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Nachfolgeplanung im Unternehmen: Wissenswertes für Personalverantwortliche

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Nachfolgeplanung

Ohne fachkundige und engagierte Mitarbeiter kann ein Unternehmen nicht funktionieren. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiterstruktur im Auge zu behalten. Denn: Durch Ausscheiden, Verrentung, Kündigung und Weiterentwicklung werden Positionen vakant. Damit alle Schlüsselpositionen besetzt bleiben und die Produktivitiät eines Betriebes aufrechterhalten wird, ist es sinnvoll, eine langfristige Strategie zu fahren. Die Nachfolgeplanung im Unternehmen gilt als Teil der Personalentwicklung und beinhaltet alle wesentlichen Faktoren rund um die adäquate Stellenbesetzung. Lesen Sie in diesem Artikel alles Wissenswerte um die Nachfolgeplanung. Was versteht man darunter? Welche Schritte sind notwendig? Wodurch zeichnet sich eine erfolgreiche Nachfolgeplanung aus?

    Nachfolgeplanung: Definition und Wissenswertes

    Nicht nur bei Unternehmensübergaben, sondern auch im Rahmen von Personalarbeit ist der Begriff „Nachfolgeplanung“ ein häufig verwendeter. Die Nachfolgeplanung, die oftmals auch mit Laufbahnplanung gleichgesetzt wird, ist ein Teil der Personalentwicklung.

    Im Kern geht es darum sicherzustellen, dass alle Kernpositionen im Unternehmen durchgängig adäquat besetzt sind. Das Ziel der Nachfolgeplanung besteht darin, das richtige Pesonal zur richtigen Zeit auf den richtigen Positionen einzusetzen und auch bei kurzfristigen Veränderungen souverän reagieren zu können.

    Wer sich in einem Unternehmen mit dem Personalmanagement beschäftigt, muss deshalb verschiedene Aspekte im Blick behalten:

    • Langzeitplanung: Welche Stellen werden planmäßig wann vakant?
    • Anforderungsmanagement: Welche Qualifikationen sind für die geeignete Besetzung notwendig?
    • Kurzfristige Flexibilität: Der „Plan B“ – was tun, wenn sich Führungskräfte kurzfristig für einen Unternehmenswechsel entscheiden? Wie können Positionen dennoch anforderungsgerecht besetzt werden?

    Wie einleitend erwähnt, steht die Nachfolgeplanung im Unternehmen in einem engen Zusammenhang mit der Laufbahnplanung, auch Talent Management genannt. Dabei geht es darum, Nachwuchskräfte intern zu rekrutieren bzw. auszubilden. Auch sollen Personalverantwortliche geeigneten Mitarbeitern bereits mit Vorlauf berufliche Perspektiven aufzeigen und gegebenenfalls frühzeitig mit der Förderung beginnen.

    Doch wieso ist das Nachfolgemanagement in heutiger Zeit so wichtig?

    Laufbahnmanagement und Nachfolgeplanung: Darum sind sie so wichtig

    Personalmanagement war schon immer von einer langfristigen Perspektive geprägt. Doch insbesondere in den vergangenen zehn Jahren hat das Nachfolgemanagement eine immer größere Rolle eingenommen. Das liegt vor allem an der demografischen Entwicklung und dem damit einhergehenden Fachkräftemangel, der in einigen Branchen schon verheerende Folgen nach sich zieht.

    Die Relevanz von Nachfolgemanagement

    Während die Generation der Babyboomer aufgrund der hohen Konkurrenz noch Schwierigkeiten hatte, eine adäquate Anstellung zu finden, ist das heute anders. Unternehmen suchen oftmals händeringend nach neuen, gut ausgebildeten Fach- und Führungskräften. Das kann mitunter einige Zeit in Anspruch nehmen. Wer erst mit der Rekrutierung startet, wenn eine Stelle bereits vakant ist, verschenkt wertvolle Zeit und damit auch bares Geld.

    Damit sind ein Verlust der Produktivität und ein gewisser personaller und somit finanzieller Mehraufwand verbunden. Die Einlernphase eines neuen Mitarbeiters geht bei einer rechtzeitigen Rekrutierung Hand in Hand mit dem Ausscheiden der alten Führungskraft. Wer sich ohne Übergabe erst selbst mühsam in neue Prozesse einarbeiten muss, benötigt mehr Zeit.

    Den Unternehmenserfolg langfristig sichern

    Der Produktivitätsverlust ist dabei das eine. Das andere sind aber die Auswirkungen auf das Betriebsklima. Mitarbeiter, die keine umfassende Einführung erleben und sich den Löwenanteil der neuen Tätigkeit erst selbst beibringen müssen, sind oftmals überfordert, frustriert oder verärgert. Das kann bis zu einer mitarbeiterseitigen Kündigung führen – ein Negativkreislauf beginnt, denn schließlich muss die Stelle wieder neu besetzt werden. Unzufriedenheit macht sich also einerseits am Betriebsklima bemerkbar, schlägt sich aber andererseits auch auf die Arbeitgebermarke nieder.

