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Mitarbeiterentsendung ins Ausland – Wissenswertes für Arbeitgeber

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Mitarbeiterentsendung

Als international aktiver Unternehmer denken Sie vermutlich an die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland. Eine Mitarbeiterentsendung könnte der besseren Kommunikation dienen, Kundenkontakte im Zielland optimieren oder die Fortbildungsmaßnahmen der Niederlassung vor Ort fördern. Im nachfolgenden Alles erfahren Sie alles Wissenswerte zur Mitarbeiterentsendung und wann ein Entsendungsvertrag erforderlich ist. Des Weiteren beantworten wir Ihre Fragen zur Steuerpflicht und Sozialversicherung sowie zu den Reisekosten und den Reisekosten für Geschäftsreisen.

    Wann handelt es sich um eine Mitarbeiterentsendung?

    Der Begriff Entsendung trifft zu, wenn ein Mitarbeiter auf Verlangen seines Arbeitgebers einer befristeten Tätigkeit im Ausland nachgeht. Ein Unternehmen kann aber auch eigens für die Mitarbeiterentsendung ins Ausland Leute in Deutschland anwerben. Lebt eine Person bereits im Zielland und wird dort angeworben, handelt es sich um eine Arbeitskraft vor Ort und nicht um eine entsendete Person.

    Unabhängig davon muss die Mitarbeiterentsendung immer auf eine gewisse Zeit begrenzt sein. Bei einer unbefristeten Beschäftigung im Ausland ist eher von einer Versetzung oder einem Übertritt in die ausländische Tochtergesellschaft die Rede.

    Vorbereitung einer Mitarbeiterentsendung

    Sie können die Entsendung nicht einfach anordnen, sondern müssen sie mit dem ausgewählten Mitarbeiter einvernehmlich besprechen. Es sei denn, die Person wurde von Ihnen aus diesem Grund eingestellt und die entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag festgehalten. Es bedarf auch keiner besonderen Absprache, wenn es sich um eine kurzfristige Mitarbeiterentsendung im Rahmen einer Dienstreise handelt.

    Wichtiger Hinweis! Sie benötigen für eine Entsendung die Zustimmung des Betriebsrats, wenn der Zeitraum über einen Monat hinausgeht oder sich die Tätigkeit Ihres Mitarbeiters während des Auslandsaufenthalts gravierend ändert. Rechtliche Grundlage ist hierfür das Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG, § 95 Abs. 3 und BetrVG, § 99)

     

    Vertragliche Gestaltung einer Mitarbeiterentsendung

    Im Entsendungsvertrag sollten alle vereinbarten Konditionen sowie die Entsendedauer und Aufgaben vor Ort schriftlich festgehalten werden. Die Gestaltung ist von der Dauer des Auslandsaufenthalts abhängig:

    Aufenthaltsdauer bis 3 Monate:

    Bis zu maximal drei Monaten kann die Dienstreiseregelung in Betracht gezogen werden. Hierbei bleibt der ursprüngliche Arbeitsvertrag bestehen und es wird zusätzlich eine ergänzende Dienstreisevereinbarung erstellt.

    Aufenthaltsdauer 3-6 Monate:

    Bei einem Auslandsaufenthalt von drei bis sechs Monaten handelt es sich um eine verlängerte Dienstreise oder Delegation. Dabei ist zu prüfen, ob es im jeweiligen Zielland zu einer Steuerpflicht kommt. Hierzu nutzt man meist die 183-Tage Regelung. Mehr Informationen dazu finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

    Aufenthaltsdauer 6-12 Monate:

    In der Regel entsteht bei einem Aufenthalt von sechs bis zwölf Monaten eine Steuerpflicht im Gastland. Dieser Aufenthalt wird als kurzfristige Entsendung bezeichnet. Ist dies der Fall, muss geprüft werden, ob es ein Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Gastland gibt.

    Aufenthaltsdauer über einem Jahr:

    Bei einem über ein Jahr hinausgehenden Auslandsaufenthalt handelt es sich um eine langfristige Entsendung. Ist die zukünftige Arbeitsstätte eine Niederlassung im Ausland, besteht die Möglichkeit, den alten Arbeitsvertrag in den Status „ruhend“ zu setzen. Dabei wir ein neuer Vertrag mit der Auslandsgesellschaft aktiviert.

