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So gelingt der Firmenumzug – die richtige Planung ist alles!

© New Africa – Adobe Stock
Firmenumzug, Checkliste, gepackte Kartons, Möbel in Schutzfolie

Je nach Größe des umzuziehenden Unternehmens wird eine akribische Planung bis ins kleinste Detail notwendig, wenn ein Firmenumzug in eine andere Stadt oder gar ins Ausland ansteht.

Sie erhalten in diesem Artikel eine Checkliste für Ihren Firmenumzug, welche alle wesentlichen Punkte für eine individuelle Planung und einen reibungslosen Ablauf enthält. Wir liefern Ihnen wertvolle Tipps für Ihren Firmenumzug und zeigen steuerliche Absetzungsmöglichkeiten auf, denn ein Umzug Ihres Unternehmens zählt selbstverständlich zu den Betriebsausgaben. Eine konkrete Durchschnittssumme für geschäftliche Umzugskosten können wir Ihnen leider nicht nennen, denn wie viel ein Firmenumzug kostet, hängt letztendlich von mehreren Faktoren ab.

Checkliste für den Firmenumzug: Mit diesen 13 Punkten gelingt Ihnen die Planung reibungslos

Bis zu vier Wochen vor dem Umzug Ihrer Firma:

  1. Umzugsunternehmen suchen, Beratung (kostenlos möglich!) buchen
  2. Büroräume begehen lassen, Umzugskartons planen und Wagengröße festlegen
  3. Firmenumzug bei der Gemeinde vormerken, Halteverbotszonen fristgerecht einrichten
  4. Umzugstermin vereinbaren
  5. Mitarbeiter, Lieferanten & Kunden informieren (Kündigungsfristen beachten!)
  6. Umzug bei den Behörden anmelden

Bis zwei Wochen vor Ihrem geplanten Firmenumzug:

  • Müssen Möbel eingelagert werden, Lagerhalle am neuen Standort wählen
  • Möbeleinlagerung kann ein Serviceangebot des Umzugsunternehmens sein
  • Wird ein Möbellift benötigt?
  • Umzugskartons, Abdeckplanen und Folien bei der Umzugsfirma buchen
  • Einpackservice benötigt?
  • Ausreichend Umzugshelfer und Möbelpacker bestellen
  • Nachsendeauftrag bei der Post einreichen

Ablauf des Firmenumzugs: Die 5 wichtigsten Aspekte als Checkliste

Am Umzugstag:

  1. Möbelpacker koordinieren / Einpackservice
  2. Die ehemaligen Büroräume vom Umzugsunternehmen reinigen lassen
  3. am neuen Standort den Zugang ermöglichen
  4. Büromöbel durch Decken und Abdeckplanen sichern lassen
  5. empfindliche Büroausstattung muss mit Gurten im Umzugswagen gesichert werden

Soll die nach dem Umzug nötige Büroreinigung professionell von der Umzugsfirma durchgeführt werden, richtet sich der Preis dafür nachfolgenden Gegebenheiten:

  • Bausubstanz
  • Länge der Raumnutzung und deren Beschaffenheit
  • Verschmutzungsgrad

Die 4 wichtigsten Tipps, die Sie beim Firmenumzug beachten sollten

  1. Angebote verschiedener Umzugsfirmen einholen
  2. Leistungsumfang und Preis vergleichen
  3. Rezensionen über das Umzugsunternehmen recherchieren
  4. Personal rechtzeitig informieren

Firmenumzug vorbereiten: Kosten für ein mittelständisches Unternehmen

Wer seinen Firmenumzug richtig plant, spart sich hohe Kosten. Fällt erst in letzter Minute auf, dass etwas Wichtiges vergessen wurde, können die Umzugskosten für den Betrieb leicht explodieren. Insbesondere sind bei diesem Punkt eventuelle Kündigungsfristen zu nennen, falls nicht alle Mitarbeiter mit an den neuen Standort wechseln. Lohn und Gehalt, die Lohnnebenkosten und alle Arbeitgeberleistungen müssen nämlich bis zum Inkrafttreten einer ordentlichen Kündigung weitergezahlt werden.

Ein erfahrenes Umzugsunternehmen kann Ihnen als Firmeninhaber dabei helfen, preiswert Ihr komplettes Büro umzuziehen. Scheuen Sie sich nicht, mit individuellen Anliegen an Ihr Umzugsunternehmen heranzutreten: Sie haben es schließlich mit Fachleuten zu tun, die jeden Tag dutzende Geschäftsräume umziehen und reinigen, und Ihnen dadurch wertvolle Hinweise für Ihren eigenen Firmenumzug geben können.

Die Umzugskosten sind vom jeweiligen Bundesland abhängig, die Distanz spielt eine Rolle, außerdem wie viel Mobiliar mitgenommen werden und ob es Zusatzleistungen gibt, wie zum Beispiel die abschließende Reinigung der Büroräume des ehemaligen Standorts.

Wird der Firmensitz ins Ausland verlagert, kostet auch die Firmenummeldung Geld, in Deutschland wird die Ummeldung eines Gewerbes eine Gebühr von bis zu 60 Euro fällig, im Ausland kann dieser Preis jedoch durch veränderliche Steuern und Abgaben noch deutlich überschritten werden.

