Wenn sich das Jahr dem Ende neigt, finden in vielen Unternehmen wieder Weihnachtsfeiern statt. Eine gute Gelegenheit, um den Mitarbeitern für die geleistete Arbeit im vergangenen Jahr zu danken und sie für neue Herausforderungen zu motivieren. Vor allem aber ermöglicht das Zusammenkommen sich in ungezwungener Atmosphäre endlich mal besser kennenzulernen. Wir haben einige wertvolle Tipps zusammengefasst, damit auch Ihre Weihnachtsfeier zum Erfolg wird.
Weihnachtsfeier: Fluch oder Segen?
Die Weihnachtsfeier ist geliebt und gefürchtet zugleich. In vielen Unternehmen gehört der Termin zum traditionellen Pflichtprogramm. Oft liefert die Betriebsfeier noch Wochen später Gesprächsstoff. Kollegen aus anderen Abteilungen lernen sich endlich besser kennen und auch die Vorgesetzten werden nahbar. Solange das nicht an zu viel Alkohol liegt, erfüllt die Weihnachtsfeier voll und ganz ihren Zweck.
Belohnung und Dank für das vergangene Jahr
In erster Linie ist die Weihnachtsfeier dazu da, um die Mitarbeiter für ihre gute Arbeit im vergangenen Jahr zu belohnen. Schließlich sind sie Ihre wichtigste Ressource. Gleichzeitig fördert das jährliche Fest das Zusammengehörigkeitsgefühl und ist somit nicht zuletzt eine Maßnahme der Personalführung und Personalentwicklung. Solange Sie es nicht übertreiben, können Sie die seltene Zusammenkunft aller Angestellten auch dafür nutzen, an die Unternehmensphilosophie und die gemeinsamen Unternehmensziele zu erinnern.
Vor allem steht bei der Weihnachtsfeier aber mal das Vergnügen im Mittelpunkt. Mit Ausnahme der kleinen Eröffnungsrede, haben betriebliche Themen hier nichts zu suchen. Als Arbeitgeber gibt Ihnen das die Gelegenheit sich einmal von Ihrer privaten und unterhaltsamen Seite zu zeigen.
Vom gemütlichen Glühweintrinken bis zur großen Weihnachtssause
Die Gestaltungsmöglichkeiten für Weihnachtsfeiern sind schier grenzenlos. Ein Klassiker ist sicherlich das gemütliche Beisammensitzen in einem Restaurant oder in einer Bar. Essen und Getränke gehen dabei auf den Chef. Man kann die Weihnachtsfeier aber auch auf den Weihnachtsmarkt verlegen oder einfach im Büro bleiben und sich das Essen liefern lassen. Letzteres ist vielleicht etwas günstiger, erzeugt aber auch mehr Planungsaufwand.
Je nach Charakter des Teams kann auch eine interaktive Weihnachtsfeier die richtige Wahl sein. Ein Bowlingabend beispielsweise verbindet Aktivität und Kommunikation. Durch das Spiel kommen sich vor allem diejenigen Mitarbeiter schnell näher, die sonst wenig miteinander zu tun haben. Achten Sie bei der Zusammenstellung der Teams deshalb unbedingt darauf, dass sich eben nicht die Abteilungen zusammenrotten, sondern wild durchgemischt wird.
Kommunikation und Spaß stehen im Mittelpunkt
Und dann gibt es noch die Chefs, die keine kleine Weihnachtsfeier planen, sondern einmal im Jahr sprichwörtlich die Puppen tanzen lassen und beinahe eine Weihnachtsshow auf die Beine stellen. Viele Leute, stimmungsvolle Dekoration, riesiges Buffet und abwechslungsreiches Programm. Auch das ist vollkommen in Ordnung. Aber auch hier sollte darauf geachtet werden, dass die soziale Interaktion nicht zu kurz kommt.
Während einer zweistündigen Bühnenaufführung können die Mitarbeiter sich nicht austauschen und kennenlernen. Deshalb sind Konzert- oder Musicalbesuche eher suboptimal. Ein kleines Rahmenprogramm ist bei der Weihnachtsfeier dennoch nicht verkehrt. Es sorgt für Abwechslung, Ruhezeiten und ist das, woran sich die Mitarbeiter auch in ein paar Monaten noch erinnern.
8 Tipps für eine gelungene Weihnachtsfeier
Egal für welches Format Sie sich letztlich entscheiden: Es gibt einige generelle Tipps, die jeder Chef beachten sollte, wenn er eine Weihnachtsfeier organisieren möchte, die für alle Beteiligten zum Erfolg wird.
1. Budgetplanung: Achten Sie auf steuerliche Grenzen
So eine Weihnachtsfeier kann ganz schön ins Geld gehen. Legen Sie deshalb als erstes ein Budget fest, das nicht überschritten werden darf. Auf den Kopf heruntergerechnet lässt sich damit schon ganz gut einschätzen was möglich ist. Außerdem können Sie so sehr einfach Angebote von Veranstaltern einholen und deren Leistungen vergleichen.
