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So erstellen Sie faire und motivierende Mitarbeiterbeurteilungen

© Matthias Zabanski/Fotolia
Mitarbeiterbeurteilung

Die regelmäßige Mitarbeiterbeurteilung gehört in den meisten größeren Unternehmen längst zum Ritual. Sie dient dem Unternehmen dazu, ihre Humanressourcen optimal einzusetzen und die Potentiale der einzelnen Mitarbeiter gezielt zu nutzen und weiterzuentwickeln. Letztlich liegt die Mitarbeiterbeurteilung nicht nur im Interesse des Arbeitgebers, sondern auch im Interesse des Arbeitnehmers. Wie die Personalbeurteilung gestaltet werden muss, damit alle Seiten davon profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist eine Mitarbeiterbeurteilung?

Die Mitarbeiterbeurteilung ist ein unerlässlicher Bestandteil der Personalführung, der gleich mehrere Bereiche des Personalwesens tangiert. Es ist Instrument der Personaleinsatzplanung, der Personalentlohnung, der Personalführung und nicht zuletzt der Personalentwicklung.

Indem Vorgesetzte die ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter beurteilen, sichern sie langfristig die Personalqualität. Dank der Personalbeurteilung können Mitarbeiter ihren Stärken entsprechend eingesetzt, bezahlt, geführt und kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Grundlage zur Beurteilung sind einerseits die Beobachtungen des Vorgesetzten und andererseits messbare Leistungskennzahlen. Zusätzlich können Eindrücke von Kollegen, Kunden und gegebenenfalls von anderen Anspruchsgruppen mit einfließen. Auch Zeugnisse und Zertifikate sind hilfreich.

Warum sollten Unternehmen Mitarbeiterbeurteilungen durchführen?

Insbesondere der Entwicklungsgedanke ist ein entscheidender, da die Beurteilung an sich noch zu keinen Verbesserungen in der Personalqualität führt. In der zunehmend globalisierten und digitalisierten Wirtschaftswelt ist es für Unternehmen jedoch unverzichtbar agile Mitarbeiter zu haben, die sich dem Wandel anpassen und ihn mitgehen können.

Einfach neue Mitarbeiter einzustellen, die die notwendigen Kompetenzen mitbringen, ist angesichts des vorherrschenden Fachkräftemangels kaum möglich. Wollen Sie erfolgreich bleiben und sich gegenüber Ihren Mitbewerbern durchsetzen, brauchen Sie Personal, das Sie Ihren Anforderungen entsprechend gezielt weiterentwickeln können.

Die Mitarbeiterbeurteilung ist die Grundlage aller Personalentwicklungsmaßnahmen. Sie zeigt eventuell vorhandene Differenzen zwischen den Anforderungen des Arbeitsplatzes und den Fähigkeiten und Kompetenzen des Stelleninhabers auf, die dann durch darauf zugeschnittene Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen minimiert oder sogar ganz beseitigt werden können.

Ziele der Mitarbeiterbeurteilung (Auswahl):

  • Optimierung des Personaleinsatzes
  • Leistungsgerechte Mitarbeiterentlohnung
  • Intensivierung der Kommunikation zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter
  • Anerkennung der Leistung des Mitarbeiters
  • Steigerung der Leistung des Mitarbeiters
  • Bedarfsgerechte Weiterentwicklung des Mitarbeiters
  • Verbesserung der Führungsqualität des Vorgesetzten
  • Förderung von geeigneten Nachwuchskräften
  • Motivation aller Mitarbeiter

Wie oft sollte die Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden?

Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten die Mitarbeiterbewertung vorzunehmen. Die periodische Mitarbeiterbeurteilung sieht vor, dass Beurteilungen in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt werden, beispielsweise jährlich oder zweijährlich. Die Kontinuität ist wichtig, damit stets eine einigermaßen aktuelle Beurteilung des Wissens, der Fähigkeiten, der Qualifikationen und der Kompetenzen der Mitarbeiter vorliegt und die Entwicklung nach der letzten Beurteilung verfolgt werden kann.

Die anlassbedingte Mitarbeiterbeurteilung wird immer dann durchgeführt, wenn ein bestimmter Grund sie erfordert. Beispielhafte Gründe sind …

  • das Ende der Probezeit,
  • die Versetzung in eine andere Abteilung,
  • eine Beförderung,
  • eine Gehaltserhöhung,
  • die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses und
  • die geplante Freisetzung eines Mitarbeiters.
Praxistipp: Kontinuität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Mitarbeiterentwicklung. Eine jährliche Beurteilung zwingt die Vorgesetzten, sich das ganze Jahr über intensiv und auf mehreren Ebenen mit ihren Mitarbeitern auseinanderzusetzen. Außerdem fördert sie die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter, weil nach der Beurteilung vor der Beurteilung ist.

