8 Tipps, mit denen Ihre Weihnachtsfeier zum Erfolg wird

Wenn sich das Jahr dem Ende neigt, finden in vielen Unternehmen wieder Weihnachtsfeiern statt. Eine gute Gelegenheit, um den Mitarbeitern für die geleistete Arbeit im vergangenen Jahr zu danken und sie für neue Herausforderungen zu motivieren. Vor allem aber ermöglicht das Zusammenkommen sich in ungezwungener Atmosphäre endlich mal besser kennenzulernen. Wir haben einige wertvolle Tipps zusammengefasst, damit auch Ihre Weihnachtsfeier zum Erfolg wird.

Weihnachtsfeier: Fluch oder Segen?

Die Weihnachtsfeier ist geliebt und gefürchtet zugleich. In vielen Unternehmen gehört der Termin zum traditionellen Pflichtprogramm. Oft liefert die Betriebsfeier noch Wochen später Gesprächsstoff. Kollegen aus anderen Abteilungen lernen sich endlich besser kennen und auch die Vorgesetzten werden nahbar. Solange das nicht an zu viel Alkohol liegt, erfüllt die Weihnachtsfeier voll und ganz ihren Zweck.

Belohnung und Dank für das vergangene Jahr

In erster Linie ist die Weihnachtsfeier dazu da, um die Mitarbeiter für ihre gute Arbeit im vergangenen Jahr zu belohnen. Schließlich sind sie Ihre wichtigste Ressource. Gleichzeitig fördert das jährliche Fest das Zusammengehörigkeitsgefühl und ist somit nicht zuletzt eine Maßnahme der Personalführung und Personalentwicklung. Solange Sie es nicht übertreiben, können Sie die seltene Zusammenkunft aller Angestellten auch dafür nutzen, an die Unternehmensphilosophie und die gemeinsamen Unternehmensziele zu erinnern.

Vor allem steht bei der Weihnachtsfeier aber mal das Vergnügen im Mittelpunkt. Mit Ausnahme der kleinen Eröffnungsrede, haben betriebliche Themen hier nichts zu suchen. Als Arbeitgeber gibt Ihnen das die Gelegenheit sich einmal von Ihrer privaten und unterhaltsamen Seite zu zeigen.

Vom gemütlichen Glühweintrinken bis zur großen Weihnachtssause

Die Gestaltungsmöglichkeiten für Weihnachtsfeiern sind schier grenzenlos. Ein Klassiker ist sicherlich das gemütliche Beisammensitzen in einem Restaurant oder in einer Bar. Essen und Getränke gehen dabei auf den Chef. Man kann die Weihnachtsfeier aber auch auf den Weihnachtsmarkt verlegen oder einfach im Büro bleiben und sich das Essen liefern lassen. Letzteres ist vielleicht etwas günstiger, erzeugt aber auch mehr Planungsaufwand.

Je nach Charakter des Teams kann auch eine interaktive Weihnachtsfeier die richtige Wahl sein. Ein Bowlingabend beispielsweise verbindet Aktivität und Kommunikation. Durch das Spiel kommen sich vor allem diejenigen Mitarbeiter schnell näher, die sonst wenig miteinander zu tun haben. Achten Sie bei der Zusammenstellung der Teams deshalb unbedingt darauf, dass sich eben nicht die Abteilungen zusammenrotten, sondern wild durchgemischt wird.

Kommunikation und Spaß stehen im Mittelpunkt

Und dann gibt es noch die Chefs, die keine kleine Weihnachtsfeier planen, sondern einmal im Jahr sprichwörtlich die Puppen tanzen lassen und beinahe eine Weihnachtsshow auf die Beine stellen. Viele Leute, stimmungsvolle Dekoration, riesiges Buffet und abwechslungsreiches Programm. Auch das ist vollkommen in Ordnung. Aber auch hier sollte darauf geachtet werden, dass die soziale Interaktion nicht zu kurz kommt.

