E-Recruiting: Personalgewinnung durch gezieltes Bewerbermanagement

Die Suche, Recherche und der Recruiting-Prozess hat sich in letzter Zeit radikal gewandelt. Während es vor einigen Jahren üblich war, nach einer Stellenanzeige in den Karriererubriken von Tageszeiten schriftliche Bewerbungsunterlagen von Kandidaten per Post zu erhalten und der gesamte Einstellungsprozess offline durchgeführt wurde, sucht heute nur noch eine Minderheit von Unternehmen auf diese Weise neues Personal.

Der Fachkräftemangel (War for Talents) hat zusätzlich dazu geführt, dass weitere Recruiting-Kanäle genutzt werden müssen, um den Wettbewerb um qualifiziertes Personal zu gewinnen. Die moderne Variante des Recruiting wird dabei heute als E-Recruiting bezeichnet.

Definition von E-Recruiting

Gemeint ist mit diesem Begriff die professionelle Unterstützung der HR-Abteilung durch den Einsatz unterschiedlichster elektronischer Medien. Unternehmen und Konzerne nutzen neben der eigenen Internetpräsenz vor allem Online-Jobbörsen, gängige Social-Media-Kanäle, berufsspezifische Internetportale und Apps für mobile Endgeräte. Die Digitalisierung und Vernetzung aller Prozesse trägt dabei  wesentlich zu einem dynamischen und effektive Recruiting bei. Auch Bewerbungen per Video-Interview erfreuen sich wachsender Beliebtheit, da diese zusätzlich zu Fotos, Texten und Dokumenten die Visualisierung mittels bewegter Bilder nutzen und Bewerber so noch transparenter darstellen.

E-Recruiting ist dabei im gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozess präsent und unterstützt alle Beteiligten individuell:

• Bewerber – durch einfache und interaktive Online-Bewerbungsformulare.
• Personalabteilungen – durch umfangreiche Bewerbermanagementsysteme, die alle Daten effizient und im Rahmen der gültigen Datenschutzbestimmungen speichern.
• Fachabteilungen und Führungskräfte im Unternehmen – durch gezielte Abrufmöglichkeiten der passenden Bewerberunterlagen.
• Personaldienstleister oder Jobbörsen – durch Datenabgleich oder Weitergabe von Bewerberdokumenten oder das Posting von Stellenanzeigen.

E-Recruiting ist aus unserer modernen, globalisierten Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Zudem verbessert es nachweislich den Bewerbungsprozess, wertet das Employer Branding auf und erhöht die Bewerberqualität. Zudem senkt es die Recruiting-Kosten spürbar und unterstützt Personaler und verantwortliche Führungskräfte dabei, alle Personalentscheidungen zügig und professionell zu treffen.

Welche Fragen stellen sich Unternehmen bei modernem E-Recruiting?

Sowohl global agierende Konzerne wie auch kleine oder mittelständische Unternehmen stehen dabei immer wieder vor entscheidenden Fragen in Bezug auf ein modernes E-Recruiting:

• Welche E-Recruiting-Kanäle gibt es und wo liegen die Vorteile der unterschiedlichen Kanäle?
• Wie implementieren Unternehmen E-Recruiting professionell im Unternehmen?
• Wie können moderne Bewerbermanagementsysteme HR-Abteilungen unterstützen?
• Welche Recruiting Trends gibt es derzeit?

Welche E-Recruiting-Kanäle gibt es und wo liegen die Vorteile der unterschiedlichen Kanäle?

Gemäß dem Statistikportal Statista kann im E-Recruiting im Wesentlichen zwischen 5 bedeutenden E-Recruiting-Kanälen unterschieden werden:

1. Internet-Stellenbörsen
2. Unternehmensinterne Karriereseite
3. Mitarbeiterempfehlungen
4. Recruiting über Karrierenetzwerke wie Xing und LinkedIn
5. Recruiting über weitere Social-Media-Kanäle, wie Instagram, TikTok oder YouTube.

1. Internet-Stellenbörsen

Online-Jobbörsen haben für nationale und internationale Unternehmen die höchste Relevanz im E-Recruiting und in der effektiven Personalgewinnung. Sie bieten die Möglichkeit, Stellenangebote kurzfristig sowie rechtssicher zu veröffentlichen und haben zugleich den Vorteil, dass vakante Positionen umgehend in der Online-Suche erscheinen. Durch eine SEO-Optimierung sind Stellenanzeigen aufgrund von Keywords zudem auch über Suchmaschinen wie Google oder Bing verfügbar.

Anders als bei Zeitungen oder anderen Print-Medien, bei denen ein Redaktionsschluss abgewartet werden muss und Änderungen erst nach einer längeren Bearbeitungszeit umgesetzt werden können, kann die HR-Abteilung durch einen eigenen Zugang zur Internet-Stellenbörse die Veröffentlichung offener Stellen steuern und Updates der Annonce kurzfristig onlinestellen.

Die Suchfunktion von Online-Stellenbörsen wird durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und durch sehr feine Suchparameter immer treffsicherer. Arbeitssuchende können daher einfach und von jedem mobilen Endgerät Internet-Stellenbörsen durchsuchen und passende Positionen finden. Dabei achten die Betreiber der Internet-Jobbörsen darauf, alle Anzeigen für die Online-Nutzung für Smartphone und Tablet zu optimieren und so jederzeit ein professionelles und interaktives Suchergebnis zu liefern. E-Recruiting hat dabei den Mehrwert, dass ein Bewerber unmittelbar über die Online-Plattform und unabhängig vom mobilen Endgerät die Möglichkeit hat, Bewerbungsunterlagen zu versenden.

Das eigene Profil sagt viel aus

Nutzer mit einem eigenen Profil können zudem vorab eingestellte Bewerbungsdokumente, wie zum Beispiel Zeugnisse oder Zertifikate auswählen und zusammen mit einem individuellen Bewerbungstext über die Internet-Stellenbörse an das Unternehmen weiterleiten. Der gesamte Bewerbungsvorgang findet dabei transparent und Sinne der Regelungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) statt.

