Nachfolgeplanung: Definition, Bedeutung und Ablauf

Wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, entstehen vakante Positionen. Um diese kurzfristig nachzubesetzen und keine Störungen in den Abläufen zu provozieren, sollte die Nachfolgeplanung in Personalabteilungen strukturiert und langfristig angegangen werden.

Was ist Nachfolgeplanung?

Die Nachfolgeplanung dient als Instrument der Personalpolitik, welches das Ziel verfolgt, relevante vakante Stellen zielgerichtet und in kurzer Zeit mit adäquaten Mitarbeitern zu besetzen.

Schließlich scheiden regelmäßig Mitarbeiter aus, durch:

• Verrentung
• Kündigung
• Weiterentwicklung 

Selbst wenn Mitarbeiter während eines Sabbaticals oder in der Elternzeit nur für einen befristeten Zeitraum das Unternehmen verlassen, so entsteht eine Lücke, die gefüllt werden muss.

Wenn in den kommenden Jahren die Generation der Baby Boomer in den Ruhestand geht, werden sich in vielen Betrieben große personelle Lücken auftun. Schon jetzt ist es in vielen Branchen schwierig, Fachpersonal zu finden und schon heute findet rund die Hälfte der deutschen Firmen keine passenden Kräfte für offene Stellen.

Die gründliche und strategische Nachfolgeplanung im Unternehmen ist daher entscheidend. Sie gilt als Teil der Personalentwicklung und beinhaltet alle wesentlichen Faktoren rund um die adäquate Stellenbesetzung.

Warum ist eine Nachfolgeplanung wichtig? 

Personalmanagement war schon immer von einer langfristigen Perspektive geprägt. Doch insbesondere in den vergangenen zehn Jahren hat das Nachfolgemanagement eine immer größere Rolle eingenommen. Das liegt vor allem an der demografischen Entwicklung und dem damit einhergehenden Fachkräftemangel, der in einigen Branchen schon verheerende Folgen nach sich zieht.

Nachfolgeplanung ist das Schlüsselwort, um Produktionsabläufe und Prozesse nicht zu gefährden und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens aufrecht zu halten, selbst wenn Mitarbeiter ausscheiden. Im Zuge der Nachfolgemanagements sollen vakante Schnellen zügig nachbesetzt werden – im besten Fall durchgängig und adäquat.

Das Ziel der Nachfolgeplanung besteht darin, das richtige Personal zur richtigen Zeit auf den richtigen Positionen einzusetzen und auch bei kurzfristigen Veränderungen souverän reagieren zu können.

Im Zuge der Nachfolgeregelung und Neubesetzung von Stellen, sind HR-Mitarbeiter, die im Personalmanagement beschäftigt sind, gefragt. Sie müssen folgendes im Blick behalten:

• Langzeitplanung: Welche Stellen werden planmäßig wann vakant?
• Anforderungsmanagement: Welche Qualifikationen sind für die geeignete Besetzung notwendig?
• Kurzfristige Flexibilität: Der „Plan B“ – was tun, wenn sich Mitarbeiter und insbesondere Führungskräfte kurzfristig für einen Unternehmenswechsel entscheiden? Wie können Positionen dennoch anforderungsgerecht besetzt werden?

Was ist der Unterschied von Nachfolgeplanung und Laufbahnplanung?

Nachfolgeplanung wird oftmals auch mit Laufbahnplanung, auch Talent Management genannt, gleichgesetzt und ist ein Teil der Personalentwicklung. Dabei geht es um das interne Recruiting von Nachwuchskräften bzw. deren Ausbildung. Auch sollen Personalverantwortliche geeigneten Mitarbeitern bereits mit Vorlauf berufliche Perspektiven aufzeigen und gegebenenfalls frühzeitig mit der Förderung beginnen. So steht im Zentrum der Laufbahnplanung die Weiterentwicklung bestehender Mitarbeiter, sowohl hierarchisch als auch fachlich. Laufbahnplanung, auch Karriereplanung genannt, meint die Abfolge von Stellen im Laufe der Karriere eines Mitarbeiters in einem Unternehmen. Dafür erstellen Personaler einen Laufbahnplan und unterstützen den Mitarbeiter dabei, hierarchisch aufzusteigen und/oder fachliche Expertise zu erweitern und in Bereiche einzutauchen, die ihn interessieren. 

Laufbahnplanung und Nachfolgeplanung sind eng miteinander verknüpft, sie sind jedoch nicht dasselbe. So wird bei dem Nachfolgeprozess zwar auf die Laufbahnpläne bestehender Mitarbeiter geschaut, der Fokus liegt aber auf der vakanten Stelle und ihrer rechtzeitigen, adäquaten Nachbesetzung. Dafür können auch externe Kandidaten berücksichtigt werden. Bei der Laufbahnplanung stehen nur die internen Mitarbeiter und ihre Weiterentwicklung sowie Karriereperspektiven im Vordergrund. 

