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Wie Sie neue Mitarbeiter erfolgreich testen, bevor Sie sich endgültig binden

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Mitarbeiter

Die richtigen Mitarbeiter zu finden ist für Unternehmer nicht einfach. Deshalb braucht es neben dem obligatorischen Vorstellungsgespräch weitere Tests, die Unternehmern zeigen, welche Mitarbeiter zu ihnen passen. Vor dem Dilemma stehen alle Arbeitgeber: Habe ich mich eigentlich für den richtigen Mitarbeiter entschieden? Die Frage ist berechtigt, denn oft reichen zwei bis drei Stunden im Rahmen von Vorstellungsgesprächen nicht aus, um den Bewerber genauer kennen zu lernen. Das hilft nur eines: Testen Sie den neuen Mitarbeiter.

Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie dieses Testen funktioniert.

Den richtigen Mitarbeiter zu finden, ist eine Kunst für sich. Und seien Sie sich sicher: Es gibt kein Patentrezept, wie Sie die richtige Bewerberauswahl gestalten. Manch ein Arbeitgeber oder Personaler entscheidet nach seinem „Bauchgefühl“, andere verlassen sich lieber auf eine systematische Analyse des Einstellungstests. Welcher der richtige Weg ist, ist eine Glaubensfrage.

Das Ziel ist in beiden Fällen klar: Keine Fehler machen und den bestmöglichen Kandidaten für das eigene Unternehmen zu gewinnen.

Überlassen Sie nichts dem Zufall. Testen Sie die neuen Kandidaten für Ihr Unternehmen. Wie Sie das erfolgreich umsetzen, lesen Sie auf den folgenden Seiten.

    Der Schnupper- oder Probetag:  Schauen Sie sich den Kandidaten doch mal ganz genau an

    Das Risiko, sich für den „falschen“ Mitarbeiter zu entscheiden, können Sie ganz einfach minimieren. Ein „Probearbeits-“ oder „Schnuppertag“ ist für Sie eine günstige Möglichkeit, den Bewerber noch vor einer möglichen Einstellung näher kennen zu lernen.

    Dieser Probearbeitstag ist für Sie als Arbeitgeber absolut unverbindlich und soll dazu dienen, dass sich der potenzielle neue Mitarbeiter ein Bild von den Arbeitsabläufen in Ihrem Betrieb macht.

    Diese Fragen sollten Sie nach dem Probetag  beantworten können

    Selbst an einem einzelnen Tag können Sie schnell erfahren, ob der eventuell neue Mitarbeiter die an ihn gestellten Anforderungen erfüllt. Versuchen Sie, sich an einem solchen Schnuppertag folgenden Fragen zu beantworten:

    • Passt der Bewerber in meine Firma und in das Team?
    • Halten seine Bewerbungsunterlagen, Referenzen und das Vorstellungsgespräch, was sie versprechen?

    Bieten Sie dem Bewerber einen möglichst breiten Einblick in die Abläufe innerhalb Ihrer Firma, speziell in dem Arbeitsbereich, in dem er später eingesetzt werden soll. Lassen Sie den Bewerber an verschiedenen Aufgaben teilnehmen, die typisch für Ihren Betrieb sind.

    Tipp: Schauen Sie genau hin und machen Sie sich Notizen, damit Sie das Potenzial des Bewerbers so vollständig wie möglich prüfen.

    Referenzauskünfte früherer Arbeitgeber sind mit Vorsicht zu genießen

    So ein Bewerbungsgespräch oder auch ein Schnuppertag sind zwar schön und gut, aber manchmal möchte man über den Bewerber doch gerne noch etwas mehr erfahren. Mal ehrlich: Hat es Sie nicht auch schon einmal gereizt, bei dem früheren Arbeitgeber eines Bewerbers anzurufen? Solche Informationen können Gold wert sein, schließlich sind sie ein wirksames Mittel, sich abgesicherte Informationen über den Bewerber einzuholen, die in keinem Zeugnis zu finden sind.

    Es ist legitim, dass Sie als Arbeitgeber ein außerordentliches Informationsinteresse über Ihre Bewerber haben. Sie müssen sich allerdings bei Ihren Ermittlungen und Nachfragen im Rahmen der geltenden Gesetze halten. Insbesondere dürfen Sie nicht versuchen, rechtswidrig in die Intimsphäre eines Bewerbers einzubrechen oder den Datenschutz zu verletzen.

