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Mahlzeitengestellung: Großbuchstabe M verpflichtend auf Lohnsteuerkarte

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Mahlzeitengestellung

In der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 2 besteht bereits seit vielen Jahren die Möglichkeit, Buchstaben als Spezifizierungsmerkmal auszuweisen. Gibt man zum Beispiel den Buchstaben „U“ an, so bezeichnet dies einen Unterbrechungszeitraum der Elternzeit. Auch das Schriftzeichen „M“, das als Abkürzung für „Mahlzeitengestellung“ steht, muss man bereits seit 2014 offiziell in die Lohnsteuerbescheinigung eingetragen, da seit diesem Jahr auf Erlass des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) eine Bescheinigungsverpflichtung besteht, die Mahlzeitengestellung von Mitarbeitern auszuweisen. Weitere Informationen zu diesem Thema findet man auch auf der Internetpräsenz des BMF.

Beschluss im Lohnsteuerrecht zur Mahlzeitengestellung ab Januar 2019

Das BMF hat die Verpflichtung zur Eintragung jedoch im Laufe der letzten Jahre mehrfach ausgesetzt. Die Verschiebung der Umsetzung wurde beschlossen, um sicherzustellen, dass die Veränderungen auch umfassend programmtechnisch und digital umgesetzt werden können. Zum 01.01.2019 gilt nun jedoch die Neuerung und gleichzeitige Verpflichtung im Lohnsteuerrecht, den Großbuchstaben „M“ in allen Lohnsteuerbescheinigungen auszuweisen.

Durch die Benennung des Großbuchstaben „M“ ist eine zutreffende Erfassung von Reisekosten in der Abrechnung sicherzustellen, die entstehen, wenn man einem Ihrer Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit stellt. Mit der Eintragung ist eine rechtlich einwandfreie und nachvollziehbare Einkommensteuer-Veranlagung möglich.

Bei Personalern und Arbeitgebern kommen in Bezug auf die Bescheinigungsverpflichtung unterschiedliche Fragestellungen auf:

  • Was ist wegen der verpflichtenden Dokumentation von Mahlzeitengestellung auf dem Lohnkonto zu beachten?
  • Welche Neuerungen muss der Arbeitgeber beachten und einhalten?

Was ist bei der Dokumentation im Lohnkonto zu beachten?

Generell gilt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, im Rahmen von arbeitstäglichen Mahlzeiten die Ihren Betriebsangehörigen am ersten Arbeitsplatz, in einer Kantine oder Gaststätte oder einer vergleichbaren Einrichtung angeboten werden, die sogenannten Sachbezugswerte anzusetzen. Diese steigen im Jahre 2019 auf:

  • 3,30 Euro für ein Mittag- oder Abendessen
  • 1,77 Euro für ein Frühstück

Bei allen Mahlzeiten, die Sie als Arbeitgeber kostenfrei oder bezuschusst an Ihre Mitarbeiter weitergeben, handelt es sich aus steuerrechtlicher Sicht um einen geldwerten Vorteil. Diese unterliegen der Steuerpflicht und der Beitragspflicht in der Sozialversicherung und sind vom Arbeitgeber und daher im Lohnkonto explizit zu dokumentieren. Ab 01.01.2019 muss zusätzlich zu diesen Werten der Buchstabe „M“ in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden, wenn Ihrem Mitarbeiter eine mit Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit bei einer Auswärtstätigkeit zukommt.

Großbuchstabe M auf dem Lohnkonto

Der Großbuchstabe „M“ ist in diesem Fall im Lohnkonto aufzuzeichnen und zu bescheinigen. Die Mahlzeit ist im Rahmen der auswärtigen Tätigkeit verbilligt oder kostenfrei zu stellen und darf einen Betrag von 60 Euro nicht überschreiten. Dies gilt auch bei einer beruflich veranlassten, doppelten Haushaltsführung.

Bereits die erste Mahlzeit, die auswärtig und im Rahmen des Sachbezuges im Kalenderjahr anfällt, löst die Eintragung des Buchstabens „M“ auf der Lohnsteuerbescheinigung aus. Dabei ist es unerheblich, wie oft innerhalb eines 12-Monats-Zeitraumes bei einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit mit Sachbezugswert eingenommen wurde. Zudem ist auch die eigentliche Besteuerung der Mahlzeit nicht entscheidend.

Ist Ihr Mitarbeiter zu einer Mahlzeit eingeladen, die den amtlichen Sachbezugswert von 60 Euro überschreitet oder bei einem Essen anwesend, das ausschließlich privaten Charakter hat und daher keinen Arbeitslohn darstellt, so muss man den Großbuchstaben „M“ nicht ausfüllen.

Beispiel: Ein Innendienstmitarbeiter Ihres Unternehmens ist von Ihnen zu einem dreitätigen Strategie- und Verkaufstraining geladen. Dieses findet in einem Konferenzzentrum, außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte Ihres Betriebes statt. Die Mahlzeiten werden für die drei Tage komplett vom Unternehmen gestellt und übersteigen nicht die amtlichen Sachbezugswerte. Für Ihren Innendienstmitarbeiter müssen Sie daher den Buchstaben „M“ im Lohnkonto aufzeichnen und auf der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen.

Zusammenfassung und Fazit – die wichtigste Neuerung im Lohnsteuerrecht

Eine wichtige Neuerung im Lohnsteuerrecht 2019 bezeichnet die Bescheinigungsverpflichtung des Buchstabens „M“ auf der Lohnsteuerbescheinigung Ihrer Mitarbeiter. Der Buchstabe „M“ steht als Abkürzung für „Mahlzeitengestellung“ und wird bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Ihres Betriebsangehörigen aktiviert. Voraussetzung ist, dass Ihrem Angestellten eine kostenlose oder verbilligte Mahlzeit im Wert von bis zu 60 Euro gestellt wird.

Somit greift die neue Regelung zum Beispiel bei allen Seminarbesuchen oder Auswärtstätigkeiten von Mitarbeitern, die üblicherweise am Unternehmensstandort Ihres Unternehmens arbeiten und daher nur temporär auswärtige Dienstreisen planen oder externe Seminare besuchen. Ziel der Verordnung, die bereits im Jahr 2014 vom BMF implementiert wurde und zum 01.01.2019 endgültig umgesetzt wurde, ist die nachvollziehbare und rechtlich bindende Einkommensteuer-Veranlagung im Rahmen eines geldwerten Vorteils bei Sachbezugswerten.

Autor: Torsten Niermann

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