Sollen Halteverbotszonen eingerichtet werden, kommt es zu weiteren (optionalen) Kosten. Am besten können Sie Ihre individuellen Umzugskosten berechnen, wenn Sie sich von mehreren Unternehmen aus Ihrer Region Angebote einholen. Achten Sie dabei auf den jeweiligen Leistungsumfang! Geben Sie vorab Ihre Daten in ein Online-Vergleichsportal für Firmenumzüge ein, um eine Vorauswahl an infrage kommenden Umzugsfirmen zu treffen. Das spart Ihnen jede Menge Arbeit bei der Auswahl der besten Umzugsfirma für Ihr Unternehmen.

In der untenstehenden Tabelle finden Sie nähere Informationen, welche Kosten für einen Firmenumzug im Durchschnitt anfallen.

Posten Kosten
Umzug eines Unternehmens mit 60 m², 4 Mitarbeitern, Umzugsgut 30 m³ sowie einer Transportentfernung von maximal 100 km 600 – 1000 Euro
Umzug eines Unternehmens mit 100 m², 7 Mitarbeitern, Umzugsgut 50 m³ sowie einer Transportentfernung von maximal 100 km 800 – 1600 Euro
Umzug eines Unternehmens mit einem Umzugsgut bis zu 200 m³, einer Packzeit bis zu 200 Stunden (inklusive Packmaterial) sowie einer Montagezeit von bis zu 100 Stunden 3.000 – 13.000 Euro
Gesamtkosten 4.400 – 15.600 Euro

Musterformulierung an Mitarbeiter und Kunden: So geben Sie Ihren Firmenumzug gekonnt bekannt

Informieren Sie rechtzeitig alle Beteiligten mit entsprechenden Rundschreiben für Ihren Firmenumzug. Wie eine Umzugsanzeige mit Adressänderung aussehen kann, finden Sie in dieser Mustervorlage für den Firmenumzug. Möchten Sie für Ihre Geschäftspartner eine eigene Mustervorlage herunterladen, finden Sie auf dieser Seite Tipps für passende Formulierungen in Ihrem Anschreiben. Es ist in einigen Unternehmen durchaus üblich, allen Bestandskunden mittels individueller Anschreiben den anstehenden Umzug der Firma mitzuteilen. Lesen Sie auf Kurierexpress 24, wie Sie Ihren Kunden formlos über den anstehenden Firmenumzug Bescheid geben können.

Umzugsliste als Download: Kostenlose Checkliste und Zeitplan

Laden Sie die kostenlose Checkliste für den Firmenumzug herunter und organisieren Sie Ihren Firmenumzug mustergültig und ohne Stress. Sie werden sehen: Mit der optimalen Planung läuft am Umzugstag alles wie von selbst. Wichtig für einen gelungenen Umzug Ihres Unternehmens ist es, dass Sie ausreichend Zeit in die Planung investieren und auch für unerwartete Situationen vorsorgen. Ein Plan B hilft Ihnen dabei, schnell die richtige Entscheidung treffen zu können, wenn am Umzugstag einmal etwas nicht glatt laufen sollte.

Tipps zum Möbel vorübergehend einlagern: Darauf sollten Sie achten

Nicht immer steht am Umzugstag sofort ausreichend Platz für alle Büromöbel zur Verfügung. Es gibt vielerlei Gründe, warum bei einem Firmenumzug Möbel eingelagert werden sollen oder müssen. Damit Ihre Büroausstattung in ihrem Wert erhalten und der Zustand Ihrer Büromöbel nach der Einlagerung auf demselben Niveau bleibt, achten Sie unbedingt auf Sauberkeit und Trockenheit in der Lagerhalle. In feuchten Hallen bilden sich schnell Schimmelsporen, welche die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter gefährden. Holz ist Naturstoff, der sehr anfällig ist für zu viel Nässe und sich leicht verformen kann, sodass Ihre Büroausstattung schlimmstenfalls unbrauchbar wird.

Gegen Diebstähle sind die meisten Lagerhallen, die von Umzugsunternehmen angemietet werden, mit einer Videoüberwachung ausgestattet. Suchen Sie sich unabhängig von der Umzugsfirma einen Lagerraum für Teile Ihrer Büroeinrichtung, sollten Sie darauf nicht verzichten.

Den Firmenumzug den Behörden melden

Einige Umzugsfirmen nehmen Ihnen umfangreiche Behördengänge ab und kümmern sich gegen eine Bearbeitungsgebühr um alle anfallende Bürokratie. Ihr Gewerbe können Sie jedoch nur selbst ummelden, in Deutschland kann diese Dienstleistung nicht von Ihrem Umzugsunternehmen durchgeführt werden. Ziehen Sie Ihr Büro beispielsweise in die Schweiz um, kann der Firmenumzug dort aber auch von einer Zügelfirma bei den Behörden angemeldet werden. Sie erhalten dann alle nötigen Dokumente, welche eine persönliche Unterschrift benötigen, rechtzeitig auf dem Postweg an die Firma geschickt, damit Sie Ihre Identität bestätigen können.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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