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Digitale Bildung für Mitarbeiter: So bringt es Ihr Unternehmen voran

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Digitale Bildung von Erwachsenen und Kindern

Die Digitalisierung und die innovative Vernetzung von digitalen Systemen ist aus unserem Lebensalltag nicht mehr wegzudenken. Während die Gesellschaft vor wenigen Jahren Entwicklungen wie „Smart Home“ oder „Autonomes Fahren“ noch skeptisch betrachtete und keinen Mehrwert in diesen Entwicklungen erkannte, arbeiten heute weltweit unzählige Unternehmen daran, das Leben von Menschen durch die Digitalisierung komfortabler, schneller und effektiver zu gestalten. Mittlerweile sind das Smartphone oder Tablets für die meisten Personen sowohl im privaten wie auch im beruflichen Bereich normale Alltagsgegenstände geworden, die wie selbstverständlich genutzt werden. Das Internet bestimmt zudem das ökonomische und gesellschaftliche Handeln und die digitale Arbeitswelt, da mobile oder stationäre Internetverbindungen nahezu weltweit verfügbar sind und regionale Binnenmärkte globalisieren.

Alle setzen auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz

Neben Privatpersonen nutzen auch Unternehmen und Konzerne zunehmend stärker digitale Medien, neue Technologien oder setzen vermehrt auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Dies hat aus ökonomischer und ökologischer Sicht viele Vorteile. Gleichzeitig bringt es auch Herausforderungen und eine gesamtgesellschaftliche Verantwortung für Unternehmen mit sich. Diese begründen sich vor allem darin, jede Privatperson und jeden Arbeitnehmer so fortzubilden, dass alle Innovationen der digitalen Technik professionell und effektiv genutzt werden können.

Gleichzeitig müssen auch die Rahmenbedingungen und Ressourcen vorhanden sein, damit jeder Mensch von der Digitalisierung profitiert und nicht abgehängt wird. Hier kommt digitale Bildung ins Spiel. Was versteht man unter diesem Oberbegriff? Zusammengefasst beinhaltet digitale Bildung alle Anstrengungen von Privatpersonen, Bildungseinrichtungen oder Unternehmen, die den Erwerb von Kompetenzen und Wissen nachhaltig fördern. Mittels digitaler Bildung ist es Menschen möglich, an der technischen und multimedialen Welt aktiv teilzuhaben und so die Entwicklung der Digitalisierung persönlich mitzugestalten.

Welche Bedeutung hat digitale Bildung für Unternehmen?

Im Berufsleben und in der fortschrittlichen und oft schnelllebigen digitalen Arbeitswelt gilt der Umgang mit moderner Kommunikationstechnik in den meisten Berufszweigen als Grundvoraussetzung für eine Beschäftigung. Von potenziellen Kandidaten wird erwartet, dass sie über eine hohe Kompetenz und Qualifikation bei der Nutzung digitaler Medien verfügen. Angefangen von allgemeinen PC- oder Internet-Anwendungen, über vertiefte Kenntnisse von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen, bis hin zu spezifischen Computerprogrammen für einzelne Berufszweige: Ohne einen großen Wissensschatz und ein persönliches Interesse an Digitalisierung ist ein effektives Arbeiten für die meisten Angestellten heute nicht mehr möglich.

Aus diesem Grund wird digitaler Bildung heute ein sehr entscheidender Stellenwert in modernen Unternehmen zugemessen. Dies liegt vor allem daran, dass die Qualifikation der Angestellten in hohem Maße über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens entscheidet. Durch eine erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens ergeben sich neue Möglichkeiten zur Erweiterung der Geschäftstätigkeit oder zur Expansion des Unternehmens in globalen Märkten. Zudem wirkt es auf Mitarbeiter sehr motivierend, in einem Betrieb tätig zu sein, der moderne Arbeitsbedingungen in der digitalen Arbeitswelt bietet und seine Mitarbeiter individuell qualifiziert.

