Die Suche nach geeigneten Mitarbeitern stellt für jedes Unternehmen eine der wichtigsten Zukunftsinvestition dar. Ohne motiviertes Personal kann kein Betrieb in Zeiten der Globalisierung langfristig existieren und expandieren.
Die Suche nach geeigneten Mitarbeitern stellt für jedes Unternehmen eine der wichtigsten Zukunftsinvestition dar. Ohne motiviertes Personal kann kein Betrieb in Zeiten der Globalisierung langfristig existieren und expandieren. Die Kosten für die Suche nach qualifizierte und passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind dabei nicht unerheblich. Auch der Zeitaufwand bis zur Einstellung kann viele Kapazitäten im Unternehmen binden. Beginnend mit teuren Stellenanzeigen, über langwierige Interviews bis hin zur endgültigen Vertragsunterzeichnung vergehen oft viele Monate. Bestenfalls passt der neue Mitarbeiter sehr gut ins Team und arbeitet zielstrebig und engagiert. Manchmal ist aber auch das Gegenteil der Fall. Je mehr Zeit vergeht, umso klarer wird Führungskräften oder Personalverantwortlichen, dass eine falsche Personalentscheidung getroffen wurde.
Welche Signale zeigen, dass die Einstellung eines neuen Mitarbeiters die falsche Entscheidung gewesen sein könnte? Wie kann man eine falsche Personalentscheidung schon in der Recruitingphase minimieren? Welche konkreten Schritte helfen dabei, wenn Sie sich im Rekrutierungsprozess falsch entschieden haben?
Warnsignale für eine falsche Personalentscheidung
Es gibt unterschiedlichste Erkennungsmerkmale, die anzeigen, dass eine falsche Personalentscheidung für einen Mitarbeiter getroffen wurde. Entscheidend bei der Beurteilung, ob die Entscheidung für einen neuen Betriebsangehörigen eine Fehlentscheidung war, ist die objektive Untersuchung von klaren, messbaren Anzeichen. Erkennt man bei genauer Betrachtung wirkliche Defizite in der Leistungsbereitschaft und fehlt dem neuen Kollegen Einsatzbereitschaft, Empathie und Teamfähigkeit? Könnte es sich um ein Eingewöhnungsproblem handeln oder erkennt man bei eingehender Beurteilung der Situation große charakterliche Unterschiede zwischen dem bestehenden Personal und dem neuen Mitarbeiter? Um objektive Indikatoren von einer subjektiven, einseitigen Betrachtungsweise zu unterscheiden, können Sie die Anhaltspunkte, an denen erkennbar ist, dass eine falsche Personalentscheidung getroffen wurde, in zwei Oberkategorien einteilen:
- Leistungsdefizite
- Persönliche oder charakterliche Defizite
Klare Signale für Leistungsdefizite
Erkennen Sie bei Ihrem neuen Mitarbeiter Probleme in der Leistungsbereitschaft oder Leistungserbringung, so handelte es sich hierbei um klar messbare Hinweiszeichen. Negieren Sie solche Warnsignale nicht leichtfertig.
Beispiel: Ein Mitarbeiter in der Fabrikation Ihres Unternehmens hat, wie seine Kollegen, ein Tagesziel von 10 zu erstellenden Produkten. Nach einer Eingewöhnungsphase und genauer Schulung stellen Sie fest, dass im Durchschnitt nur acht Produkte fertiggestellt werden. Es gibt keine besonderen Hindernisse oder Probleme, die erklären könnten, warum der neue Angestellte nicht so produktiv ist, wie vereinbart. Anhand des KPI: „Tagesziel pro Mitarbeiter“ sind Ihre Mitarbeiter untereinander und in Bezug auf die individuelle Zielvereinbarung jederzeit messbar.
Im Geschäftsumfeld spricht man in diesem Zusammenhang immer von den sogenannten KPI (Key Performance Indicators) und meint damit zwischen Personen vergleichbare Parameter, die vor allem die Zielvereinbarungen im Unternehmen betreffen.
Mangelhafte Arbeitsqualität
Ein erstes Signal für eine falsche Personalentscheidung könnte eine mangelhafte Qualität in den Arbeitsergebnissen sein. Stellen Sie bei dem neuen Mitarbeiter fest, dass die Wertigkeit seiner Ergebnisse und das Arbeitsniveau hinter den Erwartungen zurückliegen und das sich gleiche und vermeidbare Fehler häufen, so weist dies darauf hin, dass der Mitarbeiter im Unternehmen oder im Arbeitsbereich falsch ist. Da jeder neue Betriebsangehörige individuell strukturiert ist, sollten Sie nicht vorschnell handeln, sondern jedem neuen Angestellten Zeit geben, sich im Betrieb und mit den neuen Arbeitsabläufen zurechtzufinden. Sorgen Sie für Coaching und Schulung sowie einen Mentor, der dem neuen Mitarbeiter bei Fragen zur Verfügung steht und gezielte Hilfestellung anbietet.
