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Referenz- und Empfehlungsschreiben die überzeugen

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Empfehlungsschreiben Referenzschreiben

Empfehlungsschreiben oder Referenzschreiben haben im beruflichen Umfeld eine hohe Wertigkeit. Eine Person, die sich durch ein Empfehlungsschreiben als Referenz zur Verfügung stellt, bürgt für die Leistung und Glaubwürdigkeit des Beurteilten. Als Referenzgeber ein Referenz- oder Empfehlungsschreiben auszustellen, ist mit einer hohen Verantwortung verbunden. Die Begriffe Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben haben im Allgemeinen eine äquivalente Bedeutung. Obwohl beide Dokumente im Aufbau vergleichbar sind, werden Referenzschreiben allgemeingültiger verfasst. Empfehlungsschreiben werden im Gegensatz individuell auf eine vakante Position oder Funktion abgestimmt. Sie sind aus diesem Grund spezifischer als Referenzschreiben.

Es ist für kein Unternehmen ohne Anstrengung möglich, Bewerber für eine vakante Position nach objektiven Kriterien auszuwählen. Viele Aspiranten überzeugen durch ihre Bewerbungsunterlagen und ihre Qualifikationen, die durch Arbeitszeugnisse oder Zertifikaten bestätigt wird. Im persönlichen Gespräch geben diese Kandidaten ebenfalls ein gutes Bild ab. Trotz des positiven Gesamtbildes sind Bewerbungsinterviews und die eingereichten Unterlagen ausschließlich kleine Puzzlestücke eines Kandidaten. Sie beschreiben einen Bewerber und sein fachliches und persönliches Know-how bruchstückhaft.

    Führungskräften und Personalern, die aus ihrer Erfahrung und anhand der gewonnenen Erkenntnisse eine Entscheidung treffen müssen, kann in diesem Fall ein eingereichtes Referenzschreiben helfen. Dieses ebenfalls als Empfehlungsschreiben bezeichnete Schriftstück wird von vielen Bewerbern automatisch mit den Bewerbungsunterlagen eingereicht. Unternehmen fordern Referenzen in vielen Fällen nach einem zweiten persönlichen Interview an, um eine weitere Meinung zu erhalten. Im angelsächsischen Wirtschaftsraum ist ein „Letter of Recommendation“ Standard und wird als wertvoller bewertet als gewöhnliche Arbeitszeugnisse oder Zertifikate.

    Aufgrund der hohen Wertigkeit von Empfehlungsschreiben mit Referenzen ist es allgemein üblich, seinen Vorgesetzten um Ausstellung eines Referenz- oder Empfehlungsschreibens. Die Notwendigkeit kann entweder direkt beim Ausscheiden aus dem Unternehmen oder bei einer konkreten Position nach dem Fortgang aufkommen. In Bezug auf Empfehlungsschreiben entstehen vielfältige und wichtige Fragen, die objektiv beantwortet werden müssen:

    • Welcher Unterschied besteht zwischen einem Arbeitszeugnis und einem Empfehlungsschreiben?
    • Wie wird ein Empfehlungsschreiben inhaltlich und formal aufgebaut?
    • Wer darf Referenzschreiben ausstellen und an wen sollten sich Angestellte wenden, wenn sie ein Empfehlungsschreiben benötigen?
    • Müssen gesetzliche oder juristische Fristen bei der Ausstellung von Referenzschreiben eingehalten werden?
    • Worauf sollten Verfasser von Empfehlungsschreiben achten?
    • Zusatz: Empfehlungsschreiben eines Studenten für ein Stipendium.
    • Zusatz: Empfehlungsschreiben eines Freiberuflers von Kunden.

    Welcher Unterschied zwischen einem Arbeitszeugnis und einem Empfehlungsschreiben besteht

    Empfehlungsschreiben drücken Wertschätzung und Respekt für die Arbeit eines Angestellten aus. Gleiches gilt für qualifizierte Arbeitszeugnisse. Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem Arbeitszeugnis und einem Referenzschreiben besteht in Bezug auf den Rechtsanspruch von Mitarbeitern. Das gesetzliche Anrecht auf ein Arbeitszeugnis wird im § 109 der Gewerbeordnung (GewO) und im § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) eindeutig dargelegt. In der Gewerbeordnung wird der Anspruch wie folgt konkretisiert:

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    Unterschied Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben © Antonio Guillem – Shutterstock

    • Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
    • Das Zeugnis muss im Mindestfall Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten.
    • Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.
    • Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
    • Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

    Der Gesetzestext im BGB enthält äquivalente Formulierungen und bezieht sich auf die Aussagen der GewO. Für Arbeitszeugnisse hat sich eine allgemeingültige Zeugnissprache entwickelt. Diese wird ebenfalls als Zeugniscode bezeichnet. Die Zeugnissprache zeichnet sich durch eine wohlwollende und positive Wortwahl aus. Arbeitszeugnisse sind darüber hinaus nach Schulnoten aufgebaut. Durch Steigerungsformen, starke Begriffe und Superlative wird abgestuft dargestellt, wie die Leistung eines Angestellten beurteilt wird. Qualifizierte Arbeitszeugnisse enthalten des Weiteren Informationen über:

    • Das Fachwissen und die Fähigkeiten eines Angestellten.
    • Eine explizite Beurteilung seiner Leistungsbereitschaft und Belastungsfähigkeit.
    • Wertende Sätze über die Arbeitsweise und die Arbeitsergebnisse.
    • Eine Umschreibung seines Sozialverhaltens gegenüber Kollegen und Vorgesetzten.
    • Eine Gesamtbeurteilung als Fazit zum Arbeitsverhältnis.

    Die Gesamtbeurteilung wird in verklausulierter Zeugnissprache dargestellt. Sie ist für Personalverantwortliche und Führungskräfte anhand spezifischer Keywords problemlos zu entschlüsseln.

    Zeugnissprache deuten

    Gesamtbeurteilung SchulnoteAllgemeingültige Darstellung
    Sehr gutDie ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
    GutDie ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
    BefriedigendDie ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er zu unserer vollen Zufriedenheit.
    AusreichendDie ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er zu unserer Zufriedenheit.
    MangelhaftAufgaben, die ihm übertragen wurden, erledigte er in der Regel zu unserer Zufriedenheit.

    An den Formulierungen der Gesamtbeurteilung im Arbeitszeugnis wird deutlich, wie einfache Adverbien wie „stets“ und Superlative wie „vollsten“ die Gesamtnote ausdrücken. Arbeitszeugnisse müssen nach einem Grundsatzurteil im Mindestfall in der Gesamtnote „befriedigend“ ausgestellt werden. Negativere Bewertungen müssen durch Fakten beweisbar sein, falls das Arbeitszeugnis vor einem Arbeitsgericht angefochten wird.

    Ein Empfehlungs- oder Referenzschreiben hat keine gesetzliche Grundlage

    Im Gegensatz zu den rechtlichen Vorgaben und Grundsatzurteilen für Arbeitszeugnisse existiert für Empfehlungsschreiben keine gesetzliche Grundlage. Aus diesem Grund können Referenzschreiben nicht bei einem Arbeitgeber beansprucht oder eingeklagt werden. Sie sind in jedem Fall eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers und werden in der Regel vom direkten Vorgesetzten konzipiert. Der Referenzgeber drückt mit der Erstellung eines Empfehlungsschreibens seinen Dank und seine Sympathie für den Mitarbeiter aus. In Bezug auf die inhaltliche Ausgestaltung des Referenzschreibens sind die Aussteller frei.

    Die formale und inhaltliche Freiheit ist einer der Hauptgründe für die hohe Wertigkeit von Empfehlungsschreiben. Sie drücken ohne wohlwollende Floskeln oder gesetzliche Notwendigkeiten aus, wie ein Angestellter objektiv im Unternehmen betrachtet wurde. Seine Fähigkeiten, Kenntnisse, Kompetenzen und Qualifikationen bilden den Schwerpunkt des Schreibens. Der Referenzgeber bietet mit dem Schreiben zusätzlich an, dass potenzielle Arbeitgeber ihn jederzeit für Nachfragen kontaktieren können. Diese Art der Referenz ist wertvoll und in vielen Fällen im Bewerbungsprozess signifikant und im Hinblick auf die Entscheidung zielführend.

