2019 generell eine wöchentliche Arbeitszeit festzulegen. Gleichzeitig gilt es darauf zu achten, dass die Arbeitszeiten und das Arbeitsentgelt nicht die gesetzlichen Höchstgrenzen für geringfügig Beschäftigte überschreiten.

    Beitragsberechnung: Wie erstellt man eine sie und worauf sollten Sie bei Steuerprüfungen in Verbindung mit Phantomlohn achten?

    Personalverantwortliche, die sich fortlaufend um die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern, haben eine hohe innerbetriebliche Verantwortung. Dies betrifft sowohl die vereinbarte Überweisung der Gehälter an die Beschäftigten als auch die konforme Archivierung aller Gehaltsdaten. Aus Transparenzgründen muss man die Entgeltunterlagen für jeden Angestellten separat nach Kalenderjahr aufbewahren. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet der § 8 der Beitragsverfahrensordnung, der in 19 Unterpunkten exakt festlegt, welche Entgeltunterlagen man archiviert und bei einer späteren Betriebsprüfung vorzulegen hat. Darunter fallen unter anderem:

    • Familien- und Vornamen und gegebenenfalls das betriebliche Ordnungsmerkmal
    • Das Geburtsdatum und die Beschäftigungsart
    • Die für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben
    • Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung
    • Das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die anzuwendende Gefahrtarifstelle und die jeweilige zeitliche Zuordnung
    • Die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
    • Den vom Beschäftigten zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt

    Die deutsche Rentenversicherung prüft mit Adleraugen

    Die Deutsche Rentenversicherung ist alle vier Jahre dazu verpflichtet, die Einhaltung der gesetzlichen Maßgaben in Bezug auf das korrekte Abführen der Sozialversicherungsbeiträge zu überwachen. Bei einer Betriebsprüfung achten Prüfer in erster Linie auf Genauigkeit, Transparenz und eine korrekte Archivierung. Bei einer Prüfung aller Unterlagen überprüft man neben vielen weiteren Details ebenso alle Daten und Dokumente, die mit Phantomlohn in Verbindung stehen könnten.

    Prüfer fokussieren sich hierbei auf die korrekte Berechnung des Urlaubsentgelts und auf die gesetzeskonforme Kalkulation von Arbeitsentgelt im Krankheitsfall. Zusätzlich achten Kontrolleure im Detail darauf, ob Zuschläge, Provisionen und Zulagen einwandfrei in die Kalkulation des Arbeitsentgelts einbezogen wurden. Dies ist nachvollziehbarererweise der Fall, da in diesen Bereichen erfahrungsgemäß innerbetrieblich die meisten Fehler auftreten. Prüfer vermuten in diesen Detailangaben ein hohes Abgabenpotenzial für die Sozialversicherungsträger und forschen intensiv nach grundlegenden Versäumnissen.

    Unternehmen können eine Betriebsprüfung insofern positiv vorbereiten, dass sie alle relevanten Unterlagen proaktiv zur Verfügung stellen. Des Weiteren ist es zielführend, vollumfänglich mit den Kontrolleuren der Deutschen Rentenversicherung zu kooperieren. Aufkommende Fragen oder unklare Sachverhalte kann man bei einem solchen Vorgehen vor Ort besprechen und klären. Dies führt zur Schnelligkeit und Entbürokratisierung des Prozesses.

    Was Arbeitgeber für eine korrekte Beitragsberechnung tun können

    Um sicherzustellen, dass die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen korrekt ausgeführt werden und in Bezug auf einen möglichen Phantomlohn keine Fehler entstehen, empfiehlt sich für jedes Unternehmen ein Fokus auf Genauigkeit. Es mag für Personaler zielführend sein, alle Berechnungen und das Arbeitsentgelt jedes Mitarbeiters im 4-Augen-Prinzip manuell zu prüfen. Gleichzeitig können moderne Buchhaltungsprogramme Personaler dahingehend unterstützen, einen möglichen Phantomlohn korrekt und sozialversicherungskonform zu berechnen.

    Ein besonderes Augenmerk sollte man in diesem Fall auf Minijobs legen. Hierbei geht es vor allem darum, wöchentliche Arbeitszeiten vertraglich zu vereinbaren und vor allem dafür zu sorgen, dass Urlaubszeiten transparent ausgewiesen werden. Daten zur Arbeitsleistung eines Minijobbers sind gemäß § 17 des Mindestlohngesetzes mindestens 2 Jahre lang aufzubewahren. Hält man die gesetzlichen Vorgaben nicht ein, droht Betrieben sowohl für die sozialversicherungspflichtigen Angestellten als auch für Mini-Jobber die Gefahr von hohen Nachzahlungen und Zuschlägen. Diese können sich aufgrund der langen Nachforderungsfrist von vier Kalenderjahren schnell potenzieren und für Unternehmen eine beträchtliche finanzielle Belastung darstellen. Zuschläge für die Falschberechnung erhöhen den finanziellen Schaden zusätzlich.

    Wichtig: Bei Auffälligkeiten oder klaren gesetzlichen Verstößen ist das Unternehmen nicht nur den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen schuldig. Ebenso muss es für die Arbeitnehmeranteile aufkommen, was eine zusätzliche finanzielle Belastung darstellt.

    Beispiel einer Nachforderung bei zu wenig gezahlten Sozialversicherungsbeiträgen bei Phantomlohn:

    Prüfer der Deutschen Rentenversicherung legen im Rahmen der Novellierung des Gesetzes zur Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG) ein besonderes Augenmerk auf die Prüfung von Minijobs. Vor allem bezieht sich dies auf die korrekte Gewährung und Berechnung von Urlaubstagen und die Vereinbarung von Arbeitszeiten.