Steigert sich die Qualität der Tätigkeit trotz dieser umfangreichen Maßnahmen nicht, so kann dies daran liegen, dass Ihr neu eingestellter Mitarbeiter mit dem Aufgabenbereich überfordert ist. Zudem wäre es auch möglich, dass er eine zu geringe Motivation und wenig Interesse an den Tag legt, um neue Abläufe zu erlernen und Fehler zu minimieren. Notieren Sie sich die Arbeitsergebnisse anhand von KPI und suchen Sie das offene Gespräch mit Ihrem neuen Angestellten. So finden Sie heraus, wie er das Problem sieht und welche Lösungsmöglichkeiten er anbietet, um die Qualität, das Arbeitsniveau und die Leistungsbereitschaft schnell zu erhöhen.
Falsche Priorisierung
Ein weiteres Merkmal, an dem Sie eine falsche Personalentscheidung erkennen können, ist auf den ersten Blick oft nur sehr schwer zu definieren. Dies liegt daran, dass der neue Mitarbeiter viel und engagiert arbeitet und sich zu Beginn seiner Tätigkeit am neuen Arbeitsplatz viel Mühe gibt, in den neuen Unternehmensbereich hineinzuwachsen. Er kommuniziert mit Vorgesetzten und Kollegen und zeigt Interesse für die Arbeitsabläufe. Bei genauer Betrachtung aller Arbeitsparameter erkennen Sie jedoch, dass es sehr viele unbearbeitete Aufgaben gibt. Ihr Mitarbeiter setzt augenscheinlich die falschen Prioritäten. Er löst Randaufgaben seines Aufgabengebietes perfekt, während wichtige Hauptaufgaben nicht oder nur sehr schleppend bearbeitet werden.
Auch eine falsche Priorisierung ist ein Warnsignal dafür, dass Sie eine falsche Personalentscheidung getroffen haben. Werden immer nur die gleichen Aufgaben bearbeitet und andere Bereiche bewusst negiert, so stellt dies langfristig ein Problem dar. Eine Begünstigung einzelner Aufgabenbereiche kann grundsätzlich mit Unkenntnis zusammenhängen. Statt nachzufragen und aktiv Informationen einzufordern, konzentriert sich der neue Kollege vor allem auf die Arbeitsbereiche, die er bereits kennt und ausführen kann. Eine weitere Erklärung für eine fehlerhafte Priorisierung wäre, dass sich der Mitarbeiter nur vor allem Fachbereiche auswählt, die ihm besonders viel Freude machen und zudem leicht zu bearbeiten sind.
Ein offenes, ehrliches Gespräch über die Arbeitsleistung und die falsche Priorisierung kann dem neuen Angestellten verdeutlichen, welche Erwartungshaltung Sie als Vorgesetzter haben. Wird in diesem Dialog offensichtlich, dass der neue Kollege in einzelnen Tätigkeitsgebieten Defizite hat und die interne Onboarding-Phase nicht ausreichend war, so hilft Training und Coaching, um das Wissensdefizit des Mitarbeiters auszugleichen. Bedenken Sie ebenfalls, dass es für einen neuen Beschäftigten schwer sein kann, die für ihn neue Unternehmensstrategie zu verstehen und umzusetzen. Hier helfen wiederum gezieltes Coaching und ein Mentor, der viele Jahre erfolgreich im Unternehmen arbeitet. So können Sie die Integration und Identifikation des neuen Mitarbeiters aktiv fördern.
Tätigkeit außerhalb des eigenen Kompetenzbereiches
Ein schwerwiegendes Warnsignal für eine Fehlerentscheidung bei der Einstellung von Personal ist eine fortwährende Kompetenzüberschreitung des neuen Mitarbeiters. Wurde er zum Beispiel als Sachbearbeiter eingesetzt und trifft immer wieder eigenmächtig Entscheidungen, die ausschließlich einer Führungskraft obliegen, bewegt sich der neue Mitarbeiter sehr klar außerhalb seiner Kompetenzen.
Erfahren Sie erstmals von einer nachweisbaren Kompetenzüberschreitung, so reicht oft ein klärendes Gespräch und Hinweis auf die Stellenbeschreibung. Bei wiederholter Überschreitung des Zuständigkeitsbereiches nach klarer Ansprache kommen auch arbeitsrechtliche Konsequenzen in Betracht. Aufgrund der Tatsache, dass ein solches negatives Verhalten nicht nur sachlich falsch ist, sondern zudem die Arbeit im Team behindert oder zerstört, sind klare und eindeutige Maßnahmen angemessen.
Persönliche oder charakterliche Defizite für falsche Personalentscheidungen
Neben den messbaren Parametern für eine falsche Personalentscheidung gibt es auch Erkennungsmerkmale, die klar im Verhalten oder charakterlichen Bereich des Mitarbeiters liegen. Es geht bei einer Auswertung von negativen Auffälligkeiten nicht darum, Ihrem Angestellten persönliche Defizite zu unterstellen, sondern alle Aspekte sachlich zu betrachten. Oft fällt bei eingehender Beobachtung auf, dass der neue Mitarbeiter nicht zum Unternehmen passt oder das Ihr Betrieb eine Struktur aufweist, die mit der eingestellten Person nicht kompatibel ist.
