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Qualitative und quantitative Personalbestandsplanung – wichtig für Unternehmen

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Personalbestandsplanung

Sowohl für HR-Abteilungen als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht des Gesamtunternehmens, ist eine professionelle Personalplanung einer der wichtigsten Bausteine zum Aufbau und zur Sicherung eines zukunftsorientierten und erfolgreichen Unternehmens. Dies gilt besonders in Zeiten des Fachkräftemangels, in denen es für Betriebe mit einem großen Aufwand und beträchtlichen Kosten verbunden ist, passende und qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig an den eigenen Betrieb zu binden. Auch die Digitalisierung und die damit verbundene, notwendigerweise höhere Qualifikation macht es nicht einfacher, die richtigen Talente und Facharbeiter zu rekrutieren.

Eine Personalbestandsplanung sollte man realistisch in Angriff nehmen

Eine sinnvolle und realistische Personalbestandsplanung und eine nachgeordnete Personalbedarfsplanung stellt daher die Grundlage für eine nachhaltige Personalstrategie für die nächste Planungsperiode im Unternehmen dar. Eine stringente Personalbestandsplanung hat dabei den Zweck, den Istzustand in Bezug auf das im Unternehmen vorhandene Personal festzustellen. Im nächsten Schritt kann auf Basis der ermittelten Zahlen der zukünftige Personalbedarf effektiver eingeschätzt werden. Sind alle Planstellen letztlich mit qualifizierten Mitarbeitern besetzt und wurde die Mitarbeiteranzahl in der Personalbedarfsplanung faktenorientiert kalkuliert, dann ist es möglich, die Umsatz- oder Ertragsziele innerhalb des gesteckten Zeitplanes abzuarbeiten. Auch können die Beschäftigten daran mitwirken, neue innovative Ansätze im Unternehmen zu etablieren und so die Weichen für Wachstum und Expansion stellen.

Auf der anderen Seite geraten Betriebe in beträchtliche Probleme, wenn wichtige Positionen im Unternehmen aufgrund einer fehlerhaften Personalbestandsplanung nicht besetzt sind. Dies betrifft nicht nur die Stellen von Führungskräften, sondern vor allem auch die Posten gut ausgebildeter und erfahrener Fachkräfte, die nicht kurzfristig durch Mitarbeiter in Arbeitnehmerüberlassung zu belegen oder durch Versetzungen innerhalb der eigenen Strukturen zu beheben sind. Somit kann durch eine indifferente Personalplanung oder durch unvorhergesehene Mitarbeiterfluktuation, Krankheitsfällen sowie Fehlzeiten unweigerlich eine Schieflage entstehen, die sich auf die Zielerreichung des Betriebes auswirkt.

Fragen die Sie sich zur Personalbestandsplanung stellen sollten

Die folgenden Fragen und deren objektive und zielgerichtete Beantwortung ist daher für jedes Unternehmen essenziell:

  • Wer ist im Unternehmen zuständig für die Personalplanung?
  • Wie berechne ich den Personalbestand?
  • Was sind die wichtigsten Aspekte der Personalplanung?
  • Warum ist gute Personalplanung wichtig?

Wer ist im Unternehmen zuständig für die Personalplanung

Der Personalabteilung fällt in Bezug auf die Personalplanung eine wichtige Rolle zu. Personaler sind zusammen mit den Fachabteilungen und dem Controlling im Unternehmen dafür zuständig, fortwährend einen Komplett-Überblick über den Personalbestand zu haben. Dies versetzt Personalverantwortliche in die Lage, bei einem Notstand im Mitarbeiterbereich schnell reagieren und im Rahmen der Personalbeschaffung neue Mitarbeiter rekrutieren zu können. Auch steht es in ihrer Verantwortung, bei einem Überangebot an Beschäftigten durch eine effektive Personalfreisetzungsplanung eine Äquivalenz zwischen Personalbestand und Auftragslage zu schaffen.

