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Lohnsteuer-Nachschau – was Arbeitgeber beachten sollten

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Lohnsteuer-Nachschau

Die Lohnsteuer ist eine der wichtigsten Steuer-Einnahmequellen in Deutschland. Gemäß dem Statistikportal Statista beliefen sich die Steuereinnahmen für Lohnsteuer im Jahr 2017 auf 195,5 Milliarden Euro. Im Laufe der letzten fünfzehn Jahre sind die Lohnsteuer-Einnahmen jährlich stark angestiegen. Bei einem Bundeshaushalt von knapp 330 Milliarden Euro im Jahr 2017 erkennt man schnell, wie wichtig die Lohnsteuer-Einnahmen geworden sind. Um sicherzustellen, dass es keinen Missbrauch bei der Abführung von Lohnsteuer gibt und um Schwarzarbeit zu bekämpfen, gibt es verschiedene Prüfungs- und Kontrollinstrumente der Steuerbehörden. Ein wichtiges Kontrollinstrument ist die Lohnsteuer-Nachschau.

Der Ablauf einer Lohnsteuer-Nachschau und die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Steuerbehörden als Kontrollinstanz, sind in § 42 des Einkommensteuergesetzes geregelt. Im Unterpunkt G finden sich alle Rahmenbedingungen für die Lohnsteuer-Nachschau. Das Gesetz, das der Maßgabe des Justiz-Ministeriums unterliegt, ist zum 30.06.2013 in Kraft getreten.

    Zweck des Gesetzes zur Lohnsteuer-Nachschau

    Die Lohnsteuer-Nachschau dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Sie ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte. Steuererheblich sind im Sinne des Gesetzes Sachverhalte, die entweder eine Lohnsteuerpflicht begründen oder die Veränderungen bei der Steuerhöhe oder bei Zuschlagsteuern, wie z.B. dem Solidaritätszuschlag zur Folge haben.

    Durch eine Lohnsteuer-Nachschau möchte sich die Finanzbehörde ein eigenes und umfassendes Bild über das Unternehmen machen. Hier sind vor allem die räumlichen Gegebenheiten, der allgemeine Geschäftsbetrieb und die Anzahl der tatsächlich eingesetzten Mitarbeiter aus Sicht der Steuerprüfer wichtig. Mit den gewonnen Erkenntnissen will man überprüfen, ob die Lohnsteuer oder auch Zuschlagsteuern, wie der Solidaritätszuschlag oder Kirchensteuern korrekt abgeführt wurden. Wird ein Missbrauch nachgewiesen, kann dies letztendlich zu höheren Steuereinnahmen führen.

    Ablauf einer Lohnsteuer-Nachschau

    Anders als bei einer allgemeinen Steuerprüfung (Außen-Prüfung) findet eine Lohnsteuer-Nachschau ohne vorherige schriftliche Ankündigung und während der üblichen Arbeits- und Geschäftszeiten statt. Die Steuerprüfer der Steuerbehörden sind dabei berechtigt, die Geschäftsräume des Unternehmens betreten. Die Wohnräume des Inhabers dürfen nicht betreten werden – es sei denn zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung. Dies wird in im Unterpunkt 2 des § 42g EstG geregelt.

    Kommt es in einem Unternehmen zur Lohnsteuer-Nachschau, so bedeutet dies einen nicht unerheblichen Eingriff in den Unternehmensablauf. Die Lohnsteuer-Nachschau führt man nicht verdeckt durch, so erleben viele Mitarbeiter persönlich die Kontrolle der Steuerbehörden. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, mit den Steuerprüfern zusammenzuarbeiten und diesen auf Verlangen Einsicht in Geschäftsunterlagen oder Aufzeichnungen zu geben.

    Die wesentliche Kontrolle findet in der Buchhaltung und in der Personalabteilung statt, da während einer Lohnsteuer-Nachschau vor allem alle Aufzeichnungen zu Lohn- und Gehaltszahlungen in direktem Bezug zu den Arbeitsverträgen geprüft werden. Der § 42g EstG im Unterpunkt 3 regelt auch, dass Mitarbeiter alle Auskünfte erteilen müssen, die zur Feststellung einer „steuerlichen Erheblichkeit“ zweckdienlich sind. Geben Mitarbeiter keine oder falsche Auskünfte, so machen Sie sich selbst strafbar.

    Zugriff auf elektronische Daten

    Da im modernen Geschäftsbetrieb elektronische Aufzeichnungen zum täglichen Ablauf gehören, wird es im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau immer wieder Nachfragen zu Daten geben, die elektronisch gespeichert sind. Die Steuerprüfer, die eine Lohnsteuer-Nachschau durchführen, dürfen jedoch nur dann elektronische Aufzeichnungen einsehen, wenn das Unternehmen hierfür seine Einwilligung gibt. Ohne Zustimmung ist den Steuerbehörden eine Einsicht in elektronische Aufzeichnungen nicht erlaubt. Die Steuerbehörden werden in diesem Fall darauf bestehen, die Unterlagen in Papierform zu erhalten. Sollten diese nicht in Papierform vorliegen, sind diese unverzüglich auszudrucken.

    Lohnsteuer-Nachschau und andere Steuern

    Im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau sind punktuell alle steuerliche Angaben zu überprüfen. Hier kann es vorkommen, dass auch Fehler bei der Abführung anderer Steuern oder Abgaben auffallen. Dies kann zum Beispiel die Sozialversicherungsbeiträge von Mitarbeitern betreffen. In diesem Fall regelt der § 42g EstG im Unterpunkt 5, das eine Auswertung dieser Informationen ebenfalls zulässig ist. Eine Lohnsteuer-Nachschau kann daher auch umfangreiche Prüfungen für andere Steuern und Abgaben im Unternehmen nach sich ziehen.