Unzureichende Arbeitsmotivation
Nach einer Eingewöhnungszeit stellen Sie fest, dass die Motivation des neuen Mitarbeiters einer schwankenden Tagesform unterworfen ist. Es ist nicht absehbar wann sich der Beschäftigte im Team engagiert oder Aufgaben zufriedenstellend bearbeitet. An schlechten Tagen erkennen Sie kaum Engagement und Verantwortungsbewusstsein. Bei genauer Untersuchung wird klar erkennbar, dass sich der neue Mitarbeiter nur insoweit im Unternehmen einsetzt, wie es für die Erfüllung seiner Ziele notwendig ist. Statt proaktiv tätig zu sein und mit Kollegen und Vorgesetzten zu kommunizieren, wartet Ihr neuer Mitarbeiter auf Arbeitsanweisungen, die er dann ausreichend erfüllt.
Zusätzlich ist es offensichtlich, dass immer wieder unentschuldigt interne und externe Termine verpasst werden. Auch fällt Ihnen und anderen Betriebsangehörigen auf, dass Ihr neu eingestellter Mitarbeiter auch durch zu spätes Erscheinen am Arbeitsplatz negativ auf sich aufmerksam macht. Ein Blick auf die geleisteten Arbeitszeiten zeigt gleichzeitig, dass die Arbeitseinstellung nicht zu Ihrem Unternehmen und den hochgesteckten Zielen Ihres Betriebes passt.
Die angeführten Punkte sind deutliche, im persönlichen Bereich gelagerte Indikatoren, die anzeigen, dass Sie eine falsche Personalentscheidung getroffen haben. Sprechen Sie alles, was Sie beobachtet haben, offen mit dem Mitarbeiter an und zeigen Sie ihm klar Ihre Erwartungshaltung in Bezug auf Pünktlichkeit, Arbeitseinsatz und Engagement auf. Setzen Sie zudem klare Ziele und eine Deadline, bis sich die angesprochenen Punkte eindeutig verbessert haben müssen. Nur dann ist es für das Unternehmen und den Mitarbeiter sinnvoll, weiterhin zusammen zu arbeiten.
Teamprobleme
Das ein neuer Mitarbeiter Probleme hat, sich in einem bestehenden Team einzugewöhnen, kommt in jedem Unternehmen immer wieder vor. Nicht alle Kollegen sind hilfsbereit und haben Spaß an kollegialer Teamarbeit. Nach einer Eingewöhnungsphase von einigen Wochen haben sich in den meisten Fällen erste Anpassungsschwierigkeiten verflüchtigt und der neue Mitarbeit ist ins Team und in den Unternehmensverbund integriert.
Fällt Ihnen allerdings auf, dass nach einer angemessenen Karenzzeit die Probleme im Team anhalten, so bedarf es Ihrer schnellen Reaktion. Vor allem dann, wenn der neue Mitarbeiter den Kontakt mit Kollegen vermeidet, sich bei seiner Arbeit zurückzieht und die gewünschte Interaktion vermissen lässt, muss dies offen angesprochen werden. Die Gründe für ein solches Verhalten können vielfältig sein. Schüchternheit und Integrationsprobleme sind die häufigsten Herausforderungen für neue Mitarbeiter. Sind Sie als Vorgesetzter trotz leichter Teamprobleme mit dem neuen Mitarbeiter und seiner Arbeitsleistung zufrieden, so reicht meist ein einfaches, verständnisvoll und zielführendes Gespräch.
Fragen Sie im Rahmen des Dialogs empathisch, wie die ersten Wochen und Monate verlaufen sind. Interessieren Sie sich dafür, wie der neue Angestellte seine Rolle im Team und im Unternehmen sieht. Erfragen Sie auch konkret, welche Hilfestellungen er sich von seinen Kollegen oder vom Vorgesetzten erwartet. Manchmal hilft ein Firmenfest oder eine private Feier dabei, noch vorhandene Missverständnisse oder Vorurteile zwischen Kollegen aufzubrechen.
Führungskräfte haben zudem unterschiedliche Tools an der Hand, um bei Besprechungen oder im Rahmen von Teambuilding-Maßnahmen einen neuen Mitarbeiter interaktiv zu integrieren. Auch ein geeigneter Mentor kann dabei helfen die professionelle Verbundenheit im Team zu stärken und Synergien zwischen neuen und etablierten Kollegen aufzubauen. Egal, für welche Maßnahmen Sie sich im Unternehmen entscheiden, so steht doch immer fest: Nur wenn auch der neue Mitarbeiter seinen Teil zur Integration tut, kann diese erfolgreich sein.
Offenkundige Probleme mit der Unternehmensstrategie
Dass Sie vermutlich eine falsche Personalentscheidung gefällt haben, erkennen Sie auch, wenn neue Mitarbeiter offenkundig Probleme dabei haben, sich mit Ihrer Unternehmensstrategie und Ihrem Wertekodex zu identifizieren. Fällt ein neuer Kollege zum Beispiel dadurch auf, dass er Kunden oder Kollegen Aussagen tätigt, die diametral zu Ihren Zielen und Werten stehen, so ist dies ein eindeutiges Warnsignal.
Beispiel: In Ihrem Unternehmen wird das Ziel ausgegeben, alle kundenrelevanten Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Im Rahmen eines Unternehmensprogramms wurde festgelegt, dass bis 2025 die Digitalisierung im Betrieb professionell abgeschlossen sein soll. Der neue Kollege argumentiert vor Kunden und im Kollegenkreis gegen diese Entscheidung und drückt seinen Unmut über diesen Teil der Firmenstrategie aus.
