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Lohnabrechnung erstellen: Darauf ist bei Entgeldbescheinigung zu achten

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Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung

Unternehmer sind dazu verpflichtet, für jeden ihrer Angestellten eine vollständige Lohnabrechnung zu erstellen. Aus dieser wird ersichtlich, wie sich das Gehalt eines Angestellten zusammensetzt. Dabei sind viele Punkte zu beachten. Unter anderem ist wichtig, dass die Abrechnungen aus steuerrechtlicher Sicht alle Vorgaben einhalten. Die Angestellten können aus der monatlichen Mitteilung zum Beispiel entnehmen, in welcher Höhe der Arbeitgeber Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an das Finanzamt und an die Sozialkassen gezahlt hat.

Spätestens 14 Tage nach Arbeitsbeginn anmelden

Arbeitgeber müssen schon zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses aller Mitarbeiter Vorbereitungen für deren künftige Lohnabrechnungen treffen. An erster Stelle steht dabei die Meldung an die Krankenkasse. Dafür werden ein Krankenkassennachweis sowie die Sozialversicherungsnummer der Beschäftigten benötigt. Spätestens 14 Tage nach Arbeitsbeginn muss der Krankenkasse das Beschäftigungsverhältnis bekannt gegeben werden (bei bestimmten Berufsgruppen auch am selben Tag wie etwa beim Gaststättengewerbe oder Bau). Wer diese Frist nicht einhält, kann wegen einer Ordnungswidrigkeit belangt werden. Die jeweilige Krankenkasse übernimmt den Einzug der kompletten Sozialabgaben und leitet diese an die Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung weiter.

Lohnabrechnung erstellen: Pflichten des Arbeitgebers

Wer Angestellte beschäftigt, muss laut Paragraf § 108 der Gewerbeordnung, kurz GewO, seinen Mitarbeitern regelmäßig eine Abrechnung ausstellen, aus der alle relevanten Zahlen hervorgehen. Gleichzeitig ist der Arbeitgeber dazu angehalten, entsprechende Sozialversicherungsbeiträge unter anderem an die Krankenversicherung, die Rentenversicherung und die Arbeitslosenversicherung abzuführen. Die Höhe dieser Beiträge ergibt sich dabei aus der Steuerklasse des jeweiligen Arbeitnehmers. Diese Lohnbuchhaltung erfordert Zeit und wird in den meisten größeren Unternehmen von Buchhaltern ausgeführt. In kleineren und mittelständischen Betrieben ist eine eigene Abteilung rund um die Lohnabrechnungen des Personals aufgrund der Kosten häufig nicht möglich. Dasselbe gilt für die Auslagerung der Lohnsachbearbeitung an externe Dienstleister. Allerdings schreckt die Aufgabe, selber für regelmäßige, fehlerfreie und rechtskonforme Lohnabrechnungen zuständig zu sein, viele Unternehmer ab. Zu komplex und kompliziert lautet meistens das Argument.

Vorsicht vor Buchungsfehlern

Vielfach greifen Kleinunternehmer auch auf entsprechende Lohnabrechnungsprogramme zurück, mit deren Hilfe sie die monatlichen Entgeltbescheinigungen selbst in die Hand nehmen. Das kann eine gute Alternative sein. Wichtig ist jedoch, bei der Erstellung der Dokumente immer Sorgfalt walten zu lassen. Falsche Angaben auf den Lohnabrechnungen können fatale Folgen haben: Wer durch einen Buchungsfehler vergisst oder übersieht, fällige Beträge an das Finanzamt oder an die Sozialversicherungsträger zu überweisen, macht sich strafbar. Hier drohen nicht nur saftige Geld-, sondern auch Gefängnisstrafen. Deshalb sollten Arbeitgeber stets im Hinterkopf behalten, sich an die Vorgaben zu halten und keine wichtigen Angaben zu vergessen. Auch Fristen sollten unbedingt eingehalten werden.

