Personalauswahlverfahren: Methoden in der Praxis

Die Mitarbeiter sind das Rückgrat eines Unternehmens – kein Wunder also, dass die Auswahl von neuen Mitarbeitern einen hohen Stellenwert innerhalb der Personalabteilung genießt. Den verantwortlichen Recruitern stehen dabei verschiedene Auswahlverfahren zur Verfügung.

Doch welche Personalauswahlverfahren haben sich als alltagstauglich erweisen? Das ist gar nicht so einfach zu sagen, denn: International gibt es große Unterschiede hinsichtlich der Methoden zur Personalauswahl. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die gängigen Recruiting-Wege und moderne Ansätze aus dem deutschsprachigen Raum. Zudem finden Sie einen Überblick über Emotionale Intelligenz als wichtiger Faktor bei der Personalauswahl.

Personalauswahlverfahren: Wie ist das Vorgehen bei der Personalauswahl?

Je nach Unternehmen und Branche ist der Auswahlprozess von Bewerbern anders. Eine Basis, die fast alle Firmen nutzen, bildet jedoch die Vorauswahl von Kandidaten durch Zeugnisse, Referenzen und ein Vorstellungsgespräch. Es bietet sich aber auch an, moderne Wege der Personalbeschaffung zu beschreiten – wie Anzeigen in Social Media oder Speed Recruiting. Insbesondere beim Recruiting von Azubis und Nachwuchskräften lohnt es sich, dem Unternehmen ein zeitgemäßes Image zu verschaffen.

Um geeignete neue Mitarbeiter zu finden, müssen Personaler in jedem Fall verschiedene Vorbereitungen treffen. Der Prozess der Personalauswahl, wie er bei den meisten vakanten Stellen durchlaufen wird, umfasst verschiedene Schritte. Von der analytischen Vorbereitung über das operative Recruiting bis hin zur finalen Personalentscheidung lassen sich verschiedene Stufen im Personalauswahlprozess definieren:

Stellenanalyse und Anforderungsprofil

Zunächst setzt sich der HR-Verantwortliche mit der vakanten Position auseinander. Welche Anforderungen muss ein neuer Mitarbeiter erfüllen, um die freie Stelle ideal auszufüllen? Hier werden die nötigen Leistungen und Kompetenzen gesammelt. Gegebenenfalls muss das Anforderungsprofil aktualisiert werden, wenn sich Aufgaben durch technische Neuerungen verändert haben.

Formulieren einer Stellenanzeige

Danach wird die Position ausgeschrieben. Hier nimmt die Stellenbeschreibung eine besondere Relevanz ein. Wenn klar ist, welche Anforderungen mit einer Vakanz einhergehen, kann die Stellenanzeige ausformuliert werden. Zuvor gesammelte Anforderungen werden hier kurz und bündig formuliert. 

Üblicherweise gehört dazu auch eine Arbeitsplatzbeschreibung mit Zusammenfassung der Aufgaben sowie Angaben zum Unternehmen und zu etwaigen Corporate Benefits. Schließlich sollen Bewerber bestmöglich mit Informationen zur Tätigkeit versorgt sein, um böse Überraschungen auf beiden Seiten zu vermeiden.

Ausspielen der Stellenanzeige

Die Ausschreibung der Stelle sollte anschließend wirksam publik gemacht werden. Dafür empfehlen sich Aushänge in der Firma, an öffentlichkeitswirksamen Orten wie beispielsweise Schwarze Bretter in Universitäten – aber auch im Internet eignen sich viele Plattformen zum Veröffentlichen einer Stellenanzeige. Dazu gehört die eigene Website, Jobbörsen und Vermittlungsportale wie StepStone oder Karrierenetzwerke wie LinkedIn.

Sichten und Prüfen von Unterlagen

Sind die ersten Bewerbungen eingetroffen, so steht das Sichten der Bewerbungsunterlagen an. Diese müssen zunächst nach streng objektiven Kriterien gesichtet werden. Hierfür kann auch eine Verwaltungssoftware genutzt werden. Insbesondere die Qualifikationen der Bewerber für die Stelle stehen bei diesem Schritt im Vordergrund. In Rahmen einer eingehenden Prüfung kann anschließend eine Vorauswahl an Kandidaten, zum Beispiel zur Vorlage beim Firmenchef, zusammengestellt werden.

