Personalmanagement: Aufgaben und Grundlagen in HR

Mitarbeitereintritte und -austritte koordinieren, die Personaleinsatzplanung durchführen sowie Lohn bzw. Gehalt abrechnen: Die Aufgaben in der Personalabteilung lassen sich unter dem Begriff „Personalmanagement“ bzw. „Personalwirtschaft“ zusammenfassen. Doch so viel steht fest: Der Arbeitsalltag im Personalwesen ist weitaus komplexer, als es auf den ersten Blick zu vermuten ist, gerade weil auch soziale Belange eine immer größere Relevanz einnehmen.

Was ist Personalmanagement? Grundlagen und Definitionen

Ist von „Personalmanagement“ die Rede, so wird meist im selben Atemzug die Personalabteilung genannt. Sie hat im Betrieb – egal, ob kleines Unternehmen, Mittelständler oder Konzern – eine vermittelnde Stellung inne. So stellt die Personalabteilung das Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Angestellten dar, ist ebenfalls Ort der Personalstrategie, des Arbeitsrechts und nimmt zahlreiche Schnittstellenfunktionen ein.

Der Begriff des Personalmanagements lässt sich deshalb auf unterschiedliche Art und Weise auslegen:

1. Im weiteren Sinne: Wird „Personalmanagement“ weitläufiger verstanden, so dient es als Sammelbegriff für sämtliche Tätigkeiten innerhalb der HR-Abteilung und Personalplanung oder im Bezug auf die Personalwirtschaft.
2. Im engeren Sinne: Auch möglich ist der Fokus auf den Management-Anteil. Hierbei geht es im Besonderen um die strategische und vor allem langfristige Steuerung von Personalressourcen und Strukturen in einem Betrieb.

Je nach Kontext und Grundlage muss deshalb unterschieden werden: Wird von Personalmanagement im weiteren Sinne (Personalwirtschaft) oder im engeren Sinne (Steuerung der Personalstruktur) gesprochen? Dieser Artikel konzentriert sich auf die Grundlagen des Personalmanagements und orientiert sich deshalb an der weitläufigeren Definition.

Was gibt es für Teilbereiche im Personalmanagement?

Wie andere Tätigkeiten lässt sich auch das Personalmanagement nochmals in verschiedene Teilbereiche untergliedern. Sowohl in der Praxis als auch in der Fachliteratur hat sich deshalb die Aufteilung in drei verschiedene Schwerpunkte bewährt:

• Personelle Leistungsbereitstellung: Die Personalplanung, die in der Fachsprache besonders komplex klingt, ist relativ einfach erklärt. Dieser Teilbereich der Personalwirtschaft umfasst alle Arbeiten, die mit dem Einsatz der Mitarbeiter zu tun haben. Das kann einerseits die Personalbedarfsplanung, Personalplanung und Personalstrategie sein – also: Wo habe ich welchen Personalbedarf hinsichtlich Anzahl, Qualifikation und Zeitpunkt? Ebenfalls kommt es auf die korrekte Verteilung der Ressourcen, demnach die richtige Personalplanung, an. Mithilfe eines Personalfragebogens kann sich ein Überblick gemacht werden. Braucht der Betrieb mehr Humankapital, ist Personalbeschaffung. Gibt es zu viele Mitarbeiter und zu wenig Arbeit, geht es an die Personalfreisetzung. Das geschieht häufig im Kontext der Nicht-Besetzung einer Position nach Verrentung oder nach ausbleibender Besetzung im Anschluss an eine Kündigung. Auch der Stellenabbau gehört dazu.
• Leistungserhalt und -förderung: Im Rahmen des Leistungserhalts geht es vor allem um die Personalentlohnung. Monatlich müssen die Gehaltsabrechnungen gemacht werden, jeder Mitarbeiter muss rechtzeitig seinen Lohn bzw. sein Gehalt bekommen. Auch Spesen müssen abgerechnet werden.
• Verwaltungsarbeit: Die Voraussetzung für pünktliche Lohn- und Gehaltszahlungen sind gepflegte Stammdaten. Nur wenn Kontoverbindung, Adresse, Sozialversicherungsangaben etc. korrekt und in den jeweiligen Software-Systemen hinterlegt sind, funktioniert die Abrechnung reibungslos und ordnungsgemäß. Nicht zu vergessen ist in diesem Teilbereich auch der Blick auf (Sonder-)Urlaubsansprüche sowie die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten.

Kurzum: Die Aufgaben der Personalabteilung sind weitaus umfangreicher, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Gerade die abwechslungsreichen Tätigkeiten zeichnen den HR-Bereich aus und wirken auf die zahlreichen Bewerber und Studienabsolventen dieser Fachrichtung besonders attraktiv.