Es liegt auf der Hand, dass Personaler nicht allein in der Lage sind, die vielfältigen Kennzahlen und den Personalbedarf überblicken zu können. Da die Personalplanung ein Teil der übergeordneten Unternehmensplanung ist, ist dies vor allem die Aufgabe der Unternehmensleitung und der Führungskräfte im Betrieb. In Zusammenarbeit mit dem Controlling bestimmen sie in umfangreichen Zielfindungs- und Zielvereinbarungsgesprächen, welche Umsatzkennzahlen das Unternehmen in der nächsten Planungsperiode erreichen muss. Zudem erarbeiten Sie auch nachvollziehbare Maßnahmen, die eine Zielerreichung sicherstellen.

Schematische Unternehmensplanung auf Parameter stützen

Eine professionelle Unternehmensplanung läuft schematisch ab und berücksichtigt neben allen innerbetrieblichen Parametern die nationalen oder internationalen Rahmenbedingungen, das Mitbewerberumfeld und die Innovationskraft im Unternehmen. Aus der Zielvereinbarung mit einzelnen Unternehmensbereichen entsteht das Gesamtbild der Unternehmensplanung. Im Controlling werden zusätzlich die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen berechnet, die sich in Bezug auf den Ertrag und die Entwicklung der Gesamtkosten ergeben. Letztlich wird eine Unternehmensplanung verabschiedet, die für jede Fachabteilung eine Zielvereinbarung darstellt. Diese kann mitarbeiterbezogen in individuelle Zielabschlüsse eingeteilt werden.

Sind diese einzelnen Kennzahlen der Unternehmensplanung exakt festgelegt und verabschiedet, kann eine Projektion in Bezug auf die Personalplanung erstellt werden. Diese bestimmt eindeutig, wie viele Planstellen notwendig sind, um die vereinbarten Unternehmensziele zu erreichen. Personaler besitzen in diesem Zusammenhang das Know-how und die Erfahrung, die einzelnen Phasen der Personalplanung zu koordinieren. Sie können effektive Schritte unternehmen, um auch unterjährig bei Planabweichungen in Bezug auf den Personalbestand effektiv gegensteuern zu können.

Wie berechne ich den Personalbestand?

Eine professionelle Personalbestandsplanung ermittelt zunächst immer den derzeitigen Istzustand des Personalbestands. Die Kalkulation untersucht im Folgenden den zukünftigen Personalbedarf für eine definierte Planungsperiode. Um eine sachliche und nachvollziehbare Bestandsermittlung des Istzustandes zu gewährleisten, sollte bei der Berechnung vor allem in zwei Kategorien unterschieden werden:

Kategorie Ausprägung
Qualitative Personalbestandsplanung Welche Fähigkeiten und Qualifikationen werden in der definierten Planungsperiode benötigt?
Quantitative Personalbestandsplanung Wie viele Mitarbeiter werden für die Erreichung der Ziele der definierten Planungsperiode benötigt?

 

Die qualitative Personalbestandsplanung

Die qualitative Personalbestandsplanung stellt den wichtigsten Aspekt einer effektiven Personalplanung dar. Dies kann deshalb gesagt werden, da die innerbetrieblichen Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter entscheidend dafür sind, die definierten Ziele im Unternehmen zu erreichen. Durch die Digitalisierung, innovative branchenspezifische Entwicklungsprozesse und durch globale wirtschaftliche Rahmenbedingungen wird sowohl von der Unternehmensleitung wie auch von der Belegschaft eine hohe Flexibilität erwartet. Eine qualitative Personalbestandsplanung errechnet daher immer das derzeitige Qualifikationslevel und gibt einen Ausblick darauf, welche Eigenschaften, Befähigungen und welches Kenntnis-Level notwendig sind, um auch in der zukünftigen Planungsperiode die anvisierten Ziele zu erreichen.

