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Offboarding: So geht Exit Management

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Offboarding

Der Unternehmensaustritt eines Mitarbeiters hat weitreichende Folgen und erfordert eine umfassende Vorbereitung. Mit dem Mitarbeiter geht für die anderen Teammitglieder nicht nur ein geschätzter Kollege, sondern auch ein Experte für ein bestimmtes Fachgebiet. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass Personalverantwortliche sowohl die Fähigkeiten und Arbeitsbereiche als auch die Vernetzung der Arbeitskräfte innerhalb der Firma kennen. Ein allumfassender Ausstieg eines Angestellten, der strukturiert und systematisch geplant abläuft, wird als Offboarding bezeichnet. Welche Ideen und Aufgaben stecken hinter dem Begriff Offboarding? Worauf haben Zuständige bei der Verabschiedung eines Mitarbeiters besonders zu achten? All dies erläutert dieser Artikel.

Wie kann der Austritt eines Mitarbeiters strukturiert ablaufen?

Angestellte sind in den meisten Fällen nicht ihr gesamtes Berufsleben bei nur einem Unternehmen tätig. Daraus folgt, dass jede Organisation sich sowohl intensiv mit dem Recruiting neuer Mitarbeiter beschäftigen muss, aber auch mit dem Weggang beschäftigter Arbeitnehmer. Mitarbeiterfluktuation sollte in jedem Fall gesenkt werden, da es  für Firmen einen erheblichen Kostenfaktor darstellt: Mit jedem Mitarbeiter, der einen Betrieb verlässt, geht auch ein Angestellter mit entsprechendem Fachwissen und einer bestimmten Position im Firmennetzwerk.

Offboarding, auch Exit Management genannt, beschreibt die Aufgabe der Führungskräfte und Personalbeauftragten, den Austritt von Arbeitnehmern so strukturiert wie möglich zu gestalten. Auf diese Weise verhindern die Verantwortlichen zum Beispiel, dass Arbeitsprozesse durch den fehlenden Mitarbeiter durcheinandergeraten.

Außerdem hilft das Offboarding im Unternehmen dabei, das Image der Firma zu schützen und eine positive Arbeitgebermarke zu etablieren. Das ist insbesondere bei spezifischen Offboarding-Maßnahmen von Relevanz. Sie helfen den ausscheidenden Mitarbeitern, ihr weiteres Berufsleben gut aufgestellt zu beschreiten. Besonders zentral für den Offboarding-Prozess ist der Kündigungsgrund selbst.

Der Kündigungsgrund: Offboarding mit unterschiedlichen Facetten

Austritt ist nicht gleich Austritt: Verlassen Arbeitnehmer die Firma, ist für sie der Grund des Ausstritts ausschlaggebend. Ein Mitarbeiter, dem gekündigt wurde, verhält sich grundsätzlich anders als ein Arbeitnehmer, der die Organisation freiwillig verlässt.

An dieser Stelle ist die Differenzierung für das Unternehmen besonders wichtig. Je nach Kündigungsgrund sollten Human Resource Verantwortliche das Offboarding der Angestellten anpassen und entsprechend ausarbeiten. Zu unterscheiden ist demnach zwischen verschiedenen möglichen Szenarien:

  • Attraktives externes Jobangebot
  • Ruhestand oder Pensionierung
  • Konflikte mit Mitarbeitern oder Führungskräften
  • Betriebsbedingte oder personenbedingte Kündigung

Neben den genannten existieren viele weitere, sehr unterschiedliche Gründe für Arbeitnehmer, sich aus einem Unternehmen zu verabschieden. Personalbeauftragte sollten im Umgang mit den Angestellten darauf achten, deren jeweilige Situation zu berücksichtigen und auf die Hintergründe ihres Weggangs eingehen. Einem langjährig beschäftigten Mitarbeiter können Zuständige beispielsweise zeigen, dass die Firma dankbar für die Zusammenarbeit und die Loyalität des Angestellten ist.

