Personalplanung: Definition, Ziele und Beispiele

Die Personalplanung umfasst einen wesentlichen Aufgabenbereich der HR-Abteilung. Personalverantwortliche müssen zukünftige personelle Ereignisse und den Personalbedarf stets im Blick behalten, um langfristig eine erfolgreiche Human-Resources-Strategie zu fahren.

In diesem Artikel lesen Sie Grundsätzliches über die Personalplanung: Welche Teilbereiche umfasst das Feld der Personalplanung, welche Ziele verfolgt die Personalplanung und was sind konkrete Beispiele?

Warum ist Personalplanung ein wichtiger Teil der Unternehmensplanung?

Dass die Zahlen stimmen, ist ohne Frage das Ziel eines jeden Unternehmens: Um die Wettbewerbsfähigkeit und den Umsatz bzw. den Gewinn zu steigern, braucht es eine valide und planvolle Organisation.

Hierbei kommt unter anderem das Personalwesen ins Spiel. Ein Teilgebiet des Personalwesens ist die Personalplanung, die unter Berücksichtigung der Unternehmensinteressen sowie der zur Verfügung stehenden personellen und finanziellen Ressourcen die theoretische Organisation des Personals im Blick behält. Drei Schlagworte mit Personalbezug sind dabei wesentlich:

• Beschaffung: Im Rahmen der Personalplanung geht es darum, ausreichend Arbeitskräfte für die (vakanten) Positionen im Unternehmen zu finden.
• Verwaltung: Auch administrative Aufgaben sind unter dem Begriff der Personalplanung zu verstehen, beispielsweise die Anpassung bestehender Arbeitsverhältnisse und Arbeitsverträge.
• Verteilung: Die ideale Verteilung vorhandener personeller Ressourcen fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich von Personalverantwortlichen.

Das Ziel der Personalplanung ist es, beständig auf dem Laufenden zu bleiben und die Personalanforderungen eines Unternehmens weitestgehend abzudecken.

Der Idealzustand kann sich aber schnell ändern: Bewirbt sich ein Mitarbeiter weg, fallen Beschäftigte krankheitsbedingt längerfristig aus oder wird eine Frau schwanger und geht in Mutterschutz – immer wieder gibt es Änderungen im Personalbestand, auf die trotz sorgfältiger Planung kurzfristig reagiert werden muss.

Das sind die 5 Teilbereiche strategischer Personalplanung

Die langfristige, strategische Personalplanung differenziert sich hingegen in fünf Teilbereiche.

Teilbereich 1: Personalbestandsplanung

Wie bei nahezu jedem strategischen Vorgehen, ist es zunächst notwendig, sich ein Bild vom Status quo zu machen. Genau das ist der erste Schritt der Personalbestandsplanung: Zunächst ermittelt man den Ist-Zustand in puncto HR. Folgende Fragen sind unter anderem zu beantworten:

• Welches Personal steht für welche Stellen zur Verfügung?
• Gibt es ausreichend personelle Ressourcen im Unternehmen?
• Wie sieht der Altersschnitt der Mitarbeiter aus?
• Wie verhält es sich mit der Verteilung der Beschäftigten in verschiedenen Abteilungen?

Im Rahmen der Bestandsplanung rücken bestehende Arbeitsverhältnisse in den Fokus: Das generelle Ziel ist es, sich einen Überblick über die Personalstruktur zu verschaffen. Auf Basis der Erkenntnisse können erste Planungsschritte eingeleitet werden.

Teilbereich 2: Personalbedarfsplanung

Nachdem der personelle Ist-Zustand analysiert wurde, umfasst der nächste Schritt die Ermittlung des Soll-Zustands eines Unternehmens. Hier sollten vor allem langfristige Entwicklungen und die Altersstruktur der Mitarbeiter im Blick behalten werden: Ein Beispiel dafür ist das Ausscheiden erfahrener Kräfte, beispielsweise durch Verrentung.

Solche personellen Veränderungen kann man sehr viel besser vorbereiten als kurzfristige Umbrüche in der Personalstruktur.

Auch ein steigender Personalbedarf, beispielsweise durch eine neue Abteilung oder das Eröffnen einer weiteren Filiale oder Niederlassung, kann gut geplant und durch entsprechende Maßnahmen vorbereitet werden. Wie bereits beschrieben, erfordern kurzfristige Veränderungen eine schnelle Reaktion, die in der Literatur auch hin und wieder „Personalveränderungsplanung“ genannt wird.