    Welcher Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben besteht

    Allgemein werden die Begriffe Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben äquivalent gebraucht. Im beruflichen Umfeld gibt es gleichzeitig einen wesentlichen Unterschied zwischen beiden Dokumenten. Ein Empfehlungsschreiben ist zu jeder Zeit konkret an den Mitarbeiter oder an ein Zielunternehmen gerichtet. Es wird in vielen Fällen individuell auf eine vakante Position oder Funktion abgestimmt. Aus diesem Grund enthält es persönliche Hinweise des Empfehlungsgebers zu den Stärken und Erfolge des Beurteilten. Ein Referenzschreiben wird im Gegensatz allgemeingültiger formuliert. Es stellt den zu Beurteilenden ebenfalls umfassend dar, ohne eine konkrete Position zu fokussieren. Vom inhaltlichen und formellen Aufbau sind beide Dokumente vergleichbar.

    Wie ein Empfehlungsschreiben inhaltlich und formal aufgebaut wird

    Die fehlenden gesetzlichen Rahmenbedingungen machen es dem Aussteller ohne Aufwand möglich, ein Empfehlungsschreiben zu konzeptualisieren. Er darf Formulierungen und die Darstellung der Person in einer Weise aufbauen, die seinem Charakter und seinem Schreibstil entspricht. Empfehlungsschreiben werden aus diesem Grund ausschließlich in der „ICH-Form“ geschrieben. Dies gilt ebenfalls, wenn ein Gremium oder das gesamte Managementteam eines Unternehmens hinter der Empfehlung eines Angestellten steht. In der Regel wird der unmittelbare Vorgesetzte das Referenzdokument konzipieren. Möglich wäre ebenfalls eine direkte Empfehlung des ehemaligen Mentors im Betrieb, wenn dieser auf einer höheren Hierarchiestufe tätig war.  

    Ein Empfehlungsschreiben unterscheidet sich diametral von einer klassischen Tätigkeitsbeschreibung. Es enthält emotionale, persönliche Schilderungen der Arbeitsweise und hebt hervor, wofür der Referenzgeber den Mitarbeiter im Besonderen geschätzt hat. Der folgende Aufbau von Referenzschreiben gilt als praktikabel. Er kann zu jeder Zeit angepasst und individualisiert werden:

    Briefkopf des Referenzgebers mit Adresse und KontaktinformationenEin Referenzschreiben kann auf Firmen-Briefpapier oder einem neutralen Briefbogen erstellt werden. Es gilt zu jeder Zeit als private Empfehlung. Im Briefkopf sollte die Position des Ausstellers sowie seine vollständige Adresse und eine Telefonnummer für Rückfragen enthalten sein. Wird das Dokument auf Firmen-Briefpapier erstellt, sollte dies vorab mit der Geschäftsleitung oder der Personalleitung abgesprochen sein.
    Datum und BetreffDer Eindruck des Datums zeigt an, wann das Referenzschreiben erstellt wurde. Wird es konkret für eine vakante Position konzipiert, kann dies am Datum abgelesen werden. Wurde das Dokument allgemeingültig verfasst, darf das Empfehlungsschreiben älteren Datums sein.
    Name und Anschrift des ehemaligen MitarbeitersDas Empfehlungsschreiben kann wie ein Geschäftsbrief konzipiert sein. Durch den konkreten Personenbezug gilt das Schreiben als unique.
    Alternativ: Name und Anschrift des AdressatenEmpfehlungsschreiben können alternativ ebenfalls direkt an ein Zielunternehmen gerichtet sein. Bittet der ehemaligen Mitarbeiter seinen Vorgesetzten darum, ein Empfehlungsschreiben für eine aktuell vakante Position aufzubauen, kann dieses direkt an das Zielunternehmen adressiert werden. In diesem Fall ist das Dokument nicht wiederverwendbar.
    Betreff„Empfehlungsschreiben für“
    Vorstellung des ReferenzgebersMit der Vorstellung des Referenzgebers im Dokument wird seine Position eindeutig dargestellt. Es sollte zusätzlich aufgezeigt werden:Wie lange haben der Mitarbeiter und der Aussteller zusammen gearbeitet?Wie war das hierarchische Verhältnis zwischen beiden Beteiligten?Auf welcher hierarchischen Stufe im Unternehmen befindet sich der Referenzgeber?
    Grund der AusstellungEs empfiehlt sich, klar darzulegen, dass das Referenzschreiben aufgrund der Bitte des ehemaligen Angestellten konzipiert wurde.
    Empfehlungsgründe, Erfolge, Fähigkeiten, Kompetenzen und QualifikationenIn diesem Teil des Dokuments ist es wesentlich, emotional, faktenorientiert und anhand von eindeutigen Erfolgen darzustellen, in welcher Weise ein Angestellter positiv und engagiert tätig war. Ein Referenzschreiben gewinnt durch die Art der Darstellung und die Glaubwürdigkeit der Fakten an Bedeutung. Ziel der Verbalisierung sollte es sein, jeglichen Zweifel an der Kompetenz und Qualifikationen des ehemaligen Angestellten zu zerstreuen.
    Subjektive Empfehlung des ReferenzgebersZum Schluss des Empfehlungsschreibens sollten Aussteller in einer persönlichen Zusammenfassung beschreiben, aus welchen subjektiven, persönlichen Gründen sie den ehemaligen Mitarbeiter empfehlen.Wichtig: Ein zu starkes Lob, das nicht faktenbasiert ist oder nichtssagende Floskeln und Superlative wirken kontraproduktiv.
    Datum und persönliche UnterschriftEin Empfehlungsschreiben ohne Datum und Unterschrift ist unbrauchbar. Die Unterschrift gilt als persönliches Siegel, um die Wahrhaftigkeit und Echtheit des Dokumentes zu unterstreichen.