Wenn Auseinandersetzungen oder ein bestehender Konflikt Grund für den Austritt eines Mitarbeiters sind, sollten HR-Manager dafür sorgen, dass der Angestellte das Unternehmen nicht mit einer negativen Meinung verlässt. Für den Fall, dass eine Schlichtung zwischen den jeweiligen Streitparteien nicht mehr möglich ist, sollten sich die Verantwortlichen darum bemühen, den betroffenen Arbeitnehmer zu besänftigen. So können Vorgesetzte verhindern, dass sich imageschädigende Gerüchte verbreiten.

Verlässt der Angestellte das Unternehmen, da sich der Vorgesetzte beziehungsweise die Personalabteilung für eine Kündigung entschieden hat, gilt es, als Firma unterstützend zu agieren. Die Professionalität einer Organisation zeigt sich hier in der Beratung und Hilfestellung, die sie dem Mitarbeiter gegenüber zeigt. In diesem Fall ist es beispielsweise günstig, dem Arbeitnehmer bei seiner weiteren beruflichen Planung zu unterstützen und ihn möglicherweise weiterzuvermitteln.

Offboarding: Die einzelnen Stufen des Austritts

Damit der Weggang des Arbeitnehmers geordnet ablaufen und funktionieren kann, sollten sich Personalbeauftragte zunächst überlegen, welche Aspekte sie beachten müssen. Dabei kann es helfen, den Verlauf des Austritts als Prozess in mehreren Stufen zu erkennen. Da Arbeitnehmer ihr Unternehmen in den meisten Fällen nicht von einem auf den anderen Tag verlassen, können HR-Verantwortliche diese Schritte in Form einer Checkliste generalisieren und in unterschiedlichen Situationen anwenden.

Neben den rein technischen und verwaltungsbedingten Maßnahmen, die eine Organisation im Fall eines Austritts vornimmt, müssen sich Personalbeauftragte auch auf zwischenmenschliche Facetten konzentrieren. Auf der einen Seite sollten Zuständige zum Beispiel Passwörter, Zugänge in firmeninterne Netzwerke oder zu vertraulichen Daten ändern oder sperren. Auf der anderen Seite geht es beim Offboarding aber auch um den direkten Kontakt zu den Angestellten.

Die einzelnen Schritte: Worauf Sie im Offboarding-Prozess achten sollten

Die Basis der Beziehung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter ist die Kommunikation. Jede Firma ist auf ihre Angestellten angewiesen und lebt unter anderem auch von der individuellen Meinung der Arbeitnehmer. Andersherum kann ein Mitarbeiter die Vorstellungen der Führungskräfte nur dann umsetzen, wenn er weiß, wie diese aussehen. Aus diesem Grund gilt für das Offboarding: Kommunikation ist zentral und hilft dabei, den Prozess für beide Seiten positiv zu gestalten.

Da der Austritt aus einem Unternehmen für viele Arbeitnehmer eine ungewohnte Situation ist, sollten Personalverantwortliche kommunizieren, wie der Vorgang insgesamt abläuft. So kann sich der Mitarbeiter auf die einzelnen Schritte einstellen und wird nicht überrascht. Er fühlt sich in seiner Lage nicht allein gelassen und erfährt Unterstützung. Neben einer klaren Vermittlung des Ziels und des Ablaufs, gilt auch die Bewertung als wichtiger Schritt im Offboarding. Die Firma bewertet beispielsweise in einem Arbeitszeugnis den Angestellten. Auf der anderen Seite kann auch der Arbeitnehmer das Unternehmen beurteilen.