 

In der Praxis hat sich deshalb die jährliche Beurteilung bewährt. So liegt der Personalabteilung stets eine aktuelle Personalbeurteilung vor, die auch für die oben genannten Entscheidungen herangezogen werden kann. Sofern erforderlich, kann zusätzlich eine anlassbedingte Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt werden.

Welche Formen der Mitarbeiterbeurteilung gibt es?

Es werden im Wesentlichen zwei Formen der Personalbeurteilung unterschieden. Bei der absoluten Mitarbeiterbeurteilung wird jeder Mitarbeiter unabhängig von seinen Kollegen eingeschätzt. Zur Beurteilung der individuellen Stärken und Schwächen werden einzig und allein Leistung und Verhalten des Mitarbeiters herangezogen. Weil die absolute Bewertung nicht immer verwertbare Resultat zu Tage gefördert hat und auch zu Unverständnis in der Belegschaft führt, wurde die relative Beurteilung entwickelt.

Bei der relativen Mitarbeiterbeurteilung erfolgt stets ein Vergleich mit den Kollegen im Unternehmen. Dabei kann zum Beispiel die 20-70-10-Regel angewendet werden. Sie besagt, dass 20 Prozent der besten Mitarbeiter für ihre überdurchschnittliche Leistung besonders entlohnt werden sollen. Die 70 Prozent der Mitarbeiter, das quasi den Durchschnitt wiederspiegeln, werden bestmöglich gefördert und gefordert. Die schlechtesten zehn Prozent der Mitarbeiter werden schnellstmöglich entlassen und ersetzt.

Durch die zweifelsohne harte Konsequenz der 20-70-10-Regel stehen die Mitarbeiter quasi ständig im Wettbewerb zueinander. Das kann das Betriebsklima schädigen und dazu führen, dass die Mitarbeiter stärker gegeneinander als miteinander arbeiten. Egal wie exzellent die Belegschaft auch ist, ein Teil davon wird zwangsläufig negativ bewertet und entlassen. Andererseits findet auf diese Weise eine kontinuierliche Qualitätssteigerung in der Belegschaft statt.

Achtung: Das Bundesarbeitsgericht hat festgestellt, dass allein eine unterdurchschnittliche Leistung als Kündigungsgrund nicht ausreicht. Erst eine deutliche Unterschreitung der Durchschnittsleistung über einen langen, nicht näher definierten Zeitraum, ermöglicht eine leistungsbedingte Kündigung. Während Freisetzungen aufgrund der starken Arbeitnehmerrechte in Deutschland also schwierig sind, steht der Einordnung von Mitarbeiter in ein Leistungsranking nichts im Wege, sofern die Beurteilung nach möglichst objektiven Kriterien erfolgt.

 

Häufig wird zudem zwischen Beurteilungen von normalen Mitarbeitern und Führungskräften unterschieden. An letztere werden zusätzliche und insgesamt höhere Anforderungen gestellt. Nicht zuletzt, weil sie eben Personalverantwortung haben und ihre Führungsqualitäten ganz wesentliche Faktoren für den Unternehmenserfolg sind. Führungskräftebeurteilungen sind deshalb komplexer und aufwendiger.

Welche Kriterien sollten bei der Mitarbeiterbeurteilung berücksichtigt werden?

Die Bewertung der Mitarbeiter sollte möglichst alle Kriterien umfassen, die einerseits betrieblich relevant sind und andererseits die Persönlichkeit des Mitarbeiters beschreiben. Die Kriterien müssen eindeutig und vom Mitarbeiter nachvollziehbar sein. Schließlich sind sie für Ihr Personal gleichzeitig auch die Ziele, auf die durch kontinuierliche Verbesserung hingearbeitet werden muss.

Welche der beinahe zahllosen Beurteilungskriterien letztlich tatsächlich in die Mitarbeiterbewertung einfließen, hängt nicht zuletzt von den definierten Unternehmenszielen ab. Hier eine kleine Auswahl typischer, beinahe allgemeingültiger Kriterien:

  • Arbeitsqualität

Erledigt der Mitarbeiter die ihm zugeteilten Aufgaben und wie gut sind die Endergebnisse? Wie hoch ist die Fehlerquote? Wie viel Zeit braucht er dafür? Müssen seine Kollegen für ihn nacharbeiten?