Mit welchen Maßnahmen sich die Personalkosten senken lassen, lesen sie in diesem Artikel: Personalkosten senken: 6 Maßnahmen ohne Kündigung

Teilbereich 3: Personalentwicklung

Auch die Personalentwicklung wird als Teilbereich der Personalplanung wahrgenommen. Nachdem der personelle Ist- und der Soll-Zustand ermittelt wurden, müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Fehlt es beispielsweise an Fach- oder Führungskräften, geht es an die Personalentwicklung. In Kooperation mit den Fachabteilungen werden mögliche Kandidaten ausgewählt, die über die entsprechende fachliche und persönliche Eignung verfügen, personalentwicklungstechnische Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählen:

• Weiterbildungen
• Schulungen und Zertifikatslehrgänge
• Aufbaustudium

Ziel der Personalentwicklung ist es, die Aus- und Weiterbildung des Stammpersonals zu forcieren, um ein fachlich gut aufgestelltes Team im Rücken zu haben. Ein nicht zu vernachlässigender Nebeneffekt: Personalentwicklungsmaßnahmen drücken dem Personal gegenüber Wertschätzung aus, denn schließlich werden Zeit und Geld in die Person „investiert“, was wiederum positive Effekte auf die Motivation der Mitarbeiter hat.

Teilbereich 4: Personalbeschaffung

Nach der Bestandsaufnahme und der Personalbedarfsermittlung geht es schließlich darum, Defizite in der Personalstruktur zu verringern bzw. zu eliminieren. Das bedeutet: Gibt es nicht genügend Personal für zur Verfügung stehende Stellen, sind neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Sinnvoll ist es jetzt abzuwägen: Sind die vakanten Stellen bzw. frei werdenden Positionen intern – also mit Mitarbeitern aus dem eigenen Betrieb – zu besetzen? Dann handelt es sich um die interne Personalbeschaffung. Ist es notwendig neue Kräfte von außen in das Unternehmen zu holen, ist von externer Personalbeschaffung bzw. Recruiting die Rede.

Hieran schließen sich weitere Maßnahmen an: Stellenanforderungen definieren, Stellenbeschreibung und -ausschreibung anfertigen und den Bewerbungsprozess managen.

Teilbereich 5: Personalfreisetzungsplanung

Unter Umständen muss auch über die Personalfreisetzung nachgedacht werden – auch das ist ein Bestandteil der Personalplanung. Hierbei geht es darum, mit Personalüberschuss adäquat umzugehen. Das muss bei Weitem nicht gleich in Kündigungen resultieren.

Zur Personalfreisetzung gehört auch, Stellen nach einer Verrentung nicht wieder neu zu besetzen oder nach einer mitarbeiterseitigen Kündigung Positionen nicht wieder neu auszuschreiben. Auch Positionswechsel innerhalb des Unternehmens oder Arbeitszeitänderungen können dazu beitragen, Personalüberschuss zu regulieren.

Führt man eine nachhaltige Personalbedarfsplanung durch, so vermeidet man das Risiko einer Personalfreisetzung – vorausgesetzt, es gibt keine konjunkturellen Schwankungen oder anderweitige wirtschaftliche Gründe, die Unternehmen zu Kosteneinsparungen zwingen.

Mit welchen Aufgaben sich die Personaleinsatzplanung beschäftigt, lesen sie dazu auch diesen Artikel: Wie eine kluge Personaleinsatzplanung die Effizienz im Unternehmen erhöht

Mitspracherecht bei der Personalplanung: Betriebsrat ins Boot holen

Entsprechend § 92 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) müssen Unternehmen den Betriebsrat bei der Personalplanung informieren und ggf. auch mitreden lassen. Wörtlich heißt es im Gesetzestext:

„Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen […] umfassend zu unterrichten. Er hat mit dem Betriebsrat über Art und Umfang der erforderlichen Maßnahmen und über die Vermeidung von Härten zu beraten.“

Das ist gerade bei externer Personalbeschaffung von großer Relevanz: Unter Umständen könnte der Betriebsrat darauf beharren, vakante Stellen zunächst intern zu besetzen, anstatt neue Ressourcen von außen in das Unternehmen zu holen.

