Die Stellenbeschreibung ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements, da sie Aufgaben, Ziele und Verantwortungsbereiche einer Stelle ausführlich beschreibt. So wissen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber direkt Bescheid und können sich optimal auf die Stelle einstellen.
Es zeigt sich, wo Verbesserungsbedarf besteht, welche Stellen sich überschneiden und ob Arbeitskraft eingespart oder effektiver genutzt werden kann. Auf bestimmte Inhalte und Angaben darf bei der Erstellung einer Stellenbeschreibung nicht verzichtet werden.
Was versteht man unter einer Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung ist nicht mit einer Stellenausschreibung oder einer Job-Anzeige gleichzusetzen. Zudem wird sie oft mit der Arbeitsplatzbeschreibung synonym verwendet, weist jedoch einige Unterschiede auf:
Die Ausschreibung macht potenzielle Bewerber auf eine offene Stelle im Unternehmen aufmerksam. Die Stellenbeschreibung, um die es in diesem Artikel geht, definiert eine bestimmte Position im Unternehmen genauer und ist fast immer in Anzeigen und Arbeitsverträgen integriert.
Das bedeutet, dass das Unternehmen die Stellenbeschreibung anfertigt, um eine bestimmte Position zu beschreiben. Dabei geht es im Wesentlichen darum, sich einen Überblick über die Anforderungen zu verschaffen, die im Zusammenhang mit einer bestimmten Stelle stehen.
Eine Stellenbeschreibung sollte folgende Fragen beantworten:
- Was gehört zu den Routineaufgaben einer bestimmten Position?
- In welchem Arbeitsumfeld ist ein Mitarbeiter tätig (an der Maschine, am Computer etc.)?
- Welche genauen administrativen Aufgaben kommen auf einen Beschäftigten zu?
Achtung: Die Stellenbeschreibung muss vom Stelleninhaber eingesehen und vom Arbeitnehmer zur Kenntnisnahme unterschrieben werden. Muster für Stellenbeschreibungen kann man sich zwar zum Beispiel auf der Website Wirtschaftswissen kostenlos downloaden, die Ausgestaltung muss jedoch unternehmensspezifisch durchgeführt werden.
Wird eine Stellenbeschreibung in eine Job-Anzeige integriert, kann der Bewerber vorab einschätzen, ob die Stelle seinen Interessen und Fähigkeiten entspricht. Dadurch findet bereits vor dem eigentlichen Bewerbungsverfahren eine bewerberzentrierte Selektion statt. Im besten Falle hat die Personalabteilung weniger Arbeit bei der Personalbeschaffung, da sich verstärkt Kandidaten bewerben, die sich mit der Anforderung einer Stelle identifizieren können.
Wie schreibe ich eine gute Stellenbeschreibung?
Das Erstellen einer guten Stellenbeschreibung stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Wenn die Inhalte einer Stellenbeschreibung jedoch im Voraus klar definiert sind, fällt die Erstellung wesentlich leichter.
Hier kann es sinnvoll sein, mit bestimmten Leitfäden oder Textbausteinen zu arbeiten. Ein Fragebogen, den Sie der Fachabteilung vorlegen, sorgt dafür, dass Sie noch spezifischeren fachlichen Input bekommen. Dies führt letztendlich zu einer aussagekräftigen Stellenbeschreibung. Zudem ist es hilfreich, die wichtigsten Punkte optisch hervorzuheben. Oftmals überfliegen Bewerber die Stellenanzeigen und Arbeitsverträge und können so wichtige Inhalte nicht übersehen.
Stellenbeschreibungen bauen immer auf einem ähnlichen Prinzip auf und sollten relevante Informationen beinhalten. Zu den wichtigsten Informationen gehören:
1. Die Aufgaben
In einer guten Stellenbeschreibung sollte der Aufgabenbereich genau definiert sein. Dadurch vermeiden Sie Missverständnisse und Überschneidungen mit anderen Abteilungen. Sollte der Aufgabenbereich mehrere Abteilungen umfassen oder sonstige Schnittstellen haben, gehören entsprechende Informationen ebenfalls in eine gelungene Stellenbeschreibung. Zudem ist es wichtig, Kern- und Nebenaufgaben zu differenzieren, um den Hauptarbeitsbereich zu definieren. Versuchen Sie, hierbei ein ausführliches Bild zu zeichnen – getreu dem Motto: „so knapp wie möglich, jedoch so ausführlich wie nötig“.