Bei der Erfassung der derzeit vorhandenen, internen Fähigkeiten im Unternehmen kommt es darauf an, detailliert alle Parameter zu erfassen und auch Einzelheiten und Teilaspekte einzubeziehen. Es kann dabei auch nach physischen und psychischen Eignungen sowie nach sozialer Kompetenz unterschieden werden. Die jährlichen Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen unterstützen Personaler dabei, die aktuellen Bestandsstrukturen objektiv darzustellen.

Nachdem der Istzustand detailliert bestimmt wurde, wird unter Einbeziehung der vereinbarten Zielvorgaben das zukünftig notwendige betriebsinterne Qualitätslevel festgelegt. Diese Phase, die auch als Personalbedarfsplanung bezeichnet wird, verschmilzt in der Praxis mit der Personalbestandsplanung. Für bestmögliche Ergebnisse nutzen Personalverantwortliche alle verfügbaren Informationen und Planungen der Fachabteilungen.

Beispiel: Im Rahmen der Digitalisierung wird in Ihrem Unternehmen im nächsten Jahr ein innovatives Softwareprogramm eingeführt, dass von einem Großteil der Beschäftigten in der Fertigung sowie in der Verwaltung eingesetzt werden soll. Ziel ist es, Synergien aufzuzeigen und zu nutzen und Administration abzubauen. Aufgrund interner Umfragen und nach Erstellung der qualitativen Personalbestandsplanung wissen Sie bereits, dass knapp 60 % aller Betriebsangehörigen bisher keine oder nur wenig Erfahrung mit derartigen Softwareprogrammen mitbringen.

Es ist daher im Rahmen der qualitativen Personalbestandsplanung sehr wichtig, geeignete Maßnahmen abzuleiten, die die Kompetenzen in Bezug auf die Softwarenutzung im Unternehmen nachhaltig verbessern. Die HR-Abteilung kann in diesem Zusammenhang mit den Führungskräften dafür sorgen, ausreichend Zeit für Schulungen und die notwendige innerbetriebliche Ausbildung einzuplanen. Mit dieser Vorgehensweise wird es möglich sein, individuelle Fähigkeiten bei Mitarbeitern aufzubauen und so den Erfolg der Digitalisierung des Betriebes positiv zu unterstützen.

Zur qualitativen Personalbestandsplanung sind folgende Punkte zu beachten

Bei einer qualitativen Personalbestands- und Bedarfsplanung für die zukünftige Planungsperiode müssen daher vor allem folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche Kompetenzen sind für das Erreichen von Zielen notwendig und welche Fähigkeiten werden innerbetrieblich in der nächsten Planungsperiode benötigt?
  • Welche Aufgabenbereiche müssen aufgrund von Innovationen ersetzt werden und welches Know-how wird daher nicht mehr benötigt?
  • Gibt es Möglichkeiten, Mitarbeiter intern und extern zu qualifizieren?
  • Müssen Mitarbeiter eingestellt werden, um an Schnittstellen eine höhere Qualifikation sicherzustellen?
  • Müssen Angestellte versetzt oder entlassen werden, da sie die notwendige Qualifikation nicht mitbringen und eine kurzfristige und zielführende Schulung nicht sichergestellt werden kann?
  • Ist das Outsourcing von Spezialaufgaben kurz- oder langfristig notwendig?
  • Wie und in welchem Arbeitsbereich kann jeder Mitarbeiter aufgrund seiner Fähigkeiten optimal eingesetzt werden?

Der aufwendige Prozess lohnt sich für Unternehmen

Die Beantwortung der aufgeführten Fragen ist ein mühsamer und arbeitsaufwendiger Prozess, der intensiv und gründlich bearbeitet werden muss. Daher macht es Sinn, ausreichend Zeit zu veranschlagen, um im Rahmen dieser Planung sehr detailliert zu überprüfen, welche Eigenschaften, Qualifikationen und welches fachliche Know-how notwendig sind, um die Unternehmensziele künftig zu erreichen. Personaler sollten zusätzlich die Chance nutzen, Führungskräfte und Fachabteilungen proaktiv in den Prozess oder einzelne Sequenzen einzubinden, um eine optimale qualitative Personalbestandsplanung zu garantieren.