Der eigentliche Vorteil von Online-Jobbörsen liegt dabei in der Schnelligkeit, Einfachheit und Spontanität des Bewerbungsvorganges. Durch optimierte Formulare und das hochladen weiterer Dokumente aus einer Cloud können sich Bewerber spontan für eine Bewerbung im Unternehmen entscheiden. Der gesamte Recruiting-Vorgang, von einer Eingangsbestätigung über die mögliche Einladung zum Vorstellungsgespräch und jede Art von Schriftverkehr läuft dabei papierlos ab und ist durch einen Log-in für den Bewerber jederzeit nachvollziehbar.

Erfolgreiche Unternehmen die so vorgehen, sparen Kosten und Zeit und positionieren für den Bewerber zugänglich und erreichbar. Gleichzeitig nehmen diese Betriebe Bewerber und deren Bedürfnissen im Einstellungsprozess ernst. Durch eine enge Verzahnung zwischen HR-Abteilung und Online-Jobbörse ergibt sich zudem der Vorteil, dass alle Daten und Dokumente über Schnittstellen in das firmeneigene Bewerbermanagementsystem einfließen. Dadurch entfallen Administrationskosten für das mehrfache Anlegen von Bewerberprofilen. Das digitale Profil eines Bewerbers ist zudem innerbetrieblich für Fachabteilungen und Personaler einfach und auf Knopfdruck verfügbar.

Auch betriebswirtschaftlich bietet die Nutzung von Online-Stellenbörsen viele Vorteile, da nur Kosten für das Schalten von Anzeigen für Unternehmen anfallen. Diese sind oft erheblich geringer als bei überregionalen Zeitungsanzeigen.  Spezifische Stellenbörsen bieten zudem das Cost-per-Click-Modell an, bei dem nur der Klick auf eine Stellenanzeige kostenpflichtig ist. Durch das Buchen von Premium-Angeboten oder Recruiting-Paketen kann zudem beeinflusst werden, ob wichtige Stellenanzeigen auch auf der Startseite erscheinen sollen.

So kann zusätzliches Interesse für die Position und das Unternehmen geschürt werden. Durch den Aufbau eines Unternehmensprofiles stellt das HR Management ergänzend sicher, dass das Employer Branding positiv dargestellt und die Werte der Firma öffentlich kommuniziert werden.

Ihre Vorteile bei der Nutzung von Online-Stellenbörsen im Einstellungsprozess

• Schnelligkeit und Effizienz
• Komplette Verfügbarkeit Ihrer Stellenanzeigen
• Plattform- und Endgeräte-unabhängig
• Aktualitätsgarantie
• Schnelle Interaktion mit potenziellen Kandidaten per Email/Chat möglich
• E-Recruiting professionalisiert Ihr Employer-Branding
• Spezifische Suchwörter und eine SEO-Optimierung garantieren den Eintrag in Suchmaschinen

Herausforderungen bei der Nutzung von Online-Stellenbörsen

a.) Die effektivste Stellenbörse finden

Die größte Hürde oder Herausforderung bei der Nutzung von Online-Stellenbörsen für Unternehmen ist die Entscheidung, in welchen Stellenbörsen Anzeigen platziert werden sollten. Bei vielen hundert verfügbaren nationalen und internationalen sowie branchenspezifischen Portalwebseiten fällt die objektive Bewertung für oder gegen ein Portal nicht leicht. Zudem muss der Kosten-Nutzen-Aspekt betriebswirtschaftlich abgewogen werden.

Wird die Stellenanzeige auf unpassenden Stellenbörsen veröffentlicht und nicht von den richtigen Kandidaten gefunden, so bringt diese Investition keinen Return on invest (ROI). Auch kann die Bewerberqualität oder die Anzahl der Bewerbungseingänge durch eine oberflächliche oder fehlerhafte Wahl des Portals leiden. Um daher eine aus betriebswirtschaftlicher Sicht zielführende und in Bezug auf den Bewerbungserfolg sinnvolle Entscheidung zu treffen, informieren sich erfolgreiche Unternehmen über die Mediadaten der Online-Stellenbörsen. Hier findet man unter anderem Hinweise zur branchenspezifischen Ausrichtung und zu den monatlichen Nutzerzahlen. Auf Basis aller verfügbaren Informationen können Personaler entscheiden, welche Online- Stellenbörsen für Stellenanzeigen geeignet sind und fokussiert werden müssen.

b.) Professionelle Organisation der E-Recruiting-Aktivitäten

Schnelligkeit und Effizienz können als eindeutige Vorteile von Online-Stellenbörsen im Rahmen einer gezielten Personalgewinnung bezeichnet werden. Um als Firma von diesem Mehrwert zu profitieren, muss die interne Organisation der HR-Abteilung sehr professionell sein. Nutzer erwarten dabei von Unternehmen vor allem Aktualität. Bereits besetzte Positionen sollten daher tagesaktuell von Stellenportalen entfernt werden. Geschieht dies nicht, erhalten Kandidaten ein unorganisiertes und negatives Bild vom Unternehmen. Dies kann einen sofortigen Ausschlag auf das Employer Branding haben. Da viele Kandidaten sich in Social-Media-Kanälen oder Bewertungsportalen über ihre Erfahrungen im Bewerbungsprozess austauschen, ist es unabdingbar, der Organisation des Social Media Recruiting und der Aktualität aller öffentlichen Anzeigen eine hohe Priorität einzuräumen.

Tipp: Ein modernes Bewerbermanagementsystem unterstützt Personalabteilung effektiv bei der professionellen Organisation und Kommunikation mit Bewerbern und automatisiert Prozesse softwaregestützt. Weitere Details über die Möglichkeiten und die Implementierung werden im Laufe dieses Artikels beschrieben.

c.) Die besten Kandidaten auch mit Direct-Search-Methoden erreichen

Online-Stellenportale stellen vor allem dann die erste Wahl im E-Recruiting dar, wenn Sie Bewerber erreichen möchten, die derzeit auf der Suche nach einer neuen Herausforderung sind. Zur Skalierung von Produkten und Dienstleistungen suchen Unternehmen aber vielfach vor allem Personal mit einschlägiger Branchenerfahrung. Diese bemühen sich oft nicht aktiv, da sie erfolgreich und in ungekündigter Position bei einem Mitbewerber arbeiten.

