Die Zusammenarbeit mit Headhuntern und Personalberatern – worauf Personaler achten sollten

Der Fachkräftemangel macht es nicht leicht, die besten Bewerber zu finden und einzustellen. Helfen können Personalberater und Headhunter. Wie Unternehmen von der Arbeit von Headhuntern profitieren, beschreibt dieser Artikel. 

Es ist für Unternehmen nicht einfach, qualifizierte Fach- oder Führungskräfte am Arbeitsmarkt zu finden. Der vieldiskutierte Fachkräftemangel ist in Deutschland seit Jahren Realität und durch die Corona-Pandemie nur zeitweise aus den Schlagzeilen verschwunden. Ambitionierte Unternehmen suchen vor allem Spezialisten, die durch ihre Erfahrung und ihren Sachverstand helfen, die Herausforderungen der Digitalisierung zu bewältigen. Diese Experten sind begehrt und wissen um ihren Marktwert.

Um trotz der angespannten Lage auf dem Arbeitsmarkt freie Stellen zu besetzen und Fach- und Führungskräfte für Schnittstellenpositionen zu gewinnen, setzen viele Unternehmen auf externe Headhunter und Personalberater. Sie versprechen sich von ihrem Einsatz eine schnellere und effektivere Besetzung von vakanten Positionen. Gleichzeitig sehen Betriebe durch Headhunter bessere Chancen, etablierte und fachlich versierte Kandidaten bei der Konkurrenz abzuwerben, ohne das eigene Employer Branding zu beschädigen. Bevor sich Personaler oder Geschäftsführer für einen Personalberater oder Headhunter entscheiden, sollten sie die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen beiden Berufsbezeichnungen verstehen. Mit dem Wissen über die Arbeitsweise, Vergütung und die unterschiedlichen Methoden beider Berufsgattungen fällt es leichter, den besten externen Berater für die eigenen Bedürfnisse zu gewinnen. 

Recruiting in herausfordernden Zeiten – wann ist externe Hilfe essenziell?

Unternehmer, Personalverantwortliche und Führungskräfte stehen grundsätzlich vor der Frage, wie sie in der Personalbeschaffung qualifiziertes Personal rekrutieren und langfristig im Betrieb halten können. Fachkräfte und die Betriebsangehörigen insgesamt sind aus innerbetrieblicher Sicht ein Garant für Wachstum und Beschäftigung. Sie sichern Innovationen und die Wettbewerbsfähigkeit und machen Unternehmen erfolgreich. Recruiting und Personalbeschaffung gehören zu den entscheidenden Feldern, um Innovationen und langfristiges Wachstum im Unternehmen sicherzustellen. 

Um in Bezug auf die Rekrutierung von Fachkräften als Unternehmen nicht auf der Strecke zu bleiben, bedarf es geeigneter Maßnahmen. Es ist unter anderem essenziell, das Bewerbungsverfahren zu optimieren. Hierbei helfen spezifische Software, Empathie und Menschenkenntnis. Gleichzeitig erleben Unternehmen trotz eines modernen Personalauswahlverfahrens, dass die Top-Kandidaten andere Firmen bevorzugen. Der Konkurrenzkampf um gut ausgebildete, hoch qualifizierte Fachkräfte wird teilweise erbittert geführt. Hohe Gehälter, Incentives und ein überdurchschnittliches Investment in die Unternehmenskultur und Benefits bilden aus diesem Grund einen weiteren Schwerpunkt, um innovative Mitarbeiter für das Unternehmen zu interessieren.

Angestellte, die wichtige Aufgaben an Schnittstellenpositionen übernehmen, kennen ihren Wert auf dem Arbeitsmarkt. Sie können aus vielen überdurchschnittlichen Angeboten das für Sie lukrativste auswählen. Die wenigsten Arbeitnehmer mit hoher Qualifikation suchen aktiv eine neue Herausforderung. Einer Studie von LinkedIn zufolge sind 83 Prozent auf passiver Jobsuche. Das bedeutet in der Praxis, dass sie sich nicht aktiv um einen Stellenwechsel bemühen. Erfahren Sie von einem lukrativen Stellenangebot, sind sie gleichzeitig nicht abgeneigt.

