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Digitalisierung in der Personalabteilung: 6 wissenswerte Facts

© peshkov / Fotolia
Digitalisierung Personalabteilung

Industrie 4.0 ist ein Begriff, der sich seit einigen Jahren etabliert hat. Auch im Marketing und natürlich in der IT ist die Digitalisierung nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Doch wie sieht es eigentlich in der Personalabteilung aus? In diesem Beitrag lesen Sie 6 Dinge, die Sie über digitales Arbeiten und digitale Möglichkeiten in der HR-Abteilung wissen müssen.

1. Digitalisierung in der Personalabteilung: HR als Schlusslicht

Ein Blick auf die Zahlen beweist: In Sachen Digitalisierung ist der Bereich Human Resources mit Sicherheit kein Vorreiter – im Gegenteil. Vergleicht man die Arbeitsweise und die verwendeten Hilfsmittel der Personalabteilung mit anderen Abteilungen eines Unternehmens, so fällt auf, dass die HR-Abteilung deutlich „analoger“ arbeitet.

Eine Studie des Kienbaum Instituts hat digitales Arbeiten und Arbeitsmethoden folgendermaßen gegliedert:

  • Mobile Application
  • Data Analysis
  • E-Commerce
  • Cloud-Lösungen
  • Social Media
  • Internet der Dinge
  • Künstliche Intelligenz
  • Technologien
  • Augmented Reality

Die Ergebnisse der Studie sind interessant. Denn: Nur in Bezug auf die Social-Media-Nutzung konnte die Personalabteilung andere Unternehmensbereiche überholen. Diese Tatsache ist wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass immer mehr Unternehmen – sowohl KMU als auch Konzerne – die verschiedenen zielgruppenspezifischen Ansprache-Möglichkeiten der sozialen Medien nutzen, um Stellenangebote dort zu streuen, wo potenzielle Interessenten warten.

Die Digitalisierung in der Personalabteilung ist also durchaus noch ausbaufähig, zumal da es bereits Technologien und Softwares gibt, die erhebliche Arbeitseinsparungen ermöglichen.

2. Personal-Software vs. Personal-Tools – das ist der Unterschied

Wovon die Personalabteilung in jedem Fall profitieren kann, sind verschiedene technische und IT-basierte Raffinessen, die sowohl den Recruiting-Prozess als auch die gesamte Personalverwaltung ermöglichen.

Im besten Falle lässt sich beides verbinden – solche Software-Lösungen können oftmals noch mehr und sind nicht gerade kostengünstig. Vollumfängliche Enterprise Ressource Planning (ERP) Softwares dienen nicht nur der Personalabteilung, sondern dem gesamten Unternehmen.

Generell wird zwischen verschiedenen IT-basierten Hilfsmitteln unterschieden:

  • Recruiting-Tool: Verstärkt handelt es sich dabei um Search-Tools, die im Active Sourcing besonders beliebt sind. Mithilfe der Online-Tools können unterschiedliche Businessnetzwerke und Datenbanken nach geeigneten Kandidaten durchsucht werden. Filtern lässt es sich dabei nach Berufserfahrung, Kompetenzen etc. Einige Tools verfügen auch über Matching-Funktionen.
  • Recruiting-Software: Die Möglichkeiten dieser Programme sind oftmals auch in die Personalmanagement-Software eingebettet. Konkret geht es um die Bewerberverwaltung. Serienbrief-Funktionen, automatisierte E-Mails zum Bewerbungseingang und das Anlegen eines Talent-Pools erleichtern die Personalbeschaffung und greifen Recruitern unter die Arme.
  • Personalmanagement-Software: Die Funktionen der Personalmanagement-Software konzentrieren sich in aller Regel auf bestehendes Personal. Hinterlegt sind unter anderem Stammdaten der Mitarbeiter, Arbeitsverträge sowie Informationen zu Löhnen und Gehältern. Auch die Urlaubsplanung kann über solche IT-Lösungen vorgenommen werden.

Erstrebenswert ist es, auf eine Software-Lösung zu setzen, die alle möglichen Funktionen vereint. Wenn über die IT-Lösung sowohl Kandidaten als auch Bewerber und Mitarbeiter kontaktiert und verwaltet werden können, bringt das eine wesentliche Zeitersparnis mit sich.

3. Personaleinsatzplanung digital koordinieren – das bringt die Zukunft

Bisher noch Zukunftsmusik ist es, den Personalbedarf digital zu koordinieren. Gibt es ein IT-basiertes System, über welches bestehende Mitarbeiter, vakante Stellen und der Talent-Pool koordiniert werden können, kann das System selbst aktiv werden. Unterstützende Programme haben das Potenzial, Lücken im Personalbestand aufzudecken und die Planung so zu vereinfachen. Beispiele wären folgende Fälle:

  • Verrentung
  • Mutterschaftsurlaub und Elternzeit
  • Krankheitsbedingte Ausfälle

Sobald das System mit Informationen gefüttert wird – beispielsweise „die Mitarbeiterin ist schwanger“ – kann es im Talent-Pool geeignete Kandidaten auswerten, die über die Software direkt kontaktiert werden können. Sind bestehende Vorlagen ins System integriert, bedarf es nur noch weniger Mausklicks, bis potenzielle neue Mitarbeiter kontaktiert werden können.

