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Einmalzahlungen: Was Arbeitgeber beachten müssen

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Einmalzahlungen

Ob Gewinnbeteiligungen oder Weihnachts- und Urlaubsgeld: Einmalzahlungen sind bei vielen Unternehmen Standard und werden vor allem zu Zeiten des Fachkräftemangels ein immer wichtigeres Thema – erwarten doch viele gut ausgebildete Bewerber attraktive Corporate Benefits. Daher stellt sich vor allem für Arbeitgeber die Frage, was sie bei der Auszahlung von Sonderzuwendungen beachten sollten. Diese Frage klärt dieser Beitrag im Detail.

Was sind Einmalzahlungen?

Bei besonderen Anlässen – wie zu Weihnachten oder zur Urlaubszeit – zahlen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern einen zusätzlichen Geldbetrag zusätzlich zu ihrem üblichen Monatsgehalt aus. Aber auch bei Jahresüberschüssen beteiligen manche Firmen ihre Mitarbeiter am Gewinn.

Keine Seltenheit sind zudem Jubiläumszuwendungen oder Hochzeits- und Geburtsbeihilfen. Diese Zahlungen zielen meistens auf die Verbesserung des Employer Brandings und eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit ab. Firmen wollen sich auf diese Weise bei ihren Beschäftigten bedanken, sie für anstehende Aufgaben motivieren und sie auch in Zukunft an das Unternehmen binden.

Wann müssen Sonderzuwendungen bezahlt werden und wann nicht?

Oftmals zahlen Arbeitgeber die Einmalzahlungen freiwillig. Das bedeutet im Umkehrschluss: Von Seiten der Arbeitnehmer besteht meistens kein rechtlicher Anspruch – sofern die Freiwilligkeit des Arbeitgebers bestehen bleibt. Ist die Sonderzahlung jedoch vertraglich festgelegt, kann der Mitarbeiter seinen Anspruch geltend machen.

Dies kann in folgenden Verträgen festgelegt sein:

  • Tarifvertrag
  • Betriebsvereinbarung
  • Arbeitsvertrag
  • Arbeitsvertragliche Einheitsregelungen
  • Gleichbehandlungsgrundsatz
  • Betriebliche Übung

Letztere kann sich ergeben, wenn der Arbeitgeber drei Jahre hintereinander die gleiche Einmalzahlung an seine Mitarbeiter gewährt, ohne dabei darauf hinzuweisen, dass es sich um eine freiwillige Sonderzahlung handelt.

Wichtiger Hinweis: Möchte sich ein Unternehmen nicht dauerhaft zu einer Sonderzuwendung verpflichten, ist es somit von großer Relevanz, die Freiwilligkeit bei der Ausbezahlung deutlich zu machen.

 

Außerdem gilt es zu beachten, dass Arbeitgeber eine Einmalzahlung nicht selektiv – beispielsweise an die effektivsten Mitarbeiter – ausbezahlen dürfen. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz verbietet eine solche Maßnahme. Erhält ein Mitarbeiter zum Beispiel Weihnachtsgeld, müssen auch seine Kollegen die gleiche Summe erhalten.

Einmalzahlungen: Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht

Bei Einmalzahlungen greift außerdem das Recht des Betriebsrates bei Sonderzahlungen. Bezahlt der Arbeitgeber beispielsweise freiwillig Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, kann der Betriebsrat nur über die Verteilung der Mittel mitbestimmen: Er hat weder ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung noch bei der Höhe der Einmalzahlung. Eine andere Rechtsgrundlage ergibt sich bei leistungsbezogenen Einmalzahlungen: Hier steht es dem Betriebsrat zu, Einfluss auf die Höhe der Summe zu nehmen. Aber: Besteht bereits eine Regelung im Tarifvertrag, kann der Betriebsrat nicht mehr eingreifen.

Eine Ausnahme vom Gleichbehandlungsgrundsatz stellen Arbeitnehmer dar, die während des Jahres entweder aufgrund einer Krankheit oder Verletzung nicht gearbeitet haben oder in Elternzeit waren. Außerdem können Sie Einmalzahlung zurückverlangen, wenn der Mitarbeiter kurz nach der Ausbezahlung kündigt.

Achtung: Im Beispiel des Weihnachtsgeldes ist eine Rückforderung jedoch bis höchstens zum 31. März möglich – wenn die Höhe der Summe zwischen 100 Euro und einem Monatsgehalt betrug.

Anrechnung auf das Arbeitsgehalt: Was Arbeitgeber beachten müssen

Betriebe müssen bei der Ausbezahlung von Sonderleistungen einige rechtliche Aspekte beachten. Beispielsweise stellt sich vielen Unternehmen die Frage, ob Sonderzahlungen auf das Gehalt angerechnet werden können. Diese Frage lässt sich nicht pauschal mit Ja oder Nein beantworten, weswegen der nächste Abschnitt die wichtigsten Punkte klärt.