Gleichermaßen suchen auch Führungskräfte und Manager im mittleren und gehobenen Management meist nicht persönlich nach einer neuen Position. Sie sind es gewöhnt, von Personalern, Headhuntern oder Personalberatern auf vakante und passende Positionen angesprochen zu werden. Daher ist es für jeden Personaler zielführend, die Suchmethode im E-Recruiting individuell pro Stellenangebot anzupassen. Es macht daher viel Sinn, zielgerichtet zu überlegen, welche anderen Suchmethoden die Qualität der Ergebnisse verbessern würden. Kommen Sie nach reiflicher Überlegung zu dem Schluss, dass für eine Schlüsselposition im Betrieb vor allem hoch qualifiziertes Personal vom Mitbewerber interessant ist, dann lohnt es sich, externe Suchanbieter und Direct Search mit einzubeziehen.

Direct Search beschreibt übersetzt die gezielte, zunächst verdeckte Direktansprache von Kandidaten. Handelt es sich bei den Aspiranten um Führungskräfte, so spricht man abweichend von Executive Search. Die Direktansprache verfolgt dabei das Ziel, potenzielle Kandidaten gezielt und persönlich anzusprechen, auch wenn diese derzeit nicht aktiv nach einer neuen Position suchen. Unternehmen haben dabei die Möglichkeit, durch einen spezialisierten Mitarbeiter in der eigenen Recruiting-Abteilung systematisch und sehr präzise passende Kandidaten zu kontaktieren oder einen Headhunter oder Personalberater als Mittelsmann einzuschalten. Aus Diskretionsgründen empfiehlt sich in den meisten Fällen der Einsatz eines auf die Branche spezialisierten, diskret agierenden Beraters.

Direktansprache durch Headhunter und CO.

In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise in der Direktansprache durch Personalberater oder Headhunter als erfolgversprechend erwiesen:

1. Erstellen eines individuellen Suchprofiles – Eingrenzen von Mitbewerbern.
2. Aufbau einer Zielliste mit qualifizierten Kandidaten von Wettbewerbsunternehmen.
3. Kontaktaufbau unter Zuhilfenahme von Karrierenetzwerken wie Xing oder LinkedIn sowie Involvieren des bestehenden Kontaktnetzwerkes.
4. Verdichten der Ergebnisse und Führen von telefonischen Interviews mit den Top-Kandidaten.
5. Weiterleiten von „candidate letter“ an das auftraggebende Unternehmen, mit Empfehlung der aus Sicht des Beraters empfehlenswertesten Kandidaten.
6. Stringenter Interviewprozess, Vertragsverhandlungen und Onboarding.

Für die Tätigkeit eines Personalberaters oder Headhunters wird spätestens nach der Einstellung eines in der Direktansprache gefundenen Mitarbeiters ein Honorar fällig. Dieses orientiert sich in den meisten Fällen am Brutto-Jahresgehalt des eingestellten Kandidaten. Üblich sind 2–4 Brutto-Monatsgehälter sowie sondervertraglich vereinbarte Zuschläge. Je nach Vertragsausgestaltung können bereits Teilzahlungen nach erfolgreichem Kontaktaufbau oder nach Weiterleitung des „candidate letter“ erfolgen.

2. Unternehmensinterne Karriereseite

In der angeführten Statistik von statista.de wird ausgeführt, dass jeder vierte eingestellte Bewerber, über die unternehmensinterne Karriereseite rekrutiert wird. Daher ist es für Betriebe und Personaler sehr wichtig, Inhalte und aktuelle Stellenangebote immer auch auf der Unternehmens-Internetseite prominent darzustellen. Internetpräsenzen von Firmen werden von Bewerbern hoch frequentiert, da Kandidaten aufgrund des Image und des Employer Branding nach Unternehmensnamen suchen und von Suchmaschinen automatisch auf die Hauptdomain des Unternehmens gelenkt werden.

Beispiel: Ein Bewerber, der viele Jahre in der Lebensmittelbranche im Vertrieb tätig war, wird zu Beginn seiner Recherche zu adäquaten Positionen zunächst die Unternehmen im Internet anwählen, die für ihn persönlich aufgrund des Firmenimage attraktiv sind. Statt eine Internet-Stellenbörse nach passenden Stellen abzusuchen, wird sich dieser Bewerber eingehend mit den Unternehmen seiner Wahl auseinandersetzen und sich vor allem bei Firmen bewerben, die ihm höchstselbst bekannt sind oder deren Firmenwerte überzeugen.

Das angeführte Beispiel zeigt, dass die Informationen der Internetpräsenz des Unternehmens für ein professionelles Recruiting und den gesamten Einstellungsprozess essenziell sind. Daher stellen sich fortschrittliche Konzerne und Unternehmen zukunftsorientiert und modern dar und geben durch den geschickten Einsatz von Videos und anderen Visualisierungen einen Einblick in die Strukturen von Abteilungen. Kandidaten beeindrucken außerdem Beispiele realer Mitarbeiter, die über ihren Werdegang berichten und die Vorzüge und Mehrwerte des Unternehmens positiv skizzieren.

Für Personaler und die Unternehmensleitung sollte daher das vorrangige Ziel darin bestehen, Unternehmenswerte, Visionen und auch die Firmenhistorie nutzenorientiert und emotional darzustellen. Spannende Videobeiträge oder historische Ansichten der ersten Fertigungsstätte berühren Bewerber und vermitteln diesen ein freundliches, offenes oder familiäres Bild vom Unternehmen. Gehen verantwortliche Personaler so vor, entwickeln sie das Employer Branding fortlaufend weiter und legen damit die Grundlage dafür, dass potenzielle Kandidaten sich auch aus emotionalen Gründen für eine Bewerbung entscheiden.

Mitarbeiterempfehlungen

Webbasierte Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme erfreuen sich in Unternehmen aller Größenordnungen wachsender Beliebtheit. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels nutzen Firmen die eigene Belegschaft zur Personalgewinnung und binden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in die Talentsuche ein. Als Beispiel für ein funktionierendes, digitales Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm kann Firstbird dienen. Dieses oder andere Programme zur Mitarbeiterempfehlung werden bereits in unzähligen Betrieben erfolgreich genutzt.