Schulungsabteilungen im eigenen Unternehmen aufziehen

Global agierende, international aufgestellte Konzerne verfügen in der Regel über die Ressourcen, um Schulungsabteilungen zu gründen und jeden Mitarbeiter fachgerecht und spezifisch zu fördern. So stellen sie sicher, die Digitalisierung des Gesamtkonzerns professionell voranzubringen. Durch eine mitarbeiterzentrierte Weiterbildung in digitalen Arbeitsbereichen sichern Firmenverantwortliche ihrem Unternehmen im globalen Wettbewerb einen Wissens- und Innovationsvorsprung. Die Verfügbarkeit hoch qualifizierter Facharbeiter macht dabei oft den wesentlichen Wettbewerbsvorteil aus.

Für viele junge Unternehmen und Start-ups hingegen bedeutet der digitale Wandel oft unüberbrückbare Herausforderungen. Gerade kleine und mittelständische Betriebe sind oft einem hohen Wettbewerbsdruck und einem internationalen Preiskampf ausgesetzt, bei dem die Lohnnebenkosten in Industrieländern immer wieder zu einem Problem werden. Der hohe Kostendruck verhindert, dass auch die Mitarbeiter in kleineren Betrieben in Bezug auf die Digitalisierung ausreichend und intensiv fortgebildet werden können. Dadurch sinken die Produktivität und letztlich die Leistungsfähigkeit der Belegschaft.

Wie legt man den  Change-Management-Prozess fest?

Um dem entschieden entgegenzuwirken, ist es unumgänglich, in einem Change-Management-Prozess genau festzulegen, welche Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt werden müssen, um den internen Digitalisierungsprozess voranzutreiben. Ein Changemanagement-Prozess ist dabei in der strategischen Umsetzung nicht einfach, da sich Märkte und Leistungsanforderungen stetig verändern. Zudem bringt es die hohe Innovationskraft im digitalen Umfeld mit sich, dass die Anforderungen an Hardware, Software und an eine individuelle Ausbildung immer weiter fortschreiten, was zusätzliche Kosten für Unternehmen bedeutet.

Ein Changemanagement-Prozess, der das Ziel hat, das Unternehmen effektiv und nachhaltig zu digitalisieren, ist daher mit einer Reise zu vergleichen, bei der man den Bestimmungsort nicht kennt. Es ist nicht absehbar, welche Risiken, Gefahren oder Widerstände auftreten. Gleichzeitig ist es für Betriebe jeder Größe wichtig, die Digitalisierung im Unternehmen und die digitale Bildung der Mitarbeiter voranzutreiben, um nicht von Mitbewerbern abgehängt zu werden und so Marktanteile zu verlieren.

Digitale Bildung ist daher für jedes Unternehmen essenziell, da es die bestmögliche Qualifikation der Belegschaft unterstützt. Wie kann man jedoch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter im Betrieb sich fortwährend in Bezug auf die Digitalisierung weiterbilden? Welche internen Rahmenbedingungen müssen für digitale Bildung geschaffen werden?

Wie können Sie eine fortwährende Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter sicherstellen?

Selbst wenn Sie in Ihrem Unternehmen über keine eigene Fort- und Weiterbildungsabteilung verfügen, können Sie der digitalen Bildung Ihrer Mitarbeiter die größtmögliche Priorität einräumen. Da die innerbetriebliche Digitalisierung immer eng mit den eigenen Produkten oder Dienstleistungen verwoben ist, birgt digitale Bildung im Rahmen der betrieblichen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sehr große Chancen, den hohen Qualifizierungsbedarf Ihrer Mitarbeiter schnell und effizient zu decken.

Dabei ist es entscheidend, den Weiterbildungsbedarf der Belegschaft durch die Führungskräfte im Unternehmen zu kanalisieren. Hier kann nicht nur bestimmt werden, welche Betriebsangehörigen in welcher Weise weitergebildet werden sollen, sondern auch, mit welchen Mitteln eine effiziente Fortbildung sichergestellt werden kann. Ihre Führungskräfte sollten dabei individuell vorgehen und in einem Performance-Dialog mit jedem Angestellten spezifisch festlegen, welche Kernkompetenzen der digitalen Bildung im nächsten Schritt ausgebaut werden sollen.

Ziel jeder spezifischen Maßnahme ist dabei, die digitale Kompetenz Ihrer Angestellten zu stärken. So stellen Sie sicher, dass Ihre Belegschaft effizient, strategisch und fokussiert, mittels modernster Arbeitsmethoden im Betrieb tätig sein kann. Statt Weiterbildungskurse und Coachings immer für Gesamt-Teams anzubieten oder Arbeitsgruppen mit unterschiedlichen Kenntnisständen unpersönlich zu schulen, hilft die individuelle Fortbildung sehr gezielt dabei, das Wissen einzelner Mitarbeiter zielorientiert zu erweitern. Gleichzeitig spart es Zeit und Kosten im Unternehmen und erhöht die Motivation aller Mitarbeiter.