Wichtig zu wissen: Da die Nachentrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen auch zu Lasten des Arbeitnehmers gehen, dürfen Arbeitgeber nicht mehr als drei Arbeitnehmerbeiträge einbehalten und weiterleiten. Wer hingegen versehentlich zu viel Lohnsteuer gezahlt hat, erhält diese zurück. Was die Sozialabgaben betrifft, liegen die Dinge anders: In diesem Fall erhält der Arbeitgeber die entsprechende Summe nicht zurück, sondern muss diese mit dem betroffenen Angestellten verrechnen. Sollte das nicht möglich sein, hilft ein Antrag auf Erstattung bei der entsprechenden Stelle.

Tätigkeitsschlüssel und Berufsgruppen

Alle Arbeitgeber, die sozialversicherungspflichtige Personen beschäftigen, müssen für jeden einen Tätigkeitsschlüssel angeben. Dieser Schlüssel besteht aus einer neunstelligen Ziffernreihe und enthält diverse Angaben über den Mitarbeiter (zum Beispiel zur Schulbildung, zur Vertragsform oder zur ausgeübten Tätigkeit im Betrieb. Hintergrund dafür ist, dass Wirtschaft und Politik bei einer Auswertung anhand dieses Codes Aufschluss über die Entwicklung des Arbeitsmarktes gewinnen können. Allerdings ist bei der Meldung an die Sozialversicherungsträger ein weiterer Schlüssel für die sogenannten Beitragsgruppen zwingend notwendig. Dieser numerische Schlüssel besteht aus vier Ziffern. Für jeden im Betrieb Beschäftigten wird nach der Reihenfolge Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung eine entsprechende Ziffer eingetragen.

Zur Verdeutlichung das Beispiel für die Krankenversicherung:

KrankenversicherungSchlüssel
Kein Beitrag0
Allgemeiner Beitrag1
Ermäßigter Beitrag3
Beitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung4
Arbeitgeberbeitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung5
Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte6
Freiwillige Krankenversicherung (Firmenzahler)9

(Quelle: AOK)

Der Beitragsgruppenschlüssel dient ebenso wie der Tätigkeitsschlüssel den Statistiken der Bundesagentur für Arbeit.

Aufbau einer Lohnabrechnung

Beim Erstellen von Gehaltsabrechnungen ist wichtig, nach einem festen Schema vorzugehen. Darüber hinaus dürfen keine der Pflichtangaben fehlen. Wichtig ist auch der Zeitraum, für den der Lohn gezahlt wird. Die Gewerbeordnung schreibt vor, welche Daten in das Dokument aufgenommen werden müssen.

Die Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung

  • Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer (vollständig)
  • Steueridentifikationsnummer (ID) des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Zeitraum der Abrechnung
  • Unterschrift oder Firmenstempel
  • Beginn des Beschäftigungsverhältnisses

Soweit die allgemeinen Angaben. Im nächsten Schritt wird das Gehalt differenziert. Dieses sogenannte Entgelt enthält neben den individuellen Merkmalen des Arbeitnehmers (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession):

  • Den Bruttolohn
  • Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer)
  • Steuern (Lohn- und Kirchensteuer)
  • Beiträge für die Betriebliche Altersvorsorge
  • Geldwerte Vorteile
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Persönliche Abzüge
  • Steuerfreibeträge
  • Zuschläge
  • Zulagen
  • Den Nettolohn