Der multifunktionale Ansatz von Firstbird oder auch weiterer Applikationen besteht aus unterschiedlichen, ineinander verzahnten Schritten:

1. Informationen der eigenen Mitarbeiter (Talent Scout) über eine vakante Position im Unternehmen per E-Mail, App oder Textnachricht.
2. Mitarbeiter nimmt Kenntnis von der vakanten Position und recherchiert im eigenen Netzwerk nach passenden Kandidaten, die er persönlich informiert. Hierzu können E-Mails, Textnachricht oder Nachrichtenfunktionen in sozialen Medien genutzt werden.
3. Der Interessent bezieht sich auf das Posting und damit auch den bestehenden Mitarbeiter. Er reicht seine Bewerbungsunterlagen online beim Unternehmen ein.
4. Ist der Recruiting-Prozess erfolgreich und wird ein neuer Angestellter über eine Mitarbeiter-Empfehlung eingestellt, erhält der werbende Angestellte eine Prämie in Form einer Geld- oder Sachleistung.

Mitarbeiterempfehlungs-Programme funktionieren online und offline

Durch eine webbasierte Applikation wird der Suchvorgang transparenter und die moderne Art der Informationsweitergabe steigert die Motivation der Beschäftigten. Angestellte sehen sich durch die Weiterleitung im eigenen Netzwerk als Talent Scout und haben viel Freude, bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter zu helfen und selbst davon zu partizipieren. Zudem steigt automatisch das Unternehmensimage und das Employer Branding, da ausschließlich zufriedene Betriebsangehörige bereit sind, Bekannte oder Freunde eigenhändig anzusprechen. Die Bereitschaft zur Teilnahme an Mitarbeiter-Empfehlungsprogrammen kann gesteigert werden, wenn Unternehmen nicht nur die erfolgreiche Vermittlung finanziell würdigen, sondern bereits die Weiterleitung von Stellenangeboten oder das persönliche Posting in Social-Media-Kanälen honorieren.

Vorteile für Personalverantwortliche und Führungskräfte beim Einsatz von interaktiven Mitarbeiter-Empfehlungsprogrammen

• Steigerung der Anzahl und Qualität der Bewerbungseingänge.
• Die Mitarbeitermotivation und Identifikation mit dem Unternehmen steigt.
• Hohe Kosteneinsparungen durch geringen, administrativen Aufwand.
• Über diesen E-Recruiting-Kanal werden auch potenzielle Kandidaten angesprochen, die derzeit nicht auf der Suche nach einer neuen Herausforderung sind.

Digitale Mitarbeiter-Empfehlungsprogramme sind eine interessante, kostengünstige und effektive Möglichkeit, die eigenen Mitarbeiter aktiv in den Recruiting-Prozess einzubinden. Sie steigern die Affinität der Angestellten zum Unternehmen und bieten ein erhebliches Kosten-Einsparpotenzial. Zudem erhalten Sie qualitativ hochwertige Kandidaten, die erst aufgrund der Empfehlung eines Freundes oder Bekannten in die Lage versetzt werden, sich näher mit Ihrem Angebot und Ihrem Unternehmen zu beschäftigen.

4. Arbeitsagentur, sowie Karrierenetzwerke wie Xing und LinkedIn

Weitere interaktive und zielführende E-Recruiting-Kanäle für eine effektive Personalgewinnung sind die Internetpräsenz der Arbeitsagentur sowie moderne Karrierenetzwerke wie Xing oder LinkedIn.

Branchenspezifisch nutzen viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) das digitale Angebot der Arbeitsagentur. Dieses ist mit den überregionalen Online-Stellenbörsen zu vergleichen, da es ähnlich funktioniert und nach dem gleichen Prinzip aufgebaut ist, wie kommerzielle Portale im Internet. Über den Zugang der Arbeitsagentur ist zudem die gesamte Bandbreite an Stellenangeboten zu finden – vom Arbeiter in der Fertigung, über Tätigkeiten für geringfügig Beschäftigte bis hin zu Jobs für leitende Angestellte. Schwerpunkt der Stellenbörse der Arbeitsagentur sind jedoch Beschäftigungen für Arbeiter, Angestellte sowie Mitarbeiter in handwerklichen oder technischen Berufen.

Ein Stellengesuch unter www.jobboerse.arbeitsagentur hat dabei für Unternehmen drei entscheidende Vorteile:

• Sowohl der Firmeneintrag als auch das Einstellen des Stellenangebotes sind kostenlos.
• Sie erhalten ein kostenneutrales Bewerbermanagementsystem, mit dem Sie Bewerberdaten und Ihre Anzeigen effektiv verwalten können.
• Ihre Stellenanzeige wird online oder auch offline als Vermittlungsvorschlag an Arbeitssuchende weitergeleitet.

Vakante Positionen über die Suchfunktion der Arbeitsagentur zu veröffentlichen, kann aufgrund der beschriebenen Vorteile sehr zielführend sein. Zusätzlich können Unternehmen die kostenlosen Möglichkeiten der Arbeitsagentur nutzen, um qualifizierte Bewerber im Rahmen von Vermittlungsvorschlägen wirkungsvoll anzusprechen.

Tipp: Beschreiben Sie beim Aufbau der Stellensuche für eine vakante Position sehr genau, welche Eigenschaften und Qualifikationen Ihnen bei potenziellen Kandidaten besonders wichtig sind. Benennen Sie klar, welche Erfahrungswerte oder fachlichen Voraussetzungen für die freie Stelle essenziell sind. So vermeiden Sie Bewerbungen von Kandidaten, die nur zu einem sehr geringen Teil den Anforderungen Ihrer vakanten Position entsprechen.

Xing und LinkedIn als professionelle Karrierenetzwerke

Neben dem Stellenportal der Arbeitsagentur ist Recruiting über Xing oder LinkedIn für Unternehmen essenziell. Der Stellenwert beider Portale als berufliche Networking-Plattform und Online-Stellenportal ist im Laufe der letzten Jahre stark angestiegen. Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmen können bei beiden Anbietern vor allem die Möglichkeit nutzen, Netzwerke aufzubauen und zu erweitern oder Kollegen und Freunde aus der „Offline-Welt“ in das digitale Netzwerk zu übertragen. Während Xing vor allem im deutschsprachigen Raum aktiv ist, gilt LinkedIn als internationales Karrierenetzwerk.