2. Die richtige Location finden
Bei der Auswahl der Location und des Rahmens sollten Sie die Zielgruppe berücksichtigen. Die Belegschaft eines Handwerksbetriebs fühlt sich im steifen Gourmettempel vielleicht nicht so wohl wie die Angestellten einer Unternehmensberatung. Trotzdem gilt gerade an Weihnachten: Die gesamte Belegschaft feiert zusammen.
Suchen Sie deshalb frühzeitig nach einer Location, die genügend Platz bietet und reservieren Sie. Alternativ muss auch der Caterer rechtzeitig beauftragt werden. Schließlich sind Sie vor Weihnachten nicht der einzige, der eine Feier ausrichtet. Am besten reservieren Sie nach der Weihnachtsfeier bereits fürs nächste Jahr. Im hektischen Alltag werden solche Dinge schließlich oft vergessen und Weihnachten steht wieder mal überraschend vor der Tür.
3. Einladungen zur Weihnachtsfeier
Das Wichtigste zuerst: Zu einer Weihnachtsfeier werden alle Mitarbeiter eingeladen. Vom Azubi bis zum Werksleiter, vom Produktionshelfer bis zum Vorstandsassistenten. Und natürlich werden alle gleich behandelt.
Damit so viele Mitarbeiter wie möglich erscheinen können, suchen Sie einen Tag aus, der den Meisten terminlich passt. Hier bietet sich oftmals der Freitag an. Die, die von Außerhalb kommen, können gleich bis zur Weihnachtsfeier bleiben und am Samstag können alle ausschlafen. Gut eignet sich auch der letzte Arbeitstag vor den Weihnachtsferien.
Sagen Sie allen Mitarbeitern frühzeitig bescheid. Optimal sind sechs bis acht Wochen im Voraus. Aus der Einladung sollten ein paar Details wie das Datum, die Uhrzeit, die Locations, die ungefähre Dauer und falls notwendig der Dresscode hervorgehen. Damit Sie besser planen können, sollten Sie um Rückmeldung bis zu einem fixen Stichtag bitten.
4. Gestaltung der weihnachtlichen Veranstaltung
Für eine ausgewogene Gestaltung der Weihnachtsfeier bietet sich die Drittelregelung an: Ein Drittel Essen, ein Drittel Programm, ein Drittel Austausch. So wird es weder langweilig, noch kommt ein Aspekt zu kurz.
Programm muss übrigens nichts immer bedeuten, dass jemand auf der Bühne steht und etwas vorführt. Viel effektiver sind interaktive Programmpunkte. Wichteln beispielsweise sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter zwangsläufig mit ihren Kollegen auseinandersetzen müssen und jeder auch noch eine kleine Erinnerung mit nach Hause nimmt.
Alternativ kann auch ein kurzes, humorvolles Quiz veranstaltet werden, bei dem Fragen gestellt werden, die sich auf den Betriebsalltag des vergangenen Jahres beziehen. Wer die Frage richtig beantwortet, bekommt ein kleines Präsent vom Chef. Damit solche Aktionen nicht zu steif und langweilig werden, kommt es hier auf eine kurzweilige Moderation an.
5. Rede halten: nicht zu lang und nicht zu kurz
Auch wenn ansonsten kein Programm vorgesehen ist, sollten Sie die Weihnachtsfeier mit ein paar Worten an Ihre Mitarbeiter offiziell eröffnen. Nutzen Sie die Rede für einen kleinen Jahresrückblick und um der gesamten Belegschaft Ihre Anerkennung und Ihren Dank zum Ausdruck zu bringen.
Lobeshymnen auf Einzelne sind hier fehl am Platz, genauso wie Kritik. Eine Ausnahme können Mitarbeiter mit Arbeitsjubiläum, Verabschiedungen langjähriger Mitarbeiter oder Begrüßungen neuer Kollegen sein. Halten Sie sich hierbei aber kurz. Die gesamte Rede sollte maximal zwischen fünf und zehn Minuten dauern.
Eine Rede ist umso besser, je humorvoller und emotionaler sie ist. Geht es dem Unternehmen nicht gut, sollte das, was ohnehin alle wissen, nicht totgeschwiegen werden. Sprechen Sie das Thema kurz an und machen Sie Ihrem Personal Mut. Versuchen Sie die Rede mit einem positiven Thema zu beenden. Als Abschluss bietet sich immer ein Ausblick auf das neue Jahr an, der mit der Motivation der Belegschaft verknüpft werden kann.
6. Mitarbeitern auf Augenhöhe begegnen
Als Chef ist es Ihre Aufgabe, auf die Mitarbeiter zuzugehen und sich – wenn möglich – mit jedem zumindest kurz zu unterhalten. Das Schlimmste was Sie machen können, ist nicht zur eigenen Weihnachtsfeier zu erscheinen. Zeigen Sie Präsenz und begegnen Sie Ihren Angestellten auf Augenhöhe. Ein kurzes Gespräch zeigt Ihr Interesse an und Ihren Respekt gegenüber Ihren Mitarbeitern. Dabei darf es gern auch um Privates gehen. Das macht Sie nahbar und führt in Zukunft vielleicht dazu, dass sich Mitarbeiter bei Fragen und Problemen eher an Sie wenden.