Was sind die Ziele im Personalmanagement?

Damit ein Unternehmen den Pfad der „Liebhaberei“ verlässt und auch wirklich Gewinn abwirft, kommen jeder Abteilung spezifische Pflichten und Funktionen zu. Schlussendlich gilt es, wirtschaftliche Ziele zu erreichen. Das ist selbstredend auch bei der Personalverwaltung der Fall. So liegt es an der HR-Abteilung, die zur Verfügung stehende Arbeitskraft bestmöglich einzusetzen und Maßnahmen zu ergreifen – schließlich soll die Arbeitsproduktivität so weit als möglich optimiert werden. Im Personalbereich sind deshalb folgende Fragen wegweisend:

• Welche Mitarbeiter habe ich zur Verfügung?
• Wie kann ich deren kreatives und produktives Potenzial optimal einsetzen?
• Welchen Erfahrungsschatz bringen Mitarbeiter mit und wie bringt er der Firma bestmöglichen Nutzen?
• Lassen sich die Personalkosten minimieren und wenn ja, wie?

Bereits der Begriff „Human Resources“ – also menschliche Ressourcen – spricht für sich: Alte, traditionelle Strukturen werden schrittweise aufgebrochen. Nicht mehr nur die wirtschaftlichen Ziele, denen alle Prozesse unterworfen sind, prägen die Unternehmens-Agenda, sondern auch soziale Ziele. Und diese gehen mit ökonomischen Vorteilen Hand in Hand.

Fühlen sich Mitarbeiter wertschätzend behandelt und sind mit ihrem Beruf und ihrer Arbeitsstelle zufrieden, bleiben sie dem Unternehmen länger erhalten. Das spart kosten- und ressourcenintensive Bewerbungs- und Einarbeitungsprozesse. Auch die Krankenstände von zufriedenen Arbeitnehmer sinken, was sich ebenfalls positiv auf den Unternehmenserfolg und somit auch auf die Zahlen auswirkt.

Zu den genannten sozialen Zielen des Personalmanagements zählen in der Grundlage die Sicherung humaner Arbeitsbedingungen ebenso wie das Engagement für ein gesundes und faires Betriebsklima. Eine leistungsgerechte Entlohnung, passende Corporate Benefits wirken sich auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann ebenfalls als soziales Ziel innerhalb der Personalwirtschaft angesehen werden.

Personalmanagement: Im Zentrum steht der Mitarbeiter

Mit dem zunehmenden sozialen Fokus ändert sich auch die Stellung der Mitarbeiter innerhalb aller Personalmanagement-Prozesse. Das bedeutet, dass das Personal nicht mehr nur als „Kostenverursacher“ gilt, das Entgelt für eine bestimmte Arbeitsleistung bekommt, sondern auch als Koalitionspartner. Geschäftsführung und Personal arbeiten im besten Falle gemeinsam für den Erfolg eines Unternehmens – und stehen einander wertschätzend und respektvoll gegenüber. So sieht zumindest das Best-Case-Szenario aus.

Des Weiteren werden Mitarbeiter auch zu einem gewissen Teil als Entscheidungsträger innerhalb des Unternehmens wahrgenommen. Sie wirken nicht nur proaktiv bei Entscheidungen im Arbeitsprozess mit, sondern haben innerhalb bestimmter Gremien auch Mitspracherechte, z. B. im Rahmen einer Tätigkeit im Betriebsrat.

Generation Y und der Wandel in der Personalwirtschaft

Gemeinhin hat sich in den vergangenen Jahren ein Wandel im Personalmanagement und in der Arbeit der Personalabteilung bemerkbar gemacht. Das kann durchaus als Reaktion auf gesellschaftliche Veränderungen bewertet werden. Der Mensch erlebt Arbeit nicht mehr nur als Broterwerb, sondern zunehmend als Feld der Selbstverwirklichung.

Vor allem die Generationen Y und Z messen einer ausgeglichenen Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeitmodelle und regelmäßigem Feedback große Relevanz bei. Diese neuen Prioritäten verändern die Praxis der Personalwirtschaft – insbesondere im zwischenmenschlichen Bereich.

Doch auch Organisation, Arbeitsabläufe und Tätigkeitsfelder im Personalmanagement erfahren einen Umschwung. Das Themenspektrum Personalentwicklung – sowohl fachliche Weiterbildungen im Personalwesen, als auch das Training von Soft-Skills – wird immer wichtiger. Das ist nicht zuletzt deshalb der Fall, da Selbstoptimierung und Entwicklungsperspektiven gerade für die junge Generation entscheidende Faktoren bei der Berufswahl sind. In Zeiten des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels sollten diese Trends im Personalmanagement nicht unbeachtet bleiben.

Autor: Redaktion Personalwissen