In dem angeführten Beispiel besteht für den neuen Mitarbeiter ein offensichtliches Problem damit, seine persönliche Meinung von den Unternehmenswerten zu trennen. Dieses Verhalten ist insoweit unverständlich, da jeder potenzielle Mitarbeiter für sich selbst vor einer Einstellung prüfen sollte, ob er sich mit den Werten und Zielen des neuen Unternehmens identifizieren kann. Erfahren Sie von unprofessionellen Meinungsäußerungen vor Kunden oder Kollegen, so sprechen Sie mit dem neuen Mitarbeiter klar und unmissverständlich darüber, welche Erwartungshaltung Vorgesetzte und die Geschäftsführung in Bezug auf den Unternehmenskodex an die gesamte Belegschaft haben.
Neben einem klaren Einstellungsproblem beim Mitarbeiter kann aber auch fehlendes Wissen über die Details von internen Strategieüberlegungen zu einer negativen Grundhaltung führen. Die Einarbeitungsphase ist dabei oft zu kurz, um alle Einzelheiten zu besprechen. Auch konzentriert sich jeder neue Mitarbeiter vor allem auf seinen Arbeitsplatz und interessiert sich dafür, wie er seine Tätigkeit möglichst positiv und erfolgreich gestalten kann. Dabei bleiben Details und Zusammenhänge oft unbeantwortet und führen zu einem Verständnisvakuum.
Merken Sie, dass Wissensdefizite die Ursache für ein Problem mit der Unternehmensstrategie sind, so nehmen Sie sich ausreichend Zeit, dem neuen Angestellten die Hintergründe von Beschlussfassungen zu erklären. Langjährige Mitarbeiter können sich oft sehr viel stärker mit Entscheidungen, Werten oder einem Unternehmenskodex identifizieren, als neue Kollegen. Gerade dann, wenn diese von einem Mitbewerber ins Unternehmen gewechselt sind, benötigen neue Mitarbeiter viel Zeit und Hintergrundwissen, um die Unternehmensstrategie zu verstehen und mögliche Ressentiments aus Ihrem Denken zu löschen.
Je nachdem, wo die eigentlichen Gründe für das Problem gelagert sind, hilft persönliche und offene Kommunikation, eine positive Lösung herbeizuführen. Fakt ist jedoch, dass Mitarbeiter nur dann engagiert und zielstrebig arbeiten können, wenn Sie die Strategie des Unternehmens verstehen, mittragen und unterstützen. Ist dies auch nach eingehenden Gesprächen nicht erkennbar, so ist eine Weiterbeschäftigung des neuen Angestellten schwer vorstellbar.
Beschwerden über den neuen Mitarbeiter
Erfahren Sie, dass sich Beschwerden über die Arbeitsweise oder die allgemeine Kommunikation des neuen Mitarbeiters häufen, so ist dies ebenfalls ein Warnsignal, das Sie ernst nehmen sollten. Natürlich gilt es jederzeit zu differenzieren, wie authentisch und glaubwürdig die Beschwerden sind. Bei Kundenbeschwerden sollten Sie jeder negativen Information nachgehen, da unbeantwortete Klagen gerade in Zeiten von Social-Media- und Bewertungsportalen weitreichende und nicht absehbare Folgen haben können.
Manche Beschwerden von Kunden kommen auf, da der neue Kollege noch nicht über genügend Fachwissen verfügt. Ist der potenzielle Käufer unbeherrscht, fordern und wenig verständnisvoll, so ist eine Beanstandung der Beratungsleistung beim nächsten Vorgesetzten oft nicht abzuwenden. Erkennen Sie, dass das Problem des Mitarbeiters eher sachlich gelagert ist und im Wissensbereich liegt, so hilft gezieltes Coaching, Eigenstudium und die Vermittlung von internen Informationen. Mit diesen Maßnahmen werden Sie den neuen Kollegen schnell zu einem vollwertigen Teil der Belegschaft ausbilden.
Liegt der Beschwerdegrund jedoch eindeutig im persönlichen Bereich und echauffiert sich ein Kunde oder Kollege über die Art der Kommunikation oder das Verhalten, so besteht gründlicher Handlungsbedarf. Sprechen Sie sowohl interne wie externe Beschwerden mit Ihrem neuen Angestellten offen und ehrlich an, sobald Sie davon erfahren. Drängen Sie auf umfassende Lösungen, damit sowohl bei Kunden wie auch bei Ihren Mitarbeitern alle unvorteilhaften Eindrücke verblassen, da sich diese immer negativ auf Ihr Unternehmen auswirken.
Merken Sie, dass sich die Stimmung im Team nach der Integration des neuen Kollegen merklich verschlechtert, so versuchen Sie in Einzelgesprächen herauszufinden wo genau die Probleme liegen. Oft ärgern sich langjährige und geschätzte Mitarbeiter über ein neues Teammitglied, ohne dass der direkte Vorgesetzte davon erfährt. Statt das Problem offen anzusprechen, versuchen diese Angestellten eher, die Schwierigkeiten auszusitzen und ärgern sich nur für sich persönlich. Manche nehmen Irritationen im Team auch zum Anlass, um sich beruflich neu zu orientieren. Damit dies in Ihrem Betrieb nicht passiert und eigentlich sehr gut funktionierende Teams auseinanderbrechen, sollten Sie genau und intensiv alle atmosphärischen Veränderungen in Ihrem Umfeld beobachten und gezielt gegensteuern.