    Grundsätzlich haben Sie das Recht, bei früheren Arbeitgebern Auskünfte über Ihren Bewerber einzuholen. Trotzdem ist hier Vorsicht geboten. Das Auskunftsrecht hat seine Grenzen. Hat es Ihnen Ihr Bewerber untersagt, zum Beispiel durch einen ausdrücklichen Sperrvermerk, sich bei einem früheren oder bei dem derzeitigen Arbeitgeber zu erkundigen, sollten Sie sich daranhalten.

    Missachten Sie diese Verbote, machen Sie sich unter Umständen schadensersatzpflichtig, denn dadurch wird das laufende Arbeitsverhältnis des Bewerbers empfindlich gestört.

    Tipp: Sie sollten sich, wenn Sie Referenzauskünfte früherer Arbeitgeber einholen wollen, unbedingt vorab eine Einwilligung des Bewerbers geben lassen. Mit dieser ausdrücklichen Einwilligung sind Sie als Arbeitgeber auf der sicheren Seite.

    Warum lohnt sich ein Praktikum als Praxis-Test noch immer?

    Zugegeben: Der Ruf eines Praktikums hat in den letzten Jahren sehr gelitten. Der Grund: Vielfach wurden Praktikanten als billige Aushilfen für ganz geringe Entlohnung oder gar umsonst eingesetzt.

    Vorsicht: So ein Praktikanteneinsatz kann für Sie teuer werden. Denn arbeitsrechtlich sind Praktikanten in der Regel immatrikulierte Studierende, die an einer Fachhochschule oder Universität studieren. Sie sollen in einem Betrieb eingesetzt werden, um sich auf einen Hauptberuf vorzubereiten und praktische Erfahrungen und Kenntnisse zu sammeln.

    In der Studienordnung bzw. Prüfungsordnung des betreffenden Studiengangs sind dann fachspezifische Praktika von unterschiedlicher Dauer vorgesehen. Deshalb gilt: Der Schwerpunkt des Praktikums darf nicht die Erbringung von Arbeitsleistungen sein, sondern die Ausbildung des Praktikanten, das heißt die Vermittlung von Wissen (BAG, 13.3.2003, 6 AZR 564/01).

    Für einige Berufe ist ein Praktikum für das Studium oder beachten während des Studiums zur Zulassung zum Examen vorgeschrieben (= Zwischenpraktikum).

    Für andere Studierende sind Praktika vor oder nach einem Studium Pflicht (= Vor- oder Nachpraktikum). Studierende, die im Rahmen ihres Studiums in einem Betrieb eine dem Studienziel dienende praktische Ausbildung erhalten, sind keine Praktikanten (BAG, 16.10.2002, 4 AZR 429/01).

    Und seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes sind fast alle Praktika zu bezahlen. Die Zeiten des unbezahlten Praktikums sind also fast vorbei. Wann Sie den Mindestlohn im Praktikum zahlen müssen, zeigt Ihnen die folgende Übersicht:

    Art des Praktikums/StatusAnspruch auf Mindestlohn?
    Pflichtpraktikum während des Studiums (Dauer unabhängig)nein
    freiwillige Praktika bis zu drei Monaten (während des Studiums oder zur Orientierung bei der Berufs- oder Studienwahl)nein
    freiwillige Praktika länger als drei Monate (während des Studiums oder zur Orientierung bei der Berufs- oder Studienwahl)ja, und zwar ab dem ersten Arbeitstag
    freiwillige Praktika, die nach drei Monaten verlängert werden (Voraussetzung: neuer
    Vertrag nach Ablauf der drei
    Monate)
    ja, aber erst ab dem ersten Arbeitstag im vierten Monat
    freiwillige Praktika während des Studiums, wenn ein solches Praktikumsverhältnis mit demselben Arbeitgeber bereits bestanden hatja
    Pflichtpraktikum, dann Verlängerung durch freiwilliges Praktikum bis drei Monate während des Studiums bei demselben Arbeitgeber (Voraussetzung: neuer Vertrag nach Ablauf des
    Pflichtpraktikums)
    nein
    freiwillige Praktika nach Abschluss des Studiumsja*
    Personen unter 18 Jahren

     

    • mit Berufsabschluss
    • ohne Berufsabschluss
    ja/nein

     

    Achtung nicht vergessen: Seit Anfang 2015 müssen Sie mit allen Praktikanten einen Vertrag abschließen.