Mit Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen Mitarbeiter qualifizieren

Neben der klaren Festlegung von Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen und der stringenten Qualifizierung von Mitarbeitern, macht es aus innerbetrieblichen Erwägungen immer Sinn, zu überprüfen, ob die von Ihnen eingesetzten Lernmedien noch zeitgemäß und für alle Mitarbeiter lukrativ sind. Während vor Jahren das Lernen anhand von analogen Arbeitsmaterialien üblich war, hat sich die Art und Weise, wie Menschen heute lernen, radikal gewandelt. Gerade wenn es um Details der Digitalisierung und innovative Ideen der Vernetzung geht, sind analoge Lernmedien nicht das Mittel der ersten Wahl. Vielmehr helfen Videos, interaktive Internetseiten und das Einbeziehen von sozialen Medien dabei, dass Ihre Mitarbeiter nicht nur die spezifischen Inhalte aufnehmen, sondern gleichzeitig Freude am Lernen empfinden.

Zeitgemäße Lernmedien sind zudem mobil und auf verschiedenen Endgeräten abrufbar. So ist es Ihren Mitarbeitern möglich, sich jederzeit fortzubilden und dabei nicht örtlich oder zeitlich gebunden zu sein. Dadurch wird digitale Bildung einfach, umsetzbar und effektiv in den Arbeitsalltag integriert und gehört wie selbstverständlich zur Tätigkeit Ihrer Mitarbeiter. Die Grenzen zwischen Arbeiten und Lernen verschwimmen immer mehr. Gleichzeitig fühlen sich Ihre Beschäftigten durch moderne Weiterbildungsmaßnahmen und innovative Lernmittel wertgeschätzt und werden bessere Fortbildungsergebnisse erzielen.

Welche internen Rahmenbedingungen müssen für digitale Bildung geschaffen werden?

Neben der Umsetzung individueller Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter müssen Sie Sorge dafür tragen, auch in die digitale Infrastruktur im Unternehmen zu investieren. Dies ist wichtig, da Ihre Mitarbeiter Gelerntes nur dann sinnvoll und zielgerichtet umsetzen können, wenn im Betrieb die Möglichkeiten dafür geschaffen wurden.

Neben der Anschaffung moderner, vernetzter Endgeräte, wie zum Beispiel Personal Computern, Druckern oder Telefonen kommt es dabei vor allem auch auf die Güte der Internetverbindung an. Durch den nicht flächendeckenden Ausbau von Glasfasernetzen in Deutschland müssen sich viele Unternehmen, abseits der Ballungsräume großer Städte, oft mit sehr geringen Internet-Bandbreiten zufriedengeben. Die Internetverbindung behindert dann die digitale Bildung der Belegschaft massiv.

So ist es in vielen Fällen nicht möglich, HD-Videos anzusehen oder große Datenpakete sicher und schnell an Kunden oder Abteilungen an andere Unternehmensstandorten zu versenden. Auch die moderne Kommunikation mittels Videotelefonie oder Methoden des Wissensaustausches wird durch ein langsames Netzwerk oder eine zu geringe Bandbreite der Internetverbindung gehemmt.

Investitionen in Hard- und Software und in innovative Rahmenbedingungen sind dabei aus Unternehmenssicht nicht aufschiebbare Ausgaben in die Zukunft und Konkurrenzfähigkeit des Betriebes. Einzig und allein durch das Vorhalten moderner Informationstechnologie gelingt es langfristig, die digitale Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter und den Changemanagement-Prozess zum digitalen Unternehmen erfolgreich abzuschließen. Erfolgreiche Unternehmen investieren daher Geld und Zeit, um die internen Rahmenbedingungen zu schaffen, die notwendig sind, um die digitale Bildung im Betrieb voranzutreiben und alle Beschäftigten und den Gesamtbetrieb modern und zukunftsweisend aufzustellen.

Welche Möglichkeiten und Vorteile bieten die digitale Bildung für Personaler?