    Formale Ansprüche an ein Referenz- oder Empfehlungsschreiben:

    1. Das Dokument sollte nicht länger als eine DIN A4-Seite einnehmen.
    2. Es sollte vom Schreibstil Business-Ansprüchen genügen.
    3. Der Verfasser des Referenzschreibens sollte zu jeder Zeit erkennbar sein.
    4. Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung sollten professionell geprüft werden.
    5. Das Referenzschreiben sollte, ähnlich wie Arbeitszeugnisse, in Schriftform versandt werden.

    Muster eines Empfehlungsschreibens für eine Führungskraft

    Persönlicher Briefkopf des direkten Vorgesetzten sowie Datum

    Anschrift des ehemaligen Mitarbeiters oder des Zielunternehmens

    Der Bitte von Herrn Dr. Müller, für ihn ein persönliches Empfehlungsschreiben zu erstellen, komme ich selbstverständlich gern nach, da ich Herrn Dr. Müller als Mensch und Mitarbeiter sehr schätzen gelernt habe. Leider musste ich Herrn Dr. Müller, der am 01.01.2009 als Vertriebsleiter Nord-West in unser Unternehmen eintrat, aus betriebsbedingten Gründen im Rahmen einer Restrukturierungsmaßnahme zum 31.12.2019 freistellen. Nach langjähriger, intensiver und vertrauensvoller Zusammenarbeit war dies kein leichter Schritt, den ich sehr bedauere. Als Geschäftsführer Deutschland gehört es zu meinen aktuellen Verantwortlichkeiten, die Verkaufsorganisation in Deutschland neu aufzustellen.

    Von Beginn seiner Tätigkeit an habe ich Herrn Dr. Müller als überaus engagiert und sehr zuverlässig erlebt. Herr Dr. Müller war vom 01.01.2009 bis 31.12.2019 als Vertriebsleiter Nord-West tätig und hat in dieser Zeit seine Vertriebsregion mit Erfolg geführt. Im Besonderen hervorzuheben sind die fortlaufenden, jährlichen Umsatzsteigerungen sowie der Aufbau eines hoch qualifizierten Verkaufsteams. Die Vertriebsregion von Herrn Dr. Müller war in den Jahren 2011, 2012 und 2017 die beste Verkaufsregion Deutschlands. Dieser Erfolg ist vor allem der Weitsicht, den Fähigkeiten und der Serviceorientierung von Herrn Dr. Müller zuzuschreiben. Er versteht es, seine Mitarbeiter zu motivieren und durch Teamgeist und das Setzen von erreichbaren Zielen Perspektiven aufzuzeigen. Ebenfalls in Krisenzeiten, bei denen aufgrund eines Patentablaufs eines Produktes mehr als 50 % unserer Umsätze eingebrochen sind, hat sich Herr Dr. Müller durch Sachverstand, Engagement und Zielstrebigkeit ausgezeichnet.