Unternehmen suchen vor allem diese zufriedenen, qualifizierten und engagierten Kandidaten. Sie versprechen sich von ihnen den größten fachlichen Input und Benefit. persönlichen Benefit. Experten dieser Güte als Unternehmen anzusprechen, ist nicht leicht. Aus diesem Grund benötigen Unternehmen genau an diesem Punkt im Recruitingprozess externe Hilfe.

Kommt die interne Personalbeschaffung an ihre Grenzen, setzen erfolgreiche Unternehmen aller Größenordnungen bei der Personalsuche auf externe Berater. In diesem Zusammenhang fallen verstärkt die Begriffe „Personalberater“ und „Headhunter.“ Beiden Berufszweigen wird zugeschrieben, den Personalmarkt zu kennen und diesen professionell und diskret nach den besten Kandidaten absuchen zu können.

Was unterscheidet Headhunter von Personalberatern?

Grundsätzlich ist es korrekt, die Tätigkeiten von Headhuntern und Personalberatern in einem Atemzug zu nennen, da es in ihren Aufgabenprofilen viele Überschneidungen gibt. Es gibt Headhunter, die in Teilen die Aufgaben von Personalberatern übernehmen und umgekehrt Personalberater, die stringent nach Fach- und Führungskräften suchen und hierbei Headhunting-Methoden anwenden. 

Aktuell arbeiten gemäß einer Statistik mehr als 7.000 Personalberater und Headhunter in rund 2.000 Personalberatungsgesellschaften in Deutschland. Bis zum Beginn der Corona-Pandemie nahmen Unternehmen in Deutschland die Dienste von Personalberatern regelmäßig in Anspruch. Der Umsatz der Personalberatungsbranche liegt weltweit bei mehr als 15,6 Milliarden US-Dollar. In Deutschland werden circa 2,36 Milliarden Euro mit Dienstleistungen in der Personalberatung umgesetzt, Tendenz steigend.

Personalberaterinnen und Personalberater übernehmen im Recruiting und der Personalbeschaffung im Allgemeinen ein breites Aufgabenspektrum. Sie bereiten zum Beispiel die Kandidatensuche durch Anzeigen vor oder bieten eine Full-Service-Leistung, die das Führen von Bewerbungsgesprächen einschließt. Darüber hinaus sind Personalberater Spezialisten in allen HR-Fragen und beraten das HR-Management professionell beim Aufbau von Stellenbeschreibungen oder Arbeitsverträgen. Personalberater arbeiten selbstständig, als freie Mitarbeiter oder sind in regionalen und überregionalen Personalberatungsgesellschaften angestellt. Die meisten Personalberater sind auf einen bestimmten Fachbereich oder eine Sparte innerhalb einer Branche spezialisiert. 

Vor- und Nachteile der externen Personalberatung

Vorteile der Personalberatung

• Entlastung der HR-Abteilung durch Outsourcing
• Kenntnisse des Marktes und der Mitbewerber
• Einbringen des Netzwerkes
• Beschleunigung des Auswahlprozesses
• Hohe Neutralität, Diskretion und Objektivität
• Schützen das Unternehmesimage bei Abwerbeversuchen
• Geringe Quote an Fehlentscheidungen

Nachteile der Personalberatung

• Kein Schutz der Berufsbezeichnung – auf Bewertungen achten
• Kennt Ihr Unternehmen oberflächlich – benötigt eine umfassende Einweisung in Ihre Ziele
• Keine Kontrolle über das Auftreten im Namen Ihres Unternehmens
• Herausgabe persönlicher und vertraulicher Informationen notwendig

Headhunter arbeiten mit einem klar definierten Ziel

Im Unterschied zum Personalberater konzentrieren sich Headhunter in den meisten Fällen auf eine einzige Aufgabe: Sie suchen auf dem Arbeitsmarkt mit unterschiedlichen Headhunting-Methoden nach qualifiziertem Personal. Headhunter werden von Unternehmen mit einem eindeutigen Ziel- und Anforderungsprofil engagiert. Aufgaben der Personalberatung übernehmen Sie im Headhunting ausschließlich in Randbereichen. 