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter nach dem Weggang aus der Firma in einem anderen Unternehmen arbeiten möchte, ist ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis maßgebend. Führungskräfte sollten aus diesem Grund die Leistung des Arbeitnehmers ehrlich einschätzen und ihm ermöglichen, seine weitere Karriere erfolgreich fortzuführen. Die Chancen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen im Anschluss positiv wahrnimmt und vor anderen günstig darstellt, steigert sich zudem, durch die vorteilhafte – aber in jedem Fall authentische – Bewertung.

Ordnung schaffen und Anerkennung zeigen

Neben der Kommunikation und der gegenseitigen Bewertung können Vorgesetzte auch durch einige Gesten und Maßnahmen zeigen, dass ihnen ihre Mitarbeiter wichtig sind. Die einzelnen Schritte, die Personalverantwortliche im Offboarding von Angestellten beachten, enthalten deshalb auch konkrete Vorschläge für den Umgang nach dem endgültigen Austritt eines Arbeitnehmers.

  • Kommunikation
  • Bewertung
  • Rückblick und Erfassen essenzieller Daten
  • Ordentliche Verabschiedung des Kollegen
  • Aufrechterhalten des Kontakts

Verabschiedet sich ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen, müssen Führungskräfte einen Überblick darüber haben, welche Position der Angestellte innehatte und welche Aufgaben ihm zugeteilt waren. Da ein neuer Arbeitnehmer die Rolle des Beschäftigten übernehmen muss beziehungsweise die Firma die Zeit bis zu einer Neuanstellung überbrücken muss, sollten die Tätigkeitsbereiche klar definiert sein. Für wen war der Angestellte verantwortlich? Welche Angelegenheiten lagen in seinem Zuständigkeitsbereich?

Exit Management: Relevant für die internen Strukturen

Indem HR Manager prüfen, welche Pflichten und Funktionen der Mitarbeiter erfüllt hat, können sie feststellen, wie sie die Position zukünftig besetzen. Hilfreich ist es, den Arbeitnehmer selbst zu fragen, wie sein Fachbereich aussieht und welche Tätigkeiten er übernommen hat. So erhalten beide Seiten einen Rückblick und das Unternehmen kann zentrale Informationen erfassen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Offboardings ist die Verabschiedung des Mitarbeiters. So wie das Unternehmen Angestellte begrüßt und ihnen zum Beispiel eine Einstandsfeier organisiert, sollte auch eine Verabschiedung Raum finden. Vorgesetzte können an dieser Stelle ihre Anerkennung zeigen und dem Arbeitnehmer deutlich machen, dass sie seine Arbeit wertschätzen. An die Kollegen des Mitarbeiters sendet die Geste zudem eine klare Botschaft: Die Angestellten liegen dem Unternehmen am Herzen.

Je nach Situation und Grund des Weggangs sollten Personalverantwortliche zuletzt auch auf den weiteren Kontakt zu dem Mitarbeiter eingehen. Geht ein Kollege etwa in den Ruhestand, freut er sich womöglich in Zukunft, noch von der Firma zu hören oder für bestimmte Aufgaben eingebunden zu werden. In vielen Organisationen können ehemalige Mitarbeiter mit ihrer Erfahrung und ihren fachlichen Kenntnissen auch nach ihrem Austritt weiterhelfen. Im Gespräch mit dem jeweiligen Mitarbeiter lassen sich die Wünsche der Angestellten klären.

Als Unternehmen ein Zeichen setzen: Mit Offboarding beeindrucken

Wenn sogar Angestellte, die das Unternehmen verlassen, positiv über ihren ehemaligen Arbeitgeber sprechen, dann vermittelt das ein sehr vielversprechendes Bild nach außen. Zufriedene Mitarbeiter sprechen für eine erfolgreiche und engagierte Firma. Aus diesem Grund erlangt Offboarding einen immer höheren Stellenwert in den HR-Abteilungen vieler Organisationen.