Vorbereitung diverser Personalauswahlverfahren

Egal ob Interview, Assessment Center oder Fragebogen – sie alle brauchen entsprechende Vorbereitung. In diesem Schritt, der üblicherweise vor dem ersten persönlichen Kontakt stattfindet, überlegen die Personalabteilung und relevante Vorgesetzte sowie gegebenenfalls auch künftige Kollegen gemeinsam, welche Methode sich eignet, um die Kandidaten auf den Prüfstand zu stellen.

Persönliche Vorstellung

Ausgewählte Bewerber kommen nun zum Vorstellungsgespräch oder Assessment Center in die Firma. Im Rahmen der Corona-Pandemie hat sich allerdings auch das Bewerbungsgespräch per Videocall etabliert. Wie vor Ort lassen sich auch bei der digitalen Version Interviews, Fragebögen und weitere Verfahren einbauen, um Kandidaten auf ihre Eignung hin zu testen und mit der Besetzung einen Erfolg zu landen.

Finale Entscheidung

Nach der Durchführung der Auswahlverfahren treffen Personalverantwortliche oft in Absprache mit den Fachabteilungen die Entscheidung, welcher Bewerber die Stelle antreten darf. Hierbei sollte nicht zu lange gezögert werden – denn wer auf Jobsuche ist und großes Potenzial mitbringt, wird sich nicht nur bei einem Unternehmen beworben haben.

Wichtig: Das beschriebene Vorgehen bezieht sich auf externes Recruiting. Wird intern rekrutiert, fallen einige Teilprozesse weg bzw. ändern sich. So zum Beispiel die Vorbereitung eines Assessment Centers: Bei der internen Personalbeschaffung ist die Person und ihre Arbeitsweise bereits bekannt – auf komplexe Personalauswahlverfahren wird in aller Regel verzichtet.

Auch beim Active Sourcing, bei dem HR-Manager gezielt auf geeignete Kandidaten zugehen, fallen Bewerbungsprozess und Auswahlverfahren anders aus. In der Regel hat der verantwortliche Personaler den Kandidaten und seine Fähigkeiten sowie Potenziale schon eine Weile im Blick, sodass die klassische Bewerbung wegfällt. Besondere Regelungen sind außerdem bei der Einstellung von geflüchteten Menschen zu beachten.

Zeugnisse, Arbeitsproben, Engagements: Was Bewerbungsmappen aussagen

So viel Zeugnisse offenbaren können, so wenig sagen sie über den Charakter einer Person wirklich aus. Umso besser, dass gute Bewerbungsunterlagen nicht nur aus Zertifikaten bestehen, sondern auch ein Anschreiben und einen Lebenslauf einschließen. Idealerweise finden Sie – je nach Branche – außerdem Arbeitsproben in der (digitalen) Bewerbungsmappe. 

Wie helfen Zeugnisse bei der Personalauswahl?

Zeugnisse und Arbeitsproben stellen zwar selbst keinen Personalauswahlprozess dar, liefern aber das Fundament für die Wahl der passenden Mitarbeiter. Anhand von Zertifikaten lässt sich zunächst ein Überblicküber die Bewerbersituation gewinnen:

• Abschlusszeugnis: Das Abschlusszeugnis aus Schule, Universität oder Ausbildung zeigt, wie der Kandidat fachlich aufgestellt ist. Solche Zertifikate sollten nicht als ultimativ und in Stein gemeißelt angesehen werden, geben aber eine erste Orientierung.
• Arbeitszeugnis: Arbeitszeugnisse sind hingegen von größerer Relevanz. Hier können Sie sich nicht nur einen Überblick über die Tätigkeiten verschaffen, die der Kandidat bereits kennt, sondern auch über seine Arbeitsweise. Vor allem die Leistungsbeurteilung lässt Rückschlüsse auf den Bewerber zu.
• Sonstige Zeugnisse: Nachweise über Zusatzqualifikationen oder ehrenamtliche Arbeiten sind ein Indiz für das Engagement eines Bewerbers. Außerdem können solche Tätigkeiten einen Hinweis auf den Cultural Fit geben – das heißt darauf, ob der Mitarbeiter in spe von seinen Einstellungen und Zielen her zur Unternehmenskultur passt.

Hier gilt es, zu bedenken: Lesen Sie Zeugnisse immer im Gesamtkontext, denn nicht jedes Arbeitsverhältnis ging friedlich auseinander. Verlassen Sie sich im Zweifel nie nur auf die Beurteilung von Dritten, sondern nutzen Sie weitere Methoden der Personalauswahl, um sich ein umfassendes Bild von Ihrem Bewerber zu machen.

Was bringen Arbeitsproben und Referenzen bei der Personalauswahl?