    Nutzen Sie unbedingt den Probezeiteinsatz neuer Mitarbeiter

    Bei jeder Neueinstellung sollten Sie auf eine Probezeit setzen. Diese gilt nicht automatisch, sondern muss ausdrücklich vereinbart werden. Denn stellt sich heraus, dass der neue Mitarbeiter Ihre Anforderungen nicht erfüllt, können Sie sich in der Probezeit einfach, schnell und konsequent wieder von ihm trennen.

    Als Arbeitgeber haben Sie als zwei Möglichkeiten, so eine Erprobung eines neuen Mitarbeiters zu gestalten:

    • Sie schaffen ein befristetes Probearbeitsverhältnis oder
    • Sie vereinbaren eine Probezeit im Rahmen eines befristeten oder unbefristeten Arbeitsverhältnisses.

    Wie funktioniert das Probearbeitsverhältnis?

    Beim sogenannten Probearbeitsverhältnis wird ein nur auf die Dauer der Probezeit befristeter Arbeitsvertrag geschlossen. Hierfür haben Sie einen echten sachlichen Befristungsgrund, nämlich den Sachgrund der Erprobung gemäß § 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 5  TzBfG.

    Ihr Vorteil: Ob Sie den betreffenden Mitarbeiter schließlich in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übernehmen, entscheiden Sie allein gegen Ende der befristeten Tätigkeit.

    Einen auf die Probezeit befristeten Arbeitsvertrag mit Möglichkeit der ordentlichen Kündigung können Sie beispielsweise wie folgt formulieren:

    1. Das Arbeitsverhältnis wird für die Dauer von … Wochen/Monaten befristet vom … bis … auf Probe abgeschlossen. Es gilt der Befristungsgrund der Erprobung nach § 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 5 TzBfG als vereinbart.
    2. Das Arbeitsverhältnis kann unabhängig von der Befristung von beiden Vertragsparteien nach den gesetzlichen Vorschriften ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    Und so sieht die klassische Probezeit aus

    Bei dem unbefristeten Arbeitsverhältnis mit vorgeschalteter Probezeit wird von vornherein ein unbefristetes Arbeitsverhältnis abgeschlossen und ein bestimmter Zeitabschnitt – meist die ersten sechs Monate – als Probezeit vereinbart.

    Sie können das Arbeitsverhältnis hier während der vereinbarten Probezeit mit einer Frist von zwei Wochen kündigen (§ 622 Abs. 3  BGB).

    Wichtig ist dabei, dass das Arbeitsverhältnis nicht erst zum nächsten 15. oder zum Ende eines Monats endet, sondern genau zwei Wochen nach Zugang der Kündigung.

    Diese Form der Probezeitvereinbarung ist in der Praxis am weitesten verbreitet. Während der Laufzeit der Probezeit können Sie das Arbeitsverhältnis mit verkürzter Frist von zwei Wochen kündigen. Ihr Vorteil dabei:

    • Ihre Probezeitkündigung können Sie auch noch am letzten Tag der Probezeit aussprechen. Das gilt selbst dann, wenn die zweiwöchige Kündigungsfrist dann erst nach dem Ablauf der sechs Monate ausläuft.
    • Sie können während der Erprobung nicht nur zum 15. oder zum Ende des Monats, sondern auch zu jedem anderen Termin kündigen.

    Tipp: Vereinbaren Sie auch bei befristeten Arbeitsverhältnissen neben der Probezeit immer ein ordentliches Kündigungsrecht. Andernfalls sind Sie, abgesehen von der außerordentlichen fristlosen Kündigung, nach Ablauf der Probezeit bis zum Ende der Befristung gebunden.

    Nehmen Sie sich in der Probezeit Zeit für Beurteilungen

    In der Probezeit sollten Sie den neuen Mitarbeiter regelmäßig beurteilen. Solche Beurteilungsgespräche sind wichtig, denn nur in der Probezeit können Sie sich schnell und problemlos von ihm trennen.

    In der Praxis werden Beurteilungsbögen eingesetzt. Hier können Sie sich ein Beispiel eines Beurteilungsbogen ansehen.

    Hinweis: Die Probezeit sollte nur dann als bestanden gelten, wenn Ihr Mitarbeiter bei den fachlichen und persönlichen Kriterien mindestens die Note „Befriedigend“ erreicht hat.