Unternehmen haben zudem vielfältige Möglichkeiten, sich und ihr Employer Branding national und global darzustellen und interessante Fakten und Corporate Benefits professionell aufzubereiten. Gezielte Artikel in Foren und Gruppen interessieren potenzielle Kandidaten oder informieren diese über Online-Events, Symposien und Kongresse.

Durch gezielte Interaktion in spezifischen Xing-Gruppen können Personaler über die beiden Karrierenetzwerke sich auch mit Interessenten austauschen, die derzeit nicht aktiv suchen. Eine einfache Kontaktanfrage oder ein kurzes Gruppenposting kann so der Auftakt zu einem spannenden und erfolgversprechenden Recruiting-Prozess sein an deren Ende Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Diesen hätten Sie über die herkömmlichen Kanäle unter Umständen nie erreicht! Zudem bieten Ihnen Xing und LinkedIn auch die Möglichkeit, Bewerber vor einer persönlichen Einladung online besser kennenzulernen und mehr über einzelne berufliche Stationen oder Erfolge zu erfahren.

5. Andere Social-Media-Kanäle

Auch die weiteren Social-Media-Kanäle wie Twitter, Facebook oder Instagram können als E-Recruiting-Kanal in der Personalgewinnung genutzt werden. Dabei werden diese im realen Recruiting weniger für die direkte Kontaktaufnahme zu Bewerbern benutzt. Vielmehr werden sie eingesetzt, um Imageartikel oder Unternehmensnachrichten schnell einer heterogenen Zielgruppe zugänglich zu machen.

Die genannten Social-Media-Kanäle haben zudem den großen Vorteil, dass Informationen, Bilder, Videos oder Imagefilm sich mit hoher Geschwindigkeit viral verbreiten können und Unternehmen dadurch eine breite Informationsstreuung bewirken. Richtig aufgebaute, professionelle Image-Kampagnen können sich damit bereits nach kurzer Zeit sehr positiv auf das allgemeine Unternehmensimage oder auch auf das Employer Branding auswirken. Dies führt dazu, dass interessierte Kandidaten sich über die Unternehmens-Internetpräsenz oder andere Profile im Internet informieren und eine Bewerbung in Erwägung ziehen.

Es ist zu erwarten, dass Social-Media-Kanäle in Zukunft noch wichtiger für ein professionelles E-Recruiting werden, da Menschen jeden Alters diese für alle alltäglichen privaten und geschäftlichen Angelegenheiten benutzen. Beispielsweise sind Generationen Z und Y besonders über Tik-Tok Recruiting oder YouTube-Recruiting zu erreichen. Für Unternehmen bedeutet diese Entwicklung, sich zukunftsorientiert aufzustellen und die offen für der Digitalisierung der Personalabteilung zu sein. Dies ist ein entscheidender Schritt dabei, sich als Betrieb modern, aufgeschlossen und nachhaltig zu präsentieren.

Wie implementieren Unternehmen E-Recruiting professionell im Unternehmen?

Um die unterschiedlichen E-Recruiting-Kanäle nachhaltig und professionell in den unternehmensinternen Recruiting-Prozess zu integrieren, benötigen Personaler und die Unternehmensleitung klare Zielsetzungen und ausreichend Zeit, um alle Planungen sinnvoll umzusetzen.

Statt sich vorschnell auf einzelne E-Recruiting-Kanäle festzulegen, muss zunächst intern geprüft werden, welche Ziele im unternehmensinternen Recruiting-Prozess und im Rahmen der Personalgewinnung verfolgt werden. Dazu müssen die folgenden Fragen analysiert und eingehend beantwortet werden:

Fragestellung	Ausprägung
Zielgruppe	Welche Bewerber-Zielgruppe soll angesprochen werden?
Kanäle	Über welche Kanäle können potenzielle Kandidaten bestmöglich angesprochen werden?
Führungskräfte	Muss bei Führungskräften und Managementpositionen in Bezug auf die Recruiting-Kanäle diversifiziert werden?
Bedürfnisse der Bewerber	Welche Bedürfnisse haben Bewerber an den Bewerbungsprozess?
Technische Voraussetzungen	Welche technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein, um den Bewerbungsprozess einfach und effektiv zu machen?
Interne Abläufe	Wurde durch das Anpassen von internen Abläufen und durch Integration eines modernen Bewerbermanagementsystems sichergestellt, dass eingehende Bewerbungen schnell, datenschutzkonform und zielführend bearbeitet werden?

Bereitschaft ist von allen gefordert, damit E-Recruiting funktioniert

Positive Antworten auf die gestellten Fragen sind entscheidend dafür, ob E-Recruiting erfolgreich im Unternehmen integriert werden kann. Dabei kommt es vor allem auf die Bereitschaft der Firmenleitung an, ausreichend Zeit und finanzielle Mittel bereitzustellen, um alle internen Abläufe auf E-Recruiting-Kanäle abzustimmen. Dazu gehört auch die Investition in moderne Softwareprogramme und die gezielte Schulung der HR-Abteilung sicherzustellen. Nur durch eine stetige Fortbildung und Qualifizierung sowie regelmäßige Updates der eingesetzten Software kann garantiert werden, dass jeder Verantwortliche in der Personalabteilung die Vorteile von Software-Applikationen nutzen kann.

Fallen nach einer eingehenden und objektiven Prüfung noch Schwachstellen und Herausforderungen auf, die die Implementierung von E-Recruiting im Unternehmen behindert, sollte schnellstens nachjustiert werden. Fehlt es im Recruiting-Prozess an Fachpersonal, sind interne Abläufe zu langsam oder gibt es administrative Lücken, so werden selbst die interessantesten Positionen mit den besten Rahmenbedingungen im Unternehmen unbesetzt bleiben.

Beispiel: Sie erhalten über die Karriereseite Ihrer Internetpräsenz die Bewerbung eines hoch qualifizierten Kandidaten für eine Vertriebsposition. Im ersten Schritt erwartet der Bewerber eine Eingangsbestätigung, die voll automatisch vom Software-System versandt werden kann. In der schriftlichen E-Mail-Bestätigung sollte vermerkt sein, wie lange das interne Sichten der Unterlagen und ein erster Zwischenbescheid in etwa dauern wird.