    Zeitlich unbegrenzte Aufenthalte:

    Eine zeitlich unbegrenzte Mitarbeiterentsendung resultiert in der Aufhebung des deutschen Arbeitsvertrags mit Ersatz durch einen ausländischen Vertrag. Hierbei ist der Entsendungsvertrag entbehrlich, weil von einer dauerhaften Versetzung ins Ausland auszugehen ist.

    Welche Positionen müssen im Entsendungsvertrag festgehalten sein?

    Wichtig ist, dass Sie den Entsendungsvertrag mit Ihrem Mitarbeiter besprechen und offene Fragen vor der Unterzeichnung klären. Folgende Details sollten im Vertrag festgehalten sein:

    • Grundgehalt und Auslandszulagen.
    • Existiert ein Doppelbesteuerungsabkommen? Muss man im Gastland Steuern zahlen?
    • Wer kommt für die Kranken- und Unfallversicherung im Ausland auf?
    • Werden die Reisekosten nur für An- und Abreise übernommen?
    • Wie ist der Urlaubsanspruch beim Auslandsaufenthalt geregelt?
    • Wer übernimmt die Kosten für Umzug oder doppelte Haushaltsführung?
    • Gibt es einen Zuschuss für Schul- oder Kindergarten-Gebühren vor Ort?

    Neben diesen Aspekten, die in einem Entsendungsvertrag geregelt werden, gibt es weitere, vom Zielland abhängige Faktoren, die individuell geregelt werden sollten. Demensprechend ist die Sozialversicherung bei der Mitarbeiterentsendung besonders bedeutsam.

    Wie ist die Sozialversicherung bei der Mitarbeiterentsendung geregelt?

    Laut SGB IV, § 4 Abs. 1 und 2 ist die Entsendung eines Mitarbeiters als zeitlich begrenzte Verlagerung der Tätigkeit von Deutschland ins Ausland zu verstehen. Wie Sozialversicherung und Steuer-Pflicht geregelt sind, hängt dabei wieder von der Länge des Auslandsaufenthalts sowie den vertraglichen Vereinbarungen ab.

    Eine als Dienstreise deklarierte Entsendung erübrigt das Nachdenken über beide Aspekte, weil der Arbeitsvertrag mit dem deutschen Arbeitgeber ebenso bestehen bleibt wie die Sozialversicherung und die Steuer-Pflicht. Bei längerer Entsendung sind mehrere Kriterien zu beachten:

    • Bleibt der deutsche Arbeitsvertrag bestehen, unterliegt der Mitarbeiter weiterhin der deutschen Sozialversicherung.
    • Wird bedingt durch einen ruhenden Vertrag ein Arbeitsvertrag mit der ausländischen Tochterfirma abgeschlossen, muss geprüft werden, ob zwischen Deutschland und dem Zielland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen.
    • Betrifft die Mitarbeiterentsendung ein Land ohne verpflichtende Sozialversicherung, kann die Ausstrahlwirkung des deutschen Sozialversicherungsrechts in Anspruch genommen werden. Das bedeutet, der entsendete Mitarbeiter unterliegt auch beim Auslandsaufenthalt der deutschen Sozialversicherungspflicht.
    Wichtiger Hinweis! Der Entsendungsvertrag sollte bei einem Zielland ohne Sozialversicherung in jedem Fall so gestaltet werden, dass die Ausstrahlwirkung des deutschen Sozialversicherungsrechts genutzt werden kann. Bei einer langfristigen Mitarbeiterentsendung (Versetzung) sollte die freiwillige Mitgliedschaft in der Sozialversicherung (Rentenversicherung) geprüft werden, damit bereits erworbene Ansprüche weiter wachsen.