Neben den Informationen aus den einzelnen Arbeitsbereichen orientierten sich erfolgreiche Mitarbeiter der Abteilung Human Resources bei der qualitativen Personalbestandsplanung darauf, die zukünftig benötigten Qualifikationen und Anforderungen mit den bestehenden Stellenbeschreibungen abzugleichen. Damit auch dieser Teil des Gesamtprozesses zielführend abläuft, ist es unabdingbar, dass alle Stellenbeschreibungen im Unternehmen in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Diese Tätigkeit fällt ebenso in den Aufgabenbereich von Personalern. Werden die Stellenbeschreibungen regelmäßig aktualisiert und an die zukünftigen Anforderungen angepasst, wird der Prozess der qualitativen Personalbestandsplanung noch effektiver, schneller und zielführender durchgeführt werden können.

Tipp: Durch den Aufbau eines Stellenbündels können Sie bestehende Tätigkeitsbereiche im Rahmen der qualitativen Personalbestandsplanung einwandfrei überblicken und Stellenbeschreibungen rasch und mit weniger Arbeitsaufwand konkretisieren. Stellenbündel geben Auskunft über die wichtigsten Pflichten und Tätigkeiten ähnlicher Positionen und informieren Personaler und Führungskräfte über die fachlichen und persönlichen Kriterien von gleich gelagerten Stellen.

So könnten zum Beispiel die Aufgaben, Tätigkeiten und Rollenbeschreibungen aller Vertriebsmitarbeiter in einem Stellenbündel zusammengefasst werden. Mit einem gezielten Update des gesamten Stellenbündels für Außendienstler vor den jährlichen Mitarbeitergesprächen sparen Sie viel Zeit und Kosten, die bei einer individuellen Aktualisierung anfallen würden. Stellenbündel tragen damit eindeutig zur Effektivitätssteigerung im Unternehmen bei.

Die quantitative Personalbestandsplanung

Die quantitative Personalbestandsplanung befasst sich dagegen mit der numerischen Anzahl des Personals eines Unternehmens und bezieht dabei sowohl die aktuelle Situation als auch eine Zukunftsprojektion mit ein. Anhand des quantitativen Istzustandes und aller Kennzahlen, die sich mit den geplanten und ungeplanten Zu- und Abgängen beschäftigen, kann der künftige Planzustand berechnet werden. Die Prognose über den kommenden Personalbestand stellt eine wichtige Grundlage für die weitere Personalbedarfsrechnung im Unternehmen dar.

Es ist dabei für Personaler nicht einfach, ungeplante Abgänge im Vorhinein konkret abzubilden. Mitarbeiterverluste im Unternehmen entstehen zum Beispiel aufgrund von Eigenkündigungen, Berufsunfähigkeit von Angestellten oder selten auch aufgrund von Todesfällen. Diese Zahlen sind nicht vorhersehbar und können daher nur statistisch, aufgrund von Vergleichszahlen der Vorjahre, abgeschätzt werden. Die geplanten Abgänge, die in Betrieben in jedem Jahr aufgrund von Verrentung, Mutterschutz oder betriebsbedingten Kündigungen zustande kommen, können dagegen viel besser und genauer vorab berechnet werden.

Beispiel: Ihr Unternehmen besteht derzeit aus 125 Angestellten, inklusive der Beschäftigten in Arbeitnehmerüberlassung. Aus der Unternehmensplanung wird ersichtlich, dass man zur Erreichung der Ziele zusätzlich 7 weitere Mitarbeiter benötigt. Der Personalbedarf beträgt in diesem Fall rechnerisch 132 Mitarbeiter. In der quantitativen Personalbestandsplanung für die kommende Planungsperiode stellen Sie die folgende Berechnung auf:

Planung Anzahl Ausprägung
IST- Zustand 120 bestehende Mitarbeiter
Reservebedarf 5 Mitarbeiter, die man generell aufgrund von Urlaub und Krankheit zusätzlich benötigt
Ungeplante Abgänge -5 Statistischer Wert der letzten 10 Jahre: 4 Eigenkündigungen und 1 berufsunfähiger Mitarbeiter
Prognose 120 Mitarbeiter
Geplante Zugänge +7 Zusätzlich benötigte Mitarbeiter
Geplante Abgänge -3 Verrentung von 3 Angestellten
PLAN-Zustand 124 Mitarbeiter
Differenz zum PLAN 132 8 Mitarbeiter, sind zusätzlich einzustellen 

 

Verschiedene Möglichkeiten der Personalbestandsplanung

Anhand des Beispiels ist ersichtlich, dass aufgrund der ungeplanten und angekündigten Abgänge, zu den bereits 7 Neueinstellungen noch 8 weitere Mitarbeiter zu rekrutieren sind. Dies bedeutet, dass Sie zur Erreichung der Unternehmensziele 15 zusätzliche Beschäftigte benötigen. Derzeit besteht in der Personalplanung eine Unterdeckung mit Angestellten, die ausgeglichen werden muss, um eine Zielerreichung zu gewährleisten. Um einen Personalbestand von 132 Mitarbeitern zu Beginn der Planungsperiode zu garantieren, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Recruiting von neuen Mitarbeitern in Festanstellung oder Arbeitnehmerüberlassung
  • Kompensation von Teilen der Unterdeckung durch Überstunden
  • Versetzung von Mitarbeitern aus anderen Firmenstandorten
  • Outsourcing von Aufgabenbereichen, falls nicht genug Fachkräfte eingestellt werden können.

Im Umkehrschluss können Sie bei einer quantitativen Personalbestandsplanung, die eine Überdeckung und Mitarbeitern ergibt, unter anderem die folgenden Maßnahmen im Betrieb umsetzen:

  • Entlassungen durch betriebsbedingte Kündigungen oder Sozialplan
  • Früh-Pensionierungen und Altersteilzeitregelungen
  • Versetzung von Mitarbeitern in andere Firmenstandorte
  • Innovative Arbeitszeitmodelle und Erweiterung der Produktionskapazitäten

Qualitative und quantitative Personalbestandsplanung als wichtigste Aufgabe

Die qualitative und quantitative Personalbestandsplanung stellt zusammengefasst eine sehr entscheidende und für das Unternehmen bestandssichernde Aufgabe der Personalabteilung dar. Durch eine professionelle Aufbereitung der Stellenbeschreibungen im Unternehmen und durch das Zusammenfassen von gleichartigen Tätigkeiten in Stellenbündeln legen HR-Abteilungen eine gute Grundlage für eine effektive Personalbestandsplanung. Diese wird durch eine qualitative und quantitative Bestimmung des Istzustandes und einen Ausblick auf die Anforderungen der kommenden Planungsperiode professionalisiert.

Entscheidend für den Erfolg aller Kalkulationen ist eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit und ein zielgerichteter Informationsaustausch zwischen Personalern, Führungskräften und der Unternehmensleitung. Gehen Betriebe bei der Personalbestandsplanung kompetent und sachkundig vor, so sind die Ergebnisse und deren Umsetzung entscheidend für eine erfolgreiche Ausrichtung des Unternehmens in Bezug auf die Personalstärke und die Qualifikation der Mitarbeiter.

Was sind die wichtigsten Aspekte der Personalplanung?

Eine effektive Personalplanung kann in verschiedene Aufgabenbereiche unterteilt werden. Ziel der innerbetrieblichen Personalplanung ist dabei immer die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und das Erreichen der Unternehmensziele.