Überzogene Forderungen von neuen Mitarbeitern
Das Sie eine falsche Personalentscheidung getroffen haben, merken Sie auch dann sehr schnell, wenn der neue Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit ungewöhnliche Forderungen in Bezug auf Arbeitsmittel oder berufliche Kompetenzen stellt. Bereits kurz nach der Einarbeitung fordert er zum Beispiel eine neue Büroausstattung und verweist im Nebensatz darauf, dass dies auch in seinem alten Unternehmen immer normal und üblich war. Gerade der Bezug auf das ehemalige Unternehmen sollte für Sie ein sehr klares Warnsignal sein. Eine Aussage dieser Art impliziert immer, dass der neu rekrutierte Mitarbeiter mit seiner Situation unzufrieden ist und dem alten Betrieb nachtrauert.
Nehmen Sie die Forderungen des Mitarbeiters ernst und sprechen Sie im vertrauensvollen Dialog über seine Wünsche. Verweisen Sie dabei auf die gerade abgeschlossenen Vertragsverhandlungen. Erklären Sie, wie Arbeitsmittel in Ihrem Unternehmen beantragt werden und wann diese gewährt werden. Erörtern Sie klar warum der Mitarbeiter bereits zu Beginn seiner Tätigkeit Forderungen dieser Art stellt.
Verbergen sich hinter seinen Äußerungen echte Defizite, die seine tägliche Arbeit behindern, so können Sie darüber nachdenken, ob und wie Sie ihm entgegenkommen können. Bei vorgeschobenen und überzogenen Forderungen sollte dagegen immer der Grundsatz gelten, dass diese erst gestellt werden können, wenn bereits ausreichend Leistung erbracht wurde. Diese Verfahrensweise bezieht sich sowohl auf Gehaltserhöhungen wie auch auf Arbeitsmittel oder kostenintensive Fortbildungen.
Wie Sie effektiv gegen die falsche Personalentscheidung steuern
Sind Sie nach objektiver Prüfung und nach Auswertung aller Warnsignale der Ansicht, dass Sie eine falsche Personalentscheidung getroffen haben, so gibt es für Sie verschiedene Eskalationsstufen. Die Trennung vom Mitarbeiter ist dabei immer nur der letzte Schritt. Mit gezielten Maßnahmen können Sie Verbesserungen bei Ihrem Angestellten bewirken, Leistungen effektiv steigern und persönliche Schwächen oder Herausforderungen erkennen und verbessern. Die Grundvoraussetzung hierfür ist, dass Ihr neuer Mitarbeiter Ihre Argumentation versteht und bereit ist, Änderungen vorzunehmen.
Recherchieren Sie zunächst intern und im Folgenden in Gesprächen mit dem Mitarbeiter, warum die Leistungen des neuen Angestellten Ihre Erwartungen nicht erfüllen. Werden Sie dabei sehr konkret, statt nur vage einzelne Problembereiche zu umschreiben. Um Veränderungen zu erzielen, benötigt Ihr Mitarbeiter klare Handlungsinformationen und Vorgaben, wie eine Verbesserung aus der Sicht des Unternehmens aussieht.
Prüfen Sie gleichzeitig auch alle internen Einarbeitungsprozesse und achten Sie auf erkennbare Lücken im Onboarding-Prozess. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter offen, was ihm an der Einarbeitung gefallen hat und welche Bereiche aus seiner Sicht verbesserungswürdig sind. Wenn Sie so vorgehen kann das Arbeitsverhältnis unter Umständen weitergeführt werden. Gleichzeitig lernen Sie, wie Sie den Einarbeitungsprozess bei Neueinstellungen noch effektiver und professioneller gestalten können.
Prüfen Sie eine interne Versetzung
Erfahren Sie nach einem eingehenden Dialog mit dem betroffenen Angestellten, dass strukturelle oder arbeitsspezifische Punkte der Grund für eine unterklassige Performance sind, so können Sie auch über eine interne Versetzung nachdenken, wenn dies im Betrieb möglich ist. Das Angebot, eine andere Position im Unternehmen zu besetzen, sollten Sie jedoch nur aussprechen, wenn Sie zutiefst davon überzeugt sind, dass die generelle Arbeitseinstellung des neuen Mitarbeiters passend ist. So können Sie eine frühzeitige Kündigung umgehen und Kosten und Zeit bei der Suche nach neuen Beschäftigten sparen. Neben Ihrem Angebot kommt es hierbei natürlich auch darauf an, dass der neue Mitarbeiter und die Arbeitnehmervertreter einem Stellentausch zustimmen, selbst wenn dieser mit Gehaltseinbußen verbunden ist.
Kündigung als letzter Ausweg von falschen Personalentscheidungen
Haben Sie alle möglichen Alternativen geprüft und kommen Sie nach eingehender Überlegung zur Überzeugung, dass der neue Mitarbeiter nicht zu Ihrem Unternehmen und zur Position passt, so bleibt Ihnen als letzter, unausweichlicher Schritt nur noch die Auflösung des Arbeitsvertrages. Kündigungen sind sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter nicht einfach und sollte daher gut durchdacht und überlegt sein. Bedenken Sie bei Ihrer Entscheidung immer, dass der neue Mitarbeiter für die Anstellung in Ihrem Betrieb eine andere Position gekündigt oder weitere Jobalternativen abgesagt hat. Fällt nach reiflicher Überlegung letztlich die Entscheidung, dass eine Trennung vom Angestellten alternativlos ist, so unternehmen Sie klare Schritte, um die Entscheidung zu kommunizieren.