     

    Steuerpflicht bei Entsendung – die 183-Tage-Regel

    Normalerweise wird die Steuer in dem Land der Tätigkeit fällig, sofern die Mitarbeiterentsendung die Anzahl von 183 Tagen pro Jahr übersteigt. Grundlage ist hierbei die 183-Tage-Regel. Bei einer Entsendung mit Dienstreise-Charakter bleiben Arbeitsvertrag, Steuer-Pflicht und Sozialversicherung im Inland erhalten. Ausschlaggebend für die Steuer-Pflicht ist auch bei kurzfristiger Betätigung, wer das Gehalt bezahlt. Kommt die Vergütung vom Arbeitgeber in Deutschland, gelten die deutschen Bestimmungen. Zahlt die ausländische Tochter die Entlohnung, ist das Einkommen im Staat der Tätigkeit zu versteuern.

    Was gibt es darüber hinaus bei der Mitarbeiterentsendung zu beachten?

    Das Interesse an einer Entsendung wird bei Mitarbeitern von verschiedenen Beweggründen getragen, unter anderem:

    • Selbstständiges Arbeiten mit größerem Verantwortungsbereich.
    • Optimierte Karrierechancen durch zielstrebige berufliche Qualifizierung.
    • Höheres Einkommen in einem kulturell fremden Umfeld.

    Vor allem die oft fremde Kultur kann bei einer Entsendung zur Herausforderung für den Mitarbeiter werden. Er muss unter Umständen während seiner Tätigkeit mit völlig ungewohnten menschlichen Verhaltensweisen zurechtkommen und trotzt aller Hindernisse erfolgreich sein.

    Vorteilhaft ist für Arbeitgeber und Mitarbeiter, wenn im Vorfeld der eigentlichen Entsendung ein Besuch des Gastlandes stattfinden kann. Natürlich sollte auch hierbei das Unternehmen die Reisekosten übernehmen, denn es profitiert von einem bereits erfahrenen und oft bestens motivierten Mitarbeiter. Im Fall einer negativen Entscheidung kann der Unternehmer so rechtzeitig eine alternative Arbeitskraft ins Zielland entsenden.

    Fremdsprachenkurs und Mobilität vor Ort

    Bis zur Entsendung sollte der Mitarbeiter zumindest Grundkenntnisse in der Sprache des Ziellandes erwerben. Die Beherrschung der wichtigsten Redewendungen beseitigt Sprachbarrieren, führt zu Anerkennung bei Geschäftspartnern und Mitarbeitern und vereinfacht das Arbeitsleben.

    Um Land und Leute besser kennenzulernen, sollte auch die Mobilität vor Ort gewährleistet sein. Ein Dienstfahrzeug kann dabei eine erfolgsversprechende Lösung darstellen. Zudem steigert es die Produktivität durch Unabhängigkeit.

    Betreuung im Ausland und bei der Rückkehr

    Bei aller Begeisterung kann das Leben in einer fremden Kultur auch zur Einsamkeit führen. Ein fester Ansprechpartner im Heimatland fördert die Kommunikation mit dem Hauptsitz, motiviert bei Bedarf und steht für Fragen rund um die Arbeit zur Verfügung.

    Am Ende der Mitarbeiterentsendung steht der Wiedereintritt in den deutschen Alltag bevor. Nach einem längeren Auslandsaufenthalt ist die Reintegration eine ebenso große Herausforderung wie die Begegnung mit einer fremden Kultur zu Beginn der Auslandstätigkeit. Als Arbeitgeber können Sie den zurückgekehrten Mitarbeiter mit einer geeigneten Beschäftigung oder sogar einem gezielten Onboarding unterstützen.

    Fazit: Eine Mitarbeiterentsendung ist für jeden international agierenden Unternehmer sinnvoll. Dadurch findet eine Verbesserung der Beziehung von der Niederlassung zur Muttergesellschaft im Ausland statt. Zusätzlich dient der Mitarbeiter als starkes Steuerungsinstrument der internationalen Geschäfte. Für Ihren Mitarbeiter kann die Entsendung ein sehr motivierendes Erlebnis sein, welches ihm als zusätzliche Qualifikation dient und die Bindung zum Unternehmen festigt.

     

    Autor: Redaktion Personalwissen

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