7. Seien Sie großzügig
Die Weihnachtsfeier ist der falsche Ort um knauserig zu sein. Wenn Sie schon eine solche Betriebsveranstaltung planen, dann beachten Sie auch den festlichen Rahmen. Kantinenessen kommt genauso schlecht an, wie wenn Ihre Mitarbeiter nach dem Menü die Getränke selbst bezahlen müssen. Wählen Sie lieber einen kleinen Rahmen, aber zeigen Sie sich dort großzügig. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter im Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis darüber berichten, wie ihre Weihnachtsfeier war. In Zeiten von Personalmangel kann diese indirekte Werbung durchaus nützlich sein.
8. Setzen Sie Grenzen
Auch im lockeren Rahmen muss man nicht alles akzeptieren. Beugen Sie Ausschweifungen und Exzessen vor, indem Sie beispielsweise klare Regeln zum Thema Alkohol aussprechen: Bier und Wein werden von Ihnen übernommen, hochprozentige Spirituosen sollten nach Möglichkeit erst gar nicht angeboten werden.
Verhalten sich Mitarbeiter trotzdem unangemessen, sprechen Sie sie noch auf der Weihnachtsfeier unter vier Augen darauf an. Kommt es zu Gewalt oder sexuellen Übergriffen, müssen Sie sofort Konsequenzen ziehen. Schon allein um dem Rest der Belegschaft deutlich zu machen, dass Sie derartiges Verhalten unter keinen Umständen akzeptieren. Schließlich gefährdet es auch den Ruf Ihres Unternehmens.
Unternehmensinterne Weihnachtsfeiern können sehr kostenintensiv ausfallen. Übersteigen die Kosten den Freibetrag von 110 € pro Mitarbeiter, wird Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug kippt. Eine gut durchdachte Budgetplanung ist daher essenziell. Hilfreich ist es, die Kosten pro Mitarbeiter herunterzurechnen. Dadurch lassen sich Veranstalter und deren Leistungen einfacher vergleichen. Beachtet werden sollte aber auch, dass die Weihnachtsfeier der falsche Ort ist, um Geld zu sparen. Als Chef eines Unternehmens sollte man sich im Rahmen einer Weihnachtsfeier großzügig zeigen.
Geschenke sind im Steuerfreibetrag von 110 € pro Mitarbeiter berücksichtigt. Es darf sich dabei allerdings nur um Sachgeschenke handeln, die nicht teurer als 35 € sind. Um der Steuerpflicht entgehen zu können, müssen die Geschenke außerdem im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht werden. Eine Auszahlung in Bar ist steuerfrei nicht möglich; eine Gutscheinkarte wiederum schon.
Mit der Organisation sollten Sie mindestens zwei bis drei Monate im Voraus starten, denn sonst sind die beliebtesten Locations, Catering-Services und Aktivitäten vielleicht schon ausgebucht. Auch gilt: Weihnachtsfeiereinladungen sollten so früh wie möglich verschickt werden. Verläuft die Organisation nach Plan sollten im Idealfall Erstinformationen sechs bis acht Wochen im Voraus („Save the Date“) in den Email-Boxen der Mitarbeiter eingehen. Nach der Reservierung können weitere Informationen zugespielt werden: Datum & genaue Uhrzeit, Location, Ablauf der Veranstaltung, Dauer bzw. Zapfenstreich, Dresscode, Informationen zu Anreise, Übernachtungsmöglichkeiten und dergleichen.
Die Organisatoren einer betrieblichen Weihnachtsfeier müssen sich im Vorfeld darüber im Klaren sein, welche Programmpunkte eingebunden werden sollen. Nicht selten kommt es im Verlaufe des Abends sogar zum Locationwechsel. Grundsätzlich wird ein flexibles Rahmenprogramm empfohlen. Effektiv sind interaktive Programmpunkte, die alle Mitarbeiter involvieren und im besten Fall den Zusammenhalt als Unternehmen stärkt. Denkbar sind beispielsweise das altbekannte Wichteln, ein unternehmensbezogenes Quiz mit Gewinnmöglichkeiten, eine Schnitzeljagd, ein Casinobesuch oder eine Glühweinverkostung – die Möglichkeiten sind grenzenlos. Je größer die soziale Interaktion, desto einprägsamer wird das Event für jeden Einzelnen.
Auch wenn sich Organisatoren für ihre gelungene Weihnachtsfeier verdienterweise auf die Schulter klopfen können, ist die Arbeit noch nicht vollends erledigt. Die Nachbereitung der betrieblichen Weihnachtsfeier ist ein wichtiger Aufgabenpunkt, um die Qualität aller nachfolgenden Festlichkeiten zu sichern und zu verbessern. Die effektivste Methode, um ein authentisches Stimmungsbild unter den Mitarbeitern einzufangen, stellt die anonymisierte Befragung dar. Wichtig ist, dass der Fragebogen auf die wesentlichen Punkte der Weihnachtsfeier (Abendessen, Location, Programmpunkte, Anfahrtsmöglichkeiten usw.) eingeht und Raum für Kommentare der Mitarbeiter zulässt.