Während einer zweistündigen Bühnenaufführung können die Mitarbeiter sich nicht austauschen und kennenlernen. Deshalb sind Konzert- oder Musicalbesuche eher suboptimal. Ein kleines Rahmenprogramm ist bei der Weihnachtsfeier dennoch nicht verkehrt. Es sorgt für Abwechslung, Ruhezeiten und ist das, woran sich die Mitarbeiter auch in ein paar Monaten noch erinnern.

8 Tipps für eine gelungene Weihnachtsfeier

Egal für welches Format Sie sich letztlich entscheiden: Es gibt einige generelle Tipps, die jeder Chef beachten sollte, wenn er eine Weihnachtsfeier organisieren möchte, die für alle Beteiligten zum Erfolg wird.

1. Budgetplanung: Achten Sie auf steuerliche Grenzen

So eine Weihnachtsfeier kann ganz schön ins Geld gehen. Legen Sie deshalb als erstes ein Budget fest, das nicht überschritten werden darf. Auf den Kopf heruntergerechnet lässt sich damit schon ganz gut einschätzen was möglich ist. Außerdem können Sie so sehr einfach Angebote von Veranstaltern einholen und deren Leistungen vergleichen.

2. Die richtige Location finden

Bei der Auswahl der Location und des Rahmens sollten Sie die Zielgruppe berücksichtigen. Die Belegschaft eines Handwerksbetriebs fühlt sich im steifen Gourmettempel vielleicht nicht so wohl wie die Angestellten einer Unternehmensberatung. Trotzdem gilt gerade an Weihnachten: Die gesamte Belegschaft feiert zusammen.

Suchen Sie deshalb frühzeitig nach einer Location, die genügend Platz bietet und reservieren Sie. Alternativ muss auch der Caterer rechtzeitig beauftragt werden. Schließlich sind Sie vor Weihnachten nicht der einzige, der eine Feier ausrichtet. Am besten reservieren Sie nach der Weihnachtsfeier bereits fürs nächste Jahr. Im hektischen Alltag werden solche Dinge schließlich oft vergessen und Weihnachten steht wieder mal überraschend vor der Tür.

3. Einladungen zur Weihnachtsfeier

Das Wichtigste zuerst: Zu einer Weihnachtsfeier werden alle Mitarbeiter eingeladen. Vom Azubi bis zum Werksleiter, vom Produktionshelfer bis zum Vorstandsassistenten. Und natürlich werden alle gleich behandelt.

Damit so viele Mitarbeiter wie möglich erscheinen können, suchen Sie einen Tag aus, der den Meisten terminlich passt. Hier bietet sich oftmals der Freitag an. Die, die von Außerhalb kommen, können gleich bis zur Weihnachtsfeier bleiben und am Samstag können alle ausschlafen. Gut eignet sich auch der letzte Arbeitstag vor den Weihnachtsferien.

Sagen Sie allen Mitarbeitern frühzeitig bescheid. Optimal sind sechs bis acht Wochen im Voraus. Aus der Einladung sollten ein paar Details wie das Datum, die Uhrzeit, die Locations, die ungefähre Dauer und falls notwendig der Dresscode hervorgehen. Damit Sie besser planen können, sollten Sie um Rückmeldung bis zu einem fixen Stichtag bitten.

4. Gestaltung der weihnachtlichen Veranstaltung

Für eine ausgewogene Gestaltung der Weihnachtsfeier bietet sich die Drittelregelung an: Ein Drittel Essen, ein Drittel Programm, ein Drittel Austausch. So wird es weder langweilig, noch kommt ein Aspekt zu kurz.

Programm muss übrigens nichts immer bedeuten, dass jemand auf der Bühne steht und etwas vorführt. Viel effektiver sind interaktive Programmpunkte. Wichteln beispielsweise sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter zwangsläufig mit ihren Kollegen auseinandersetzen müssen und jeder auch noch eine kleine Erinnerung mit nach Hause nimmt.