Für Personaler bringt die Digitalisierung der Arbeitswelt, ebenso wie für die meisten anderen Fachabteilungen in Unternehmen, Erleichterungen mit sich. Viele Vorgänge in Personalabteilungen kann man automatisieren und der Zugriff auf nicht analoge Datenbanken erleichtert die interne und externe Informationsbeschaffung. Zugleich bringt die Digitalisierung und die digitale Bildung von Mitarbeitern auch Herausforderungen mit sich, auf die Personalverantwortliche professionell reagieren müssen.

Bei einem Blick in die vielfältigen Aufgabenbereiche von Personalabteilungen fällt schnell auf, dass es zahlreiche Schnittmengen in Arbeitsabläufen gibt, bei der die Digitalisierung von Prozessen Zeit und Ressourcen einsparen kann. Die digitale Bildung von Personalern und die zielgerichtete Digitalisierung von wiederkehrenden Arbeitsschritten kann vor allem in folgenden Bereichen hilfreich sein:

  • Aufbau von internen, vernetzten Datenbanken mit personalrelevanten Informationen
  • Digitale interne und externe Informationsquellen, die man bei der Beratung oder Betreuung der Mitarbeiter oder der Führungskräfte im Unternehmen zu Rate ziehen kann.
  • Verwendung von modernen, vernetzten Abrechnungsprogrammen zur professionellen Liquidation der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sowie aller steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgänge
  • Digitalisierung der Prozesse in den Bereichen Personalbeschaffung und Personalauswahl
  • Organisation, Planung, Verrechnung und Evaluierung von internen Fortbildungsmaßnahmen
  • Modernes Reisekostenmanagement
  • Zielorientiertes Ausbildungsmanagement
  • Aufbau eines Intranets zur digitalen Mitarbeiterkommunikation

Vernetzte Datenbanken als Informationsquelle für mitarbeiterrelevante Informationen

Während früher für jeden Betriebsangehörigen eine eigene, schriftliche Personalakte geführt werden musste, hilft die Digitalisierung dabei, in intern vernetzten Datenbanken alle wichtigen Informationen über Angestellte zu speichern. Das hat den Vorteil, dass alle leitenden und zugangsberechtigten Angestellten auf Knopfdruck, innerhalb von Sekunden, Zugang zu den persönlichen Daten des Mitarbeiters haben. Gleichzeitig ist es ohne Umwege möglich, Anfragen zu Krankenkassen- und Sozialversicherungsunterlagen zu beantworten und digital zu verarbeiten. Da auch Behörden immer stärker auf die Digitalisierung setzen, werden behördlich initiierte Vorgänge mit Relevanz bearbeitet und fließen in Echtzeit in die digitale Mitarbeiterakte ein. Unter Berücksichtigung aktueller Datenschutzbestimmungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordung) sind Mitarbeiterdaten für Unternehmen in der digitalen Personalakte jederzeit verfügbar.

Eine moderne HR-Software ist dabei mehr als nur ein spezieller Mitarbeiter-Ordner auf dem Laufwerk eines Firmennetzwerkes. Moderne Software speichert nicht lediglich alle relevanten Daten und vernetzt diese mit unterschiedlichen Empfängern. Gleichzeitig lösen innovative HR-Programme selbstständig Aktivitäten aus und bearbeiten komplette Vorgänge nahezu eigenverantwortlich. So erinnert Ihre moderne Software-Applikation Sie zum Beispiel frühzeitig an auslaufende, befristete Arbeitsverträge oder an das Probezeitende eines Angestellten.

Vor allem die folgenden Informationen speichert man in einer digitalen Personalakte, in strukturierten Menübäumen dargestellt und durch die Vernetzung über Server mit Unternehmensprozessen nutzbar gemacht:

  • Alle Stammdaten Ihres Mitarbeiters
  • Arbeitszeiten, Einsatzzeiten und Soll-Ist-Abgleich
  • Verträge und Stellenbeschreibung
  • Aktuelles Gehalt, Zulagen, Boni und Gehaltsverlauf
  • Bewerbungsunterlagen und weitere, personenbezogene Informationen
  • Bewertungsinformationen aus Performance-Gesprächen
  • Vereinbarungen über Dienstwagenregelungen
  • Sozialversicherungsdaten
  • Gesundheitsdaten, Statistiken und Untersuchungsergebnisse von Betriebsärzten
  • Wichtige Daten, Fristabläufe und weitere gespeicherte Dokumente

