Personalinformationssysteme sind kaum mehr aus einer Personalabteilung wegzudenken, erleichtert diese den Alltag im Human Resource Management doch ungemein.
Im Kern eine Datenbank, gibt es Systeme mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Wir erklären Ihnen, was ein Personalinformationssystem ist und wie es eingesetzt wird.
Was sind Personalinformationssysteme?
Personalinformationssysteme (PIS), mitunter auch Personalmanagementsysteme genannt, sind Datenbanken, die der systematischen …
- Erfassung,
- Speicherung,
- Pflege,
- Analyse,
- Beurteilung und
- Disposition …
von unterschiedlichen Personaldaten, die die Personalabteilung für ihre tägliche Arbeit benötigt, dienen. In der heutigen Zeit handelt es sich dabei natürlich um eine computergestützte Software, mit der man die Mitarbeiterdaten elektronisch verwaltet – von der Bewerbung bis zum Austritt.
Welche Daten werden in Personalinformationssystemen erfasst?
Die Daten, die in Personalinformationssystemen erfasst und weiterverarbeitet werden, lassen sich in vier Kategorien einordnen:
1. Personenbezogene Daten
Zum Beispiel: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer
2. Lohnbezogene Daten
Zum Beispiel: Lohn-, Gehalts- oder Tarifgruppe
3. Beschäftigungsbezogene Daten
Zum Beispiel: Krankheit, Urlaub
4. Organisatorische Daten
Zum Beispiel: Arbeitsplatzbeschreibung
Man könnte die Daten auch in Stamm-, Bewegungs- und Schlüsseldaten unterteilen. Stammdaten sind unveränderlich oder relativ unveränderlich. Das Geburtsdatum eines Menschen beispielsweise ändert sich nicht. Der Name hingegen kann sich zum Beispiel mit der Heirat ändern.
Bewegungsdaten hingegen zeichnen sich dadurch aus, dass sie veränderlich sind. So wie die Anzahl der Überstunden. Schlüsseldaten wiederum sind in der Regel Wertgrößen, die den Mengengrößen aus den Bewegungsdaten zugeschlüsselt werden. Das kann beispielsweise ein Stundensatz sein, mit dem die Überstunden vergütet werden.
Welche Funktionen hat ein Personalinformationssystem?
Die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Personalinformationssysteme unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang. Relativ einfache und günstige Systeme für Kleinunternehmen können sich auf die reine Datenverwaltung beschränken. Die meisten Systeme jedoch bieten verschiedene Module für einen erweiterten Funktionsumfang. Während ein Teil davon Basismodule sind, die zur Grundausstattung gehören, kann man diese in der Regel nach Bedarf um zusätzliche Module erweitern. Mögliche weitere Funktionen sind:
- Organisationsverwaltung
- Arbeitsabläufe
- Arbeitszeiterfassung
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- Mitarbeiterbeurteilung
- Rekrutierung und Bewerberauswahl
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Personalentwicklung (Fort- und Weiterbildung)
- Reporting (Berichte, Analysen und Statistiken)
- Personaldaten
Was sind die Vorteile von Personalinformationssystemen?
Je größer ein Unternehmen, desto mehr profitiert es von einem Personalinformationssystem. Zumal eine hohe Mitarbeiterzahl auch mit einer großen Personalabteilung einhergeht. Über das zentrale System haben alle Angestellten im Personalwesen – auch standortübergreifend – Zugriff auf den Datenpool. Damit jeder nur das sieht, was er sehen darf, können in der Regel verschiedene Rechte vergeben werden.
Ein Personalinformationssystem ist damit sogar meist sicherer, als die Daten wie früher auf Papier zu verwalten – vorausgesetzt die regelmäßige Datensicherung ist gewährleistet. Einfach ist ein solches System ohnehin. So lassen sich Informationen über die Suchfunktion viel schneller finden, als in Papierakten. Die Zeitersparnis gehört deshalb zu den größten Vorteilen.
Nicht zuletzt, weil gute Personalinformationssysteme die Arbeit auch in anderen Bereich erleichtern. Eine gute Datenpflege vorausgesetzt, lassen sich beispielsweise oftmals auf Knopfdruck Organigramme ausdrucken. Mithilfe des Reportings kann die Personalabteilung erkennen, ob die Belegschaft zunehmend altert und entsprechende Gegenmaßnahmen getroffen werden müssen. Oder zu welcher Zeit im Jahr die meisten Mitarbeiter krank sind und eventuell Aushilfen eingestellt werden müssen.
Was sind die Nachteile von Personalinformationssystemen?
Die Neueinführung eines Personalinformationssystems ist mit hohen Kosten verbunden. Zwar liegen die Mitarbeiterdaten in der Regel bereits vor, die Erfassung an einer zentralen Stelle ist allerdings zeit-, personal- und damit auch kostenintensiv. Unterschätzt werden darf auf keinen Fall die Pflege der Daten. Denn eine Datenbank ist immer nur so gut wie ihre Datengrundlage. Die ist insbesondere auch für das Reporting entscheidend.
Die starke Standardisierung von Personalinformationssystemen kann dazu führen, dass der individuelle und kreative Spielraum der Mitarbeiter eingeschränkt wird. Häufig wird zu stark auf messbare und vergleichbare Daten geschaut und das individuelle Bild, das im Human Resource Management ebenfalls eine Rolle spielt, bleibt außer Acht. So kann es bei Neueinstellungen sein, dass zu sehr auf Qualifikationen und Wissen und zu wenig auf Kompetenzen geschaut wird.
Was muss man bei Personalinformationssystemen in Sachen Datenschutz beachten?
Überall wo persönliche Daten erfasst werden, spielt der Datenschutz eine entscheidende Rolle. Nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen Sie nicht nur über die Erhebung und Verarbeitung der Mitarbeiterdaten aufklären, sondern sich auch die Zustimmung dafür holen. Am einfachsten geht das, indem Sie einen entsprechenden Passus in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Aber auch durch Unterschrift des Personalfragebogens können Sie sich die Erlaubnis zur Datenverarbeitung sichern.
Vergessen Sie auf keinen Fall den Betriebsrat mit ins Boot zu holen. Am besten verhandeln Sie vor Einführung des Personalinformationssystems über einen Positiv- und einen Negativkatalog. Der Positivkatalog enthält eine konkrete Auflistung von Daten, die von Mitarbeitern erfragt, gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Der Negativkatalog solche, die nicht erfasst werden dürfen. Zudem ist es ratsam den Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen.
Fazit: Personalinformationssysteme sind eine Grundlage für effektive Personalarbeit
Personalinformationssysteme sind aus den Personalabteilungen nicht mehr wegzudenken. Sie sind zentraler Speicherort aller relevanten Mitarbeiterdaten und deshalb auch Ausgangspunkt vieler Geschäftsprozesse im Personalwesen. Obwohl die Gefahr besteht, dass Personalentscheidungen auf Basis des Personalinformationssystems nach zu starren Mustern getroffen werden, überwiegen die Vorteile. Vor allem die Zeitersparnis ist eins der Hauptargumente. Die Datenbank ist aber immer nur so gut wie ihre Pflege und deshalb kein Selbstläufer.