    Deshalb ist ein befristetes Arbeitsverhältnis der optimale Test für neue Mitarbeiter

    Befristete Arbeitsverträge sind seit Jahren im Trend. Für Sie als Arbeitgeber hat eine Befristung einen unschätzbaren Vorteil: Sie haben für einen zeitlich befristeten Mehrbedarf einen Mitarbeiter gewonnen und können ihn während dieser Zeit auch ganz genau unter die Lupe nehmen. Unterscheiden Sie die beiden Formen der Befristungen, nämlich

    • Die Befristung mit Sachgrund und
    • die Befristung ohne Sachgrund.

    So vereinbaren Sie eine Befristung mit Sachgrund

    Voraussetzung hierfür ist, dass Sie einen sachlichen Befristungsgrund haben. Im Teilzeit- und Befristungsgesetz sind acht Befristungsgründe genannt. Aber diese Aufzählung ist nicht abschließend. Der Gesetzgeber lässt zusätzliche Befristungsgründe zu, beispielsweise dann, wenn ein Mitarbeiter sich in die Pflegezeit oder Familienpflegezeit verabschiedet.

    Der Gesetzgeber geht von dem Grundsatz aus, dass jede Befristung einen Sachgrund haben sollte. Bei den acht im Gesetz genannten Sachgründen (§ 14 Abs. 1 S. 2  TzBfG) handelt es sich um folgende:

    • ein nur vorübergehender betrieblicher Bedarf an der Arbeitsleistung des Mitarbeiters
    • die Befristung im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium, um dem Mitarbeiter den Übergang in eine Anschlussbeschäftigung zu erleichtern
    • die Vertretung eines anderen Mitarbeiters
    • die Eigenart der Arbeitsleistung
    • die Befristung zur Erprobung
    • in der Person des Mitarbeiters liegende Gründe
    • die Befristung aufgrund zeitlich begrenzter Haushaltsmittel
    • die Befristung aufgrund eines gerichtlichen Vergleichs

    Zum 1.1.2012 ist das Familienpflegezeitgesetz ( FPfZG) in Kraft getreten. Jetzt ist klar: Wenn einer Ihrer Mitarbeiter diese Leistung in Anspruch nimmt, dürfen Sie für befristeten Ersatz sorgen. Denn für eine als Ersatz eingestellte Person liegt ein sachlicher Befristungsgrund nach § 6  PflegeZG analog vor (§ 2 Abs. 3  FPfZG).

    Die folgende Muster-Formulierung zeigt Ihnen, wie Sie eine Befristung mit Sachgrund, und zwar im Fall einer Krankheitsvertretung, formulieren können:

    Zwischen der Firma Muster,  Musterweg 1, 12345 Musterstadt (im Folgenden: Firma) und
    Max F., Musterstraße 1, 12345 Musterstadt (im Folgenden: Mitarbeiter) wird folgender befristeter Arbeitsvertrag zur Vertretung eines erkrankten Mitarbeiters geschlossen:

    • 1 Beginn des Arbeitsverhältnisses/Tätigkeit
    1. Der Mitarbeiter wird ab … als … eingestellt.
    2. Sein Aufgabenbereich und die hiermit verbundenen Tätigkeiten ergeben sich aus der zum Vertrag gehörenden Stellenbeschreibung (siehe Anlage).
    • 2 Befristung/Beendigung des Arbeitsverhältnisses
    1. Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des …, ohne dass es einer ausdrücklichen Kündigung bedarf.
    2. Die Einstellung erfolgt zur Vertretung des erkrankten Mitarbeiters Michael S.

    Was bei der Befristung ohne Sachgrund zu beachten ist

    Der Klassiker aus der betrieblichen Praxis ist die Befristung ohne Sachgrund. Diese Vertragsform kommt meistens dann zum Tragen, wenn kurzfristig Personalbedarf besteht und nicht klar ist, ob tatsächlich dauerhaft ein entsprechender Personalbedarf vorliegt.

    Zudem können Sie die so eingesetzten Mitarbeiter während des Einsatzes testen und prüfen, ob gegebenenfalls später ein dauerhafter Einsatz in Ihrer Firma denkbar ist.

