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People Analytics: Die Workforce Analyse im Detail

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People Analytics

Der Arbeitsalltag verändert sich in Zeiten des digitalen Wandels und Big Data genauso schnell wie die zur Verfügung stehende Technik. Je nach Unternehmenssparte erhalten digitale Produkte und progressive Ideen nach und nach Einzug in die meisten Firmen. Eine immer wichtigere Rolle spielen Daten: Sie gelten als die Grundlage der Veränderung und als Basis für jede Optimierung. People Analytics ist die Bezeichnung für die Analyse mitarbeiterbezogener Daten, die es Arbeitgebern ermöglicht, die Stimmung im Unternehmen zu erkennen und entsprechend zu agieren. Welche positiven Effekte die Auswertung der Informationen mit sich bringt und welche Probleme im Rahmen von People Analytics auftreten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Datenanalyse in Unternehmen: Was der Begriff People Analytics umfasst

Ihre Daten geben Verbraucher heutzutage in verschiedenen Formen weiter. Ob über soziale Netzwerke oder durch die Eingaben in Suchmaschinen – die Informationen über individuelle Präferenzen und Einstellungen ergeben sich durch jede Aktivität, die online erfolgt. Auch für Unternehmen spielen Daten eine essenzielle Rolle. Doch nicht nur die Meinung ihrer Kunden ist für Firmen wichtig. Auch die Haltung der eigenen Mitarbeiter kann sich auf den Erfolg einer Organisation auswirken.

Damit ein Unternehmen effizient arbeiten kann, muss es Arbeitnehmern ein Umfeld bieten, das ihren Ansprüchen gerecht wird. Angestellten sollte an ihrem Arbeitsplatz beispielsweise die Technologie zur Verfügung stehen, die sie für die effektive Ausführung ihres Jobs benötigen. Auch die allgemeine Zufriedenheit mit den Arbeitsumständen kann ausschlaggebend sein. People Analytics stellt hier einen Schlüsselbegriff dar. Hinter der sogenannte Workforce Analyse steckt die gezielte Betrachtung von Daten, die zum Beispiel die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit umfassen.

Wie hilft People Analytics in Unternehmen?

Die Analyse mitarbeiterbezogener Daten kann Firmen und dem gesamten Business auf verschiedene Art und Weise helfen. Wenn sich Arbeitnehmer beispielsweise über chaotische Verhältnisse am Arbeitsplatz oder unklare Unternehmensstrukturen beschweren, kann das unter anderem daran liegen, dass die Quelle bestimmter Probleme nicht eindeutig zuzuordnen ist.

People Analytics lässt sich als HR-Tool einsetzen und macht es möglich, dass Organisationen Daten sammeln und ihre Eigenschaften untersuchen. So können Vorgesetzte Probleme zielgerichtet angehen und dabei systematisch nach Lösungen suchen.

Das Konzept Human Ressource Analytics liefert für unterschiedliche Bereiche eine neue Sicht- und Herangehensweise. Anhand methodischer Befragungen können Arbeitgeber die Einstellung der Mitarbeiter erforschen und offene Wünsche erörtern. Somit können Unternehmen ihre Strukturen anpassen und optimieren sowie bestimmte firmenbezogene Schwerpunkte angehen:

  • Ausschöpfen des gesamten Potenzials der Angestellten
  • engere Mitarbeiterbindung an das Unternehmen
  • Verbesserung der Betriebsklima
  • Optimierung der Arbeitsprozesse
  • Ausbau der Zukunftsfähigkeit der Firma

Wenn Mitarbeiter ihre Position darstellen können und ihre Vorgesetzten Wert auf ihre Meinung legen, verbessert sich nicht nur die gegenseitige Akzeptanz. Die Information, die Arbeitgeber durch einen offenen Meinungsaustausch gewinnen, ermöglicht es ihnen, Verbesserungen vorzunehmen.

Mitarbeiterzufriedenheit durch Datenanalyse

Die genannten Änderungen können nicht nur die Effizienz der Firma steigern und Gewinne steigern, sie stärken auch die Zufriedenheit der Angestellten.

Produktive und wertvolle Mitarbeiter fühlen sich in einem Unternehmen wohl, wenn ihr Arbeitgeber ihre Bedürfnisse erfüllt und ihre Aussagen ernst nimmt. Nur dann sind Arbeitnehmer bereit, in der Firma zu bleiben und dort ihr Bestes zu geben. Durch eine ausgiebige Analyse der Ansprüche können Führungskräfte verhindern, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen – was sich positiv auf die Mitarbeiterfluktuation auswirkt.