Mitreden darf der Betriebsrat in puncto Personalstruktur übrigens nicht nur in qualitativer Hinsicht, sondern auch in quantitativer Hinsicht. Das hat in erster Linie das Ziel, willkürliche oder unbegründete Entlassungen bzw. Neueinstellungen (beispielsweise, um Lohn-Dumping zu betreiben) zu vermeiden.

Für die Personalplanung ist nicht nur das Betriebsverfassungsgesetz relevant, sondern selbstredend auch Arbeitszeit- sowie Arbeitsschutzgesetze und der Kündigungsschutz. Diese gesetzlichen Vorgaben geben einen Rahmen, der bei der Personalplanungsstrategie unbedingt zu beachten ist. Gleichzeitig müssen auch die Unternehmensinteressen im Fokus behalten werden.

Neben der Wirtschaftlichkeit steht gerade in Deutschland zudem die soziale Komponente im Vordergrund: Bestimmten Gruppen, wie Schwangeren und Behinderten, muss bei der Personalbedarfsplanung besondere Beachtung geschenkt werden, denn mitunter sind hier bestimmte Vorgaben einzuhalten.

10 Tipps für eine bessere Personalplanung

Viele Unternehmen beschränken sich darauf, neue Mitarbeiter zu suchen, wenn aktuell Bedarf besteht und Vakanzen neu zu besetzen sind. Doch dieses Modell der Personalplanung ist reaktiv. Wenn eine Position offen ist, besteht bereits konkreter Bedarf. Damit hätte die Nichtbesetzung der Stelle möglicherweise einen negativen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens.

Dabei wird vor allem eine Herausforderung deutlich. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Bewerber mit dem perfekten Profil zum genau richtigen Zeitpunkt auf die richtige Stelle bewirbt, ist denkbar gering. Sinnvoller ist es, vorausschauend zu planen. Wir stellen Ihnen dazu zehn nützliche Tipps vor.

1. Wissensmanagement

Worum geht es? Wenn Sie wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten bereits im Unternehmen tätig sind, wird schnell klar, welche Kompetenzen noch fehlen. Dies ist ein wesentlicher Punkt der Personalplanung. Es geht also um eine detaillierte Analyse, in welchen Unternehmensbereichen womöglich noch gute Mitarbeiter fehlen. Dabei hilft ein Kompetenzprofil der Mitarbeiter.

2. Evaluation der erforderlichen Kompetenzen

Wenn Sie nun den Ist-Zustand kennen, brauchen Sie jetzt noch den Soll-Zustand. Das bedeutet: Definieren Sie Ihre Geschäftsziele, die Sie mit Ihren Mitarbeitern erreichen möchten. Welche Kompetenzen brauchen die Mitarbeiter dazu? Hierbei hilft eine Evaluation des aktuellen Arbeitsaufkommens sowie der Auftragslage. Außerdem sollten Sie die Teamauslastung der einzelnen Bereiche kennen.

3. Strategische Planung von Maßnahmen

Nun kommt es weiter darauf an, erforderliche Maßnahmen festzulegen und zu planen. Dazu gehört die Erstellung von Anforderungsprofilen basierend auf den notwendigen Kompetenzen, außerdem die Einführung einer geeigneten Strategie zur Rekrutierung. Dazu gehören dann nicht nur Stellenausschreibungen, sondern auch Stichworte wie Active Sourcing, Social Media Recruiting und das Prinzip Mitarbeiter werben Mitarbeiter. Machen Sie auf Karriereseiten deutlich, dass Sie unabhängig von den aktuellen Ausschreibungen Interesse an Kontakten mit potenziellen Bewerbern haben.

4. Talent Management

Nachdem Sie nun Kontakt mit potenziellen neuen Mitarbeitern haben, können Sie einen Talent Pool anliegen. Darin können Sie abgelehnte, aber dennoch vielversprechende Kandidaten und sonstige Interessenten aufnehmen. Dazu ist eine Strategie zur Kommunikation notwendig, um die Bewerber an Ihr Unternehmen zu binden. Halten Sie das Interesse der Bewerber hoch und informieren Sie sie mit Newsletters, Updates und ähnlichem.