Wenn es möglich ist, sollten Personaler sich Arbeitsproben geben lassen. Wird beispielsweise ein Mitarbeiter für die Öffentlichkeitsarbeit gesucht, sind bereits veröffentlichte Pressemitteilungen ein guter Weg, um die fachliche Qualifikation eines Bewerbers zu beurteilen. Mit Arbeitsproben gehen gleich zwei Vorteile einher: Sie sind sehr aufschlussreich und für Ihr Unternehmen mit verhältnismäßig wenig Aufwand verbunden.

In anderen Fachbereichen lassen sich möglicherweise andere Arten von Referenzen heranziehen: Auch Programme, grafische Oberflächen oder gar handfeste physische Projekte ermöglichen, sich unmittelbar ein Bild von den Fähigkeiten und Leistungen eines Kandidaten zu machen. Hier sollte allerdings immer der Gedanke einfließen, dass es sich um Beispiele handelt, die der Bewerber selbst als Erfolg beurteilt.

Warum sind Lebenslauf und Anschreiben wichtig für die Personalauswahl?

Der Lebenslauf bietet dem Bewerber die Möglichkeit, sich optimal zu präsentieren. Insbesondere Quereinsteiger können relevante Erfahrungen hier in den Mittelpunkt stellen. Das Anschreiben gibt ihm oder ihr die Gelegenheit, die persönliche Eignung für die freie Stelle im Unternehmen in Worte zu fassen – wobei dieses Dokument bei modernen Bewerbungen, insbesondere über Jobvermittlungsplattformen, oft wegfällt.

Nutzt eine arbeitssuchende Person die Option des Anschreibens in der Bewerbung, so lässt sich am Text schon Einiges herauslesen: Interessiert sich die Person wirklich für das Unternehmen? Kann sie sich mit den Werten und Zielen der Firma identifizieren? Vermittelt sie Bereitschaft, ihre Erfahrungen optimal einzubringen und sich etwaige fehlende Kompetenzen anzueignen? In entsprechenden Berufsfeldern hilft der Text auch, um sich ein Bild über die Kreativität eines Bewerbers zu machen.

Tipp: Im Gegensatz zu den Zeugnissen können Lebenslauf und Anschreiben tatsächlich Einblicke in den Charakter einer Person zulassen. Das hilft, um schon im Vorfeld Cultural Fits auszumachen – also Mitarbeiter, die mit der Unternehmenskultur im Einklang sind.

Personalauswahlverfahren vor Ort: Vorstellungsgespräch und Eignungstests

Fragen über Fragen: In den meisten Unternehmen findet nach wie vor die Methode des Job Interviews Anwendung. Daneben gibt es noch weitere Instrumente, die im Prozess der Personalauswahl Einsatz finden können, um geeignete Bewerber zu identifizieren. Dazu gehören Probearbeitstage oder verschiedene Testverfahren. 

In jedem Fall läutet das persönliche Kennenlernen eine neue Phase der Personalauswahl ein: Hierzu kommt es nur für Bewerber, die den verschiedenen Stufen der Vorauswahl standgehalten haben.

Welche Rolle spielt das Vorstellungsgespräch bei der Personalauswahl? 

Das Vorstellungsgespräch spielt eine tragende Rolle als Klassiker unter den Instrumenten der Personalauswahl. Immerhin lässt sich erst ein wirklicher Eindruck des Bewerbers gewinnen, wenn Sie sich persönlich gegenübersitzen. 

Im Gespräch lassen sich Fragen erörtern wie: 

• Wie wirkt er oder sie auf Sie? 
• Passt die Person gut ins Team? 
• Ist er oder sie den kommenden Aufgaben gewachsen? 

Auch hier bietet sich schon die Gelegenheit, kleinere Tests oder Probearbeiten als Bestandteil des Interviews mit einzubauen. Durch gezielte Fragen, die insbesondere Spezialisten im HR-Bereich beherrschen, können sich Personaler ein Bild von den Soft und Social Skills eines Bewerbers machen – und so falschen Personalentscheidungen vorbeugen.

Trotzdem ist Zurückhaltung geboten: Im Vorstellungsgespräch geht es schließlich auch darum, sich als Arbeitgeber gut zu präsentieren. Fühlt sich ein Bewerber allzu sehr in die Ecke gedrängt, so entscheidet er sich möglicherweise gegen das Unternehmen – obwohl das Anforderungsprofil der freien Stelle gut zu den Kompetenzen gepasst hätte.