Kommt der Personalplanung von Seiten der Unternehmensleitung ein hoher Stellenwert zu, so wird dies dazu führen, dass durch fortwährende Optimierung und zielgerichtete Planung eine ideale Anzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Betrieb tätig ist. Diese Ausgewogenheit führt dazu, dass man alle Aufgaben und Herausforderungen im Betrieb professionell bearbeiten kann. Durch eine exzellente Personalplanung reduziert man kostenintensive Überstunden und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert sich. Dies hat gleichzeitig sehr positive Auswirkungen auf das Employer Branding und bietet die Möglichkeit, auch in Zeiten des Fachkräftemangels die besten Talente und Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Im Wesentlichen kann man 4 Aufgabenbereiche unter dem Oberbegriff Personalplanung unterscheiden, die man in der HR-Abteilung bearbeitet:

Aufgabenbereich Ausprägung
Personalbestandsplanung Ermitteln des Istzustandes und Personalplanung anhand quantitativer und qualitativer Informationen für eine definierte Planungsperiode
Personalbedarfsplanung Basiert auf der quantitativen und qualitativen Personalbestandsplanung und ermittelt exakt den Bedarf neuer Mitarbeiter und die benötigten Qualifikationen im Unternehmen. Verschmilzt im betrieblichen Alltag mit der Personalbestandsplanung
Personalentwicklung Folgt auf die zielgerichtete Personalbestands- und Bedarfsplanung und beschreibt, welche internen und externen Qualifizierungsmaßnahmen im Betrieb notwendig sind
Personalbeschaffung oder Personalfreisetzung Folgt ebenfalls auch die Personalbestands- und Bedarfsplanung. Bei einer Unterdeckung mit Personal sind zusätzliche Mitarbeiter zu rekrutieren. Bei einer Überversorgung sind Stellenabbau, Frühverrentungen oder andere Maßnahmen sinnvoll und betriebswirtschaftlich notwendig.

 

Warum ist eine gute Personalplanung wichtig?

Eine kompetente und faktenorientierte Personalplanung sollte für Unternehmen die höchste Priorität haben. Ist dies der Fall, dann ist sichergestellt, dass sowohl weltweit agierende Konzerne wie auch kleine und mittelständische Betriebe den Anforderungen der Globalisierung und den fortwährenden Veränderungen von Märkten durch ausreichend qualifiziertes Personal gerecht werden können.

Eine gute Personalplanung hat einen großen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Zudem wird auch die Produktivität und die Effizienz des Betriebes gestärkt. Besteht eine Unterversorgung mit Personal kann man Aufträge nicht zeit- oder fachgerecht bearbeiten. Dies kann das Image eines Unternehmens entscheidend beschädigen und dazu führen, dass Partnerunternehmen kurz- oder mittelfristig andere Lieferanten bevorzugen.

Wer keine Personalplanung unternimmt hat Einbußen

Langfristig bedeutet dies für ein Unternehmen nicht nur eine wirtschaftliche Schieflage und Umsatzeinbußen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit hängt eng mit einem optimalen Beschäftigtenschlüssel zusammen. Geht die Wettbewerbsfähigkeit aufgrund einer oberflächlichen Personalplanung teilweise verloren, kann dies eine hohe innerbetriebliche Fluktuation in Gang setzen, die in Zeiten des Fachkräftemangels doppelt negative Auswirkungen hat, da man auch das Employer Branding dadurch negativ besetzt.

Eine regelmäßige und professionelle Planung und Durchführung der Personalbestandsplanung und der darauf folgenden Personalbedarfsplanung sichert die Handlungsfähigkeit des Unternehmens. Sie  unterstützt Personaler dabei, sowohl bei der operativen als auch der strategischen Personalplanung stets auf valide Fakten zurückgreifen zu können. So ist es möglich, als Unternehmen effektiv auf verändernde Rahmenbedingungen und Auftragsschwankungen zu reagieren.

Gleichzeitig kann die Mitarbeitermotivation durch Verlässlichkeit, Glaubwürdigkeit und eine vorausschauende Kommunikation nachhaltig gefördert werden. Gehen Personaler und HR-Abteilungen so vor, haben sie einen entscheidenden Anteil an der kompetenten Umsetzung der Unternehmensplanung und unterstützen durch eine sorgfältige und vorausschauende Kalkulation des Personalbestandes den langfristigen Gesamterfolg des Unternehmens.

Autor: Torsten Niermann

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