    Lohnsteuer-Nachschau oder Lohnsteuer-Außenprüfung

    Die Lohnsteuer-Nachschau ist gewissermaßen eine unangekündigte Vorab-Prüfung der korrekten Lohnsteuer-Abrechnung. Fallen den Behördenmitarbeitern bei der Durchsicht der Unterlagen oder beim allgemeinen Besuch des Betriebs Ungereimtheiten auf, so kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergegangen werden. Die gesetzlichen Grundlagen hierzu finden sich im § 196 der Abgabenordnung und im § 42f EstG.

    Eine Lohnsteuer-Außenprüfung OHNE vorherige Lohnsteuer-Nachschau muss dagegen immer von den Steuerbehörden schriftlich angeordnet werden, so dass Sie sich als Unternehmen auf den Prüfungstermin einstellen und  vorbereiten können.

    Die Lohnsteuer-Außenprüfung ist eine detaillierte Prüfung aller lohnsteuerrelevanten Angaben im Unternehmen. Mitarbeiter und Vorgesetzte sind auch hier verpflichtet, alle Geschäftspapiere freizugeben und mit den Steuerbehörden zusammenzuarbeiten. Unter besonderer Prüfung stehen:

    • Arbeitsverhältnisse des Geschäftsführers oder der Gesellschafter
    • Arbeitsverhältnisse von Familienangehörigen der Geschäftsführer
    • Sonderzahlungen
    • Direktversicherungen
    • Pensionszusagen
    • Nutzung von Firmen-PKW
    • Prüfung von Aushilfslöhnen oder Lohnzahlungen von geringfügig Beschäftigten

    Verhalten bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung

    Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung besteht, wie auch bei einer Lohnsteuer-Nachschau, die Verpflichtung, mit den Behörden vollumfänglich zusammenzuarbeiten. Da sich jedoch immer wieder Anordnungen oder Gesetzesgrundlagen ändern, kann es im täglichen Arbeitsablauf vorkommen, falsche oder unkorrekte Angaben gemacht zu haben, die im Rahmen der Prüfung auffallen. Daher lohnt es sich in vielen Fällen, einen Fachanwalt für Steuerrecht hinzuzuziehen. Dieser Fachanwalt steht für Fragen während der Prüfung zu Verfügung und hilft bei der Klärung von Sachfragen.

    Ist in Ihrem Unternehmen eine Lohnsteuer-Außenprüfung angekündigt oder wird diese im Anschluss an eine Lohnsteuer-Nachschau durchgeführt, so sollten Sie auch daran denken, Ihre Mitarbeiter zu informieren und zu sensibilisieren. Es empfiehlt sich aus Sicht des Unternehmens einen Ansprechpartner zu bestimmen, der die Lohnsteuer-Außenprüfung begleitet und bei Fragen und Kontrollen erster Ansprechpartner ist.

    Die beste Vorbereitung auf eine Lohnsteuer-Außenprüfung ist, sich als Unternehmen sehr professionell mit der korrekten Abführung der Lohnsteuer und der sachlich richtigen Anmeldung aller Mitarbeiter zu beschäftigten. Da hier schon kleine Versäumnisse oder fehlendes Fachwissen zu Fehlern und letztendlich zu hohen Nachzahlungen und Bußgeldern führen können, sollten man die Mitarbeiter der Buchhaltung regelmäßig in Bezug auf Veränderungen in den Lohnsteuer-Gesetzen schulen. Dann fallen im Laufe eines Prüfungsverfahrens höchstens kleine Fehler auf, die im Rahmen der Schlussbesprechung mit dem Prüfer besprochen und geklärt werden können.

    Zusammenfassung – was Arbeitgeber beachten sollten

    Zusammenfassend ist es für Ihr Unternehmen wichtig, die Unterschiede zwischen einer Lohnsteuer-Nachschau und einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu kennen. Die Steuerbehörden nehmen die Lohnsteuer-Nachschau meinst unangekündigt vor. Eine Lohnsteuer-Außenprüfung wird dagegen immer mit einer schriftlichen Ankündigung erfolgen. Fallen allerdings in einer Lohnsteuer-Nachschau erhebliche und relevante Punkte in Bezug auf die fehlerhafte Berechnung der Lohnsteuer auf, so kann eine Lohnsteuer-Außenprüfung ohne Ankündigung sofort durchgeführt werden.

    Sie sind als Unternehmen sowohl bei der Lohnsteuer-Nachschau, wie auch bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung verpflichtet, kooperativ mit den Steuerprüfern zusammenzuarbeiten. Auf Verlangen müssen Sie Akteneinsicht gewähren oder den Zugang zu allen Daten gewähren. Sie haben allerdings auch das Recht, einen Fachanwalt für Steuerrecht hinzuziehen, der Sie

    • während der Prüfung unterstützt
    • und mit den Prüfern kommuniziert.

    Probleme in Bezug auf eine Lohnsteuer-Nachschau können Sie umgehen, wenn Sie sich in Bezug auf die Abführung der Lohnsteuer jederzeit professionell verhalten. Schulen Sie alle relevanten Mitarbeiter in Ihren Abteilungen. Sensibilisieren Sie die Mitarbeiter auch dahingehend, wie Sie sich korrekt und gesetzeskonform im Rahmen einer Prüfung verhalten. Dann wird eine Lohnsteuer-Nachschau für Ihr Unternehmen zwar einen bürokratischen Aufwand bedeuten, ohne jedoch Steuernachzahlungen oder Strafzahlungen befürchten zu müssen.

    Autor: Torsten Niermann

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