Wie erfolgt die Nachfolgeplanung?

Für eine strukturierte Nachfolgeplanung sollten Sie einige Maßnahmen befolgen. Gehen Sie dafür schrittweise vor. Am besten benennen Sie konkrete Zuständige, die sich mit diesem Thema befassen.

1. Schritt: Schlüsselpositionen identifizieren

Identifizieren Sie zunächst Schlüsselpositionen und Schlüsselqualifikationen im Unternehmen. Das heißt konkret: Analysieren Sie die Personalstruktur und Stellen im Betrieb. Welche Mitarbeiter übernehmen eine besondere Rolle und sind für den Erfolg des Unternehmens ausschlaggebend?

In aller Regel sind das Fach- und Führungspositionen. Für Arbeiten, bei denen es viele Menschen gibt, die die nötige Qualifikation mitbringen, ist die Nachfolgeplanung weniger umfangreich.

Berücksichtigen Sie nicht nur die Führungskompetenzen, sondern betrachten Sie auch Erfahrung und Know-how der Personen. Wie viel Verantwortung tragen diese Schlüsselpersonen und stehen Sie mit der Strategieentwicklung innerhalb des Unternehmens in Verbindung?

Tipp: Folgende Fragen können beim Identifizieren von Schlüsselpositionen hilfreich sein:

• Welche Arbeiten gehören zu den zentralen und wichtigen Tätigkeiten im Betrieb?
• Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sind dafür notwendig?
• Wer hat aktuelle eine Schlüsselposition im Unternehmen inne?

2. Schritt: Bedarfsermittlung 

Anschließend verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Schlüsselpositionen in nächster Zeit frei werden. Gehen Mitarbeiter in Rente? Gibt es Kündigungen? Gehen Personen in Elternzeit oder in den Mutterschutz? Je früher Sie relevante Engpässe identifizieren, desto besser können Sie die Nachfolgeregelung organisieren. 

3. Schritt: Rahmenbedingungen festlegen

Legen Sie innerhalb der Arbeitsgruppe und in Absprache mit der Geschäftsführung die Rahmenbedingungen für die Nachfolgeplanung fest. Entscheiden Sie, ob künftig vakante Stellen intern oder extern besetzt werden sollen:

• Internes Recruiting: Falls Sie sich für eine interne Rekrutierung entscheiden, können Sie über Kriterien nachdenken: So könnten Mitarbeiter mit guten Leistungen oder langer Betriebszugehörigkeit bei Entscheidungen über das Nachrücken auf Schlüsselpositionen bevorzugt behandelt werden. 
• Externes Recruiting: Falls Sie extern rekrutieren, können Sie entweder einen Headhunter engagieren oder selbst durch Stellenanzeigen und Personalrecruiting aktiv werden. Der Vorteil davon: In aller Regel eine größere Auswahl an potenziell geeigneten Kandidaten als beim internen Recruiting.

Gegebenenfalls haben Sie auch bereits einen Talent-Pool, auf den Sie zurückgreifen können. Dieser kann sowohl interne als auch externe Kandidaten bereithalten. 

4. Schritt: Anforderungsprofil erarbeiten

Im nächsten Schritt geht es um das Festhalten der Qualifikationen und Aufgaben, die die Mitarbeiter auf den Schlüsselpositionen aktuell haben. Nur so lässt sich klar definieren, welche Anforderungen neue Kandidaten erfüllen sollten. Gehen Sie außerdem noch einen Schritt weiter und überlegen Sie: Soll die Stelle weiterentwickelt werden? Sind noch weitere Fähigkeiten nötig? Müssen gegebenenfalls Schulungen oder Weiterbildungen organisiert werden, damit die vakante Stelle adäquat nachbesetzt werden kann? Nur mit einem klaren Anforderungsprofil können Sie in ein zielgerichtetes Recruiting gehen. Setzen Sie sich außerdem einen zeitlichen Rahmen: Bis wann wollen Sie einen geeigneten Kandidaten gefunden haben?

5. Schritt: Neue Position besetzen

Führen Sie Bewerbungsgespräche, halten Sie Assessment Center ab oder sprechen Sie mit bestehenden Mitarbeitern. Berücksichtigen Sie dabei aber nicht nur fachliche Kompetenzen, sondern auch die sogenannten Soft Skills. Passt der neue Kollege ins Team? Wenn Sie Ihren Kandidaten gefunden haben, bringen Sie vertraglich alles unter Dach und Fach und informieren Sie das Team. Im besten Fall kann der scheidende Mitarbeiter sein Wissen noch an den Nachfolger weitergeben. Während sich der scheidende Mitarbeiter mitten im Offboarding befindet, beginnt für den neuen Mitarbeiter das Onboarding mit der Zusage der Stelle. 