Wie der Einsatz digitaler Informationsquellen Personalern hilft

Als Personaler haben Sie neben vielen anderen Arbeitsbereichen auch die Aufgabe, Mitarbeitern und Führungskräften Auskünfte zu unterschiedlichen Sachfragen zu geben. Angestellte benötigen zum Beispiel Informationen, wann ein Wechsel der Steuerklassen sinnvoll ist. Schwangere Mitarbeiterinnen erwarten von Ihnen Detailinformationen zu den Themen Elterngeld und Elternzeit. Führungskräfte interessieren sich für Kündigungsfristen oder erfragen bei Ihnen die Details zur neuesten Rechtsprechung oder die Interpretation komplexer Gesetzestexte. Professionelle, digitale Informationsquellen helfen Ihnen in diesen Fällen, effektiv und zeitsparend alle Informationen zu finden und an die entsprechenden internen Fragesteller weiterzugeben.

Auch wenn solche Zugänge zu externen Ratgebern auf den ersten Blick kostenintensiv sind, bestechen sie durch eine hohe Effektivität im Vergleich zu analogen Fachbüchern, die schnell veralten. Allein die regelmäßigen, automatischen Updates und die integrierte Stichwortsuche in digitalen Informationsquellen hilft Personalern dabei, Antworten kurzfristig zu finden und rechtlich einwandfrei zusammenzufassen. Auch ist die Digitalisierung und Weitergabe relevanter Informationen ressourcenschonend. Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sind zusätzliche Gründe, fachliche Informationen zu digitalisieren. Durch einen effektiven Passwortschutz und digitale Zertifikate hat in diesem Fall nur derjenige Zugriff auf die Daten oder Sachverhalte, der von Ihnen eine Berechtigung erhalten hat.

Wie der Einsatz moderner Abrechnungsprogramme Personalern hilft

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den wesentlichen Aufgaben der Personalabteilung. Bei der richtigen Kalkulation der monatlichen Zahlungen an Ihre Belegschaft und bei der korrekten Summierung von Urlaubsansprüchen oder Krankheitstagen ist hohe Sorgfalt geboten. Statt aufwendige manuelle Berechnungen vornehmen zu müssen, helfen innovative und moderne Abrechnungsprogramme dabei, die Lohn- und Gehaltsabrechnung schnell und fehlerfrei zu erstellen. Durch die Vernetzung mit Behörden sind Sozialversicherungsbeiträge auf Knopfdruck und termingerecht abzuführen. Dies ist auch deshalb möglich, weil aktuelle Entgeltabrechnungsprogramme zumeist ITSG-zertifiziert sind und daher nahtlos mit Krankenkassen kommunizieren können.

Auch ist es möglich, jederzeit und übersichtlich über alle relevanten finanziellen Parameter eines Mitarbeiters Kenntnis zu erlangen und diese bei Bedarf und in Absprache mit Vorgesetzten zu verändern. Ohne digitale Abrechnungsprogramme, die gesetzliche Änderungen durch Updates automatisch integrieren, wären Lohn- und Gehaltsabrechnungen nicht nur sehr langwierig, sondern vor allem sehr fehleranfällig. Daher ist es auch für kleinere Unternehmen sinnvoll, digitale Abrechnungssoftware einzusetzen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister auszulagern, statt manuelle Buchungen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorzunehmen.

Digitalisierung der Prozesse im Bereich Personalauswahl und Personalbeschaffung

Vor Jahren war der Rekrutierungsprozess von einem individuellem und oft zeitintensiven Vorgehen geprägt. Den Eingang von schriftlichen Bewerbungsunterlagen musste man zunächst per Hand protokollieren. Eingangsbestätigungen wurden auf postalischem Wege versandt und die personenbezogenen Daten potenzieller Kandidaten mussten aufwendig in handschriftlichen Tabellen festgehalten werden. Auch wenn der Einsatz der ersten Tabellenkalkulationsprogramme vieles erleichterte, bieten moderne Recruiting-Programme bessere und professionellere Möglichkeiten für eine effektive und smarte Rekrutierung von neuen Mitarbeitern.

