Nicht nur Berufsanfängern, auch langjährigen Mitarbeitern können Fehler passieren. Diese haben zwar negative Auswirkungen auf die Performance im Unternehmen, können aber auch eine Lernchance darstellen.
Wichtig ist, dass Fehler angesprochen und Verbesserungs- bzw. Lösungsmöglichkeiten geboten werden, um die Situation wieder in den Griff zu bekommen. Ein Gespräch, in dem Mitarbeiter Feedback zu ihrem Handeln erhalten, ist auch für den Vorgesetzten nicht immer angenehm. Dieser Artikel weist auf Möglichkeiten hin, Kritikgespräche konstruktiv aufzubauen und konstruktives Feedback für Mitarbeiter und Arbeitgeber lehrreich zu gestalten.
Kritikgespräche: Konstruktives Feedback für produktives Arbeiten
Alltägliche Aufgaben und Abläufe im Unternehmen laufen nicht immer reibungslos ab. Egal, ob bei neuen Tätigkeiten oder bei bekannten Problemstellungen: Fehler können unabhängig von Erfahrung und Qualifikation passieren. Wichtig ist, dass der Umgang mit Irrtümern oder Ungeschicklichkeiten nutzbringend abläuft, um in der Zukunft ähnliche Fehler zu verhindern und dauerhafte Konflikte zu vermeiden.
Kritik an einem Mitarbeiter für sein Handeln oder Verhalten zu üben, ist keine leichte Aufgabe. Möchte man das Feedback umfassend und persönlich gestalten, erfordert der Prozess viel Zeit und Geduld. Ein Kritikgespräch sollte deshalb so gestaltet werden, dass Vorgesetzte Fehler ansprechen und gemeinsam mit dem Betroffenen Lösungsvorschläge erarbeiten. Auf diese Weise sollten beide Seiten das Gespräch positiv wahrnehmen und das Ergebnis mit einer Verbesserung verbinden.
Grundlegende Regeln für Kritikgespräche
Um dieses Ergebnis erreichen zu können und das Feedback-Gespräch so angenehm wie möglich zu gestalten, sollten Führungskräfte einige Regeln beachten. Dadurch erhält die Besprechung eine Struktur und Vorgesetzte können souverän auftreten.
- Der erste Schritt und damit die Basis für das Gespräch ist die Planung im Voraus. Eine umfangreiche Vorbereitung im Vorfeld ermöglicht es einer Führungskraft, sich die Thematik und mögliche Reaktionen vor Augen zu führen und den Ablauf zu organisieren.
- Bei der Durchführung des Kritikgesprächs muss sowohl auf die passenden räumlichen Gegebenheiten als auch auf den inhaltlichen Aufbau geachtet werden. Das Gespräch sollte an einem ruhigen Ort stattfinden und der Arbeitgeber sollte die Besprechung anleiten.
- Die Auffassung der Führungskraft bezüglich des Kritikgesprächs sollte positiv sein. Befürchtungen vor negativen Reaktionen des Arbeitnehmers oder einer Fehleinschätzung der Situation äußern sich in der Art der Gesprächsführung. Tritt der Vorgesetzte mit fester Überzeugung auf, empfindet der Betroffene den Charakter der Unterhaltung seriös und sucht ernsthaft nach einer Lösung.
Der Ablauf des Dialogs: Kritikgespräche gestalten
Da die Führungskraft das Gespräch mit dem Mitarbeiter sucht, sollte sie auch die Leitung des Dialogs übernehmen. Vorgesetzte haben durch die Vorbereitung der Besprechung genau im Kopf, was das Ziel der Unterredung ist und mit welchen Mitteln es erreicht wird. Zeigt der Arbeitgeber, dass er die Situation im Griff und eine Struktur im Hinterkopf hat, kann der Angestellte die Bemerkungen nachvollziehen und bewahrt Respekt.
Hinführung zum Gespräch
Wie bei jedem Gespräch ist es sinnvoll, nicht direkt in Medias Res einzusteigen, sondern zunächst zum eigentlichen Thema hinzuleiten.
1. Prinzipien verdeutlichen: Beginnen Sie als Führungskraft Kritikgespräche mit einer Darstellung der allgemeinen Prinzipien, die im Unternehmen geschätzt werden. So fühlt sich der angesprochene Mitarbeiter nicht sofort angegriffen. Vielmehr bietet die Präsentation der Werte die Basis für einen verständnisvollen Austausch.