    Im Unternehmen und im Managementteam gilt Herr Dr. Müller als kollegialer, verantwortungsbewusster und hilfsbereiter Teamplayerin. Aufgrund seiner verkäuferischen Qualifikationen übernahm Herr Dr. Müller ab 2015 die kommissarische Leitung der Schulungsabteilung sowie die Konzeption und Weiterentwicklung des firmeninternen CRM – System. Die Organisation von regionalen Tagungen und Symposien sowie die inhaltsreichen Präsentationen von Herrn Dr. Müller wirkten zu jeder Zeit qualifiziert sowie fachlich durchdacht.

    Ich habe die Zusammenarbeit mit Herr Dr. Müller sehr geschätzt, weil er eine überaus engagierte, professionell organisierte und äußerst zuverlässige Führungskraft ist. Er besitzt sowohl die verkäuferischen wie menschlichen Qualitäten, um als leitender Angestellter im Vertrieb erfolgreich tätig zu sein. Ich empfehle Herrn Dr. Müller aus diesem Grund gern weiter und wünsche ihm auf seinem weiteren beruflichen und privaten Lebensweg viel Erfolg und alles Gute!

    Eigenhändige Unterschrift sowie Kontaktdaten (Telefon / E-Mail)

    An wen sich Angestellte wenden sollten, wenn sie ein Empfehlungsschreiben benötigen

    Ein Empfehlungsschreiben stellt zu jeder Zeit die persönliche Meinung und Sichtweise des Referenzgebers dar. Aus diesem Grund sollte sich Angestellte vertrauensvoll an die Person im Unternehmen wenden, die ihre Leistung und Arbeitsweise am besten einschätzen kann. Dies ist in den meisten Fällen der direkte Vorgesetzte. Aussteller von Referenzschreiben sollten eine besondere hierarchische Stellung im Unternehmen einnehmen. Als weisungsbefugte Vorgesetzte hat ihr Wort Gewicht. Ihre Einschätzung, sowie die Angaben zur Tätigkeit des Mitarbeiters wirken in diesem Fall authentisch und nachvollziehbar.

    Kontraproduktiv sind Referenzschreiben, die von Kollegen der gleichen Hierarchiestufe entworfen werden. Ihnen fehlt die natürliche Autorität, Dies ist ebenfalls der Fall, wenn sie aufgrund ihrer Erfahrung oder Unternehmenszugehörigkeit fähig sind, plausible Einschätzungen treffen zu können.

    Zusammenfassend ist es für Angestellte sinnvoll, den direkten Vorgesetzten oder eine andere Führungskraft, mit der eine langfristige Zusammenarbeit bestand, um Ausstellung eines Referenzschreibens zu bitten. Entscheidend ist, dass der Referenzgeber authentisch über die Tätigkeit im Betrieb berichten kann. Spätestens bei telefonischen Rückfragen wird  schnell klar, dass es sich um ein Gefälligkeitsschreiben handelt, das wenig belastbar ist. Es wirkt in diesem Fall kompetenter, kein Empfehlungsschreiben bei einem potenziellen Arbeitgeber einzureichen, als ein Dokument, das eine begrenzte Aussagekraft hat.

    Wie Angestellte die Bitte um ein Empfehlungsschreiben kompetent äußern

    Schritt 1Persönliche Ansprache des ehemaligen oder aktuellen Vorgesetzten.
    Schritt 2Kommunikation der Gründe für das Empfehlungsschreiben. Offenheit und Ehrlichkeit sind die Grundvoraussetzungen, um ein sehr gutes Referenzschreiben zu erhalten.
    Schritt 3Besprechung, welche Inhalte, Fähigkeiten, Kompetenzen oder Erfolge für den Angestellten für weitere Tätigkeiten relevant sind. Begründungen, warum man für eine vakante Position geeignet ist, helfen dem Referenzgeber beim Aufbau des Empfehlungsschreibens
    Schritt 4Ehrlicher Dank für die Ausstellung des Referenzschreibens.

    Im Bewerbungsprozess werden Kandidaten in vielen Fällen nach dem zweiten Bewerbungsgespräch gebeten, Referenzen zu nennen. Dies signalisiert, dass sich der Bewerber in der engeren Auswahl befindet. In dieser Phase der Bewerbung macht es Sinn, die Anzahl der Referenzen zu dosieren. Wer inflationär Referenzen nennt, vermindert die Erfolgsaussichten im Bewerbungsprozess. Die Erfahrung in der Praxis zeigt, dass die Nennung von  2 – 3 Referenzen zielführend ist. Diese Auswahl hilft den  Entscheidern bei ihrer Beschlussfassung für oder gegen einen Bewerber. Online-Referenzen, die auf Jobportalen wie Xing oder LinkedIn gelistet werden, sind als Referenz bedingt geeignet, da sie in den meisten Fällen auf Gegenleistung beruhen. Ein aussagefähiges, persönliches und einzigartiges Referenzschreiben bietet im Praxisalltag die größten Chancen auf Erfolg.

