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Homeoffice: Warum es sich auch für Ihr Unternehmen lohnt

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Homeoffice, Home Office

Flexibilität: Das ist, was sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber voneinander wünschen. Während Arbeitgeber zunehmend die Flexibilisierung der Arbeitszeiten in den Fokus rücken, wird für immer mehr Arbeitnehmer wichtiger, ihren Arbeitsort flexibler auswählen zu können. Vor allem die Arbeit von zu Hause aus – auch Homeoffice genannt – wird immer beliebter: Der digitale Wandel macht es möglich. Wieso davon nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Ihr Unternehmen profitieren kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Was ist Homeoffice: Definition von „Telearbeit“

Homeoffice kann zwei Bedeutungen haben. Während man es im umgangssprachlichen Gebrauch vor allem für das heimische Arbeitszimmer verwendet, bedeutet der Begriff im Kontext dieses Artikels vor allem die Flexibilisierung des Arbeitsortes. Das heißt, dass es den Homeoffice-Arbeitnehmern ermöglicht wird, ihre Tätigkeiten aus ihrem privaten Umfeld, also von zu Hause aus, zu erledigen.

Die nötigen Voraussetzungen dafür schaffte vor allem die Digitalisierung, die in der Business-Welt neue Kommunikationswege und -möglichkeiten auf den Weg gebracht hat. Im deutschen Sprachgebrauch lassen sich auch die Begriffe „Heimarbeit“ und „Telearbeit“ synonym für Homeoffice verwenden.

Telearbeit, Heimarbeit und Homeoffice: Was sind die Unterschiede?

In der Literatur werden drei verschiedene Homeoffice-Varianten unterschieden:

  • Teleheimarbeit: Wenn ein Arbeitnehmer komplett und in Vollzeit vom heimischen Büro aus arbeitet, verrichtet er eine sogenannte Teleheimarbeit.
  • Alternierende Telearbeit: Diese Form der Heimarbeit kommt am häufigsten vor: Der Mitarbeiter hat sowohl einen Schreibtisch im Unternehmen als auch ein Büro in den eigenen vier Wänden. Je nach Absprache mit dem Vorgesetzten, kann der Homeoffice-Mitarbeiter zwischen seinem Schreibtisch im Unternehmensgebäude und dem Schreibtisch zu Hause wechseln. Hierbei ist es auch möglich, dass sich mehrere Telearbeitende den Schreibtisch in der Firma teilen – mit erheblichen Einsparungsmöglichkeiten für das Unternehmen.
  • Mobile Telearbeit: Von dieser Art der Telearbeit machen vor allem Arbeitnehmer Gebrauch, die durch ihre Arbeit viel reisen müssen – beispielsweise Vertriebler oder Consultants. Diese können dann von unterwegs – beispielsweise im Zug oder Flugzeug – auf Firmendokumente zugreifen, um so beispielsweise Vorbereitungen für ihre nächsten Meetings zu treffen.

Ohne Frage: Der Wunsch der Arbeitnehmer nach Homeoffice-Möglichkeiten ist enorm. Nicht zuletzt deshalb, weil sich somit auch Beruf und Familie besser verbinden lassen.

Homeoffice: Das wünschen sich Arbeitnehmer

Die Zahlen sprechen für sich: laut einer Umfrage des Instituts für Zukunft der Arbeit (IZA) aus dem Jahr 2018 wünschen sich 19,3 Prozent der Arbeitnehmer, von zu Hause aus arbeiten zu können. Das Potenzial ist dabei noch nicht ausgeschöpft. 44,9 Prozent gaben dabei wohl an, dass ihre Tätigkeit nur schwer mit Homeoffice zu vereinbaren sei. Jedoch sieht auch gleichzeitig etwa ein Viertel der befragten Arbeitnehmer genau das Gegenteil. Ihre Arbeit könne man sehr wohl aus den eigenen vier Wänden erledigen.

Demgegenüber steht die Haltung der Arbeitgeber: Knapp 62 Prozent der Befragten gaben an, dass ihr Arbeitgeber ihnen weder in vollem Umfang noch in Ausnahmefällen Homeoffice gewährt. Wiederum 8,6 Prozent haben die Möglichkeit zur Heimarbeit noch überhaupt nicht mit ihrem Vorgesetzten besprochen.

Heimarbeit: Arbeitsrechtliche Regelungen

Ein Recht auf Homeoffice gibt es in Deutschland noch nicht. Im Unterschied zum direkten Nachbarn, den Niederlanden: Dort können die Mitarbeiter ihr Recht auf Telearbeit bereits seit zwei Jahren geltend machen. Doch wie sehen in Deutschland die arbeitsrechtlichen Belange aus, wenn ein Mitarbeiter seine Arbeit von zu Hause aus erledigen möchte?

Für solche Beschäftigte gelten genau die gleichen Regeln wie für Arbeitnehmer in klassischen Arbeitsmodellen. Deutsche Gesetze wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geben hier einen sehr klaren Rahmen vor: Beispielsweise müssen auch Homeoffice-Mitarbeiter eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden einhalten, bevor sie ihre Arbeit wieder aufnehmen dürfen.

