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Fort- und Weiterbildungskosten – Wann muss Ihr Mitarbeiter zahlen?

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Fort- und Weiterbildungskosten

Arbeitgeber müssen die Fort- und Weiterbildungskosten ihrer Mitarbeiter nur dann übernehmen, wenn sie ihnen die Teilnahme daran vorschreiben. Erfolgt die Weiterbildung hingegen auf Initiative des Arbeitnehmers, muss das Unternehmen weder die Kosten dafür tragen noch den Mitarbeiter für diese Zeit von der Arbeit freistellen. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bei der beruflichen Qualifizierung finanziell unterstützen möchten, gibt es durch eine Rückzahlungsvereinbarung die Möglichkeit, den Arbeitnehmer an das Unternehmen zu binden.

Deutsche Arbeitgeber haben ein großes Interesse an der Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. 96 Prozent begrüßen laut einer Forsa-Umfrage selbstständige Bildungsvorschläge durch ihre Arbeitnehmer. Da berufliche Bildungsangebote aber auch sehr teuer sind, will nicht jeder gleich die Kosten dafür übernehmen.

Arbeitgeber muss für angeordnete Schulungen zahlen

Wird die Fortbildung vom Chef angeordnet, damit sich beispielsweise die Buchhaltung mit den Gesetzesänderungen für das kommende Jahr vertraut machen kann, muss er auch die Rechnung für die Schulung übernehmen. Dazu gehören unter Umständen auch die Kosten für die An- und Abreise, Unterkunft und Verpflegung, wenn die Schulung beispielsweise nicht am Arbeitsort stattfindet.

Selbstverständlich muss das Personal für die Zeit der Fortbildung vom Dienst freigestellt werden. Fallen durch die Schulung Überstunden an, weil diese zum Beispiel am Wochenende stattfindet, muss der Arbeitgeber auch diese bezahlen.

Wichtiger Hinweis: Fortbildungen von Betriebsräten müssen bezahlt werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Kosten für Schulungen, Reisen und eventuell anfallende Spesen zu übernehmen, wenn sie für die Tätigkeit der Betriebsräte erforderlich sind. Das gilt meist auch dann, wenn die Fortbildung nicht zwingend notwendig ist, jedoch dazu geeignet, die Arbeitnehmervertreter für ihr Engagement zu rüsten.

Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungskosten

Kommt der Mitarbeiter hingegen eigeninitiativ auf seinen Vorgesetzten zu und äußert den Wunsch nach einer Weiterbildungsmaßnahme, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, seinen Arbeitnehmer finanziell oder in anderer Form dabei zu unterstützen. Gleichwohl kann er eine Weiterbildung, die außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, auch nicht verhindern.

Grundsätzlich ist das Engagement von Mitarbeitern, die sich aus eigenen Beweggründen weiterbilden möchten, aber natürlich erst einmal zu begrüßen. Viele Unternehmen sind deshalb nicht zuletzt in Anbetracht des Fachkräftemangels auch gern dazu bereit die eigenen Mitarbeiter bei der Weiterbildung finanziell zu unterstützen.

Schließlich ist beispielsweise der Erwerb eines Meistertitels nicht nur mit einem hohen Zeitaufwand, sondern auch mit enormen Kosten verbunden. Ohne die Unterstützung des Arbeitgebers können sich viele Angestellte eine titelversprechende Weiterbildung gar nicht leisten.

Wichtiger Hinweis: Bildungsurlaub

In vielen deutschen Bundesländern haben Arbeitnehmer (einschließlich Auszubildenden) Anspruch auf Bildungsurlaub. Wie viel genau und zu welchen Bedingungen, regeln die jeweiligen Gesetze der Länder. In Nordrhein-Westfalen beispielsweise haben Arbeitnehmer das Recht auf fünf Tage Bildungsurlaub pro Jahr. Diesen kann man für eine längere Weiterbildung auch auf das Folgejahr übertragen.

Der Bildungsurlaub kann zum Zwecke der beruflichen oder politischen Bildung bei anerkannten Bildungsträgern im Sinne des Gesetzes genutzt werden. Nur in Bayern und Sachsen gibt es keinen Anspruch auf Bildungsurlaub.

Mit Rückzahlungsvereinbarung absichern

Da kein Unternehmer seine Mitarbeiter für die Konkurrenz ausbilden will, geht die Übernahme oder Beteiligung von Weiterbildungskosten meist mit einer Rückzahlungsvereinbarung einher. Auf diese Weise können Sie den Mitarbeiter längere Zeit an sich binden um von der bezahlten Weiterbildung auch selbst zu profitieren. Kündigt der unterstützte Mitarbeiter innerhalb des vereinbarten Bindungszeitraums, muss er einen Teil der entstandenen Kosten an Sie zurückzahlen. In der Rückzahlungsvereinbarung wird die Bindungsdauer festgelegt. Weiterhin legt man eine Kürzungsregelung fest, etwa dass für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses im Bindungszeitraum der Rückzahlungsbetrag um 1/12 gekürzt wird.

Solche Rückzahlungsvereinbarungen sind nicht nur rechtlich möglich, sondern in der Wirtschaft auch gängige Praxis. Die maximale Bindungsdauer ist von der Länge der Fort- oder Weiterbildung abhängig. Bei der Festlegung müssen die Interessen des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers ausgewogen berücksichtigt werden.