    Gesetzliche oder juristischen Fristen bei der Ausstellung von Referenzschreiben

    Da Referenzschreiben und Empfehlungsschreiben, anders als Arbeitszeugnisse, keinerlei gesetzlichen Vorgaben unterliegen, fehlen rechtliche oder juristische Stichtage zur Ausstellung von Referenzschreiben. Gleichzeitig gibt es naturgemäße, nachvollziehbare Fristen.

    Wird ein Referenzschreiben für einen ehemaligen Angestellten viele Jahre nach dessen Ausscheiden aus dem Betrieb erstellt, kommen unweigerlich Fragen auf. Es ist nicht vorstellbar, dass sich der damalige Vorgesetzte im Detail an die Arbeitsweise oder an erzielte Erfolge erinnern kann. Aus diesem Grund sollte die Ausstellung von Referenzschreiben generell in einem zeitlichen Korridor erfolgen, in dem authentische Aussagen zu einer Person möglich sind. Nach vielen Jahren räumlichen Abstands verschwimmt die Aussagekraft über einen Menschen. Darüber hinaus ändern sich die innerbetrieblichen oder globalen Rahmenbedingungen.

    Führungskräfte und Angestellte könnten sich an der im § 195 BGB dargestellten, dreijährigen Verjährungsfrist orientieren. Diese gilt für Verträge oder innerbetrieblich ebenfalls für das Archivieren der Personalakte. Nach einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 09.09.1999 verwirken Arbeitnehmer ihren Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach 1 Jahr, wenn sie bis zu diesem Zeitpunkt das Arbeitszeugnis nicht schriftlich anfordern.

    Da es sich bei Referenz- und Empfehlungsschreiben um freiwillig ausgestellte Dokumente handelt, gelten die angegeben Paragrafen nicht explizit. Der Arbeitnehmer und der direkte Vorgesetzte sollten sich vor der Ausstellung oder Anforderung eines Empfehlungsschreibens gleichzeitig intensiv überlegen, wie ein Referenzdokument wirkt, bei dem der Mitarbeiter das Unternehmen vor vielen Jahren verlassen hat. Eine sehr gute Alternative ist in diesem Fall ein allgemeingültiges Referenzschreiben, das nicht auf einen potenziellen Arbeitgeber abgestimmt ist. Dieses kann direkt nach Ausscheiden aus dem Unternehmen konzipiert werden und informiert umfassend über die Tätigkeit im Betrieb.

    Worauf Verfasser von Empfehlungsschreiben achten sollten

    Die Konzeption eines Empfehlungsschreibens ist eine wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe. Durch eine korrekte, sympathische und emotionale Darstellung des ehemaligen Mitarbeiters kann dessen Karriere nach dem Abgang aus dem Unternehmen nachhaltig gefördert werden. Auf der anderen Seite können Floskeln, Fehler und eine unprofessionelle Aufmachung des Dokumentes das Gegenteil bewirken.

    Neben den Konsequenzen für den Beurteilten steht für den Referenzgeber ebenfalls viel auf dem Spiel. Äquivalent zu Arbeitszeugnissen stellen Empfehlungs- und Referenzschreiben das Unternehmen und dessen Arbeitsweise dar. Bei Empfehlungsschreiben steht vor allem der Aussteller im Mittelpunkt der Betrachtung.

    Er bestätigt Leistungen, Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfolge. Spiegelt das Dokument nicht die Realität wider, schadet dies ebenfalls der Reputation des Referenzgebers. Somit sind Führungskräfte, die um ein Empfehlungsschreiben gebeten werden, verpflichtet, das Referenzschreiben wahrheitsgemäß und realistisch aufzubauen. Authentizität garantiert, dass sich potenzielle Arbeitgeber auf die Inhalte des Empfehlungsschreibens verlassen können. Dosierte Beurteilungen ohne Floskeln und wiederkehrende Superlative wirken glaubwürdig und zuverlässig.