Beginnend mit der automatischen Bewerbungseingangsbestätigung bis hin zur Weiterleitung relevanter Unterlagen an Entscheider kann der Bewerbungsprozess durch den Einsatz spezialisierter Software vollständig digitalisiert werden. Bewerber haben zudem die Möglichkeit, ihre Daten und alle Nachweise und Zeugnisse selbstständig im Internet hochzuladen. Nach dem Eingang der Bewerbung in der Personalabteilung nimmt das eingesetzte Softwareprogramm bereits vor einer ersten Überprüfung der Dokumente durch einen Personaler die Einteilung in definierte Kategorien vor.

Die Kategorisierung kann man zum Beispiel anhand des Alters der Bewerber, Ihrer Qualifikation oder anhand von definierten Stichwörtern vornehmen. Im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses sind die Kandidaten durch den Einsatz moderner Software viel besser miteinander zu vergleichen. Entscheidungen sind so anhand von vorab festgelegten Kriterien effektiver und relevanter zu treffen.

Klassische Bewerbungsunterlagen oder moderne Rekrutierungssoftware?

Statt Bewerbungsunterlagen immer wieder in Papierform auszudrucken und die hochsensiblen personenbezogenen Daten später aufwendig zu vernichten, nutzt moderne Rekrutierungssoftware digitale Bewerberakten, in die Entscheider und Personalverantwortliche ihre Notizen zum Bewerber hinterlegen. Da man auch Einladungen oder Absagen an alle Kandidaten digital per E-Mail versenden kann, sparen Unternehmen viel Zeit und Geld für Porto, Versand und die Erstellung von spezifischen Briefen.

Durch ein stringentes, digitalisiertes Bewerbermanagement können Personaler sich viel stärker und mit mehr Tiefgang auf die eigentliche Personalauswahl agglomerieren. Statt sich immer wieder durch einzelne und sehr arbeitsintensive Arbeitsschritte abzulenken, konzentrieren sich Personalverantwortliche vor allem darauf, die besten Bewerber zu finden. Ein strukturierter Bewerbungsprozess unterstützt so auch ein nachhaltiges Employer Branding und vergrößert Ihre Chancen die geeignetsten Kandidaten für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Nachdem man letztlich die Entscheidung für einen Bewerber getroffen hat, kann man seine personenbezogenen Daten einfach und schnell in eine digitale Personalakte übernehmen.

Digitale Bildung und Personalkostenplanung

Auch in der Stellenverwaltung, die in jedem Unternehmen die Grundlage für Neueinstellungen und eine professionelle Personalkostenplanung darstellt, hilft effektive Digitalisierung Personalverantwortlichen Unter- oder Überkapazitäten zu erkennen und aus den gewonnenen Erkenntnissen Maßnahmen zu entwickeln, die eine sinnvolle Personalplanung und einen Return on Invest (ROI) sicherstellen.

Während früher viele Informationen über die Anforderungen von Positionen nur handschriftlich verfügbar waren, kann man in modernen HR-Software-Programmen die Zuständigkeit, das Aufgabenprofil und der Status der Besetzung hinterlegen. Automatisch errechnen sich im Rahmen einer Budgetkalkulation die Arbeitskosten in Korrelation mit den individuellen Lohn- und Gehaltsmerkmalen des Arbeitnehmers. Grafische Auswertungen und Organigramme sind zudem auf Knopfdruck erstellbar. So optimiert man den Einsatz aller Betriebsangehörigen und die Leistung und alle anfallenden Kosten stellt man transparenter dar.

Die vorhandenen Daten helfen Unternehmen und Entscheidern zudem, eine qualitative Personalplanung vorzunehmen. Dies ist unter anderem dadurch möglich, dass Analysen zur Altersstruktur im Betrieb Aufschluss über Nachfolgeregelungen geben können. Zusammen mit einem modernen Personalentwicklungsmanagement können junge Talente an Führungsaufgaben herangeführt werden und Nachfolger für Schlüsselpositionen stetig im Unternehmen aufgebaut werden. Diese Vorgehensweise spart hohe Kosten für externe Rekrutierungsmaßnahmen und verhindert einen Wissensabfluss von Firmeninterna zu Mitbewerbern durch den Abgang hoch qualifizierter Mitarbeiter.