Beispiel: Ein global agierender Konzern sucht einen neuen Personalchef für die Europazentrale. Statt die Position online und offline auszuschreiben und auf passende Aspiranten zu warten, beauftragt das Unternehmen einen Headhunter. Der Headhunter erhält den Auftrag, hoch qualifizierte Kandidaten auf dem Arbeitsmarkt zu finden. Die Personalsuche bezieht sich vor allem auf Führungskräfte, die aktuell bei einem Mitbewerber beschäftigt sind.

Anhand der:

• Aufgabenbeschreibung,
• Den Werten und der Unternehmenskultur sowie
• Des Vergütungsmodells des auftraggebenden Unternehmens

identifiziert der Headhunter fünf mögliche Kandidaten in der Direktsuche, die geeignet erscheinen. Die proaktive Kandidatenansprache wird im Fachjargon als Active Sourcing bezeichnet. Die ermittelten Kandidaten spricht der Headhunter diskret telefonisch an und bittet um ein unverbindliches Gespräch. In einem detaillierten Auswahlprozess wägt er ab, welcher oder welche der fünf angesprochenen Führungskräfte am besten zum Unternehmen, seinen Werten und zur vakanten Aufgabe passen könnte.

Im Beispiel wird ersichtlich, dass Diskretion, Vertraulichkeit und eine professionelle Direktsuche nach eindeutigen Kriterien die Arbeit eines Headhunters bestimmen. Während Personalberatungen die Breite der zu besetzenden Positionen bedienen, fokussieren sich Headhunter auf besondere Fach- und Führungspositionen. Sie arbeiten verdeckt und verschwiegen. Die Kontaktdaten spezialisierter Headhuntern werden in vielen Fällen branchenintern empfohlen und sind nach außen wenig sichtbar.

Vorgehensweise von Headhuntern – Wie werden die passenden Kandidaten ermittelt?

Das Abarbeiten der folgenden neun Punkte ist typisch für die Arbeit von Headhuntern:

1. Spezifischer und exklusiver Auftrag eines Unternehmens zur Personalsuche für eine oder mehrere Positionen.
2. Professionelles Headhunting in Direktansprache (Active Sourcing) statt klassischer Personalsuche und Personalvermittlung. Hartnäckigkeit in der Suche nach Top- Kandidaten.
3. Aufbau eines spezifischen Anforderungsprofils anhand der Arbeitsplatzbeschreibung.
4. Bestimmen nicht verhandelbarer Kriterien für den gesuchten Kandidaten.
5. Intensive Bewerberrecherche und tiefgehende Marktbeobachtung.
6. Verdeckte, diskrete Ansprache von Kandidaten, bei der zunächst ausschließlich die Aufgabe und nicht das Unternehmen bekannt gegeben wird. Headhunter versucht, Kandidaten mit attraktiven Angeboten und Überzeugungskraft für die Position im Unternehmen zu gewinnen. Erst die besten Kandidaten erfahren den Unternehmensnamen.
7. Passende Profile werden dem auftraggebenden Unternehmen vorgelegt.
8. Headhunter und Unternehmen beraten gemeinsam, welche Kandidaten in einem persönlichen Auswahlprozess verglichen werden.
9. Im letzten Schritt erfolgt die Entscheidung für den besten Kandidaten.

Info: Vor einigen Jahren war es üblich, Headhunter ausschließlich für die Suche nach Kandidaten für Führungspositionen zu engagieren. Diese nennt man heutzutage Executive-Search Berater. Aufgrund des vorherrschenden Fachkräftemangels in Deutschland findet man Headhunter heute ebenso in Segmenten des mittleren Managements.

Wie werden Headhunter und Personalberater bezahlt?

Es gibt unterschiedliche Provisionsmodelle für Headhunter und Personalberater in Beratungsunternehmen. In den meisten Fällen erhalten Personalberater einen Teil des Jahresgehalts des vermittelten Kandidaten als Provision. Ein bis drei Monatsgehälter sind marktüblich. Einige Personalberater werden anhand von Erfolgsprämien vergütet, sodass ausschließlich bei Vermittlung eine Provision fällig wird. Andere erhalten eine Aufwandsentschädigung für die Suche und ein Honorar bei Vermittlung.