5. Mehr Mut bei der Personalplanung

Die Personalabteilungen, die eine strategische Personalplanung umsetzen, sind langfristig erfolgreicher bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter und leisten so einen wichtigen Wertbeitrag für das Unternehmen. Die Umsetzung erfordert jedoch Mut, Zeitaufwand und Investitionen. Daher brauchen Personaler hier gute Argumente gegenüber der Geschäftsführung.

Tatsächlich ist unter Experten schon seit vielen Jahren der Nutzen dieser Maßnahmen bekannt. Aber sie sind auch mit Risikobereitschaft und Mut verbunden. Zukunftsorientierte Unternehmen jedoch wissen genau, wie wichtig die Mitarbeiter sind. So stärkt eine effektive Personalplanung auch die Bindung der neuen Mitarbeiter an das Unternehmen.

6. Miteinander reden

Was banal klingt, ist jedoch existenziell. Denn Kommunikation spielt im Unternehmen eine wichtige Rolle. Erfolgreiche Personaler gehen daher auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ein. Wenn Sie die Mitarbeiter kennen, wissen Sie auch über deren Stärken und Schwächen Bescheid. Ein Team besteht aus mehreren Menschen. Und wer die Menschen kennt, mit ihnen redet, kann sie richtig einschätzen und mit geeigneten Aufgaben betrauen.

So kann man berücksichtigen, dass ein Morgenmuffel vielleicht nicht jede Frühschicht übernehmen muss. Ein technisch begabter und versierter Mitarbeiter wird im Bereich Marketing sehr wahrscheinlich wenig glücklich und erfolgreich sein.

7. Immer flexibel bleiben

Zu den Aufgaben der Personalplanung gehört letztlich auch, langfristig zu planen, damit die Mitarbeiter zufrieden sind. So hat sich die langfristige Planung bewährt. Schließlich weiß jeder gern im Voraus, wie die Arbeit verteilt wird, wann frei ist und ähnliches. Dabei sollten Sie dennoch flexibel in der Planung bleiben, damit Sie auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren können. Die Mitarbeiter bleiben so motiviert und zufrieden.

8. Bloß kein Stillstand

Dienstpläne sind natürlich wichtig und geben die nötige Struktur und Ordnung. Doch sie sind auch nicht in Stein gemeißelt. Das heißt, dass Dienstpläne auch flexibel ergänzt oder verändert werden können müssen. Damit auch die Mitarbeiter Zugriff haben, bietet sich eine mobile Lösung an. Das schafft einen schnelleren Überblick und die Mitarbeiter können flexibel reagieren. Mit einer Online-Lösung finden die Kollegen bei Ausfällen schnell Ersatz, ohne lange Mails schreiben oder telefonieren zu müssen.

9. Mehr Mitsprache für die Mitarbeiter

Wenn Sie den Mitarbeitern einen Dienstplan vor die Nase halten, kann das zu Unstimmigkeiten und Unmut führen. Denn der eine oder andere rechnet mit bestimmten freien Tagen oder bestimmten Schichten. Wenn jedoch im Vorfeld jeder Mitarbeiter einige Wünsche einbringen kann, können Sie versuchen, möglichst viele Wünsche zu berücksichtigen.

So vermeiden Sie ständiges Tauschen und ähnliches. Gerade mit Online-Lösungen können die Mitarbeiter bestimmte Wunschtermine und ähnliches eintragen. Das erspart viel Ärger und Frust und sorgt für Motivation und Engagement bei den Mitarbeitern.

10. Bleiben Sie transparent

Was in aller Welt meinen wir nun mit Transparenz bei der Personalplanung? Ganz einfach: Machen Sie den Mitarbeitern Ihre Entscheidungen und Planungen zugänglich. Die Mitarbeiter sollten wissen, woran sie sind und was auf sie zukommt. Auch hier kann ein Online-Dienstplan eine Hilfe sein. Wenn die Mitarbeiter Einblick bekommen, können sie auch Verständnis für Sie, Ihre Entscheidungen und Planungen aufbringen.

So ziehen Sie alle an einem Strang, denn von Zeit zu Zeit gibt es einfach Sachzwänge, die vielleicht auch eine weniger attraktive Planung notwendig machen. Zudem ermöglichen Sie so den Mitarbeitern mehr Planungssicherheit, mehr Spielraum für individuelle Wünsche und gehen mit mehr Motivation an die Arbeit.