    Die Nichtgewährung von Urlaub für Minijobber kann zum Beispiel sozialversicherungsrechtlich gravierende Folgen haben. Fällt im Rahmen einer Betriebsprüfung auf, dass die Arbeitsaufzeichnungen ausschließlich bezahlte Arbeitstage und keine Zeiten für gewährten Erholungsurlaub beinhalten, müssen Unternehmen mit der Festsetzung von Nachzahlungen und Säumniszuschlägen für die Sozialversicherung rechnen.

    Hat der Mitarbeiter zum Beispiel monatlich ein Arbeitsentgelt von 450 Euro erhalten, steigt durch den nicht gewährten Jahresurlaub sein tatsächliches Gehalt über die Geringverdiener-Grenze. Eine Pauschalisierung der Abgaben ist in diesem Fall nicht mehr zulässig. Der Gesamtlohn ist damit vollständig sozialversicherungspflichtig. Rechtlich gesehen wechselt der Angestellte in ein sogenanntes Midijob-Arbeitsverhältnis. In dieser Gleitzone muss man höhere Abgaben als bei Minijobs bezahlen. Die Verdienstgrenze für Midijobs liegt seit Anfang 2019 bei monatlich 1.300 Euro. In der Folge ist für den Mitarbeiter im Beispiel Sozialversicherungsbeiträge und Zuschläge nachzuzahlen.

    Zusammenfassung und Fazit – so kompliziert ist es mit dem Phantomlohn

    Als Phantomlohn oder Fiktivlohn bezeichnet man die Differenz zwischen dem ausbezahlten Arbeitsentgelt und der Summe, die einem Mitarbeiter vertragsrechtlich als Lohn oder Gehalt zustehen würde. Phantomlohn entsteht zum Beispiel bei der Auszahlung des Urlaubsentgelts. Vergisst man bei der Kalkulation Entgeltbestandteile, entsteht fiktiver Lohn.

    Dieser ist komplett sozialversicherungspflichtig, da der Sozialversicherung das Entstehungsprinzip zugrunde liegt. Dieses besagt, dass Arbeitsentgelt, das der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer aufgrund vertraglicher Verpflichtungen schuldet, generell den vollen Sozialversicherungsabgaben unterliegt. Hierbei ist es unerheblich, ob das Arbeitsentgelt tatsächlich an den Mitarbeiter ausbezahlt wurde. Sogar bei einem Verzicht des Arbeitnehmers auf einen Teil des Arbeitsentgelts werden Sozialversicherungsbeiträge auf die eigentliche Lohnsumme fällig.

    Unternehmen und Personaler handeln zielführend, wenn sie alle strittigen innerbetrieblichen Fälle eingehend betrachten und bewerten. Aufgrund der Aufbewahrungspflichten und der fortlaufenden Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung werden Fehlkalkulationen in der Regel sichtbar. Diese führen abseits der Lohnart zu hohen Nachzahlungen bei den Sozialversicherungsabgaben. Zusätzlich werden Zuschläge aufgrund der verspäteten Zahlung fällig. Die Deutsche Rentenversicherung hat das Recht, fehlende Beträge bis zu vier Jahre nach Entstehen nachzufordern. Unternehmen müssen in diesem Fall sowohl die fehlenden Beiträge zur Sozialversicherung des Arbeitgebers wie des Arbeitnehmers übernehmen.

    Was hat sich seit 2019 gesetzliche verändert?

    Seit 2019 gilt zudem eine neue gesetzliche Regelung. Diese betrifft das Gesetz zur Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG). Kernpunkt der neuen gesetzlichen Regelungen ist die Erhöhung der Arbeitszeitgrenze von 10 auf 20 Wochenstunden. Dies bedeutet für die Praxis, dass der Gesetzgeber seit 2019 davon ausgeht, dass ein Mitarbeiter mindestens 20 Stunden pro Woche arbeitet. Dies gilt dann, wenn arbeitsvertraglich keine Mindest- oder Höchstgrenzen in Bezug auf die Arbeitszeit vereinbart wurden. Ruft ein Arbeitgeber weniger Stunden beim Arbeitnehmer ab, ist er trotzdem zur Gehaltszahlung und vor allem zur Abführung der kompletten Sozialversicherungsabgaben verpflichtet. Um dies zu umgehen und viele Mini-Jobs automatisch zu sozialversicherungspflichtigen Midijobs zu transferieren, sollten Arbeitgeber mit jedem geringfügig beschäftigten Mitarbeiter vertraglich eine Mindest- oder Höchstarbeitszeit abstimmen.

    Unternehmen können aufgrund von Unwissenheit in Bezug auf die gesetzlichen Regelungen schnell in eine Phantomlohnfalle geraten. Personaler können dies verhindern, wenn sie die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgfältig und transparent bearbeiten und alle relevanten Unterlagen proaktiv archivieren. Des Weiteren kann es hilfreich sein, Sonderfälle bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung im 4-Augen-Prinzip zu prüfen. In diesem Fall gelingt eine genaue und gesetzeskonforme Abrechnung des Arbeitsentgelts für alle Mitarbeiter. Gleichzeitig umgehen Unternehmen durch eine solch professionelle Arbeitsweise Phantomlohn-Nachforderungen und Zuschläge, die nach einer Betriebsprüfung zu unvorhergesehenen finanziellen Belastungen führen können.

    Autor: Torsten Niermann

    Siegel

    Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
    0228 / 95 50 160