Das Vergütungsmodell bei Headhuntern unterscheidet sich in der Regel deutlich von der Honorierung von Personalberatern. Headhunter werden nicht ausschließlich zur Stellenbesetzung engagiert. Manche Unternehmen wünschen sich vor allem einen Marktüberblick über qualifizierte Führungskräfte zu erhalten. Fragen wie:

• Wer arbeitet beim Mitbewerber?
• Welche Aufgaben übernimmt der Kandidat?
• Welche Vergütungsmodelle gibt es in anderen Unternehmen für das First-Line-Management?

können ausschließlich von externen, diskret agierenden Beratern gewonnen werden. Headhunter sind ebenso Informationsbeschaffer. Aus diesem Grund erhalten die meisten Headhunter mit der Beauftragung einen Teil des vereinbarten Honorars. Ein weiterer Geldbetrag kann fällig werden, wenn passende Kandidaten zu unverbindlichen Interviews eingeladen werden oder wenn wichtige Informationen und Erkenntnisse beschafft wurden. Der letzte Teil der Provision fließt in den meisten Fällen bei erfolgreicher Besetzung der Position durch Empfehlung des Headhunters.

Headhunter müssen zusammengefasst über eine hohe fachliche und persönliche Qualifikation verfügen, um erfolgreich zu sein. Als Brancheninsider kennen sie Markt und Mitbewerber. Sie verstehen es, diskret aufzutreten und arbeiten mit allen Facetten der Direktansprache und des Executive Search. Headhunter beherrschen das lautlose Abwerben von Mitarbeitern der Konkurrenz. Ihre Reputation speist sich neben der professionellen Informationsbeschaffung vor allem aus ihrer Diskretion.

Wann es alternativlos ist, einen Headhunter zu engagieren

Heutzutage kommen Dienste eines externen Personalers in nahezu allen Positionen und Hierarchie-Ebenen zum Einsatz. Zum Beispiel stehen viele Unternehmen im Kontext der Digitalisierung vor der Herausforderung, qualifizierte Informatik-Experten für den eigenen Betrieb zu finden. Diese sollen sowohl die Branche wie die Produkte kennen. Ähnlich verhält es sich mit modern denkenden Führungskräften. Sie sollten neben einer adäquaten fachlichen Ausbildung ebenso über die menschlichen Qualitäten verfügen, um Teams in herausfordernden Zeiten langfristig zusammenzuhalten.

Die Personalsuche für diese Art von Top-Kandidaten erweist sich für HR-Abteilungen als schwierig und zeitaufwendig. Vielen Unternehmen fehlt zusätzlich das Know-how oder sie sind sich unsicher, wie sie Fachkräfte dieser Güte erreichen können.

Folgenden Sachverhalte sprechen für das Einbinden eines Headhunters:

• Die konventionelle Personalsuche erreicht nicht die gesuchten Fachkräfte.
• Die Diskretion beim Abwerben von Mitarbeiten soll bestehen bleiben.
• Die eigene Personalabteilung ist nicht genügend ausgestattet.
• Die interne Personalabteilung profitiert von externen Ideen.
• Eine schnelle Besetzung der Stelle ist von Nöten.

Warum das Employer Branding entscheidend ist

Spezialisierte Headhunter sind trotz des vorherrschenden Fachkräftemangels in der Lage, hoch qualifizierte Führungskräfte oder Fachkräfte in den MINT-Berufen auf dem Arbeitsmarkt zu rekrutieren. Entscheidend hierbei ist neben den Branchenkenntnissen und der Professionalität der Headhunter ebenso, dass das Zielunternehmen für Kandidaten ansprechend ist.

Um für die besten Kandidaten interessant zu wirken, ist es aus Unternehmenssicht entscheidend, ein modernes und zukunftsorientiertes Employer Branding sicherzustellen. Unter dem Employer Branding versteht man grundsätzlich alle Maßnahmen, die den Wert, das Ansehen und die Attraktivität eines Unternehmens bei Kandidaten und der eigenen Belegschaft erhöhen.