    Tipp: Nicht in jedem Fall verfügen Vorgesetzte oder Geschäftsführer über die notwendige Zeit oder Qualifikationen, um ein Referenzschreiben professionell zu erstellen. In diesem Fall könnten Sie professionelle Ghostwriter beauftragen, die Referenzschreiben nach Vorgabe erstellen. Diese konzipieren in der Folge nach Rücksprache ein inhaltlich und formal korrektes Dokument. Wesentlich hierbei ist, dass die Fakten und das Ziel des Referenzgebers nicht verfälscht werden. Dies ist elementar, da eine zu positive oder unsachliche Beschreibung auf den Aussteller zurückfallen kann. Aus diesem Grund sollte sich die externe Erstellung vor allem um die äußere Darstellung und Formulierung und nicht um die Fakten drehen.  

    Möglichkeiten ein Referenz- oder Empfehlungsschreiben anzufordern

    Neben der Konzeption von Referenzschreiben im beruflichen Umfeld, gibt es weitere Anlässe, bei denen Empfehlungsschreiben zielführend sein können:

    1. Empfehlungsschreiben eines Studenten für ein Stipendium.
    2. Empfehlungsschreiben eines Freiberuflers oder Geschäftsinhabers von seinen Kunden.

    Empfehlungsschreiben eines Studenten für ein Stipendium

    Es ist an Hochschulen allgemein üblich, dass Professoren ihren Studenten Empfehlungsschreiben ausstellen. Vor allem bei der Bewerbung um ein Stipendium im Rahmen des Studiums oder ein Auslandssemester ist die Referenz von Professoren ein wichtiges Kriterium. Ähnlich wie im beruflichen Umfeld, sollte der Universitätsprofessor um Ausstellung eines Empfehlungsschreiben gebeten werden, der den meisten Kontakt zum Studierenden hatte. Vor allem wenn eine studentische Aushilfskraft vom direkten Vorgesetzten oder leitenden Akademiker empfohlen wird, hat diese eine hohe Strahlkraft für andere Universitäten.

    Für ein aussagefähiges und professionelles Empfehlungsschreiben benötigen Professoren oder andere Vorgesetzte der Hochschule Informationen zu:

    • Dem konkreten Vorhaben (z. B. Stipendium am Kings College in London).
    • Der Zielstellung der Bewerbung (Was möchten Studenten erreichen? Wie steht das Vorhaben mit dem Studium in Verbindung? Wer ist der Entscheider in der Ziel-Universität?).

    Zusätzlich ist es wichtig, den Professor mit den formalen Kriterien für das Empfehlungsschreiben bekannt zu machen. Da jede Universität abweichende Vorgaben hat, ist ein Briefing sinnvoll. Dieses kann beinhalten, detailliert die Maßstäbe der Zieluniversität aufzulisten und persönliche Unterlagen, wie einen Lebenslauf oder ein individualisiertes Anschreiben beizulegen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass das Empfehlungsschreiben vom Professor passgenau erstellt werden kann. Empfehlungsschreiben zu konzipieren, ist zeitaufwendig. Aus diesem Grund sollten Studenten genügend Vorlauf einplanen. Die Anfertigung eines fundierten Empfehlungsschreibens kann mehrere Wochen oder Monate in Anspruch nehmen.

    Empfehlungsschreiben eines Freiberuflers oder Geschäftsinhabers

    Für Freiberufler oder Geschäftsinhaber sind die Empfehlungen von Kunden und Geschäftspartner ebenfalls wichtig. In den letzten Jahren werden Empfehlungen von Endkunden vor allem im Internet vorgenommen. Durch persönliche oder digitale Umfragen nach einem Einkauf oder ein schriftliches Statement nach einem erfolgreich abgeschlossenen Auftrag können positive Erfahrungen transportiert und archiviert werden. Gleichzeitig erhält ein Internetshop oder ein Unternehmen eine Gesamtbewertung. Diese zeigt Kunden und Interessenten die Wertigkeit von Produkten und Dienstleistungen auf, ohne klassische Werbemaßnahmen zu verwenden.