Um bei dem im Beispiel beschriebenen Kandidaten bewerberzentriert und kompetent vorzugehen und Interesse an der Bewerbung zu suggerieren, müssen alle firmeninternen Prozesse zwischen der HR-Abteilung und involvierten Fachabteilung schnell und reibungslos ineinandergreifen. Ansonsten steigt die Chance, dass der angeführte Bewerber das Interesse an der Position verliert oder andere Unternehmen schneller auf den Eingang von Bewerbungsunterlagen reagieren.

Erstes Ziel jedes Unternehmens sollte es sein, Kandidaten, die aufgrund der Qualifikation und der eingereichten Dokumente in Frage kommen, schnell persönlich kennenzulernen. Wenn ein erstes Bewerbungsgespräch aus Termingründen kurzfristig nicht möglich ist, reicht auch ein Telefonat oder ein Skype-Gespräch aus, um sich einen ersten persönlichen Eindruck zu verschaffen. Dies hat Vorteile für beide Seiten. Durch eine erste Kontaktaufnahme entsteht ein persönlicher Kontakt der das  Interesse des Bewerbers vertiefen kann und der einen stringenten Recruiting-Prozess nach sich zieht.

Informieren Sie den Bewerber über den Ablauf

Entscheidend ist jedoch, dass Unternehmen ihren Bewerbern eindeutig mitteilen, wie der Bewerbungsprozess im Unternehmen aufgebaut ist. Dies beinhaltet, sich möglichst kurzfristig eigenhändig beim Kandidaten zu melden. So stellen Personaler sicher, dass sich die besten Talente oder fachlich qualifiziertesten Facharbeiter auch in Zeiten eines hohen Fachkräftemangels für das eigene Unternehmen entscheiden können.

Durch sehr gute Planung, eine betriebsinterne Prüfung des Recruiting-Prozesses und die stringente und systematische Umsetzung von Maßnahmen ist es möglich, E-Recruiting erfolgsorientiert in Unternehmen jeder Größe zu integrieren. Die fortwährende Schulung aller beteiligten HR-Mitarbeiter spielt dabei eine besondere Rolle. Das Hauptaugenmerk bei der Implementierung von E-Recruiting sollte dabei darauf gesetzt werden, Schnelligkeit und wertschätzende Kommunikation in allen Phasen des Bewerbungsprozesses sicherzustellen. Verstecken sich Unternehmen nicht unpersönlich hinter Online-Bewerbungen, zeigt dies zudem Offenheit und Vertrauen an  – Eigenschaften, die im Recruiting-Prozess auf Kandidaten sehr anziehend wirken. Dazu gehört, bereits in der Eingangsbestätigung einen Ansprechpartner zu nennen, der online und offline erreichbar ist.

Gehen Unternehmen und Personaler so vor, wird dies dazu führen, dass vakante Positionen besser und mit einem finanziell wesentlich geringeren Investment besetzt werden können. Zusätzlich gewinnt das Employer Branding des Unternehmens, das entscheidend dafür ist, dass weitere qualifizierte Bewerber Interesse daran haben, sich dem Betrieb anzuschließen.

Wie können moderne Bewerbermanagementsysteme HR-Abteilungen unterstützen?

Ein wesentlicher Punkt bei der professionellen Integration von E-Recruiting im Unternehmen ist ein interaktives und vernetztes Bewerbermanagementsystem. Als Bewerbermanagementsystem bezeichnet man ein softwaregestütztes System mit dem HR-Abteilungen den gesamten Recruiting- und Einstellungsprozess effektiv steuern können. Jede Stellensuche erhält dabei eine interne Projektnummer, unter der alle wesentlichen Informationen zur Position und zu Kandidaten gespeichert werden.

Auch das managen und veröffentlichen von Stellenanzeigen in Online-Stellenportalen und die Integration von Daten externer Anbietern ist praktisch automatisch, auf Knopfdruck möglich.

Vor allem wird ein Bewerbermanagementsystem, welches anderweitig als ATS – Applicant Tracking System, E-Recruiting-Software oder HR-System bezeichnet wird jedoch eingesetzt, um die Bewerbungsunterlagen aller Kandidaten strukturiert zu klassifizieren, zu speichern und auszuwerten. Zudem werden passende Bewerber schematisch zu Interviews eingeladen oder Schreiben einer Absage automatisiert versandt. Auch der Aufbau von Talentpools für unterschiedliche Tätigkeitsbereiche ist möglich. Insgesamt kann ein Bewerbermanagementsystem als moderne, intern und extern vernetzte Datenbank bezeichnet werden, mit der der gesamte Recruiting-Prozess im Unternehmen abgebildet werden kann.

Möglichkeiten eines Bewerbermanagementsystems in der Personalgewinnung

Möglichkeit	Beschreibung
Datenbank	Betriebsintern und extern vernetzte Datenbank mit aktuellen und ehemaligen Kandidaten (Speicherung im Rahmen der DSGVO), Smartmatching-Modul stellt einen schnellen Abgleich zwischen den Anforderungen und der Qualifikation von Bewerbern sicher ,
Schnittstellen…	zur Karriereseite des Unternehmens oder externen Stellenportalen – Bewerbereingänge werden automatisiert verarbeitet   zum firmeneigenen HR-System zur Übernahme von eingestellten Kandidaten ins Angestelltenverhältnis Schnittstelle zu Social-Media-Plattformen zum schnellen Posting von Informationen oder neuen Positionen
Suchfunktion	Über eine professionelle Suchfunktion kann nach einzelnen Begriffen in allen eingereichten Dokumenten gesucht werden.
Multifunktionaler Zugang	Das System kann sowohl vom stationären PC wie auch von allen gängigen mobilen Endgeräten bedient werden
Bewerberzugang	Bewerber können über einen eigenen Zugang über die Karriereseite Ihre Daten und den Bewerbungsfortschritt einsehen
Reporting	Automatisierter Abruf von unterschiedlichen Reportings zu Bewerbungseingängen oder zum Recruiting-Fortschritt.
Kalenderfunktion	Übersicht über alle geplanten Interviews sowie Schnittstelle zu MS-Outlook oder anderen im Unternehmen genutzten Terminplanern
Stellenanzeigen	Multiposting von Stellenanzeigen direkt aus dem System   Publikation von einzelnen Stellenanzeigen
Zugang	Zugang für User in unterschiedlichen Abteilungen mit eindeutiger Rechtevergabe. So ist es möglich, Führungskräfte anzubinden und diesen alle Daten auf elektronischem Wege zukommen zu lassen
Tools	Schnelles erstellen von Newslettern, E-Mails oder anderem Schriftverkehr

Bei einem Überblick der Möglichkeiten, die eine moderne E-Recruiting-Software bietet, fällt sehr schnell die Überlegenheit zu herkömmlichen Datenbanksystemen auf. Vor allem die Punkte Datensicherheit, Datenverfügbarkeit sowie ein sofortiger, faktenorientierter Vergleich von Bewerbern, sowie die zahlreichen Kommunikationsmöglichkeiten über Schnittstellen stellen einen deutlichen Vorteil zu einem Recruiting-Prozess auf Excel-Basis oder mit klassischen Datenbank-Systemen dar.