Wie digitale Bildung Personalern bei internen Fortbildungsmaßnahmen hilft

Die Digitalisierung vereinfacht auch alle innerbetrieblichen Bemühungen bei der effektiven Aus- und Fortbildung der Belegschaft. Regelmäßige Gespräche zwischen Führungskräften und Angestellten in Jahres- oder Performance-Gesprächen helfen dabei, effizient zu eruieren, welche Weiterbildungsmaßnahmen für den einzelnen Betriebsangehörigen sinnvoll und zielführend sind. Die innerhalb dieser Erörterungen getroffenen Vereinbarungen zu individuellen Fortbildungsmaßnahmen pro Mitarbeiter werden digitalisiert und der Personalabteilung online zur Verfügung gestellt.

Diese kann sehr einfach clustern, welche Weiterbildungsmaßnahmen im Gesamtbetrieb benötigt werden. Im nächsten Schritt können mehrere Mitarbeiter in Gruppen für Fortbildungen eingeteilt werden. Durch eine nutzenorientierte Planung ist es möglich, im Einkauf der Fortbildungsmaßnahmen und beim Engagement externer Trainer hohe Kosteneinsparungen zu realisieren. Gleichzeitig kann so effektiv sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter im Gesamtunternehmen von Maßnahmen zur Weiterbildung oder digitalen Bildung profitieren.

Neben der Bestimmung spezifischer Maßnahmen hilft die Digitalisierung des Weiterbildungsprozesses auch dabei, die Ergebnisse und ein effektives „Follow up“ festzulegen und festzuschreiben. So kann man Testergebnisse oder Anmerkungen von Trainern oder einem externen Coach direkt an den Personalverantwortlichen oder die Führungskraft adressieren. Gleichzeitig wird die persönliche Entwicklung des Mitarbeiters unterstützt und sein Fortschritt präsent. Eine solche Herangehensweise professionalisiert zudem auch die Jahres- oder Performancegespräche und unterstützt Ihre Betriebsangehörigen bei der Weiterbildung effektiv.

Modernes Reisekostenmanagement

Ebenso wie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung hilft die Digitalisierung und die digitale Bildung Personalern auch bei einem individuellen Reisekostenmanagement. Da allen Reisekostenabrechnungen klare gesetzliche Regelungen und interne Bestimmungen zugrunde liegen, kann eine Abrechnung der Reisekosten nach Eingang und Kontrolle aller Daten papierlos bearbeitet und zur Auszahlung freigegeben werden.

Moderne Unternehmen involvieren ihre Angestellten bei der digitalen Eingabe der Abrechnung in die firmeninterne Software. So entfallen doppelte Eingaben und arbeitsintensive Bearbeitungsschritte wie scannen, archivieren oder das Löschen mehrfach vorhandener Einträge vollständig. Dies trägt nicht nur zur Kosten- und Zeitersparnis im Unternehmen bei. Zeitgleich wird, durch die Implementierung moderner Software-Programme und eine sinnvolle interne Vernetzung, auch die Motivation der Mitarbeiter erhöht, da diese lediglich wenige Tage auf die Auszahlung ihrer Reisekosten einer Geschäftsreise warten müssen.

Strukturiertes Ausbildungsmanagement

Da auch die Betreuung und der korrekte Einsatz von Auszubildenden zum Aufgabenbereich der HR-Abteilung gehören, hilft die Digitalisierung der Personalabteilung, jeden Auszubildenden bestmöglich im Betrieb einzusetzen. Dies schließt die Einsatzplanung, die Kontrolle des Leistungsfortschritts und alle innerbetrieblichen Ausbildungsmaßnahmen mit ein.

Nutzen Ausbilder und Ausbildungsverantwortliche in der Personalabteilung eine vernetzte Software, so besteht jederzeit Klarheit über die Belange aller Auszubildenden. Statt langwieriger Telefonate zur Entwicklung können Kurzberichte und Memos, sowie Informationen und Zeugnisse der Berufsschulen effektiv zusammengefasst werden. So ist ein objektiver Vergleich zwischen den Auszubildenden bei gleichzeitiger Verschlankung der Prozesse im Ausbildungsmanagement möglich.