Lohnabrechnung erstellen für Minijobber

Bei Beschäftigungsverhältnissen auf Grundlage eines sogenannten 450-Euro-Jobs (Minijob) zahlen die Arbeitgeber lediglich eine Pauschale der Sozialversicherungsbeiträge an die Knappschaft-Bahn-See. Doch auch wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit einem Minijobber haben, gilt: Eine vollständige Lohnabrechnung ist auch hier Pflicht. Weitere Besonderheiten entstehen auch bei Gehaltsabrechnungen im Baugewerbe. In den meisten Fällen gelten hier zwei verschiedene Bereiche, die unterschiedlich abgerechnet werden: Die Sommerarbeitszeit und die Winterarbeitszeit. In der Winterarbeitszeit, die meistens von Dezember bis März gilt, wird meistens weniger Stunden pro Tag gearbeitet als im restlichen Jahr. Deshalb ist hier ein Arbeitszeitkonto wichtig, um die genauen Arbeitszeiten über das komplette Jahr dokumentieren zu können. Darüber hinaus werden im Baugewerbe die Sozialabgaben anders abgeführt (verpflichtende Sozialkasse SOKABAU).

Während ein Gehalt eine feste Summe ist, die der Arbeitnehmer jeden Monat erhält, ändert sich beim Lohn das Einkommen eines Mitarbeiters, weil er nach geleisteten Stunden bezahlt wird.  Wichtig ist, zu wissen, wie sich der Lohn genau zusammensetzt. Der Bruttoarbeitslohn ist ein Betrag, der aus dem Grundlohn und verschiedenen Entgeltbestandteilen besteht. Dabei ist der Grundlohn die Summe, die sich aus den gearbeiteten Stunden pro Monat ergibt. Die jeweiligen Entgeltbestandteile ergeben sich aus verschiedenen Faktoren. Zum Beispiel diese:

Welche Angaben sind bei Minijobbern in der Lohnabrechnung noch zu beachten?

Hinzu kommen weitere, steuerpflichtige Entgeltbestandteile wie etwa Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld – oder auch Prämien und Boni sowie geldwerte Vorteile. Deshalb kann eine Lohnabrechnung Monat für Monat ganz unterschiedlich ausfallen. Das Nettogehalt wiederum ist die Summe, die der Arbeitnehmer am Ende des Monats ausgezahlt bekommt. Vorher sind alle Pflichtabgaben vom Arbeitgeber an Finanzämter und Sozialkassen weitergeleitet worden. Zu den Pflichtabgaben für Arbeitnehmer gehören:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Bei Konfessionszugehörigkeit Kirchensteuer

Alle diese Faktoren schmälern das Bruttogehalt des Arbeitnehmers, teilweise sogar um bis zu 40 Prozent. Das hängt unter anderem davon ab, welcher Lohnsteuerklasse der Arbeitnehmer zugeteilt worden ist. Die Beiträge für Versicherungen teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Abzug vom Bruttolohn). Alle Abgaben und Steuern sind vom Arbeitgeber in einem Lohnkonto (für jeden Mitarbeiter) fixiert, genau zu berechnen und auch fristgerecht zu überwiesen (Sozialkassen, Finanzamt etc.). Generell setzen sich die Abgaben an die verschiedenen Sozialkassen (Renten-, Kranken- und Pflegekasse) und an die Arbeitslosenversicherung aus dem Arbeitnehmeranteil und dem Arbeitgeberanteil zusammen. Sie bilden einen prozentualen Anteil bis zur sogenannten Beitragsbemessungsgrenze. Alles, was über dieser Beitragsbemessungsgrenze (die unterschiedlich hoch ausfällt, je nach Krankenkasse) liegt, ist beitragsfrei.

Woraus ergibt sich der Nettolohn?

Der Nettolohn ergibt sich also aus: dem Bruttoarbeitslohn plus geldwerte Vorteile/Vermögenswirksame Leistungen/Zulagen/Betriebliche Altersvorsorge.

Dieser Betrag wird Gesamtbrutto genannt. Wird der Anteil der Betrieblichen Altersvorsorge des Arbeitnehmers davon abgezogen, spricht man von Sozialversicherungsbrutto. Rechnet man davon wiederum Steuerfreibeträge ab, erhält man das Steuerbrutto. Vom Steuerbrutto schließlich werden Lohn- und gegebenenfalls Kirchensteuer abgezogen, außerdem die Beiträge für Rente, Krankenkasse, Pflegekasse, Arbeitslosenversicherung sowie der Solidaritätszuschlag. Die daraus resultierende Summe ist das Nettoarbeitsentgelt. Dieser Betrag wird unter anderem um Sachbezüge, Vermögenswirksame Leistungen und Persönliche Abzüge reduziert. Die errechnete Summe ist der Auszahlungsbetrag.