    Abseits der üblichen Internetumfragen können Freiberufler und Geschäftsinhaber ihre Kunden darüber hinaus bitten, eine schriftliche Empfehlung abzugeben. Diese kann in der Folge in Werbeprospekten oder auf der Firmenhomepage veröffentlicht werden. Diese Form der persönlichen Werbung ist zielführend, da sie Vertrauen aufbaut.

    Geschäftsinhaber, die aktiv auf zufriedene Kunden zugehen und das schriftliche Einverständnis zur Veröffentlichung einholen, können ein aktives Empfehlungsmarketing im Betrieb implementieren. Zufriedene Kunden interessieren auf diese Weise neue Kundengruppen. Fundierte Empfehlungen und Referenzen erzeugen Kaufimpulse, Interesse und Vertrauen.

    Tipp: Im sogenannten B2B-Geschäft zwischen zwei Unternehmen ist angebracht, den Geschäftspartner um seine schriftliche Empfehlung auf Firmenbriefpapier zu bitten. Dies erhöht die Wertigkeit der Referenz, steigert die Glaubwürdigkeit und hat für den Referenzgeber ebenfalls einen werblichen Effekt.

    Zusammenfassung und Fazit

    Empfehlungsschreiben oder Referenzschreiben haben im beruflichen Umfeld eine hohe Wertigkeit. Sie sind darüber hinaus für Freiberufler, Geschäftsinhaber und Studenten wichtig. Stellt sich eine Person durch ein Empfehlungsschreiben als Referenz zur Verfügung, bürgt sich für einen anderen Menschen sowie für seine Leistung. Vor allem im Bewerbungsprozess werden Referenzschreiben angefordert. Sie sollen die persönlichen Aussagen des Kandidaten in Interviews und aus seinen schriftlichen Unterlagen absichern.

    Die Begriffe Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben haben im Allgemeinen eine äquivalente Bedeutung. Obwohl beide Dokumente im Aufbau vergleichbar sind, werden Referenzschreiben allgemeingültiger verfasst. Empfehlungsschreiben werden im Gegensatz individuell auf eine vakante Position oder Funktion abgestimmt. Sie sind aus diesem Grund spezifischer als Referenzschreiben.  

    Beim formellen Aufbau sind Referenzgeber nicht an gesetzliche oder juristische Vorgaben gebunden. Sie können Formulierungen und den Inhalt des Referenzschreibens eigenständig wählen. Authentizität, Klarheit und ein positiver Sprachstil charakterisieren ein professionelles Empfehlungsschreiben. Ein Referenzschreiben lebt von der individuellen Ausdrucksweise des Schreibers und seiner einzigartigen Wortwahl. Es sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten und eigenhändig vom Referenzgeber unterschrieben werden. Referenz- und Empfehlungsschreiben sind persönliche Schreiben. Sie spiegeln die private Auffassung eines Einzelnen und nicht die Unternehmensmeinung wider. Dieser Umstand sollte beim Aufbau des Empfehlungsschreibens zu jeder Zeit sichtbar sein.

    Aus Mitarbeitersicht ist es wesentlich, den Vorgesetzten oder einen anderen Betriebsangehörigen, der  hierarchisch höhergestellt ist und Leistungen beurteilen kann, persönlich um ein Referenzschreiben zu bitten. In einem vertraulichen Dialog kann besprochen werden, welche Zielstellung mit der Konzeption des Dokumentes verfolgt wird. Allgemeine Referenzschreiben eignen sich als Beilage zu den Bewerbungsunterlagen. Spezifische Empfehlungsschreiben für eine konkrete vakante Position sind in der Regel nicht mehfach nutzbar.

    Zusammenfassend verfolgen Referenzschreiben ein eindeutiges Ziel. Sie sollen die Qualifikationen sowie eine Person und seine Leistungen in den Vordergrund stellen. Im geschäftlichen Umfeld können Waren, Dienstleistungen oder der Kundenservice ein weiterer Anlass für ein Referenzschreiben oder eine Bewertung sein. Neben der Darstellung des zu Beurteilenden steht ebenfalls die Reputation des Referenzgebers zur Disposition. Aus diesem Grund ist es zielführend, jedes Referenz- oder Empfehlungsschreiben wahrheitsgemäß, authentisch und professionell aufzustellen. In diesem Fall entsteht im betrieblichen Umfeld eine Win-Win-Situation, von der der ehemalige Mitarbeiter, der Aussteller und das potenzielle Zielunternehmen profitieren.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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