  • Selbstständigkeit

Benötigt der Mitarbeiter zur Erledigung seiner Aufgaben regelmäßig die Hilfe von Kollegen oder Vorgesetzten? Ist er eigeninitiativ und kann Aufgaben und Probleme selbstständig erkennen und in die Hand nehmen? Trägt er zu Lösungen bei oder macht er nur „Dienst nach Vorschrift“?

  • Effektivität

Erledigt der Mitarbeiter seine Arbeit durch eine systematische und zielorientierte Arbeitsweise? Kann er seine Prioritäten richtig setzen oder verpasst er Deadlines und schiebt wichtige Aufgaben vor sich her? Braucht er viele Überstunden, um sein Pensum abzuarbeiten?

  • Leistungsbereitschaft

Wie ausgeprägt sind Engagement und Motivation des Mitarbeiters? Ist er bereit, sein Bestes zu geben und sich für das Unternehmen einzusetzen? Hilft er Kollegen in Notsituationen, beispielsweise um einen Auftrag rechtzeitig fertigzustellen?

  • Belastbarkeit

Ist der Mitarbeiter auch in Stresssituationen aufmerksam und bleibt seine Leistung in Phasen erhöhter Belastung konstant? Oder führt Belastung zu einem Rückgang der Leistungsfähigkeit?

  • Fachwissen

Versteht der Mitarbeiter etwas von der Materie? Bringt er das notwendige Fachwissen mit oder war bereit es sich eigenständig anzueignen? Hat er sich auch in die Besonderheiten der Branche eingearbeitet?

  • Flexibilität

Kann sich der Mitarbeiter schnell an Veränderungen anpassen? Ist er offen für Neues oder fallen ihm Wandel und Umschwung schwer? Kommt er gut mit neuen Kollegen klar? Kann er sich in neue Aufgaben oder Projekte einarbeiten? Ist er auch zeitlich und örtlich flexibel?

  • Teamfähigkeit

Ist der Mitarbeiter in der Lage mit bekannten und neuen Kollegen effektiv zusammenzuarbeiten? Verhält er sich in Gruppen fair und zielorientiert, oder will er stets das Sagen haben beziehungsweise verlässt sich auf die anderen Teammitglieder? Handelt er im Sinne der Abteilung und des Unternehmens oder verfolgt er im Team persönliche Interessen?

  • Kostenbewusstsein

Beachtet der Mitarbeiter das vorgegebene Budget oder werden Projekte durch sein Handeln teurer als geplant? Wählt er wenn möglich kostengünstige Alternativen? Macht er vielleicht sogar aktiv Vorschläge zu Kosteneinsparungen?

  • Delegationsfähigkeit (bei Führungskräften)

Gelingt es dem Vorgesetzten die Aufgaben an seine Mitarbeiter zu delegieren oder erledigt er sie selbst? Verteilt er die Arbeit fair und gerecht oder überfordert er einzelne Mitarbeiter während er andere bevorzugt?

  • Mitarbeiterführung (bei Führungskräften)

Ist die Führungskraft in der Lage seine Mitarbeiter anzuleiten? Bringt er die nötige Autorität mit ohne bei der Führung diktatorisch vorzugehen? Kann er seine Abteilung zusammenhalten und motivieren? Probleme im Team ohne Hilfe des eigenen Vorgesetzten lösen? Nehmen ihn die Mitarbeiter als zugänglichen Ansprechpartner – auch in schwierigen Situationen – wahr? Bringt er Ihnen Respekt und Wertschätzung gegenüber?

  • Mitarbeiterförderung (bei Führungskräften)

Erkennt die Führungskraft die Stärken und Talente seiner Mitarbeiter und nutzt er die Gelegenheit diese fokussiert zu fördern? Baut er vorausschauend neue Führungskräfte auf und hat somit die langfristigen Interessen des Unternehmens im Blick? Oder versucht die Führungskraft ihre Mitarbeiter klein zu halten und seine eigene Machtposition zu stärken und sich keine eigene Konkurrenz zu schaffen?

Wie genau wird die Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt?

Der Prozess der Personalbeurteilung gliedert sich in drei Phasen:

  1. Beobachtung
  2. Bewertung
  3. Besprechung

Die Beobachtungsphase ist die längste, da Leistungen und Verhalten des Mitarbeiters fortlaufend vom Vorgesetzten im Auge behalten werden müssen. Dabei ist eine objektive Sichtweise entscheidend. Damit alle Mitarbeiter gleich behandelt werden, muss der Beurteilung zudem eine ausgefeilte Systematik zugrunde liegen.