    Und so lautet eine Muster-Formulierung für den befristeten Test ohne Sachgrund:

    Zwischen der Firma Muster,  Musterweg 1, 12345 Musterstadt (im Folgenden: Firma) und

    Max F., Musterstraße 1, 12345 Musterstadt (im Folgenden: Mitarbeiter) wird folgender befristeter Arbeitsvertrag zur geschlossen:

    • 1 Beginn des Arbeitsverhältnisses/Tätigkeit
    1. Der Mitarbeiter wird ab … als … eingestellt.
    2. Sein Aufgabenbereich und die hiermit verbundenen Tätigkeiten ergeben sich aus der zum Vertrag gehörenden Stellenbeschreibung (siehe Anlage).
    • 2 Befristung/Beendigung des Arbeitsverhältnisses

    Das Arbeitsverhältnis endet mit Ablauf des …, ohne dass es einer ausdrücklichen schriftlichen Kündigung bedarf.

    • 3 Vorbeschäftigung

    Der Mitarbeiter versichert, dass er noch nie, sprich weder befristet noch unbefristet bei der Firma in einem Arbeitsverhältnis gestanden hat.

    Wenn der Test schiefgeht – kündigen Sie das befristete Arbeitsverhältnis

    Das Risiko, sich für den falschen Mitarbeiter entschieden haben, ist bei einem befristeten Arbeitsverhältnis gering. Sie müssen als Arbeitgeber nur abwarten, bis der Vertrag ausläuft. Wem das aber zu lange dauern könnte, der sollte sich von vornherein die Option zur Kündigung offenhalten. Die muss aber ausdrücklich im befristeten Arbeitsvertrag vereinbart werden, etwa durch folgende Formulierung:

    • .. Kündigungsrecht

    1. Das befristete Arbeitsverhältnis kann von beiden Vertragsparteien nach den gesetzlichen Vorschriften ordentlich schriftlich gekündigt werden.
    2. Das Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    Nutzen Sie den Einsatz von Minijobbern zum Test

    In vielen Betrieben werden Minijobber eingesetzt, um Auftragsspitzen abzufedern.  Bei einem Minijob handelt es sich um ein längerfristiges Arbeitsverhältnis mit einer Verdienstobergrenze von aktuell 450 € im Monat. Der wesentliche Unterschied zwischen einem Minijob und einer „normalen Teilzeitbeschäftigung“ besteht darin, dass nur in der Rentenversicherung eine relevante Sozialversicherungspflicht besteht.

    Für beide Seiten ist das folglich eine klassische Win-win-Situation: Der Minijobber hat seinen Job, und Sie als Arbeitgeber können so mit einem oder mehreren Minijobbern eine klassische Vollbesetzung erst einmal vermeiden. Denn eine Stelle mit mehreren Minijobbern zu besetzen statt mit einem einzigen Mitarbeiter, kann für Sie durchaus eine Überlegung wert sein.

    1. Sie suchen eine Aushilfe für einen zunächst befristeten Einsatz.

    2. Sie stellen aber statt einer Person gleich drei Minijobber für ein Jahr ein.

    3. Sie möchten nämlich später entscheiden, ob vielleicht einer dieser drei eingesetzten Minijobber dauerhaft eingestellt werden kann.

    Clever gedacht: Oft bevorzugen Eltern mit kleinen Kindern zunächst einmal einen Teilzeitjob als Minijobber mit nur wenigen Stunden. Mit zunehmendem Alter der Kinder können die Eltern dann immer mehr arbeiten. Sie als Arbeitgeber können sich während der Einsatzzeit ein klares Bild über die Fähigkeiten und die Einsatzbereitschaft der Minijobber machen. Später können Sie sich dann für denjenigen entscheiden, der den besten Eindruck hinterlassen hat.

    Minijobs sind also für Sie als Arbeitgeber sehr interessant, um den oder die Mitarbeiter zu testen. Denn ein ganz wichtiger Nebeneffekt ist, dass Sie sich die Minijobber genauer anschauen können und den besten vielleicht später für Ihre Firma als neuen Vollzeit-Mitarbeiter gewinnen.

    Der Einsatz mehrerer Minijobber bietet sich insbesondere dann an, wenn Sie noch unentschlossen sind, ob Sie dauerhaft genug Arbeit für eine Vollzeitstelle haben. Sie können durch die Minijobber diesen Zeitraum überbrücken und sie gleichzeitig unter echten Arbeitsbedingungen testen. Wenn Sie Minijobber einsetzen, dann aber nur mit einem Arbeitsvertrag.

    Einen Mustervertrag finden Sie hier: Muster-Arbeitsvertrag Minijobber

    Autor: Michael T. Sobik

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