Gerade kleine und mittelständische Betriebe, die weder Buchhalter beschäftigen noch ihre Lohnabrechnungen von Dienstleistern erledigen lassen, greifen häufig zu Lohnabrechnungsprogrammen wie etwa Datev oder Edlohn oder suchen online Hilfe. In diesem Zusammenhang sollten sie nicht außer Acht lassen, sich zunächst gründlich mit der Thematik zu befassen. Besser ist es, stets selbst den Überblick zu behalten, anstatt ausschließlich Programmen und Online-Hilfen zu vertrauen. Hilfreich ist sicher auch, sich zunächst Rat vom Fachmann (zum Beispiel Steuerberater) zu holen, der einen Überblick über die wichtigsten Punkte geben kann. Eine weitere Möglichkeit ist sicher auch entsprechende Literatur und – Übung. Beispielrechnungen gibt es im Internet genug. Wichtig ist, alle Fragen geklärt zu haben, bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist und sich daraus teure Strafzahlungen oder Schlimmeres ergeben.

Wann zahlt mir der Arbeitgeber mein Lohn aus?

Wann der Lohn beziehungsweise das Gehalt an die Mitarbeiter gezahlt werden muss, ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag. Die Zahlung ist eine Bringschuld des Arbeitgebers. Häufig ist der Betrag zum Monatsanfang oder der Monatsmitte fällig. Letztlich gibt es außerdem auch Vorgaben durch Betriebsvereinbarungen oder Tarifregelungen. Grundsätzlich erfolgt die Lohnabrechnung nach geleisteter Arbeit. Gerade in kleineren Betrieben ist die Lohnbuchhaltung zeitaufwändig. Hier laufen Verbuchungen und Auszahlungen oft nicht automatisch ab. Deshalb kann es dazu kommen, dass Lohn oder Gehalt nicht pünktlich zum vereinbarten Termin auf das Konto der Mitarbeiter überwiesen wird. Der Arbeitgeber – sollte er seine Mitarbeiter nicht über die Verspätung informiert haben – befindet sich in diesem Fall in Zahlungsverzug – und ist zur Zahlung von Verzugszinsen in Höhe des gesetzlichen Basiszinssatzes verpflichtet.

Wenn die Lohnabrechnungen erstellt und verschickt worden sind, müssen Arbeitgeber noch den Kassen und Ämtern Meldung machen und entsprechende Zahlungen fristgerecht an diese übermitteln. Die Meldung kann elektronisch an die Krankenkassen weitergeleitet werden. Auch bestimmte, dafür autorisierte Lohnabrechnungsprogramme übernehmen die Meldungen. Für den laufenden Monat muss der Arbeitgeber die voraussichtlichen Sozialversicherungsbeiträge bis zum fünftletzten Bankarbeitstag gemeldet haben. Die Zahlungen an die Krankenkasse dürfen nicht später als bis zum drittletzten Arbeitstag der Banken auf dem Konto der Kassen eingehen. Im Folgemonat ist dann rückwirkend eine abschließende Meldung einzureichen. Ergeben sich Korrekturzahlungen, zum Beispiel durch das Ausscheiden eines Mitarbeiters, müsse diese ebenfalls im Folgemonat gemeldet werden. Die jeweiligen Zahlungen an das Finanzamt werden nach unterschiedlichen Zeiträumen fällig: Die jeweiligen Zeiträume hängen mit der Höhe der zu entrichtenden Beiträge zusammen und sind monatlich, quartalsweise oder jährlich zu zahlen.

Autor: Redaktion Personalwissen

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