Geschützte Systeme sichern das Unternehmen und die Bewerber

Für Arbeitgeber und gleichermaßen für Bewerber hat ein softwaregestütztes System zudem noch weitere Mehrwerte und einen hohen Nutzen in der Personalgewinnung:

Vorteile für Arbeitgeber

Vorteile für Bewerber

Optimierung des Bewerbungsprozesses Bewerberdaten kann man effektiv und zielführend bearbeiten Die Qualität der Bewerber wird erhöht Eine Vergleichbarkeit von Kandidaten ist anhand von einfachen Parametern im System kurzfristig möglich Effizienzsteigerung durch Vernetzung und Integration des gesamten Prozesses Logischer Aufbau unterstützt einen effektiven Bewerbungsprozess mit kurzfristiger Rückmeldung an den Bewerber

Schnellere Rückantwort vom Unternehmen Angenehmer, bewerberzentrierter Vorgang Möglichkeit, die eingereichten Unterlagen und den gesamten Prozess im eigenen Profil jederzeit zu verfolgen

Insgesamt überwiegen die Vorteile einer innovativen E-Recruiting-Software für Unternehmen und Bewerber. Auch wenn die Kosten von softwaregestützten Systemen betriebswirtschaftlich berechtigt sein müssen, unterstützt ein modernes HR-Programm Personaler im gesamten Recruiting-Prozess zielgerichtet und automatisiert administrative Tätigkeiten.

Zudem steigert der Einsatz dieser Systeme für Personaler und Bewerber das subjektive Bewerbungserlebnis. Durch die Einfachheit und Schnelligkeit können Mitarbeiter in HR-Abteilungen außerdem viel effektiver agieren und gewinnen Zeit für die eigentliche Personalarbeit. Komplexe, administrative Vorgängen gehören damit der Vergangenheit an.

Kandidaten erleben den Bewerbungsprozess durch den Einsatz eines vernetzten Bewerbermanagementsystems professioneller und entwickeln ein vertrauensvolles Gefühl zum Unternehmen. Dies hat wiederum sehr positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage und auf das Employer Branding. Selbst bei einer Absage der Bewerbung werden Kandidaten den Bewerbungsprozess als angenehm und fair empfinden, da die Organisation und Kommunikation in allen Phasen bewerberzentriert war. Daher ist es für Personaler zielführend, sich mit den verschiedenen Applikationen auf dem Markt zu beschäftigen und für das eigene Unternehmen das passende Bewerbermanagementsystem zu finden.

Welche Trends gibt es derzeit im E-Recruiting?

Zusätzlich zu den wesentlichen Kanälen im E-Recruiting gibt es derzeit weitere Recruiting-Trends und Ideen, potenzielle Kandidaten anzusprechen und dadurch die Personalgewinnung zu fördern.

1. Inbound-Recruiting
2. Videobewerbungen

1. Inbound-Recruiting

Beim Inbound-Recruiting, einer modernen Methode im E-Recruiting geht es zunächst um die Vermittlung von tiefgehendem Wissen und attraktiven Informationen.  Erst im zweiten Schritt ist Inbound-Recruiting mit der Personalgewinnung verknüpft. Inbound Recruiting kann daher als innovative Methode beschrieben werden, die die Attraktivität und das Image eines Arbeitgebers durch gezielte Wissensvermittlung fördert. Beim Inbound-Recruiting achten Personaler und Unternehmenslenker dabei gezielt darauf, offline und online spezifisches Wissen und Detailinformationen zu kommunizieren. Dadurch versuchen sie, die Fachkräfte für das Unternehmen zu sensibilisieren und diese schließlich zu interessierten Kandidaten zu entwickeln.

Beispiel: Ein Pharmaunternehmen informiert auf Jobmessen oder in spezifischen Online-Blogs oder Xing-Gruppen über neue Entwicklungen und Methoden in einem medizinischen Fachbereich. Statt das Unternehmen, eine vakante Position oder die Rahmenbedingungen des Pharmaherstellers in den Vordergrund zu stellen, steht die Wissensvermittlung anhand von Fakten und wissenschaftlichen Ergebnissen an erster Stelle.

Personaler, die so vorgehen, gewinnen passive Bewerber, die sich vor allem für die Informationen und Hintergrundberichte interessieren. Durch Inbound-Recruiting besteht eine realistische Chance, diese Interessenten auch für das Unternehmen zu begeistert. Kurz- oder langfristig kann man über diesen Weg hoch qualifizierte Fachkräfte, Top-Manager oder Führungskräfte aufgrund nachhaltiger Informationen zu Kandidaten und schließlich zu Mitarbeitern entwickeln.

Mit Inbound-Recruiting unentdeckte Talente finden

Ein wesentlicher Faktor für ein gelungenes Inbound-Recruiting ist dabei die Optimierung der „Candidate Journey“. Dieser englische Fachbegriff beschreibt den Weg eines Kandidaten von der ersten Kontaktaufnahme, bis hin zum Onboarding im Betrieb. Gerade bei Fachkräften und Managern wird die Candidate Journey in den meisten Fällen nicht klassisch beschritten, sondern läuft sehr individuell ab.