Planen Sie das Trennungsgespräch vorab und involvieren Sie eine weitere Führungskraft oder einen Mitarbeiter aus der Personalabteilung, um das Gespräch gemeinsam zu führen. Bereiten Sie sich auch gut auf alle inhaltlichen Aspekte vor. Hierbei ist es besonders wichtig, die Gründe für die Entlassung des Mitarbeiters sachlich zutreffend zu rhetorisch einwandfrei zu kommunizieren. Laden Sie den Angestellten schriftlich zum Gesprächstermin ein und lassen Sie sich sein Kommen bestätigen.
Gleich zu Beginn des Gespräches sollten Sie dem Mitarbeiter eröffnen, dass Sie nach reiflicher Überlegung zu dem Schluss gekommen sind, dass eine Weiterbeschäftigung im Unternehmen nicht möglich ist. Kommunizieren Sie Ihre Entscheidung möglichst pragmatisch und ohne sichtbare Emotionen. Gestik und Mimik, sowie Ihre Lautstärke und Stimmfarbe sollten zum Anlass passen. Reden Sie nicht zu schnell, sondern planen Sie ausreichend Zeiten für Pausen in Ihre Argumentation ein. Dies ist wichtig, damit der Mitarbeiter die Chance erhält, die negative Nachricht für sich selbst zu verarbeiten.
Im Gespräch sollten Sie die Gründe für Ihre Entscheidung darlegen. Zeigen Sie auf, welche Maßnahmen und Hilfestellungen Sie persönlich und andere Mitarbeiter im Unternehmen angeboten haben, um die Performance des Betroffenen zu verbessern und eine Entlassung zu vermeiden. Erörtern Sie auch offen alle Details zu Vertragsmodalitäten. Fragen zum Resturlaubsanspruch, zur Abgabe von Firmeneigentum, zur Freistellung und zur Kündigungsfrist sind wichtig und sollten einvernehmlich besprochen werden. Betonen Sie, dass es sich bei der Kündigung um eine sachliche Entscheidung handelt, die nicht aufgrund der Person des Angestellten, sondern aufgrund betrieblicher Erkenntnisse und anhand von messbaren Indikatoren getroffen wurde.
Nicht von der Reaktion des Mitarbeiters beeinflussen lassen
Die Reaktion auf eine Kündigung nach kurzfristiger Anstellung wird von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich ausfallen. Einige gekündigte Angestellte werden versucht sein, durch Argumente einen Aufschub zu erwirken. Vielleicht wird an Sie die Bitte um eine letzte Chance herangetragen. Andere Betroffene werden Ihnen emotional mitteilen, wie sie sich fühlen und was eine Kündigung für sie und ihre Familie bedeutet. Introvertierte Angestellte verfallen möglicherweise in einen Schockzustand und verlassen gekränkt und wort- und grußlos das Unternehmen. Egal wie die Reaktion Ihres gekündigten Mitarbeiters ausfällt: Es ist unerlässlich, dass Sie zu einer einmal getroffenen und kommunizierten Entscheidung stehen und diese als unveränderlich darstellen.
Bereiten Sie sich zudem auf mögliche emotionale Reaktionen und ein unangepasstes Verhalten im Kündigungsgespräch vor und bleiben Sie im Verlauf des Gespräches immer ruhig und besonnen. Es ist nicht Ihre Aufgabe, Anschuldigungen aufzugreifen oder sich zu rechtfertigen. Zeigen Sie vielmehr Verständnis und äußern Sie dieses durch aufrichtige, nachvollziehbare Worte. Geben Sie dem Gekündigten die Zeit, die er benötigt. Haben Sie den Eindruck, dass die Entscheidung zur Kündigung beim Mitarbeiter angekommen und verarbeitet ist, verabschieden Sie sich freundlich. Vor Ihrem Auseinandergehen händigen Sie dem Betreffenden noch das offizielle Kündigungsschreiben aus.
In seltenen Fällen hält der Schockzustand eines Mitarbeiters, der von einer Aufhebung des Arbeitsvertrages erfahren hat, länger an. Neben Tränen der Enttäuschung können auch andere körperliche Reaktionen auftreten. Entlassen Sie den Gekündigten in einem solchen Zustand erst dann aus dem Gespräch, wenn Sie der Überzeugung sind, dass seine seelische und körperliche Verfassung sich wirklich stabilisiert hat. Bieten Sie Hilfe an und übergeben Sie den gekündigten Angestellten zum Beispiel an einen Kollegen oder an geschulte Mitarbeiter der Personalabteilung.