2. Die Ziele
Jede Position in einem Unternehmen und jeder Mitarbeiter tragen zum Unternehmenserfolg bei. Im Rahmen von Zielvereinbarungen wird oftmals definiert, welche Ziele wann erreicht werden sollen. Diese lang- und kurzfristigen Ziele sollten ebenfalls in einer guten Stellenbeschreibung vorkommen. So lassen sich bereits von Anfang an die Weichen für einen gemeinsamen Erfolg stellen.
3. Die Verantwortung
Sollte der gesuchte Mitarbeiter die Verantwortung für bestimmte Abläufe oder andere Kollegen tragen, muss dieser Umstand in einer Stellenbeschreibung angegeben sein. Ebenso gehören Weisungsbefugnisse gegenüber anderen Mitarbeitern, selbstständige Verfügung über bestimmte Ressourcen oder sonstige Mittel in dieses Dokument.
4. Die Fähigkeiten und Kompetenzen
Eine gute Stellenbeschreibung sollte ebenfalls ein Anforderungsprofil enthalten, welches verdeutlicht, ob ein potenzieller Bewerber für die Stelle geeignet ist. Das bedeutet, dass auch die Fähigkeiten beschrieben werden, die notwendig sind, um die vakante Position bestmöglich auszufüllen. Dazu zählen beispielsweise erworbene Qualifikationen (z. B. Ausbildung zum Fachinformatiker/-in, Weiterbildung als Betriebswirt/-in) sowie fachbezogenes Wissen. Außerdem sollten erwartete fachliche Kompetenzen wie IT- oder sprachliche Kenntnisse sowie Methoden-, Führungs- und persönliche Kompetenzen aufgeführt werden.
5. Die Vorgesetzten und Mitarbeiter
Fast jeder Beruf erfordert Interaktion mit anderen Menschen. Die Vorgesetzten, an die man sich bei Fragen oder Problemen wenden kann, sollten in einer Stellenbeschreibung ebenfalls aufgeführt sein. Falls die Tätigkeit eine Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen bedingt, sollten auch die Verantwortlichen anderer Unternehmensbereiche aufgelistet werden.
Die formalen Kriterien einer Stellenbeschreibung variieren je nach Unternehmen, Arbeitsumfeld und Branche. Wird im Öffentlichen Dienst oder im Staatsdienst oftmals eine bestimmte Form vorgeschrieben, kann das bei einem privatwirtschaftlichen Betrieb eher frei nach Ermessen formuliert werden.
Was gehört nicht in eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung soll eine Position näher erläutern und bestimmte Aufgaben definieren. Wird sie in eine Stellenanzeige integriert, soll sie dem Bewerber einen besseren Überblick über seine zukünftigen Tätigkeiten und Aufgaben verschaffen. Allerdings gehören einige (zu) spezifische Angaben nicht in eine Stellenbeschreibung. Beispiele dafür wären:
- Gehaltsangaben
- Entgeltliche Sonderleistungen an den Stelleninhaber
- Zeitlicher Umfang der Arbeit
- Urlaubsansprüche
- Probezeiten
- Befristungen
Die oben aufgeführten Angaben sind zwar Bestandteil eines Arbeitsvertrages, jedoch tragen sie nicht zur Beschreibung der Tätigkeiten und Aufgaben bei, sondern sind eher formaler bzw. arbeitsrechtlicher Natur. Aus diesem Grund sind sie für eine Stellenbeschreibung obsolet.
Achtung: Achten Sie immer darauf, dass die Stellenbeschreibung aktuell ist. Dies bedarf einer permanenten Aktualisierung durch die zuständige Personalabteilung – gerade bei Umstrukturierungen oder Zusammenlegungen von Arbeitsbereichen ist das besonders wichtig.
Interviews und Tests anhand der Stellenbeschreibung erstellen
Anhand ausführlicher Stellenbeschreibungen zeigt sich schnell ein Anforderungsprofil für zukünftige Mitarbeiter. So können Personalmanager und Führungskräfte Interviews gezielt auf bestimmte Stellen zuschneiden und die Anforderungsprofile mit den Eigenschaften von potenziellen Bewerbern abgleichen. Auch Einstellungstests können optimal auf die zu besetzende Stelle angepasst werden, wenn in der Stellenbeschreibung die Aufgabengebiete ausführlich aufgeführt sind.