2. Absichten offenlegen: Anschließend sollten Sie erklären, welchen Zweck Sie in dem Gespräch sehen und vor allem, welches Ziel Sie verfolgen. Worauf soll die Besprechung hinauslaufen? So erfährt der Angestellte, worauf er sich einstellen kann und in welchem Kontext das Treffen steht. Er wird nicht überrascht und fühlt sich ernst genommen.
Konkreter werden
Nach der Hinleitung zum Gespräch stehen konkrete Inhalte auf dem Plan. Formulieren Sie konstruktives Feedback sachlich und präzise.
3. Inhalt konkretisieren: Danach sollten Sie als Arbeitgeber genauer beschreiben, was Ihnen aufgefallen und was Ihr Anliegen ist. Dabei sollte man neutral formulieren und die Lage objektiv darlegen.
4. Änderung definieren: Wie genau soll die Veränderung aussehen? Stellen Sie dar, wie der Mitarbeiter die Situation verbessern kann und in Zukunft handeln soll. Da Sie sich schon im Vorfeld Gedanken über Lösungsmöglichkeiten gemacht haben, können Angestellte an dieser Stelle nicht verhandeln oder Ihnen Pläne ausreden.
5. Festigen der Handlungsoptionen: Steht ein Plan fest und sind die Ziele geklärt, sollte man diese auch klar untermauern. Dem Arbeitnehmer muss bewusst sein, dass er die Vorgaben nun umsetzen muss und Sie als Führungskraft konsequent handeln und hinter der Ausführung stehen.
Evaluation und Feedback
Nach der Unterredung bietet es sich an, das Gespräch und die Ergebnisse zusammenzufassen. Im weiteren Verlauf bietet es sich an, Ihren Mitarbeiter beständig Feedback zu geben.
6. Beobachtung und Rückmeldung: Sie sollten das Verhalten und Handeln des Mitarbeiters anschließend weiterverfolgen und dem Angestellten Rückmeldung darüber geben, wie er die Kritik umsetzt. So erhält er gegebenenfalls die Chance, weitere Anpassungen vorzunehmen, um am Ende nach Ihrer Vorstellung zu arbeiten.
Kritikgespräche verbessern: Das ist wichtig
Vorgesetzte sollten ein Grundgerüst und einer klaren Struktur verfolgen, wenn Sie ein Feedback-Gespräch führen. Daneben gibt es aber auch einige weitere Verhaltensmerkmale, die für eine gelingende Rücksprache wichtig sind. Folgende Hinweise können Ihnen Anhaltspunkte liefern, wie Sie erfolgreich(er) agieren können:
- Wahl des richtigen Zeitpunkts
- Gespräch im direkten Kontakt
- Angemessener Wortschatz
- Aufmerksamkeit auf nichtverbale Zeichen
- Dankbarkeit zeigen
Neben anderen Orientierungspunkten lassen sich diese Aspekte mit dem eigenen Verhalten abgleichen, um herauszufinden, ob noch Verbesserungspotenzial beim Führen eines Kritikgesprächs zu erkennen ist. So sollten Sie als Vorgesetzter genug Zeit einplanen, damit Raum für ausreichende Erklärungen und Nachfragen ist.
Konstruktives Feedback lieber persönlich geben
Zudem sollte das Gespräch in direktem Kontakt stattfinden und nicht etwa am Telefon. Bei der Wahl Ihrer Worte, sollten Sie darauf achten, nicht auf persönlicher Ebene zu argumentieren. Ich-Botschaften und die neutrale Darstellung der Situation vermitteln dem Mitarbeiter, dass Sie mit jedem Angestellten gleich umgehen und lediglich das Verhalten, nicht aber die Person selbst kritisieren.
Dabei haben die eigene Körperhaltung sowie der Tonfall große Auswirkungen auf Ihr Wirken nach außen. Mit einem akzeptierenden Blick und einer ruhigen Tonlage erscheint Ihr Verhalten zugleich offen und bestimmt. Zeigen Sie als Führungskraft am Ende des Gesprächs, dass Sie dankbar für die Aufmerksamkeit und Mitarbeit des Mitarbeiters sind, erhöht dies zudem die Chance einer nachhaltigen Umsetzung Ihrer Anregungen.