Wieso sollten Sie Nachfolgeplanung zur Priorität machen?

Während die Generation der Baby-Boomer aufgrund der hohen Konkurrenz noch Schwierigkeiten hatte, eine adäquate Anstellung zu finden, ist das heute anders. Unternehmen suchen oftmals händeringend nach neuen, gut ausgebildeten Fach- und Führungskräften. Das kann mitunter einige Zeit in Anspruch nehmen. Wer erst mit der Rekrutierung startet, wenn eine Stelle bereits vakant ist, verschenkt wertvolle Zeit und damit auch bares Geld.

Damit sind ein Verlust der Produktivität und ein gewisser personeller und somit finanzieller Mehraufwand verbunden. Die Einlernphase eines neuen Mitarbeiters geht bei einer rechtzeitigen Rekrutierung Hand in Hand mit dem Ausscheiden der alten Führungskraft. Wer sich ohne Übergabe erst selbst mühsam in neue Prozesse einarbeiten muss, benötigt mehr Zeit. 

Unternehmen, bei denen zurzeit alle Stellen besetzt sind und die eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit aufweisen, sollten sich dennoch mit dem Thema Nachfolgeplanung beschäftigen. Schließlich kann es dennoch zu Wechseln und Personalaustritten kommen, auf die Sie vorbereitet sein sollten. Insbesondere Verrentungen sind weit im Voraus bekannt, weshalb Sie in solchen Fällen den Fokus auf den Erhalt von Know-how setzen sollten. Finanzielle Ressourcen für die Nachfolgeplanung bereitzustellen, ist daher vorausschauend und spricht für eine gute Unternehmensführung.

Wieso führt schlechte Nachfolgeplanung zu negativem Employer Branding? 

Der Produktivitätsverlust ist dabei das eine. Das andere sind aber die Auswirkungen auf das Betriebsklima. Mitarbeiter, die keine umfassende Einführung erleben und sich den Löwenanteil der neuen Tätigkeit erst selbst beibringen müssen, sind oftmals überfordert, frustriert oder verärgert. Das kann bis zu einer mitarbeiterseitigen Kündigung führen – ein Negativkreislauf beginnt, denn schließlich muss die Stelle wieder neu besetzt werden. Unzufriedenheit macht sich also einerseits am Betriebsklima bemerkbar, schlägt sich aber andererseits auch auf die Arbeitgebermarke nieder.

Negatives Employer Branding ist die Folge. Bringt man das wiederum in den Kontext des Fachkräftemangels, wird es zunehmend schwerer, geeignetes Personal zu rekrutieren. Schlicht und ergreifend, weil Wettbewerber vielleicht bessere Arbeitsbedingungen bieten und somit kompetente Kandidaten abwerben bzw. mehr überzeugen. Eine gut durchdachte Nachfolgestrategie ist für den Unternehmenserfolg also essenziell.

Die Nachfolgeplanung ist aus verschiedenen Gründen wichtig:

• Demografische Entwicklung und damit verbundener Fachkräftemangel
• Produktivität und Kostenersparnis
• Betriebsklima und damit verbunden Employer Branding

Setzen Sie das Thema in der Personalabteilung in den Fokus und gehen Sie sorgsam mit der Nachbesetzung freiwerdender Stellen um. 

Fazit: Mit strategischer Nachfolgeplanung zu mehr Produktivität und Zufriedenheit

Die Neubesetzung von Stellen sollte langfristig im Zuge einer strategischen Nachfolgeplanung geplant werden. Durch Verrentung, Kündigung, Elternzeit oder die Weiterentwicklung von Mitarbeitern werden immer wieder Stellen frei, die rechtzeitig und anforderungsgerecht nachbesetzt werden müssen. So werden Produktionsausfälle minimiert, Prozesse sowie Know-how gesichert und das Betriebsklima nicht gefährdet. 

Bei der Nachbesetzung vakanter Stellen können die Laufbahnpläne der bestehenden Mitarbeiter berücksichtigt werden, es ist jedoch auch möglich, extern zu rekrutieren. Am besten gehen Sie bei der Nachfolgeplanung geordnet vor und ermitteln zunächst Ihren Bedarf, bevor Sie die Rahmenbedingungen festsetzen. Entscheidend ist die Erarbeitung eines Anforderungsprofils, damit Sie die Stelle adäquat besetzen können. Mit einer gründlichen Nachfolgeplanung begegnen Sie der demografischen Entwicklung sowie dem Fachkräftemangel, sparen Geld und sorgen außerdem für ein positives Image Ihrer Firma sowie Zufriedenheit unter den bestehenden Mitarbeitern. 

Häufig gestellte Fragen zum Thema Nachfolgeplanung