    Negatives Employer Branding ist die Folge. Bringt man das wiederum in den Kontext des Fachkräftemangels, wird es zusehends schwieriger, geeignetes Personal zu rekrutieren. Schlicht und ergreifend, weil Wettbewerber vielleicht bessere Arbeitsbedingungen bieten und somit kompetente Kandidaten abwerben bzw. mehr überzeugen. Eine gut durchdachte Nachfolgestrategie ist für den Unternehmenserfolg also essentiell.

    Die Nachfolgeplanung ist also aus verschiedenen Gründen wichtig:

    • Demografische Entwicklung und damit verbundener Fachkräftemangel
    • Produktivität und Kostenersparnis
    • Betriebsklima und damit verbunden Employer Branding

    Ein erfolgreiches Nachfolgemanagement zeichnet sich durch eine gewisse Weitsicht aus. Doch wie kann die Planung der nachfolgenden Stellenbesetzung konkret umgesetzt werden?

    Nachfolgeplanung effektiv gestalten: So geht’s

    Dass die Laufbahn- und Nachfolgeplanung also von großer Relevanz ist, ist nicht von der Hand zu weisen. Diverse Publikationen – unter anderem die des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie – thematisieren das Thema und formulieren Handlungsempfehlungen für Personalverantwortliche und all diejenigen, die mit der Personalentwicklung im Unternehmen betraut sind. Damit das Nachfolgemanagement Früchte tragen kann, sind einige Dinge von grundlegendem Interesse.

    1. Schlüsselpositionen identifizieren

    Zunächst ist es sinnvoll, die Schlüsselpositionen im Unternehmen zu identifizieren. Das heißt konkret: Analysieren Sie die Personalstruktur und Stellen im Betrieb. Welche Mitarbeiter übernehmen eine besondere Rolle und sind für den Erfolg des Unternehmens ausschlaggebend?

    Wichtiger Hinweis: In aller Regel sind das Fach- und Führungspositionen. Für Arbeiten, bei denen es viele Menschen gibt, die die nötige Qualifikation mitbringen, ist die Nachfolgeplanung weniger umfangreich.

     

    Nehmen Sie bei Ihrer Analyse nicht nur Führungskompetenzen in den Blick, sondern auch Know-how und Erfahrung. Wichtig ist außerdem, wie viel Verantwortung mit einer bestimmten Position in Zusammenhang steht und ob bestimmte Tätigkeiten mitunter mit der Strategieentwicklung im Unternehmen in Verbindung stehen.

    Folgende Fragen können beim Identifizieren von Schlüsselpositionen hilfreich sein:

    • Welche Arbeiten gehören zu den zentralen und wichtigen Tätigkeiten im Betrieb?
    • Welche Fähigkeiten und Qualifikationen sind dafür notwendig?
    • Wer hat aktuelle eine Schlüsselposition im Unternehmen inne?

    Sind diese Fragen geklärt, sollten Sie ebenfalls den Status quo im Unternehmen analysieren. Gibt es Schlüsselpositionen, die in naher Zukunft durch Verrentung oder dergleichen vakant werden?

    2. Rahmenbedingungen festsetzen

    Im zweiten Schritt ist es sinnvoll, die Rahmenbedingungen für die Nachfolgeplanung festzulegen. Damit gehen Details rund um die Rekrutierung einher? Sollen Schlüsselpositionen in erster Linie intern besetzt werden? Wenn ja, wie? Denkbar wäre eine interne Personalbeschaffung nach dem Senioritätsprinzip. Das heißt, dass Beschäftigte mit einer längeren Betriebszugehörigkeit prioritär behandelt werden. Möglich wäre auch eine Stellenbesetzung nach dem Leistungsprinzip. Unter diesem Gesichtspunkt haben Mitarbeiter, die durch sehr gute Leistungen positiv aufgefallen sind, Vorrang.

    Es besteht ebenfalls die Option, die Besetzung der Nachfolgeposition durch externe Personalbeschaffung zu gewährleisten. Der Vorteil davon: In aller Regel eine größere Auswahl an potenziell geeigneten Kandidaten.

    Bevor es also um die konkrete Nachbesetzung geht, sollten Sie relevane Details klären. Das ist nicht selten Chefsache, da die Personalbeschaffung auch mit der Unternehmensstrategie harmonieren muss.

    3. Nachfolger ermitteln

    Der letzte Schritt besteht darin, einen geeigneten Nachfolger für eine vakant werdende Positon zu finden. Nachdem Rahmenbedingungen festgelegt und Schlüsselpositionen bestimmt wurden, steht das Anforderungsprofil auf dem Plan. Kein Recruiting ohne ein aussagekräftiges Anforderungsprofil – denn nur so kann gewährleistet werden, dass die Kandidaten alle notwendigen Kompetenzen mitbringen.

    Im besten Falle haben Unternehmen die Möglichkeit, auf einen Talent Pool zurückzugreifen. Das erspart die aufwendige Ausschreibung und einen Teil des Bewerbungsprozesses. Doch seit vergangenem Jahr gelten hier besondere Regelungen: Die Datenschutz-Grundverordnung sieht vor, dass Bewerber ihr ausdrückliches Einverständnis zur Speicherung ihrer Daten geben. Erfolgt jedoch alles DSGVO-konform, ist ein Talent Pool eine gute Möglichkeit, schnell und zielsicher geeignetes Personal für vakant werdende Schlüsselpositionen zu finden.

    Autorin: Johanna Wirsing

    Siegel

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