Falsche Personalentscheidungen enden immer wieder mit der Entlassung von Mitarbeitern. Faire, offene und freundliche Worte bei einem Kündigungsgespräch sind dabei die Basis für eine einvernehmliche Kündigung. Vermeiden Sie einen lauten, harschen und überheblichen Terminus. Versuchen Sie selbst dann freundlich zu bleiben, wenn die Trennung verhaltensbedingt erfolgt und durch fehlerhaftes oder fahrlässiges Verhalten große Probleme im Betrieb entstanden sind. Trotz der Verständigung darauf, den Vorgang nicht öffentlich zu machen, spricht sich im Unternehmen schnell herum, wie Sie mit Mitarbeitern in der Kündigungsphase umgehen. Verhalten Sie sich fair und mitarbeiterzentriert und bleiben Sie zudem klar und faktenbezogen, so wird dies im gesamten Betrieb als positiv wahrgenommen.
Gesetzliche Grundlagen für die Trennung von Mitarbeitern
Die gesetzlichen Kündigungsfristen für Mitarbeiter sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) klar geregelt. Der § 622 BGB beschreibt, dass festgesetzte zeitliche Fristen bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen eingehalten werden müssen. Je nach Betriebszugehörigkeit verlängert sich die Kündigungsfrist. Die Kündigung kann jeweils zur Mitte oder Ende eines Monats erfolgen. Abweichende innerbetriebliche, tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Regelungen können längere Kündigungsfristen nach sich ziehen.
Bei fehlerhaften Personalentscheidungen sollten Sie die gesetzliche Probezeit von sechs Monaten nutzen, um Ihre Entscheidungen zu treffen. Im Rahmen der Probezeit können Sie das Arbeitsverhältnis mit dem neuen Mitarbeiter innerhalb von 2 Wochen auflösen. Mit der Probezeit, die auch als Arbeitszeit auf Bewährung angesehen werden kann, haben Unternehmen damit ein sehr gutes Werkzeug, um Mitarbeiter und Ihre Qualifikation eingehend zu prüfen.
In jedem Fall muss eine Kündigung in der sechsmonatigen Probezeit ebenfalls schriftlich erfolgen, mündliche Entlassungen aber rechtlich keine Relevanz. Eine einseitige Verlängerung der Probezeit ist nicht möglich. Daher ist es sehr wichtig, den Stichtag für Kündigungen in der Probezeit genau im Blick zu behalten. Nicht nur, dass sich sonst die Kündigungsfrist für den neuen Mitarbeiter verlängert. Gleichzeitig können bei einer Kündigung nach der Probezeit auch Arbeitnehmervertreter vom Angestellten in den Kündigungsprozess einbezogen werden. Dies kann langwierige Verhandlungen und höhere Kosten nach sich ziehen.
Was falsche Personalentscheidungen kosten können
Auch wenn eine falsche Personalentscheidung nicht immer vermeidbar sind und Vorstellungsgespräche nur einen ersten Eindruck von einem Mitarbeiter vermitteln, sind Fehler bei der Einstellung von neuen Betriebsangehörigen vor allem kostenintensiv. Neben den monetären Verlusten mögen in sensiblen Arbeitsbereichen zudem noch hohe Imageverluste, das Ausspionieren von Firmeninterna und umfangreiche Irritationen im Team hinzukommen. Achten Sie daher immer auf noch so kleine Warnsignale und sensibilisieren Sie alle Führungskräfte im Unternehmen.
In Bezug auf den Kostenaspekt wirkt sich eine falsche Personalentscheidung vor allem in den folgenden Bereichen aus:
- Das Gehalt des Mitarbeiters bis zur möglichen Entlassung
- Kosten für eine vorzeitige Freistellung von seiner Tätigkeit
- Erneuter Recruiting-Prozess mit Kosten für Anzeigen und Reisekosten
- Bindung von internen Kapazitäten für Training und Onboarding
- Umsatz- und Marktanteilsverluste durch unproduktiven Mitarbeiter
- Imageverluste oder Kundenverlust nach Beschwerden
Betrachten Sie die aufgeführten Kostenbereiche für Ihr eigenes Unternehmen, so stellen Sie schnell fest, dass die summierten Kosten nach einer falschen Personalentscheidung Beträge von 10.000 Euro und mehr leicht übersteigen können.
Gründe für falsche Personalentscheidungen
Ein wesentlicher Grund für die falsche Personalentscheidungen liegt in der mangelnden Vorbereitung von Unternehmen auf den Recruiting-Prozess. Bereits in der Planung und Konzeption des Prozesses und bei der Erstellung der Positionsbeschreibung sollte festgelegt werden, über welche
- Eigenschaften,
- beruflichen Qualifikationen,
- menschlichen Charaktereigenschaften,
- Soft Skills
die potenziellen Kandidaten verfügen sollten. Sowohl Personalberater und Headhunter wie auch die eigene Recruiting-Abteilung sollte darüber informiert werden, wie das optimale Profil für den neuen Mitarbeiter definiert ist. Im Zweifel macht es mehr Sinn, die vakante Position ein oder zwei Monate länger nicht zu besetzen, als durch eine falsche Personalentscheidung viel Kosten und Zeit zu investieren.
Ein weiterer Aspekt dafür, warum negative Personalentscheidungen in Unternehmen entstehen, ist der veränderte, globalisierte Arbeitsmarkt und der damit verbundene Druck auf Betriebe, die erfolgversprechendsten Talente einzukaufen. Durch Wandlung zu einem Bewerbermarkt, bei dem Top-Kandidaten sich die besten Unternehmen und Arbeitsplätze aussuchen können, nehmen sich viele Betriebe nicht ausreichend Zeit, um passende Kandidaten zu rekrutieren.