Gerade, um die fachliche bzw. persönliche Eignung eines Bewerbers zu prüfen, greifen immer mehr Unternehmen auf spezifische Personalauswahlverfahren zurück. Dafür lässt sich nach dem Bewerbungsgespräch beispielsweise gut ein Assessment Center oder Einstellungstest anschließen.

Wie unterstützen Assessment Center das Personalauswahlverfahren?

Das sogenannte Assessment Center (kurz: AC) als Instrument des Auswahlverfahrens beinhaltet Aufgaben, die speziell auf das Unternehmen zugeschnitten sind. In den meisten Fällen nehmen mehrere Teilnehmer zeitgleich daran teil. 

Der Vorteil: Die Kandidaten lösen gemeinsam Aufgaben und stellen somit einerseits ihr fachliches Wissen sowie andererseits ihre sozialen Skills unter Beweis. Zudem ist ein direkter Vergleich der Bewerber möglich. Oftmals sind ACs für einen ganzen Tag angelegt und beinhalten unterschiedliche Phasen mit verschiedenen Aufgabentypen, die von den Bewerbern zu erledigen sind:

• Fallstudien / typische Aufgabenstellungen
• Rollenspiele
• Präsentationen
• Gruppendiskussionen

Insbesondere aus denGruppendiskussionen lassen sich wichtige Eigenschaften eines Bewerbers herauslesen. Geht der Kandidat auf seine Gesprächspartner ein? Verhandelt er klug und stellt die richtigen Fragen? Tritt er moderierend auf? Nimmt er eine dominante Stellung innerhalb der Gruppe ein? Je nach ausgeschriebener Stelle und dafür notwendiger Eigenschaften und Persönlichkeitsmerkmale kann die Bewertung der Kandidaten unterschiedlich ausfallen.

Welche Testverfahren gibt es sonst noch für die Personalauswahl?

Eignungstests und Leistungstests sind häufig angewandte Personalauswahlverfahren – insbesondere bei Berufsstartern oder Auszubildenden. Oftmals werden solche Eignungstest der eigentlichen Personalauswahl vorgeschaltet und sind beispielsweise Teil eines Online-Bewerbungsverfahrens. 

Die Ausgestaltung der Tests kann ganz unterschiedlich ausfallen: Bei MINT-Berufen setzen Personaler meist auf einen logik-, naturwissenschafts- und mathematikbasierten Test. In anderen Bereichen erfreuen sich Persönlichkeitstests und Tests zur Selbsteinschätzung zunehmender Beliebtheit. Insbesondere Selbsteinschätzungstests helfen Personalverantwortlichen, die Persönlichkeit eines Kandidaten zu beurteilen: Bewerber bekommen zahlreiche Fragen zur eigenen Persönlichkeit gestellt, die Personaler mit eigenen Eindrücken abgleichen und entsprechende Schlüsse ziehen.

Intelligenz- und Persönlichkeitstests lohnen sich wegen des hohen Aufwands nur, wenn das Ergebnis von hoher Bedeutung ist. Unternehmen sollten davon absehen, solche Personalauswahlverfahren selbst zu entwickeln, wenn die notwendigen fachlichen Ressourcen nicht im eigenen Unternehmen vorhanden sind: Für die fundierte Konzeption bedarf es tiefgreifender Expertise. Spezielle Dienstleister bieten beispielsweise die individuelle Erarbeitung eines Einstellungstests an.

Emotionale Intelligenz bei der Personalauswahl

Noch vor einigen Jahren galt die Devise, dass es im Geschäftsalltag nicht um Emotionen oder Empathie, sondern um die Intelligenz, um den IQ an sich und um Stärke geht. Die Zeiten haben sich geändert: Längst haben Hirnforscher und Neurologen erwiesen, dass die Emotionale Intelligenz (EI) nicht durch den IQ ersetzt werden kann und dass sie von enormer Bedeutung für ein Unternehmen ist.

Insbesondere im Personalauswahlprozess und in der Personalführung ist Emotionale Intelligenz von enorm hoher Wichtigkeit. Erfolgreiche Unternehmer verfügen über eine hohe Emotionale Intelligenz und wissen, wie Sie bei Bewerbern die EI im Bewerbungsgespräch feststellen.

Welche Rolle spielt Emotionale Intelligenz bei der Personalauswahl?

Die Relevanz von Emotionaler Intelligenz in der Führung wird beispielsweise deutlich, wenn Personaler die EI im Bewerbungsgespräch feststellen und den richtigen Bewerber auswählen sollen. Nur wer selbst über Emotionale Intelligenz verfügt, kann diese bei seinem Gegenüber erkennen.