Um den Austritt tatsächlich in einem positiven Output resultieren zu lassen, müssen Personalverantwortliche sich mit den Problemen und Schwierigkeiten auseinandersetzen, die unter Umständen auftreten können. Hilfreich ist es deshalb, eine Schritt-für-Schritt-Liste anzulegen, die die einzelnen Aspekte umfasst. Grundsätzlich ist es sinnvoll, das Vorgehen transparent darzulegen. Zuständige sollten den Mitarbeitern erklären, welche Hintergründe hinter dem Offboarding-Prozess stecken. So sichern sie sich das Vertrauen der Arbeitnehmer und stärken die Zusammenarbeit.

Als Führungskraft Verantwortung zeigen

Da Angestellte heutzutage immer häufiger den Betrieb wechseln, wird das Thema Offboarding stetig relevanter. Ein gutes Unternehmen muss daher beweisen können, dass es mit der kritischen Situation einer Kündigung beziehungsweise eines Austritts kompetent umgehen kann. Dabei gilt es, nicht nur unternehmensinterne Prozesse zu beachten. Das Verhalten und die Einstellung der Mitarbeiter stehen ebenfalls im Fokus.

Besonders bedeutsam ist für die Firma letztendlich auch die ehrliche Meinung des ehemaligen Mitarbeiters. Was waren seine Gründe zu gehen und wie hängen diese unter Umständen mit den Arbeitsweisen im Unternehmen zusammen?

Personalbeauftragte sollten in einem offenen Gespräch auf diese Aspekte eingehen, um aus der Verabschiedung zielgerichtete Schlüsse ziehen zu können. Indem die Zuständigen dem Arbeitnehmer klar machen, dass auch Kritik erlaubt und sogar erwünscht ist, nehmen sie den Druck aus der Situation und erhalten eine umfassendere Rückmeldung.

Offboarding-Maßnahmen: Das können Arbeitgeber tun

Wie eingangs beschrieben, hängt das genaue Vorgehen beim Exit Management von den Umständen ab. Kündigt der Mitarbeiter aus freien Stücken, beispielsweise, weil er sich bei einem anderen Unternehmen weiterentwickeln kann, erfordert das Offboarding weniger konkrete Maßnahmen. Ein wohlgesonnenes Arbeitszeugnis erstellen, das die Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten möglichst detailliert aufführt, ist jedoch Pflicht. Spezifische Coachings oder ein Check der Bewerbungsunterlagen ist bei der mitarbeiterseitigen Kündigung oft nicht notwendig.

Muss ein Unternehmen jedoch ein Teammitglied aus personen- oder betriebsbedingten Gründen kündigen, können Firmen mit einem professionellen und mitarbeiterfreundlichen Verhalten punkten. Hier lautet das Stichwort: Outplacement. Die individuelle Unterstützung beim Unternehmensaustritt unterstützt Mitarbeiter beim Ausscheiden aus gewohnten (Arbeits-)Strukturen. So lässt sich Offboarding als Chance für eine positive Arbeitgebermarke beim Employer Branding nutzen.

Fazit: Offboarding wichtiger als je zuvor

Alles in allem sollte das Offboarding ebenso wie Onboarding dabei helfen, Unternehmensprozesse zu optimieren. Wobei alle Beteiligten aus der Situation lernen können . Die Firma erhält von austretenden Mitarbeitern ein sehr ehrliches Bild und womöglich auch ein zuverlässigeres Feedback als von Beschäftigten, die noch in einem Arbeitsverhältnis stehen.

Grundsätzlich gilt, dass der Offboarding-Prozess immer auch aus Sicht des Arbeitnehmers betrachtet werden sollte. Auf diese Weise behalten HR-Manager stets das Wohlbefinden und die Stimmung der Angestellten im Blick. Wie in jedem Teilbereich des Personalwesens sollte auch beim Offboarding die Planung im Vordergrund stehen. So gewährleisten die Zuständigen, dass sie alle unternehmensrelevanten Aspekte bedienen und den Austritt der Arbeitnehmer ganzheitlich bearbeiten.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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