Sie zwingt zur Sachlichkeit und macht die Beurteilungen der Mitarbeiter letztlich auch vergleichbar. Die Bewertungsphase sollte demnach …

  • den gleichen Zweck erfüllen,
  • mit gleichen Beurteilungskriterien,
  • mit gleichen Bewertungsskalen,
  • mit gleichen Bewertungsmaßstäben und
  • mit gleichem Wissens- und Leistungsstand der Beurteiler …

durchgeführt werden. Voraussetzung ist zudem, dass man die Ziele der Beurteilung im Vorfeld klar definiert und gegenüber den Mitarbeitern transparent kommuniziert.

Enorm wichtig ist die Besprechungsphase im Anschluss an die Bewertung. Etabliert hat sich ein persönliches und ungestörtes Mitarbeitergespräch, in dem sich Vorgesetzter und Mitarbeiter über die Beurteilung austauschen. Damit auch das Gespräch seine motivierende Wirkung entfalten kann, sollten zunächst die positiven Ergebnisse hervorgehobenen werden. Kritik sollte sofort mit konkreten Verbesserungsvorschlägen verknüpft werden.

Wichtiger Hinweis: Die Balance zwischen konstruktiver Kritik und Lob für positive Leistungen ist in der Besprechung der Mitarbeiterbeurteilung stets zu wahren. Nur wenn Sie Ihren Mitarbeitern auch Wertschätzung entgegenbringen und Ansporn für neue Ziele setzen, können Sie für den Motivationsschub sorgen, der für eine personelle Weiterentwicklung notwendig ist.
Entscheidend ist zudem, dass im gemeinsamen Gespräch auf Grundlage der Beurteilung realistische Ziele vereinbart werden, die in einer Zielvereinbarung niedergeschrieben werden können. In die nächste Mitarbeiterbeurteilung fließt mit ein, inwieweit man die vereinbarten Ziele erreicht hat.

Mitarbeiterbeurteilung mit Fragebogen und Software

In der Praxis läuft die Beurteilung in der Regel übrigens so ab, dass ein Fragebogen ausgefüllt wird, der alle zuvor festgelegten Beurteilungskriterien enthält. Die Bewertung der einzelnen Kriterien erfolgt auf einer Skala oder nach Schulnotensystem. Der Fragebogen ist transparent und leicht auszufüllen – sowohl vom Vorgesetzten als auch vom Mitarbeiter.

Mittlerweile gibt es auch viele softwaregestützte Beurteilungssysteme. Sie eignen sich vor allem für größere Unternehmen, wenn jährlich zahlreiche Beurteilungen erfasst und ausgewertet werden müssen. So können die Beurteilungen beispielsweise digital durchgeführt werden.

Statistiken, die die Programmen automatisch erstellen, können wiederum dazu genutzt werden, die Führungskraft zu bewerten. Schließlich zeigt die Langzeitbetrachtung, wie erfolgreich diese seine Mitarbeiter unter anderem mithilfe der Mitarbeiterbeurteilungen weiterentwickelt hat.

Tipp: Es gibt nicht nur die Möglichkeit, dass der Vorgesetzte den Mitarbeiter bewertet. Hoch interessant und oft sehr aufschlussreich ist auch, wie der Mitarbeiter sich und seine Fähigkeiten und Kompetenzen selbst einschätzt. Deshalb kann es im Vorfeld spannend sein, den Mitarbeiter zunächst eine Selbsteinschätzung durchführen zu lassen und diese der Fremdeinschätzung durch den Vorgesetzten gegenüberzustellen. Mit Fremdeinschätzungen von anderen Anspruchsgruppen, wie zum Beispiel den Kollegen, ergibt sich ein 360-Grad-Blick auf eine Person.

Fazit: Mitarbeiterbeurteilungen sind elementar

Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter. Für Sie als Unternehmer, Personaler oder Führungskraft gilt es deshalb stets den Stand Ihrer Mitarbeiter im Auge zu behalten und diese gemäß den Zielen Ihres Unternehmens weiterzuentwickeln. Die Mitarbeiterbeurteilung ist genau hierfür ein perfektes Instrument.

Für eine aussagekräftige Beurteilung, die fair und motivierend ist, ist zunächst ein Konzept notwendig, das eine systematische Beurteilung ermöglicht. Form, Kriterien und Ziele muss man definieren und kommunizieren. Einheitliche Bedingungen und Objektivität sind unerlässlich.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbeurteilungen können immer nur als Zwischenergebnisse verstanden werden, da die Beurteilung des Personals ein fortlaufender Prozess ist. Einmalige Bewertungen bringen rein gar nichts. Nur wenn Mitarbeiter und Vorgesetzte an sich arbeiten, wird ein Entwicklungsprozess in Gang gesetzt, der die Mitarbeiterqualität steigert und letztlich beiden Seiten Vorteile beschert.

Autor: Matthias Koprek

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