  • Anrechnung auf den Mindestlohn: Erhält ein Mitarbeiter Mindestlohn, lässt sich eine Einmalzahlung nur dann auf sein Gehalt anrechnen, wenn der Arbeitgeber ihn damit für seine erbrachte Arbeitsleistung honorieren möchte. Hat der Arbeitnehmer jedoch einen rechtlichen Anspruch auf diese Sonderzahlung – zum Beispiel durch einen Tarifvertrag – oder möchte sein Arbeitgeber ihm dies aufgrund seiner Betriebstreue zukommen lassen, muss er es ihm die Sonderzuwendung zusätzlich zum üblichen Gehalt ausbezahlen. Er kann es somit nicht auf das Gehalt anrechnen. Aber: Gesetzlich fest geregelt ist das bisher nicht.
  • Anrechnung bei einer Tariferhöhung: Gilt für einen Mitarbeiter ein neuer Tarifvertrag, durch den er eine Gehaltserhöhung erhält, lässt sich die Sonderleistung auf das neue Gehalt anrechnen. Dies ist nur dann ausgeschlossen, wenn die Vertragspartner vereinbart haben, dass dem Arbeitnehmer neben dem jeweiligen Tarifentgelt ein selbstständiger Entgeltbestandteil zukommt.

Generell gilt: Rechtliches rund um die Einmalzahlung sollte immer in Schriftform festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Sozialversicherung: Sind Einmalzahlungen beitragspflichtig?

Einmalzahlungen sind in der Kranken-, Pflege-, Renten-, und Arbeitslosenversicherung beitragspflichtig – sofern die Sonderzuwendung vertraglich geregelt und auch tatsächlich ausbezahlt wird. Die Sonderzuwendung ordnet man normalerweise dem Monat zu, in dem man sie gezahlt hat. Eine Ausnahme stellen die Monate Januar bis März dar: Sie ordnet man dem letzten Gehaltsmonat – in der Regel dem Dezember – des vorherigen Jahres zu.

Diese Ausnahmeregelung gilt, wenn:

  1. sich der Arbeitsvertrag über das komplette vorherige Kalenderjahr
  2. Die Beitragsmessungsgrenze zur Krankenversicherung im aktuellen Kalenderjahr überschritten wird.

Außerdem muss man bei der Beitragsberechnung zur Sozialversicherung beachten, dass man Einmalzahlungen immer dann dazurechnet, wenn diese zusammen mit dem laufenden Entgelt die Beitragsbemessungsgrenze (kurz: BBG) nicht überschreiten.

Tipps für Personaler: Einmalzahlungen richtig kommunizieren

Zu Zeiten des War for Talents erkennen viele Arbeitgeber die Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung. Mit Corporate Benefits oder ähnlichen Maßnahmen versuchen Firmen diese zu steigern. Wie können Personaler jedoch kommunizieren, dass ein Mitarbeiter einen Anspruch auf Einmalzahlungen hat oder eben auch nicht?

Hier sind zwei Tipps:

  • Tipp 1: Weisen Sie auf die Freiwilligkeit der Sonderzahlung hin! Wie oben schon erwähnt, müssen Unternehmen den Aspekt der betrieblichen Übung beachten. Bezahlen sie an drei aufeinanderfolgenden Jahren immer die gleiche Sonderzuwendung, haben Mitarbeiter auch in den darauffolgenden Jahren automatisch einen Anspruch auf diese Einmalzahlung.
  • Tipp 2: Achten Sie darauf, bei der Formulierung keine Widersprüche einzubauen! Wenn Sie die Freiwilligkeit der Sonderzahlung kommunizieren, müssen Sie beachten, dass Sie sich nicht in Widersprüche verstricken. Wenn Sie beispielsweise im Anschreiben die Freiwilligkeit, aber auch die Möglichkeit eines Widerrufs von Arbeitgeberseite betonen, impliziert das einen rechtlichen Anspruch auf die Sonderzahlung. Damit wird das Anschreiben unklar und zweideutig, weshalb es wiederum wirkungslos wird. Geschieht dies drei Jahre in Folge, haben die Mitarbeiter automatisch einen rechtlichen Anspruch auf diese Sonderleistung.

Fazit: Einmalzahlungen sind für viele Betriebe ein wichtiges Instrument bei der Etablierung einer positiven Arbeitgebermarke. Die Zahlungen motivieren die Mitarbeiter auch für zukünftige Aufgaben und binden sie zudem länger an die Firma. So sinnvoll diese Zahlungen auch sind: Es ist trotzdem wichtig, dass Personaler einige rechtliche Aspekte bei der Bezahlung von Sonderzuwendungen beachten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen rechtlichen Anspruch vermeiden möchte, gilt es dies auch entsprechend zu kommunizieren. Geschieht das nicht oder nur unzureichend, kann das eine rechtliche Handhabe für die Beschäftigten nach sich ziehen.

Autor: Redaktion Personalwissen

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