Aufbau eines Intranets, sowie digitale Mitarbeiterkommunikation

Modernes Personalmanagement beinhaltet zudem auch immer den Aufbau einfacher digitaler Kommunikationskanäle im Unternehmen. Gerade dann, wenn Ihr Betrieb großen Wert auf die digitale Bildung legt, sollten Sie entsprechende Kommunikationsangebote implementieren, statt nur auf analoge Kommunikation zu setzen. Digitale Kanäle helfen dabei, interne Abläufe schnell, papierlos, und wirtschaftlich abzuwickeln. Auf der Intranetseite Ihres Unternehmens können Sie zudem Formulare und wichtige Informationen aus der Personalabteilung zum Download bereitstellen.

Personalisierte Bereiche geben jedem Mitarbeiter zusätzlich die Gelegenheit, seine personenbezogenen Daten einzusehen, Anfragen online zu stellen oder Urlaubs-, Reise- oder Fortbildungsanträge auf Knopfdruck weiterzuleiten. Smarte, digitale Prozesse im Unternehmen reduzieren Kosten, sparen wertvolle Zeit ein und motivieren Ihre Angestellten.

Zusammenfassung und Fazit zur digitalen Bildung

Die Digitalisierung ist aus unserer modernen Welt nicht mehr wegzudenken. Sinnvoll eingesetzt hilft Sie Mitarbeitern und Unternehmen dabei, effektiv und zielgerichtet tätig zu sein. Die Investition in die digitale Bildung von Angestellten sollte dabei für Unternehmen eine sehr hohe Priorität haben. Letztlich entscheidet die Qualifikation der Betriebsangehörigen darüber, wie erfolgreich und durchsetzungsstark die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens in globalisierten Märkten sind. Die digitale Arbeitswelt ist dabei keine Vorstellung aus Science-Fiction-Romanen, sondern gehört bereits seit Jahren zur Realität.

Bei der Implementierung von Maßnahmen zur digitalen Weiterbildung sollten Sie immer daran denken, die Lernmittel und Rahmenbedingungen vorzuhalten, mit denen effektives Lernen möglich ist. Die Ansprüche von Angestellten haben sich insofern verändert, das moderne Lernmittel online verfügbar und jederzeit zugänglich sein müssen. Der Einsatz von visuellen Hilfsmitteln wie Videos, Bildern oder interaktiven Internetseiten begünstigt den Lernerfolg und professionalisiert die digitale Bildung Ihrer Mitarbeiter. Zudem sollten auch im Unternehmen Arbeitsbedingungen vorherrschen, die die Digitalisierung unterstützen. Dazu gehört gleichermaßen der Einsatz von Breitband-Internet, denn nur mit entsprechender Bandbreite ist es Ihren Mitarbeitern möglich, moderne Kommunikationsmethoden zu verwenden oder Systeme und IT-Programme sinnvoll zu vernetzen und so Synergien zu erzeugen.

Personalbateilungen im Aufschwung der Digitalisierung

Auch in Personalabteilungen hat die Digitalisierung schon seit langem Einzug gehalten. Netzwerke und digitale Prozesse unterstützen Personaler und helfen dabei, Informationen und Daten sicher und schnell verfügbar aufzubewahren. Eine einfache und korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung wäre ohne den Einsatz von HR-Software nicht mehr zu realisieren. Auch innovative Rekrutierungssoftware hilft Personalern dabei, die besten Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen und das Image und das Employer Branding des Betriebes aufzuwerten.

Wie bei allen Entwicklungen können die digitale Bildung und die Digitalisierung in der Arbeitswelt auch Herausforderungen und Probleme mit sich bringen. Diese werden vor allem dann sichtbar, wenn durch Cyber-Angriffe versucht wird, sensible Unternehmens-Daten zu stehlen oder durch Schadangriffe Datenbanken zu vernichten. Neben diesen externen Gefahren für die Sicherheit eines digitalisierten Unternehmens ist die die effektive und nachhaltige Fortbildung aller Mitarbeiter in Fragen der digitalen Bildung sicherlich die größte Herausforderung für jeden Betrieb. Unternehmen, die sich allen Unwägbarkeiten bei der Weiterbildung Ihre Mitarbeiter stellen, sinnvoll in digitale Bildung und IT-Infrastruktur investieren und jede Herausforderung als Chance auf Weiterentwicklung sehen, werden in globalisierten Märkten Marktanteile und Umsätze gewinnen und Mitarbeiter halten und für sich gewinnen können.

Autor: Torsten Niermann

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