Außerdem müssen Unternehmen rechtlich gesehen auch für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz des Mitarbeiters im Homeoffice sorgen: So regelt es die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Das bedeutet, dass der Arbeitgeber – genauso wie für seine Mitarbeiter im Firmengebäude – beispielsweise:

  • für die angemessene Größe des Schreibtisches sorgen zu hat (160 Zentimeter x 80 Zentimeter).
  • sicherstellen muss, dass im Homeoffice des Mitarbeiters ergonomische Bürostühle zur Verfügung stehen.
  • Sorge für eine adäquate Beleuchtung am Arbeitsplatz zu tragen hat. Dazu gehören sowohl genügend Leuchtquellen als auch ein Sonnenschutz. So werden die Augen des Mitarbeiters geschont und er kann blendfrei arbeiten.

Homeoffice: Diese Abreden sollten Sie zusätzlich treffen

Zusätzlich zu den ohnehin schon geltenden arbeitsrechtlichen Regelungen, die für alle Arbeitnehmer – egal ob im heimischen oder firmeneigenen Büro – gelten, gibt es dennoch wichtige zusätzliche Aspekte, die man mit dem Homeoffice-Mitarbeiter besprechen sollte.

Dies sollte spätestens zu dem Zeitpunkt geschehen, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber feste Homeoffice-Arbeitszeiten vereinbaren. Die Regelungen lassen sich entweder im Rahmen eines gesonderten Telearbeitsvertrags oder einer zusätzlichen Vereinbarung im Arbeitsvertrag niederschreiben.

Diese Aspekte sind:

  • Klären Sie die Ausstattung des Heimarbeitsplatzes des Mitarbeiters. Besprechen Sie auch die Details zur Erstattung der Kosten und der Aufwandsentschädigung.
  • Geben Sie dem Mitarbeiter klare Angaben zu seiner Dokumentationspflicht bezüglich seiner Arbeitszeit.
  • Besprechen Sie den Datenschutz und die Datensicherheit, die der Mitarbeiter auch im Homeoffice beachten muss.

Homeoffice: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber im Blick

Nicht jeder kann mobil arbeiten – das ist klar. Wer Schornsteinfeger oder Logistiker ist, hat keine andere Wahl, als täglich zu seiner Arbeitsstätte zu fahren. Dennoch gibt es Berufe, die sich ganz oder zumindest teilweise von zu Hause aus ausüben lassen – beispielsweise Sachbearbeiter oder Personaler. Bevor Betriebe einem Antrag auf Homeoffice ablehnen oder zustimmen, sollten die Verantwortlichen erst einmal Vorteile und Nachteile abwägen.

Telearbeit: Vorteile für Arbeitgeber

Telearbeitsmodelle können mit einigen Vorteilen für Ihr Unternehmen einhergehen:

  1. Reduktion von Kosten: Der Mitarbeiter braucht kein eigenes Büro mehr. Das spart Platz und Ressourcen.
  2. Steigerung der Produktivität: Laut einer Feldstudie von Professor Nicolas Bloom von der Stanford-University aus dem Jahr 2017 arbeiten Arbeitnehmer im Homeoffice bis zu 13 Prozent produktiver als Arbeitnehmer, die vor Ort im betriebseigenen Büro arbeiteten. Die Gründe: Pünktlicher Start aufgrund fehlender Staus in der morgendlichen Rushhour oder verspäteter Züge, weniger Pausen, keine Ablenkungen durch beispielsweise Kollegen und mehr Konzentration.
  3. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die genannte Studie brachte auch ans Licht, dass Heimarbeiter mit ihrem Job sehr viel zufriedener sind als klassische Arbeitnehmer ohne Homeoffice.
  4. Besseres Employer Branding: Bewerber, die in Erfahrung gebracht haben, dass sie auch von zu Hause aus arbeiten können, sehen eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Daher entscheiden sie sich eher für einen Job mit Homeoffice-Möglichkeiten bei einem attraktiven Arbeitgeber.

Nachteile: Homeoffice ist nicht nur positiv zu sehen

Neben Stärken gehen mit Homeoffice-Modellen auch Schwächen einher. Das sind einige Nachteile:

  1. Mehr Aufwand für Koordinierung und Organisation: Natürlich muss man bei Homeoffice-Mitarbeitern mehr organisieren und koordinieren. Sei es bezüglich der Termine mit Kunden oder Kollegen, der Vergabe der geteilten Arbeitsschreibtische oder der zusätzlich benötigten Arbeitsverträge.
  2. Weniger Teamspirit: In der Studie von Nicolas Bloom entschieden sich die Probanden nach neun Monaten, wieder in ihr altes Büro zurückzukehren. Das Gefühl der Isolation war doch zu groß. Außerdem hatten sie weniger das Gefühl, für ihre absolvierte Arbeit wertgeschätzt zu werden.
  3. Arbeitszeitkontrolle: Vertrauen ist das A und O in der Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Daher sollte bei einem Heimarbeitsvertrag auch genügend Vertrauen bestehen. Denn: Die Kontrolle der Arbeitszeiten ist bei Teleheimarbeitern sehr schwierig.

Je nach Branche, Unternehmen und Mitarbeiter sollten Sie also abwägen, ob Sie eine Home Office Lösung in Erwägung ziehen können. Flexible Arbeitszeitmodelle werden aber zunehmend wichtiger, um im War for Talents gegen andere attraktive Arbeitgeber bestehen zu können.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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