So könnte der Idealfall in einer voll digitalisierten HR-Abteilung aussehen. Die aktuellen Entwicklungen des Datenschutzes (DSGVO) und mangelnde Schnittstellen an Softwares lassen solche Ideen aktuell zwar realisierbar aussehen, eine tatsächliche Umsetzung findet sich bisher aber in den wenigsten Unternehmen.

4. Die digitale Personalakte und ihre Schnittstellen

Ganz anders sieht es jedoch mit der digitalen Personalakte aus, die es bereits in vielen Unternehmen gibt. Dabei handelt es sich um ein IT-System zur Dokumentenablage, das eigens für die Personalabteilung entwickelt wurde. Gespeichert werden alle Dinge, die in der traditionellen Personalakte aus Papier auch abgelegt würden:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Schriftverkehr
  • Arbeitsvertrag
  • Zusatzvereinbarungen
  • Arbeitszeugnisse
  • Bescheinigungen etc.

Der Vorteil der digitalen Personalakte: Alle relevanten Dokumente sind zentral abgelegt, wodurch auch HR-Mitarbeiter an anderen Standorten auf die Informationen zugreifen können. Das vereinfacht nicht nur die Handhabung, sondern bringt auch einen Zeitgewinn mit sich, wenn mit wenigen Klicks alle nötigen Details abgerufen werden können.

Schnittstellen mit der Buchhaltungssoftware für die Lohn-Abrechnung sorgen aufs Neue für eine Zeitersparnis, die nicht zuletzt auch einen wesentlichen Vorteil für das Unternehmen hat – eine deutliche Kosteneinsparung. Denn weniger HR-Mitarbeiter können in kürzerer Zeit deutlich mehr schaffen. Kurzum: Eine Effizienzsteigerung wird möglich.

5. Intranet und Chat lösen E-Mail ab

Ein wesentlicher Punkt, der ebenfalls mit der Digitalisierung einhergeht, ist die vereinfachte Kommunikation – sowohl innerhalb der Personalabteilung als auch nach außen.

Ein Intranet, das firmeneigene soziale Netzwerk und diverse Chat-Funktionen, beispielsweise Slack, vereinfacht die unternehmensinterne Kommunikation. Während im E-Mail-Schriftverkehr noch Netiquette gefordert und Smilies bis vor Kurzem No-Gos waren, ist das bei den unzähligen Chat-Möglichkeiten heute nicht mehr der Fall. Schnelle Nachrichten ohne Anfrage und Grußformeln ausschließlich für die Informationsübermittlung sind formlos möglich. Die mittlerweile klassisch wirkende E-Mail hat einen eher offiziellen Charakter bekommen.

Automatisierte Kommunikationslösungen für das Bewerbermanagement zeigen sich ebenfalls zeitsparend. War der Serienbrief bis vor wenigen Jahren noch das Nonplusultra, verfügen unzählige HR-Software mittlerweile über Möglichkeiten, um mit Bewerbern schnell in Kontakt zu treten. Im Sinne der Candidate Experience erweist sich das als besonderer Benefit, denn die Bewerber bleiben up to date über den fortlaufenden Bewerberprozess – und das ganz ohne das einzelne Verfassen von E-Mails und Briefen.

6. Digitalisierung in der Personalentwicklung: E-Learning und digitale Weiterbildung

Auch in puncto Personalentwicklung bietet die Digitalisierung besondere Annehmlichkeiten, die nicht außer Acht gelassen werden sollen und die bereits vielerorts Anwendung finden. Wer Mitarbeiter gezielt weiterbilden möchte, hatte in Vergangenheit unter anderem die Möglichkeiten des Trainings:

  • On the job: Hierbei werden die Aus-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen im Unternehmen bezeichnet.
  • Off the job: Damit ist die Wissensvermittlung außerhalb des Unternehmens gemeint, beispielsweise bei Weiterbildungen oder Zertifikatslehrgängen am Abend oder am Wochenende.
  • Near the job: Bei dieser Mischform handelt es sich um eine Kombination der beiden oben genannten Wege.

E-Learning-Angebote stellen nun eine neue Dimension innerhalb der Personalentwicklung dar. Einerseits sind solche digitalen Weiterbildungsmaßnahmen oftmals kostengünstiger, wodurch generell mehr Mitarbeiter gefördert werden können. Andererseits können E-Learning-Angebote ortsunabhängig wahrgenommen werden, was einen weiteren Vorteil darstellt und auch agiles Lernen fördert.

Autor: Redaktion Personalwissen

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