Hinzu kommt, dass mehrere Personen einen umfassenderen Blick auf mögliche Entwicklungen haben, als eine einzelne. In dieser Hinsicht sind die Einschätzungen der Arbeitnehmer bezüglich der Arbeitsprozesse in der Firma informativ. People Analytics ermöglicht es Vorgesetzten, fehlerhafte Abläufe frühzeitig zu erkennen und vor allem innovative Ideen umzusetzen, solange sie aktuell sind. Veränderungen vollziehen sich heute schneller als noch vor wenigen Jahren. Unternehmen müssen deshalb neue Modelle und Kreationen rechtzeitig entdecken und einführen, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

People Analytics: Die Umsetzung im Personalwesen

Um Human Resource Analytics sinnvoll zu nutzen, sollten Führungskräfte den Einsatz ausreichend planen. Die Zielklärung spielt eine zentrale Rolle, da den Beteiligten zunächst klar sein muss, was die Datenanalyse bezweckt. Die allgemeine Intention beeinflusst beispielsweise das Vorgehen bei der Befragung. Auch hat es einen Einfluss darauf, wie Arbeitgeber die Informationen anschließend betrachten können.

In vielen Fällen ergibt es wenig Sinn, bereits bestehende Datensätze zu analysieren, da sie den aktuellen Fragestellungen oftmals nicht konkret entsprechen. Um ein zuverlässiges Ergebnis zu bekommen und daraus richtige Schlussfolgerungen ziehen zu können, müssen Führungskräfte die Befragung und ihre einzelnen Komponenten gut durchdenken:

  • Welchen Bereich Ihres Unternehmens möchten Sie genauer untersuchen?
  • Welche Einschätzungen sind für Ihre Zwecke besonders wichtig?

Anfangs ist es vernünftig, zunächst nur einen Firmenbereich genauer zu untersuchen. Zu Beginn sollten Arbeitgeber ein Gefühl dafür entwickeln, wie die Datenerhebung in ihrem Unternehmen abläuft und welche Probleme auftreten können. Die Personalabteilung sollte einschätzen, welche Themen in der Firma aktuell relevant sind und welche Prozesse sie genauer analysieren beziehungsweise aktualisieren möchte. Auf diese Weise können Personalverantwortliche zum Beispiel das E-Recruiting neuer Mitarbeiter beurteilen und anhand People Analytics zu neuen Erkenntnissen kommen.

Mit Blick in die Zukunft: Wie People Analytics Verbesserungen ermöglicht

People Analytics kann helfen, Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten und digital aufzustellen. Indem HR Manager den aktuellen Zustand einschätzen, schaffen sie eine Basis, auf die sich das zukünftige Handeln und die Planung in der Firma aufbauen lassen.

Zum einen können Führungskräfte so Veränderungen vorhersehen, zum anderen können sie diese auch aktiv einplanen und lenken. Verabschieden sich beispielsweise wichtige Mitarbeiter des Unternehmens in den Ruhestand, müssen Personalverantwortliche einen Überblick darüber haben, welche Verantwortungsträger und fachliche Experten noch in der Firma sind.

Die gezielte Analyse der Daten schafft Personalbeauftragten die Möglichkeit, Schwankungen und Tendenzen zu erkennen. Durch People Analytics können es Vorgesetzte also schaffen, strategisch vorzugehen. Fortbildungen, Verabschiedungen, Umstrukturierungen und das Recruiting neuer Mitarbeiter lässt sich an die Bedürfnisse des Unternehmens und die Wünsche der Angestellten anpassen.

Mitarbeiter befragen: People Analytics auf Basis laufender Evaluierungen

Da eine Firma mit einer einzigen Bewertung und einer anschließenden Veränderung nicht für immer verbessert ist, müssen Zuständige die Bewertungen fortlaufend durchführen. Die Evaluierung eines Unternehmens ist somit ein stetiger Prozess. Mitarbeiter sollten in regelmäßigen Abständen die Möglichkeit bekommen, ihre Meinung zu äußern. Neben Befragungen geben auch Kündigungs- beziehungsweise Bewerberdaten Auskunft darüber, welche Veränderungen Führungskräfte veranlassen sollten, so beispielsweise:

  • Kostenersparnisse
  • langfristige Planungen
  • ganzheitlich gestaltete Arbeitsweisen

Durch die Untersuchung mitarbeiterbezogenen Informationen können HR Manager verschiedene Schlüsse ziehen. Beispielsweise können Personalverantwortliche ergründen, wie lange Mitarbeiter im Durchschnitt im Unternehmen bleiben und warum sie es nach einem bestimmten Zeitraum wieder verlassen. Diese Schlussfolgerungen liefern wichtige Ansatzpunkte für die Gestaltung des Unternehmens und die Ausrichtung der Employer Branding Strategie.