Wichtiger Hinweis: Folgende Bindungsdauern gelten infolge der Rechtsprechung als angemessen

Weiterbildungsdauer Bindungsdauer Rechtsgrundlage
bis zu einem Monat bis zu sechs Monate BAG, Urteil vom 15.09.2009, 3 AZR 173/08
zwei Monate bis zwölf Monate BAG, Urteil vom 15.12.1993, 5 AZR 279/93
drei bis vier Monate bis zu 24 Monate BAG, Urteil vom 21.07.2005, 6 AZR 452/04
sechs Monate bis zu einem Jahr bis zu 36 Monate BAG, Urteil vom 05.06.2007, 9 AZR 604/06
über zwei Jahre bis zu fünf Jahre BAG, Urteil vom 21.07.2005, 6 AZR 452/04

 

Wichtiger Hinweis: Vorsicht vor Unwirksamkeit der Rückzahlungsvereinbarung

Die Bindung an das Unternehmen darf nur so lang ausfallen, dass das Grundrecht auf die freie Wahl des Arbeitsplatzes nicht übermäßig beeinträchtigt wird. Überlange Bindungen an das Unternehmen führen zur Gesamtunwirksamkeit der Rückzahlungsvereinbarung.

Im schlimmsten Fall müssen Sie als Arbeitgeber also einen auf Ihre Kosten ausgebildeten Mitarbeiter ziehen lassen, wenn das Verhältnis zwischen Weiterbildungsdauer und Bindungsdauer nicht angemessen ist. Die Bindungsdauer ist in diesem Fall nämlich nicht einfach auf das zulässige Maß zurückzuschrauben.

Auch Arbeitnehmer muss Vorteile durch Bindung haben

Weiterhin muss in der Rückzahlungsvereinbarung auch unmissverständlich deutlich werden, welche Vorteile der Arbeitnehmer durch die Bindung an das Unternehmen hat.

Das bedeutet, dass eine konkrete Angabe der bei erfolgreichem Abschluss der Weiterbildung erwartbaren Vergütung erfolgen muss. Es reicht nicht aus in die Rückzahlungsvereinbarung zu schreiben, dass der Arbeitgeber nach Weiterbildung eine angemessene Entlohnung erhält.

Haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine entsprechende Vereinbarung geschlossen, muss der Mitarbeiter die Weiterbildungskosten nur dann (anteilig) zurückbezahlen, wenn er das Arbeitsverhältnis von sich aus kündigt oder die Kündigung maßgeblich zu verantworten hat. Kündigen hingegen Sie als Arbeitgeber das Beschäftigungsverhältnis, dann bleiben Sie auf den Weiterbildungskosten sitzen und können diese nicht vom Arbeitnehmer zurückverlangen.

Fort- und Weiterbildungskosten sind Betriebsausgaben

Die Regelung der Kostenübernahme hat auch Einfluss auf steuerrechtliche Aspekte. Übernehmen Sie die Fort- oder Weiterbildungskosten für Ihren Mitarbeiter komplett, können Sie diese vollständig als Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt nicht nur für die unmittelbaren Schulungsgebühren. Auch für damit im Zusammenhang stehende Kosten, zum Beispiel für Fachliteratur, An- und Abreise sowie Übernachtungen gehören dazu.

Achten Sie zudem auf ordentliche, direkt an Ihr Unternehmen ausgestellte Rechnungen. So vermeiden Sie die geltend machende Vorsteuer beim Finanzamt, die Sie von der Umsatzsteuerschuld abziehen können.

Alternativen zur vollständigen Kostenübernahme der Fort- und Weiterbildungskosten

Unternehmen, die finanziell nicht in der Lage sind die Fort- und Weiterbildungskosten für ihre Mitarbeiter teilweise oder vollständig zu übernehmen, können diese in ihrem Bildungsstreben auch dadurch unterstützen, dass sie die Mitarbeiter für die Dauer der Weiterbildung von der Arbeit freistellen.

Tipp: Alternativ kann man auch nur die Fahrt- oder Hotelkosten übernehmen.

 

Eine einfache Möglichkeit sind zum Beispiel Tankgutscheine als Sachzuwendungen, die bis zu 44 Euro monatlich steuerfrei sind. Alternativ kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, damit dieser den Weiterbildungsort erreichen kann.

Fazit: Keine Pflicht zur Übernahme von Fort- und Weiterbildungskosten, aber gute Gründe dafür

Wenn sich der Arbeitnehmer weiterbilden möchte, muss er dafür auch die Kosten übernehmen. Für Arbeitgeber gibt es keine Pflicht Fort- und Weiterbildungen, die nicht auf sein Verlangen zurückzuführen sind, zu finanzieren.

Allerdings bietet das Bildungsengagement für Arbeitgeber natürlich auch Vorteile und Chancen. So profitieren Sie je nach Weiterbildungsart nicht nur von einer der rar gewordenen Fachkräfte. Sie können diese mit einer Rückzahlungsvereinbarung auch an ihr Unternehmen binden – zumindest temporär.

Achtung: Damit die Rückzahlungsvereinbarung nicht unwirksam ist, sollte man die Verhältnismäßigkeit zwischen Weiterbildungsdauer und Bindungsdauer wahren. Arbeitnehmer darf man nicht zu sehr einschränken, man muss ihnen Vorteile durch die Bindung bieten.

 

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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