Neben dem Vergütungsmodell, dem Jahresgehalt oder Prämien und Incentives spielen für Top-Kandidaten die sogenannten Soft Skills ebenfalls eine wesentliche Rolle. Rahmenbedingungen wie:

• Eine positive Work-Life-Balance,
• Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge oder
• Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten

gehören zu den zusätzlichen und wesentlichen Benefits. Sie können entscheidend sein, um Kandidaten zu überzeugen oder bestehende Betriebsangehörige langfristig an den Betrieb zu binden. In diesem Zusammenhang wird der Begriff „Cultural Fit“ gebraucht. Er beschreibt, dass die Vorstellungen des Mitarbeiters und die Unternehmenswerte zueinander passen müssen, um im Recruiting erfolgreich zu sein.

Den richtigen Headhunter finden – das sind die Kriterien

Einen für die eigenen Bedürfnisse passenden und in Bezug auf die Branche qualifizierten Headhunter zu finden, ist nicht einfach. Unternehmen sollten aus diesem Grund proaktiv überlegen, was Ihnen bei einem Headhunter wichtig ist. Es ist vor allem essenziell, dass ein Headhunter:

• Über tiefgreifend Branchenerfahrung verfügt,
• Sich für die Unternehmenskultur des Zielunternehmens interessiert und
• Über nachweisbare Referenzen verfügt.

Da die Berufsbezeichnung „Headhunter“ nicht geschützt ist, müssen Unternehmen bei der Wahl eines externen Beraters wählerisch sein. Aus diesem Grund sollten die folgenden Arbeitsbereiche ebenfalls vor einer Vertragsunterzeichnung mit einem Headhunter beleuchtet werden: 

• Ausbildung und Tätigkeitserfahrung
• Spezialisierung
• Leistungsspektrum und Suchmethoden
• Vernetzung innerhalb der Branche
• Kommunikationsfähigkeit
• Angebots- und Vertragsgestaltung
• Transparenz
• Außendarstellung und -wahrnehmung
• Projektplanung und -organisation
• Honorargestaltung

Im Laufe der Zusammenarbeit sollten Unternehmen vor allem die folgenden Punkte prüfen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen:

• Wahrt der Headhunter die nötige Diskretion?
• Hält er engen Kontakt zum Auftraggeber und den Bewerben?
• Bereitet sich der Headhunter vor der Suche vor, bespricht er mit seinen Kunden die Wünsche, Möglichkeiten und Ziele und informiert er über Zwischenstände?
• Sind seine Versprechen realistisch und arbeitet er transparent? 

Aus diesem Grund bleiben Headhunter für Unternehmen erste Wahl

Vor der Corona-Pandemie und ihren weitreichenden wirtschaftlichen und gesundheitlichen Folgen wurde in Deutschland viel über den Fachkräftemangel diskutiert. Aktuell herrscht vor allem ein eklatanter Mangel an Fachkräften im sogenannten MINT-Bereich vor. Als MINT-Bereich bezeichnet man Berufe aus der Metall- und Elektroindustrie, IT-Fachkräfte und Facharbeiter im Handwerk. Händeringend gesucht werden vor allem Spezialisten in IT-Berufen oder Berufe mit einem hohen Digitalanteil. Der Fachkräftemangel in diesen und anderen Berufszweigen wird sich in den nächsten Jahren realistischerweise weiter verschärfen. Schon heute sprechen viele Experten von einem „war of talents“. Da bis zum Jahr 2060 1/3 weniger Erwerbstätige prognostiziert werden, muss gehandelt werden. Aktuell sind nachweislich nahezu die Hälfte aller Berufsgattungen vom Fachkräftemangel betroffen. Es wundert aus diesem Grund nicht, dass 55 % der Unternehmen den Fachkräftemangel als Risiko ansehen.

Wichtig: Um zukunftsorientiert zu handeln, sollten Unternehmen nicht ausschließlich auf Fachkräfte setzen. Wer das professionelle Recruiting von Auszubildenden fokussiert, investiert in die Zukunft und spart langfristig Kosten. 

Neben Aus- und Fortbildung bleiben Headhunter und Personalspezialisten für zukunftsorientierte Unternehmen wichtige Partner. Sie können durch ihre Expertise und ihre Marktkenntnisse den entscheidenden Unterschied bieten und Fachkräfte trotz Fachkräftemangel für neue Unternehmen begeistern. Ihre Arbeit verbessert gleichzeitig nicht das Grundproblem, das die Politik und die Wirtschaft durch geeignete Maßnahmen lösen müssen. 