Durch Verbesserungen im Umgang mit Bewerbern und mit langjährigen Angestellten können Führungskräfte zum Beispiel große Kostenersparnisse erzielen. Arbeitnehmer, die das Gefühl bekommen, der Firma wichtig zu sein, bauen eine stärkere Bindung zu ihrem Arbeitgeber auf. In Feedbackgesprächen erfahren Vorgesetzte, was ihre Mitarbeiter sich wünschen und was sie brauchen, um sich noch besser in der Firma verwirklichen und wohlfühlen zu können.

Indem Personalbeauftragte Fluktuationen verhindern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, können Planungen langfristiger umgesetzt werden. Auf diese Weise können Zuständige in die Zukunft denken und dabei sowohl mit dem entsprechenden Personal wie auch mit den Wissens- und Arbeitskraftressourcen rechnen. Führungskräfte haben die Option, die Arbeitsprozesse in der Firma anschließend ganzheitlicher zu gestalten. So lassen sich einzelne Abläufe miteinander vernetzen.

Nachteile der Datenanalyse: Welche Probleme treten auf?

Im Zusammenhang mit Daten ist Sicherheit ein zentrales Thema. Daten liefern nicht nur dem Arbeitgeber interessante Informationen, sie können auch missbräuchlich verwendet werden und müssen aus diesem Grund geschützt bleiben. Für Arbeitnehmer kann People Analytics bedrohlich wirken, da Personalverantwortliche persönliche Daten nutzen, um Abläufe in der Firma zu optimieren.

Der Gedanke daran, dass moderne Technologien die Beurteilung eines Mitarbeiters und die Untersuchung der Daten vornehmen, verunsichert viele Angestellte. Deshalb ist es wichtig, dass Vorgesetzte ihre Arbeitnehmer über alle Befragungen und Analysen aufklären und ihnen Hintergrundinformationen übermitteln. Gerade in Deutschland handhaben der Gesetzgeber und verschiedene Arbeitnehmerverbände den Umgang mit den Daten sehr streng.

Lösungsansätze: Wie Unternehmen People Analytics korrekt einsetzen können

People Analytics darf Angestellten keine Sorgen bereiten, sondern sollte ihnen als lösungsorientiertes Konzept dargestellt und erklärt werden. Arbeitgeber sind auf ihre Mitarbeiter und ihre Kooperation angewiesen. Als Basis für die Ausführung von Workforce Analytics im Unternehmen ist es Pflicht, dass Arbeitnehmer zunächst ihre Zustimmung erteilen müssen, bevor Personalbeauftragte ihre Daten analysieren.

Mitarbeiter dürfen ihre Datenschutzrechte im gesamten Verlauf der Analyse nicht gefährdet sehen. Der Gebrauch gesammelter Informationen sollte demnach auch nur auf die Nutzung bei bestimmten Projekten beschränkt bleiben. Auf diese Weise vermitteln Vorgesetzte ihrem Team, dass das Unternehmen gewissenhaft mit den Daten umgeht und die Informationen nur für die offen dargelegten Zwecke verwendet werden. Um das Vertrauen der Mitarbeiter noch weiter zu steigern, können Zuständige außerdem auf mehr Transparenz bestehen.

Wenn Arbeitnehmer auf ihre eigenen Daten zugreifen und diese eigenständig verwalten dürfen, erhalten sie ein Gefühl der Kontrolle und sind eher dazu bereit, Informationen zu teilen. Neben der Möglichkeit, dass Angestellte eingreifen und die Datenanalyse verwalten dürfen, können Führungskräfte bei der Untersuchung der Daten auch schützende Methoden anwenden. Beispielsweise erlauben es bestimmte Berechnungen, dass genaue private Informationen geschützt bleiben.

Fazit: Mit People Analytics Verbesserungen schaffen

Schon auf Grundlage einiger anonymisierter Informationen können Arbeitgeber Analysen erstellen, die aufschlussreiche Schlussfolgerungen zulassen. So helfen aggregierte Daten bei der Umsetzung von HR Analytics im Unternehmen, während der Umgang mit sensiblen Informationen eingeschränkt beziehungsweise nur unter strengen Vorschriften verläuft.

Alles in allem können Führungskräfte durch die Einhaltung konkreter Richtlinien von den Vorteilen der Human Resource Analytics profitieren und gleichzeitig die Rechte der Mitarbeiter schützen. Mit der richtigen Umsetzung präsentiert sich People Analytics als zukunftsorientiertes und sorgfältiges Verfahren. Ideal, um die Unternehmens- und insbesondere die Personalstrategie sowie das gesamte Management langfristig und erfolgsorientiert zu gestalten.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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