Wie Sie falsche Personalentscheidungen minimieren können
Betrachtet man die offensichtlichen Gründe für eine falsche Personalentscheidung und deren Warnsignale, so sind geeignete Maßnahmen, die Ihnen dabei helfen, die passenden Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu rekrutieren klar erkennbar. Dabei liegt es auf der Hand, dass eine Erfolgsquote von 100 Prozent nicht möglich ist. Dies ist vor allem darin begründet, dass Sie sich bei einer Einstellung für einen Menschen entscheiden, dessen Verhalten veränderbar ist und stark von äußeren Rahmenbedingungen abhängt.
Trotzdem können Sie mit den folgenden Maßnahmen in der Recruiting-Phase eine falsche Personalentscheidung spürbar minimieren:
- Sehr gute Vorbereitung in Bezug auf das gewünschte Kandidatenprofil
- Bestimmen Sie zielführende Frage, um die Motivation des Bewerbers herauszufinden
- Stellen Sie allen Kandidaten möglichst die gleichen Fragen, um Vergleiche herzustellen
- Führen Sie möglichst zwei Vorstellungsgespräche mit passenden Kandidaten
- Bieten Sie einen Probearbeitstag an, um das Team in die Entscheidung zu involvieren
- Treffen Sie keine übereilten Entscheidungen
- Prüfen Sie vor einer Einstellung unabhängige Quellen und angegebene Referenzen
- Fixieren Sie alle in Vertragsverhandlungen getroffenen Punkte schriftlich
- Achten Sie darauf, in der Einarbeitungsphase wesentliche fachliche Fragen zu beantworten
- Denken Sie zudem durch Teambuilding-Maßnahmen daran, das Team menschlich zu stärken
- Bieten Sie neuen Mitarbeitern immer wieder Gespräche an, um Probleme und Fragen offen anzusprechen und gemeinsame, einvernehmliche Lösungen zu finden
- Fördern Sie den Dialog zwischen Mitarbeitern und Führungskräften im Unternehmen
Mit diesen und weiteren betriebsspezifischen Maßnahmen wird es Ihnen gelingen, die Zahl der falschen Personalentscheidungen drastisch zu verringern. Alle Methoden und Anstrengungen implizieren ein hohes Maß an Engagement, Organisation und Kommunikation in allen Unternehmensbereichen. Diese Bemühungen sind jedoch lohnenswert, da Sie dabei helfen, Ihre neuen Mitarbeiter erfolgreich in Ihr Unternehmen zu integrieren und von diesen fachlich und menschlich zu partizipieren.
Zusammenfassung und Fazit der Parameter für eine falsche Personalentscheidung
Es gibt die unterschiedlichsten Parameter, an denen Sie eine falsche Personalentscheidung erkennen können. Grob eingeteilt handelt es sich um fachliche, arbeitsspezifische Erkennungsmerkmale und um Warnsignale, die im persönlichen Bereich des Mitarbeiters begründet liegen.
Fehlerhafte Entscheidungen in Bezug auf die Einstellung eines Mitarbeiters haben unterschiedliche Gründe. Viele Unternehmen verwenden zu wenig Zeit darauf, das Anforderungsprofil genau zu definieren und auf Basis dieser Vorgaben den passenden neuen Betriebsangehörigen zu rekrutieren. Auch zu schnelle, undurchdachte Beschlüsse unter Zeitdruck oder zu kurze, eher inhaltlose Vorstellungsgespräche ohne Tiefgang vermitteln ein falsches Bild von den persönlichen und fachlichen Qualifikationen des neuen Mitarbeiters. Dies führt zu negativen Entscheidungen bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern.
Erfahren Sie von qualitativen Problemen in der Arbeitsleistung oder Arbeitsgüte, so ist ein Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter immer ein erster und zielführender Schritt zur Besserung. Neben einer zu laxen Arbeitseinstellung kann auch ein fehlerhaftes Onboarding dazu führen, dass neue Mitarbeiter ihre Tätigkeiten nicht korrekt und erfolgreich ausführen. Irritationen im Team und eine schlechte Willkommenskultur könnten weitere Gründe dafür sein, dass eine neuer Angestellter beim Einstieg ins Unternehmen behindert wird.
Viele dieser Probleme sind durch Training und Coaching sowie eine offene Kommunikation schnell positiv verändert. Ist die Grundhaltung und Motivation des neuen Mitarbeiters das Kernproblem, ist die Kündigung in der Probezeit oft der einzige denkbare Schritt, um falsche Personalentscheidungen zu korrigieren. Gute Vorbereitung in der Rekrutierungsphase hilft Ihnen immer, Fehler bei Personalentscheidungen zu minimieren. Daher setzen erfolgreiche Unternehmen auf ein sehr professionelles Bewerbermanagement, bei dem Eigenschaften, Qualifikation und Soft Skills von unterschiedlichen Mitarbeitern im Unternehmen geprüft werden. Nur so besteht die Chance, positive und negative Auffälligkeiten beim potenziellen neuen Mitarbeiter vor der Einstellung zu erkennen und eine konsolidierte Entscheidung zu treffen.