Darum ist die Tätigkeit von Headhuntern eine Erweiterung der eigenen Personalakquise

Headhunter gelten zurecht als erfahrene externer Berater in der Rekrutierung. Sie sollten aufgrund ihrer hohen Bedeutung für die Innovationskraft im Unternehmen zu keinem Zeitpunkt als Konkurrenz zur eigenen Personalabteilung verstanden werden. Headhunter oder Personalberater unterstützen die HR-Abteilung vielmehr in bedeutenden und zukunftsorientierten Bereichen. Headhunter rentieren sich neben der zielorientierten Personalvermittlung vor allem durch Ihre Funktion als Informationsbeschaffer. Die sensiblen Hinweise und Informationen aus der Recherche nach passenden Führungskräften oder qualifizierten Fachkräften können lange nach der Stellenbesetzung wichtig sein und einen Wettbewerbsvorteil bieten. Insgesamt sparen Unternehmen, die gezielt Headhunter beauftragen, Zeit und Geld.

Statt wichtige Schnittstellenpositionen langfristig aufgrund des Fachkräftemangels unbesetzt zu lassen, kann durch die Direktansprache durch den Headhunter die Position schnell und adäquat besetzt werden. Dies führt zu mehr Innovationen und einer Erhöhung der Effizienz im Unternehmen. Das Honorar für den Headhunter, das bei manchen Führungspositionen zwischen einem Halben oder bis zu einem Jahresgehalt betragen kann, ist gut angelegt.

Fazit: Professionelle Headhunter sind ihr Geld wert

Bis vor wenigen Jahren hielt sich das Vorurteil hartnäckig, dass sich Headhunter ausschließlich für etablierte Konzerne und für hochkarätige Führungspositionen rentieren. Viele positive Erfahrungen kleiner oder mittelständischer Unternehmen widerlegen diese Ansichtsweise.

Um mit modernen Entwicklungen in der Arbeitswelt mitzuhalten, benötigt es spezifische Experten auf den jeweiligen Kompetenzfeldern. Einen Headhunter zu engagieren ist im ersten Schritt eine kostenintensive Investition. Gleichzeitig sollten Unternehmen und Personalverantwortliche den Return on invest (ROI) zu keinem Zeitpunkt aus dem Auge verlieren. Beschaffen Headhunter durch ihre Erfahrung und Hartnäckigkeit die passenden Mitarbeiter, hat dies positive Auswirkungen auf die Performance im Gesamtunternehmen.

In anderen Unternehmensbereichen ist es ebenso selbstverständlich, externe Unternehmensberater zu engagieren oder Aufträge in Teilen an Fremdunternehmen zu vergeben. Externe Kompetenz durch Headhunter kann, richtig eingesetzt überaus wertvoll sein. Dies liegt unter anderem in der Tatsache begründet, dass sie komplett an den jeweiligen Kunden und seine Wünsche angepasste, exklusive Dienste anbieten. Mit der Expertise von qualifizierten Headhuntern finden Unternehmen diskret und passgenau bessere Kandidaten in kürzerer Zeit.

Ist das Headhunting gut vorbereitet, sinkt darüber hinaus das Risiko einer Fehlbesetzung. Eine Position sollte zu keinem Zeitpunkt aus der Not heraus zu schnell oder falsch besetzt werden. Erfahrene Headhunter achten aus diesem Grund in einem spezifischen Auswahlprozess darauf, dass passende Kandidaten sowohl fachlich wie persönlich zur Unternehmenskultur passen.

Zusammenfassend lohnt es sich für jedes Unternehmen, Kontakte zu nachweislich qualifizierten Headhuntern mit Branchenkenntnissen aufzubauen. Es ist zielführend, diese im frühen Stadium der Personalakquise in Prozesse zu involvieren. Durch dieses professionelle Vorgehen sichern Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit. Sie finden gleichzeitig passende Fach- und Führungskräfte und stellen in einer globalisierten Arbeitswelt langfristigen Erfolg durch passendes Personal sicher.

FAQ: Fragen zum Thema Headhunter

Autor: Redaktion Personalwissen