Organisatorische Prozesse, unter anderem
- Zugriffsrechte
- Nutzungsrechte
- und Entscheidungsbefugnisse
regeln sich durch eine Stellenbeschreibung. Die Aushändigung der Beschreibung und deren Bestätigung durch die Unterschrift des Arbeitnehmers sichern die Situation rechtlich ab.
Für die Führungskraft hat die Stellenbeschreibung ebenfalls einen deutlichen Vorteil: Wenn ein Arbeitnehmer aus seiner Stelle austritt, können die Austrittsgespräche, auch als Offboarding bezeichnet, anhand der Stellenbeschreibung erfolgen. Dies erleichtert außerdem die Erstellung eines Arbeitszeugnisses. Durch die Übernahme wesentlicher Merkmale der Stellenbeschreibung erleichtert sich auch die Erstellung des Arbeitsvertrages. So weiß auch der Arbeitnehmer, wenn er die Stelle annimmt, worauf er sich einlässt und was auf ihn zukommen wird.
Welche Vorteile und Nachteile hat eine Stellenbeschreibung?
Die konkrete Beschreibung einer Stelle hat einige Vor- und Nachteile. Sie sollten sich diese vor allem vor einer Veröffentlichung – beispielsweise in einer Stellenanzeige oder in einer Job-Ausschreibung – bewusst machen.
Zu den Vor- und Nachteilen der Stellenbeschreibung zählen die folgenden:
| Vorteile | Nachteile |
| Passende Besetzung ist durch vorhandene Informationen einfacher zu finden | fehlende Anforderungen durch zu spezifische Beschreibungen könnten von Bewerbern im Job nicht berücksichtigt werden |
| Konkretisierung der Ziele verschafft einen Überblick, ob angepeilte Ziele erreicht wurden | |
| Abgrenzung der Arbeitsstellen verhindert Überschneidungen | |
| Personalmanagement spart Zeit | |
| Gegenüberstellung von Anforderungs- und Qualitätsprofil auf einen Blick | |
| Hohe Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber |
Tipp: Führungskräfte sollten bereits von Anfang an darauf achten, dass es bei den Anforderungen in der Stellenbeschreibung nicht zu Missverständnissen kommt.
Stellenbeschreibungen verbessern Personalprozesse
Folgende Personalprozesse können durch die Erstellung von Stellenbeschreibungen optimiert werden, sodass sich eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis ergibt und eine Anpassung der Prozesse an die individuellen Stellenanforderungen stattfinden kann:
- Stellenausschreibung
- Auswahlverfahren eines Bewerbers
- Einstellungsprozesse
- Einarbeitungsprozesse
- Personalentwicklung
- Personalplanung
- Personalaustritte
- Stellvertretungsregelungen
Stellenbeschreibung helfen auch beim Recruiting
Trotz der zahlreichen Vorteile, die eine Stellenbeschreibung mit sich bringt, werden sie oft deutlich vernachlässigt, da sich die Stellenanforderungen häufig ändern und ständigen Neuordnungen unterlegen sind. Viele Unternehmen wollen sich nicht die Arbeit machen, Stellenbeschreibungen ständig zu aktualisieren und neu zu ordnen.
Stellenbeschreibungen erweisen sich jedoch in jeder Hinsicht als praktisch: Sie zeigen zum einen auf, welche Tätigkeiten mit einer Stelle im Unternehmen verbunden sind. In einem weiteren Schritt können diese Angaben dann auch beim Recruiting hilfreich sein, wenn Job-Ausschreibungen angefertigt werden. Auch für die Mitarbeiter sind die Stellenbeschreibungen eine Hilfe: Sie wissen, welche Aufgaben auf sie zukommen.
In manchen Fällen ist es Pflicht, Stellenbeschreibungen zu überarbeiten, wenn eine Zertifizierung stattfinden soll. Hierbei ist es von deutlichem Vorteil, wenn die Stellenbeschreibungen bereits vorliegen und nicht in kürzester Zeit für alle Stellen erstellt werden müssen. Wer sich nach und nach eine Kartei mit Stellenbeschreibungen anlegt, kann von zahlreichen Vorteilen profitieren.