Statt herkömmlich über eine Stellenanzeige, Online-Bewerbung, ein Interview und die Vertragsunterzeichnung verläuft die Kontaktaufnahme oft über ein privates Netzwerk oder attraktive Informationen sowie über Kampagnen und Offline-Events. Durch passende, nutzenorientierte Inhalte werden Aspiranten begeistert. Letztlich verdichtet sich für Interessenten das positive Bild vom Unternehmen und es entwickelt sich ein individuelles Empfinden und eine persönliche Bindung zu den Produkten, Werten und Mitarbeitern. Bei einem passenden Stellenangebot wird ein solcher Interessent viel eher an einer Mitarbeit im Unternehmen interessiert sein, selbst wenn dieser gerade erfolgreich und in ungekündigter Position in einem anderen Betrieb tätig ist.

Um Inbound-Recruiting optimal im Unternehmen zu integrieren, bedarf es der Mitarbeit aller Fachabteilungen. In bereichsübergreifenden Teams muss empathisch und systematisch überlegt werden, welche Fakten und Unternehmens-Informationen passive Kandidaten und Fachkräfte überzeugen können. Durch klar definierte Strategien und Kampagnen sowie durch den geschickten Einsatz von Social Media kann man spezifische Inhalte transportieren und Interessenten entwickeln.

Im nächsten Schritt kann man dann versuchen, Interessenten weiter zu überzeugen, für das Unternehmen zu gewinnen und letztlich einzustellen. Inbound-Recruiting ist damit ein moderner, fortschrittlicher und innovativer Weg für Personaler, in Zeiten des Fachkräftemangels Mitarbeiter bedarfsgerecht mit dem eigenen Unternehmen bekanntzumachen, stetig zu begeistern und positiv mit den Unternehmenswerten und dem eigenen Image zu infizieren.

2. Videobewerbung

Ein weiterer Trend im E-Recruiting und in der Personalgewinnung ist die Videobewerbung. Dabei haben Bewerber die Möglichkeit, eine internetbasierte Plattform oder eine Smartphone-App zu nutzen und Kurzvideos über ihre Eigenschaften und Qualifikationen hochzuladen. Auch in eine klassische Online-Bewerbung kann eine Videosequenz eingefügt werden. Im Mix mit den schriftlichen Bewerbungsunterlagen entsteht so ein besserer und eindrücklicherer erster Eindruck über den Bewerber.

Mittlerweile gibt es sowohl kleinere Betriebe wie auch große, global agierende Konzerne, die den kompletten Recruiting-Vorgang auf eine Videobewerbung stützen. Ein Beispiel hierfür ist der Anbieter Talentcube, der mit seiner App die Möglichkeit bietet, innerhalb kürzester Zeit eine Videobewerbung zu erstellen und online an ein oder mehrere Unternehmen zu versenden.

Neben der Schnelligkeit dieser Bewerbungsform haben die bewegten Bilder den positiven Effekt, dass Eigenschaften und Sachverhalte durch Gestik, Mimik und Stimmfarbe optimal unterstrichen werden. Auch können in einer Videobewerbung in kurzen Sequenzen emotionale Informationen weitergegeben werden, was in schriftlichen Bewerbungsunterlagen schwer möglich ist. Vor allem Erfolge und deren Realisierung sowie die intrinsische Motivation des Bewerbers wirkt in einem Kurzfilm authentischer und klarer.

Vor dem Hintergrund, dass Firmen im Rahmen der Personalgewinnung vor allem Menschen suchen, die teamfähig sind und zu den eigenen Unternehmenswerten passen, kann eine Videobewerbung sehr zielführend sein. Sie ermöglicht es Führungskräften und Personalern, den Kandidaten bereits vor einem persönlichen Interview besser und intensiver kennenzulernen. Vor diesem Hintergrund erhalten immer wieder auch Bewerber eine Chance, die aufgrund der schriftlichen Bewerbungsunterlagen oder fehlender Qualifikationen im Normalfall ein Absageschreiben bekommen hätten.

Zusammenfassung und Fazit zum E-Recruiting für Unternehmen

E-Recruiting ist aus modernen Personalabteilungen heute nicht mehr wegzudenken. Nicht nur die Vorteile in Bezug auf Schnelligkeit, Transparenz und Professionalität überzeugen beim Einsatz. Innovative Kommunikationskanäle wie Online-Stellenbörsen, die Firmen-Homepage oder Netzwerke wie Xing oder LinkedIn sind zudem ein Garant für Unternehmen, die richtigen Kandidaten und Bewerber zu erreichen.

Beim Aufbau eines zukunftsorientierten Bewerbungsprozesses sollten Personaler darauf achten, den Bedürfnissen und dem Nutzen von potenziellen Kandidaten immer den höchsten Stellenwert einzuräumen. Arbeitssuchende erwarten heute vor allem Aktualität, einen informativen Recruiting-Prozess und Einfachheit in der Bedienung digitaler Applikationen. Da sich durch die Digitalisierung und durch Innovationen im Bereich der Vernetzung die Prozesse im Recruiting fortlaufend verändern, müssen Verantwortliche in Personalabteilungen zudem offen und modern denken und alternative Methoden zur Bewerbersuche prüfen und zielgenau im Betrieb implementieren.

Softwaregestütztes Bewerbermanagementsystem in der Personalabteilung nutzen

Durch den Einsatz dieser modernen Software können alle Phasen im Bewerbungsprozess bestmöglich verwaltet werden. Administrative Aufgaben werden gebündelt und mittels professioneller Schnittstellen ist eine Anbindung an externe Quellen oder die Integration von Fremddaten jederzeit darstellbar.

Zusammenfassend können als E-Recruiting alle Maßnahmen und Kanäle beschrieben werden, die HR-Abteilungen effektiv unterstützen. Moderne Software, innovative Recruiting-Kanäle oder der Einsatz von Robot Recruiting kann Personalverantwortliche dabei supporten, jederzeit ein wirkungsvolles Bewerber-Management sicherzustellen. Personaler und Bewerber profitieren dann von einem kompetenten und erprobten Prozess, bei dem Bewerberinformationen und Dokumente jederzeit und interaktiv verfügbar sind. Durch Effizienz, bedarfsgerechte Kommunikation und ein hohes persönliches Engagement sichert E-Recruiting Personalern auch in Zeiten des Fachkräftemangels und im „war of talents“ die besten und qualifiziertesten Bewerber für eine erfolgreiche und zukunftsorientierte Unternehmensausrichtung.

Autor: Torsten Niermann

Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Recruiting