Heute möchten Recruiter die EI in Personalauswahlverfahren, herausfinden um einzuschätzen, wie belastbar, stressresistent und teamfähig der neue Mitarbeiter ist.

Warum sollte ein Kandidat emotionale Intelligenz besitzen?

In Unternehmen geht es immer um das Miteinander, um die Fähigkeit im Team zu arbeiten und um das Gefühl für die Gemeinschaft. Erst dadurch entsteht ein positives Betriebsklima, in dem sich jeder Mitarbeiter gut aufgehoben fühlt und motiviert bei der Arbeit ist.

Wenn es darum geht, als Personaler die richtigen Führungskräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen, ist eigene Emotionale Intelligenz daher ein wichtiger Faktor, um die Stelle mit Erfolg zu besetzen – bestenfalls durch Kandidaten, die ebenfalls Emotionale Intelligenz mitbringen. Denn durch die Menschenkenntnis, die emotional intelligente Personaler mitbringen, können sie die wichtigen Charakterzüge des Gegenübers „erspüren“. Dazu gehören die Fähigkeiten

• mit Kritik umgehen,
• und Stress richtig zu verarbeiten.

Hinweis: Mitarbeiter mit hoher emotionaler Intelligenz kommen besser bei Kunden und bei Geschäftspartnern an. Sie tragen Verantwortung umfassender, sind motiviert und motivieren ihr Umfeld, können mit Stress und Druck besser umgehen und sind daher eine erstklassige Wahl. 

Personalauswahlverfahren: Welche Möglichkeiten gibt es noch?

Im Rahmen von Personalauswahlverfahren gibt es auch zahlreiche Wege, die Anwendung finden, jedoch kontrovers diskutiert sind. Eine Schriftbildanalyse wäre ein Beispiel für ein solches Verfahren. Hierbei nehmen Experten die Handschrift eines Kandidaten in den Fokus. Anhand des Schriftbildes werden dann Rückschlüsse auf die Persönlichkeit sowie die Eignung des Bewerbers gezogen. 

Achtung: Dieses sogenannte graphologische Gutachten ist kontrovers diskutiert und nicht wissenschaftlich fundiert. Nur wenige Unternehmen nutzen diesen Weg der Beurteilung.

Einige Bewerber geben auch Kontaktpersonen an, die für Referenzen zur Verfügung stehen. Insbesondere in anglophonen Ländern ist diese Praxis beliebt. Hierzulande werden Referenzen zunehmend populärer, sind aber meistens mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden: 

Personaler müssen die Kontaktperson erreichen und Informationen einholen. Andererseits sprechen Referenzen für sich: Wer als Referenzgeber eine ausdrückliche Empfehlung für eine Person ausspricht, steht voll und ganz hinter der Arbeitsweise des Kandidaten. Mittlerweile etablieren sich auch zunehmend digitale Referenzschreiben, beispielsweise über das Karriereportal LinkedIn. Dort lassen sich Empfehlungen anderer mit dem eigenen Profil verknüpfen.

Fazit: Eigenes Image ist wichtig für die Personalauswahl 

Welches Personalauswahlverfahren sich am besten eignet, hängt immer individuell vom Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle ab. So sind Assessment Center oder Persönlichkeitstests mit finanziellem und zeitlichem Aufwand verbunden. 

Im klassischen persönlichen Gespräch offenbart sich der Charakter des Bewerbers und seine Art, Aufgaben anzugehen, unter Umständen besser. Statt moderner Auswahlprozesse empfehlen sich unter Umständen eher moderne Recruiting-Methoden. Dazu gehört ein überzeugender Auftritt in Social-Media-Kanälen, der junge Kandidaten anspricht. Dabei ist das Stichwort „Recrutainment“ von Bedeutung, das die Personalbeschaffung mit spielerischen Elementen verknüpft.

Die Investitionen in die Personalauswahl sollten jedenfalls im Verhältnis zum Nutzen stehen. Bei all den unterschiedlichen Methoden des Recruitings und den verschiedenen Instrumenten für den Personalauswahlprozess sollten Unternehmen nicht aus den Augen verlieren, auch die eigene Außenwirkung im Blick zu haben. Denn erst, wenn das Image einer Firma stimmt, wird auch die Besetzung freier Stellen zum Erfolg, der den Betrieb langfristig voranbringt.

FAQ: Häufig gestellte Fragen rund um Personalauswahlverfahren