Alternativ kann auch ein kurzes, humorvolles Quiz veranstaltet werden, bei dem Fragen gestellt werden, die sich auf den Betriebsalltag des vergangenen Jahres beziehen. Wer die Frage richtig beantwortet, bekommt ein kleines Präsent vom Chef. Damit solche Aktionen nicht zu steif und langweilig werden, kommt es hier auf eine kurzweilige Moderation an.

5. Rede halten: nicht zu lang und nicht zu kurz

Auch wenn ansonsten kein Programm vorgesehen ist, sollten Sie die Weihnachtsfeier mit ein paar Worten an Ihre Mitarbeiter offiziell eröffnen. Nutzen Sie die Rede für einen kleinen Jahresrückblick und um der gesamten Belegschaft Ihre Anerkennung und Ihren Dank zum Ausdruck zu bringen.

Lobeshymnen auf Einzelne sind hier fehl am Platz, genauso wie Kritik. Eine Ausnahme können Mitarbeiter mit Arbeitsjubiläum, Verabschiedungen langjähriger Mitarbeiter oder Begrüßungen neuer Kollegen sein. Halten Sie sich hierbei aber kurz. Die gesamte Rede sollte maximal zwischen fünf und zehn Minuten dauern.

Eine Rede ist umso besser, je humorvoller und emotionaler sie ist. Geht es dem Unternehmen nicht gut, sollte das, was ohnehin alle wissen, nicht totgeschwiegen werden. Sprechen Sie das Thema kurz an und machen Sie Ihrem Personal Mut. Versuchen Sie die Rede mit einem positiven Thema zu beenden. Als Abschluss bietet sich immer ein Ausblick auf das neue Jahr an, der mit der Motivation der Belegschaft verknüpft werden kann.

6. Mitarbeitern auf Augenhöhe begegnen

Als Chef ist es Ihre Aufgabe, auf die Mitarbeiter zuzugehen und sich – wenn möglich – mit jedem zumindest kurz zu unterhalten. Das Schlimmste was Sie machen können, ist nicht zur eigenen Weihnachtsfeier zu erscheinen. Zeigen Sie Präsenz und begegnen Sie Ihren Angestellten auf Augenhöhe. Ein kurzes Gespräch zeigt Ihr Interesse an und Ihren Respekt gegenüber Ihren Mitarbeitern. Dabei darf es gern auch um Privates gehen. Das macht Sie nahbar und führt in Zukunft vielleicht dazu, dass sich Mitarbeiter bei Fragen und Problemen eher an Sie wenden.

7. Seien Sie großzügig

Die Weihnachtsfeier ist der falsche Ort um knauserig zu sein. Wenn Sie schon eine solche Betriebsveranstaltung planen, dann beachten Sie auch den festlichen Rahmen. Kantinenessen kommt genauso schlecht an, wie wenn Ihre Mitarbeiter nach dem Menü die Getränke selbst bezahlen müssen. Wählen Sie lieber einen kleinen Rahmen, aber zeigen Sie sich dort großzügig. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter im Familien-, Freundes- und Bekanntenkreis darüber berichten, wie ihre Weihnachtsfeier war. In Zeiten von Personalmangel kann diese indirekte Werbung durchaus nützlich sein.

8. Setzen Sie Grenzen

Auch im lockeren Rahmen muss man nicht alles akzeptieren. Beugen Sie Ausschweifungen und Exzessen vor, indem Sie beispielsweise klare Regeln zum Thema Alkohol aussprechen: Bier und Wein werden von Ihnen übernommen, hochprozentige Spirituosen sollten nach Möglichkeit erst gar nicht angeboten werden.

Verhalten sich Mitarbeiter trotzdem unangemessen, sprechen Sie sie noch auf der Weihnachtsfeier unter vier Augen darauf an. Kommt es zu Gewalt oder sexuellen Übergriffen, müssen Sie sofort Konsequenzen ziehen. Schon allein um dem Rest der Belegschaft deutlich zu machen, dass Sie derartiges Verhalten unter keinen Umständen akzeptieren. Schließlich gefährdet es auch den Ruf Ihres Unternehmens.

Autor. Matthias Koprek