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So gelingt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter – inkl. Checkliste

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Einarbeitung von neuen Mitarbeitern

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird in vielen Unternehmen dem Zufall überlassen. Statt sich Zeit für den neuen Kollegen zu nehmen, findet oftmals lediglich eine oberflächliche Einführung statt. Dabei sind Arbeitgeber gut beraten sich intensiv und individuell mit ihrem neuen Arbeitnehmer auseinanderzusetzen. Denn die Qualität der Arbeitsergebnisse hängt maßgeblich von der Qualität der Einarbeitung statt. Eine gute Einarbeitung zahlt sich langfristig aus!

Auf dem Schreibtisch häuft sich die Arbeit, die Zeit ist knapp und mich hat ja schließlich auch niemand eingearbeitet. In erschreckend vielen Unternehmen werden neue Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen und sich weitestgehend selbst überlassen. Das führt dazu, dass die Neuen sehr lange brauchen um die internen Abläufe und Prozesse zu verstehen. Sie müssen sich jede Information mühsam und zeitaufwendig irgendwo besorgen. Wissen aber meist nicht einmal, wer im Unternehmen für was zuständig ist.

 

    Von gewissenhafter Einarbeitung haben alle etwas

    Die Folge: Die Mitarbeiter machen zwangsläufig Fehler, für die sie im schlimmsten Fall auch noch die Schuld bekommen. Die Kollegen müssen das unter Umständen ausbaden und sind auf die neue Arbeitskraft, die sie ja eigentlich unterstützen und entlasten soll, noch schlechter zu sprechen. Die Arbeitsatmosphäre wird vergiftet, das Betriebsklima leidet.

    Doch damit nicht genug: Gerade hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte haben vermehrt den Anspruch, dass ihr Arbeitgeber eine ordentliche Einarbeitung gewährleistet. Ist das nicht der Fall, nutzen einige von ihnen die verkürzte Kündigungsfrist in der Probezeit und schauen sich nach einem anderen Arbeitgeber um. In der Regel liegen ihnen ohnehin mehrere Angebote vor.

    Auf diese Weise verlieren Sie durch eine unzureichende Einarbeitung eine dringend notwendige Fachkraft, die zuvor teuer und aufwendig rekrutiert wurde. Hierunter leidet die bestehende Belegschaft erst recht. Muss sie die Arbeit des wegfallenden Kollegen doch wieder mitmachen.

    Einarbeitung ist Investition in die Zukunft

    Fakt ist: Von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter hängt ab, wie gut sie später ihre Arbeit ausführen können. Wie groß Engagement und Motivation ausgeprägt werden. Und wie hoch ihre Produktivität sein wird. Eine gründliche Einarbeitung ist die beste Investition in die Zukunft und kann sich sogar über Jahrzehnte auszahlen. Ganz gleich, welche Stellung das neue Teammitglied im Unternehmen bekleidet.

    Ziel der Einarbeitung ist es, neue Mitarbeiter möglichst schnell zu Leistungsträgern innerhalb des Unternehmens zu machen und sie langfristig zu binden. Um in allen Bereichen des Unternehmens eine möglichst hochwertige Einarbeitung auf vergleichbarem Niveau sicherzustellen, empfiehlt sich die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes mit konkretem Einarbeitungsplan.

    Einarbeitungsplan gibt allen Beteiligten Orientierung

    Im Idealfall erstellt jede Abteilung einen eigenen Einarbeitungsplan. Die Personalabteilung kann dabei behilflich sein und darauf achten, dass man nicht nur die fachlichen Aspekte berücksichtigt. Wenn das Einarbeitungskonzept im Team erstellst wird, dann kann jeder Einzelne seinen Anregungen und seinen Wissensschatz mit einbringen. Schließlich wurde jeder auch einmal eingearbeitet und hat dabei seine ganz eigenen Erfahrungen gemacht.

    Im Einarbeitungsplan wird festgehalten, was ein neuer Mitarbeiter können muss und was er wissen sollte. Die Fähigkeiten und Kenntnisse muss man priorisieren, damit man das Wichtigste zuerst beibringen kann. Als Basis für die Erstellung dient die Stellen- beziehungsweise Arbeitsplatzbeschreibung.

    Pate als fester Ansprechpartner

    Als überaus hilfreich hat es sich erwiesen, dem neuen Mitarbeiter einen Paten oder Mentor an die Seite zu stellen, der sich in den ersten Tagen um ihn kümmert und als Ansprechpartner fungiert. Er sollte aus der gleichen Hierarchieebene stammen, damit zügig ein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden kann. Ein Pate entlastet Sie als Vorgesetzten, weil der Mitarbeiter dann nicht ständig bei Ihnen auf der Matte steht.

    Ein Pate dient nicht zuletzt auch dazu um die zwischenmenschlichen Spielregeln zu erklären. Welcher Kollege darf vor zehn Uhr nicht angesprochen werden? Wer ist die beste Kontaktperson in den anderen Abteilungen. Welche Werte sind dem Vorstand besonders wichtig? Welches Mitglied der Geschäftsführung hat ein offenes Ohr für Verbesserungsvorschläge oder Probleme?

    Achten Sie darauf, wen Sie als Paten aussuchen. Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich dafür. Er sollte aufgeschlossen und offensiv hilfsbereit sein. Wichtig ist aber auch sein pädagogisches Talent. Sorgen Sie dafür, dass der Pate in den ersten Tagen selbst entlastet wird, damit er wirklich die notwendige Zeit hat, sich mit seinem neuen Kollegen zu beschäftigen.

    Erster Arbeitstag besonders wichtig

    Auch mit einem konkreten Plan in der Hand ist die Einarbeitung ein sehr individueller Prozess. Je nach Komplexität der Aufgaben genügen manchmal wenige Tage, in anderen Fällen benötigt die Einarbeitung Wochen. Ein Tag ist in jedem Fall zu wenig.

    Denn statt dem neuen Kollegen schon am ersten Arbeitstag alles Fachliche um die Ohren zu hauen, sollte man ihn erst einmal in Ruhe willkommen heißen. Am ersten Tag stehen die Begrüßung, die Kollegen und alles Organisatorische im Mittelpunkt. Denn auch hier gilt: Der erste Eindruck zählt.

    Tipp: Lassen Sie die Personalabteilung eine Willkommensmappe erstellen, die mit allen relevanten Informationen gefüllt ist und die jeder neue Mitarbeiter obligatorisch überreicht bekommt. Zu den Inhalten gehören ein Organigramm, das Unternehmensleitbild, eine Telefonliste, ein Orientierungsplan, eine Übersicht der Pausenzeiten, Hinweise zur Arbeitssicherheit, Verhaltensregeln und dergleichen mehr. Die Erstellung einer solchen Mappe ist übrigens ein hervorragendes Projekt für Ihre Auszubildenden. So schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe.

     

    Es empfiehlt sich den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters im Vorfeld zu planen. Ein beispielhafter Ablaufplan könnte wie folgt aussehen:

    • 9:00 Uhr: Empfang durch den Vorgesetzten, Übergabe Mitarbeiterausweis, Schlüssel, Zugangsdaten
    • 09:15 Uhr: Begrüßungsgespräch mit dem Vorgesetzten, Inhaber/Geschäftsführer, Paten
    • 10:00 Uhr: Rundgang durch die Abteilung, Vorstellung der Kollegen (Vorgesetzter)
    • 11:00 Uhr: Organisatorische Informationen wie Pausenzeiten, Küchennutzung, interner Postverkehr, Intranet, Betriebsrat, feste Meetings, etc. (Pate)
    • 12:00 Uhr: Mittagspause, Besuch der Kantine mit dem Paten und ggf. Kollegen
    • 13:00 Uhr: Sicherheitsunterweisung
    • 14:00 Uhr: Betriebsführung
    • 15:00 Uhr: erste Arbeitsbesprechung (Vorgesetzter, Teamleiter, etc.)

    Alle Teammitglieder in die Einarbeitung einbeziehen

    Ab dem Folgetag kann man dann mit der konkreten Einarbeitung nach Plan beginnen. Vor allem die fachliche Einarbeitung sollte aber im Team erfolgen und nicht nur auf den Paten abgewälzt werden. Wenn sich jeder aus der Abteilung einbezogen fühlt, trägt auch jeder Verantwortung. Außerdem hat jeder andere Stärken und einen anderen Wissens- und Erfahrungsschatz. Letztlich vermittelt jeder das, was er am besten kann.

    Hierbei gilt es darauf zu achte, das neue Teammitglied nicht zu überfordern. Es geht nicht darum, dass es in Rekordzeit eigenständig arbeiten kann, sondern dass es seine Arbeit in Zukunft in bestmöglicher Qualität erledigen kann. So hilft er Ihnen schließlich am besten weiter.

    4-Stufen-Methode: Es hat sich bewährt, neue Arbeitskräfte mithilfe der 4-Stufen-Methode in jede einzelne Aufgabe einzuarbeiten. Stufe 1 sieht vor, dass zunächst erklärt wird, worum es geht. In Stufe 2 werden die konkreten Arbeits- oder Handlungsschritte vorgemacht. Dabei erläutert derjenige, der vormacht, was er tut. In Stufe 3 macht der neue Mitarbeiter die Schritte nach und kommentiert seinerseits, was er gerade tut. Macht er Fehler, wird er darauf hingewiesen. Die vierte und letzte Stufe sieht vor, dass der Neue die Aufgabe eigenständig erledigt und somit praktisch übt.

    Vorgesetzter darf Einarbeitung nicht nur dem Team überlassen

    Ihre Aufgabe als Vorgesetzter ist es, die Einarbeitung durch Ihre anderen Teammitglieder zu koordinieren und auch zu kontrollieren. Ziehen Sie sich aus diesem Prozess nicht komplett zurück, sondern tragen Sie Ihren Teil dazu bei. Indem Sie Schwerpunkte setzen, können Sie sofort deutlich machen, auf was es Ihnen ganz besonders ankommt.

    Machen Sie dem neuen Mitarbeiter deutlich, dass auch Ihre Tür stets offen steht und Sie nach wie vor erster Ansprechpartner sind. Planen Sie in den ersten Tagen genügend Zeit für persönliche Gespräche ein, in denen Sie sich über den Fortschritt der Einarbeitung und die weiteren Bedürfnisse und Wünsche des Neulings erkundigen. Indem Sie Interesse und Hilfsbereitschaft signalisieren, bauen auch Sie von Anfang an ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihrem neuen Schützling auf.

    Intensivere Feedback-Gespräche, in dem Sie auch weitere Erwartungen formulieren können, sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden. Zum Beispiel eine Woche nach dem ersten Arbeitstag, nach einem Monat, nach drei Monaten und abschließend nach einem halben Jahr.

    Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

    I. Vorbereitungen

    §  Ist der Arbeitsplatz vorbereitet und ausgestattet?

    §  Sind die Zugangsdaten fürs IT-System vorhanden?

    §  Wurde ein Schlüssel oder eine Zugangskarte angefordert?

    §  Liegt die Willkommensmappe bereit?

    §  Wurde eine Sicherheitsunterweisung beauftragt?

    §  Wurde ein Pate bestimmt?

    §  Ist der Einarbeitungsplan angepasst und vorbereitet?

    §  Wurde der erste Arbeitstag durchgeplant?

    §  Sind der Empfang und die Kollegen informiert?

    II. Erster Arbeitstag

    §  Persönliche Begrüßung inkl. Abholung am Empfang

    §  Lockerer Smalltalk und gemeinsamer Kaffee zur Auflockerung der Situation

    §  Überreichung von Willkommensmappe, Schlüssel, Firmenhandy, etc.

    §  Ermutigung sich Notizen zu machen (Block und Stift überreichen) und Fragen zu stellen

    §  Begrüßungsgespräch mit Inhaber, Geschäftsführung oder Vorstand

    §  Vorstellung des Paten

    §  Vorstellung der Abteilung und Kollegen

    §  Gemeinsames Mittagessen mit Vorgesetztem, Paten oder Kollegen

    §  Sicherheitsunterweisung

    §  Betriebsführung

    §  Kleines Abschlussgespräch mit Austausch gegenseitiger Eindrücke

    III. Fachliche Einarbeitung

    §  Besprechung des Einarbeitungsplans und der Zuständigkeiten

    §  Vermittlung der Unternehmenskultur

    §  Übungsphasen

    §  Regelmäßige Feedback-Gespräche

    §  Offene Fragerunden

    Fazit: Einarbeitung ist das A und O

    Wenn Sie sich Zeit für die Erstellung eines Einarbeitungskonzeptes nehmen und dieses auch gewissenhaft anwenden, dann profitieren Sie langfristig von einem Mitarbeiter, der in der Lage ist eigenständig qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse abzuliefern. Er fühlt sich in Ihrem Unternehmen wohl, handelt motiviert und trägt zu einem produktiven Betriebsklima bei. Die Einarbeitung muss man als Investition in die Zukunft verstehen, die letztlich allen Beteiligten nützt.

    Autor: Matthias Koprek

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