Dienstwagen: Regelungen, Fahrtenbücher und Privatnutzung

Die Zeiten, in denen Arbeitnehmer mit dem Privatwagen den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte zurückgelegt haben, sind lange vorbei.

Mittlerweile kommt in vielen Betrieben der Dienstwagen zum Einsatz. Er wird vom Arbeitgeber angeboten und stellt für den Arbeitnehmer eine gute Möglichkeit dar, effizient dienstlich motivierte Fahrten zurückzulegen. Heutzutage ist der Dienstwagen als Teil der unternehmerischen Betriebsausgaben keine Seltenheit mehr.

Nicht selten ist ein Dienstwagen dabei aber auch eine Art Statussymbol für die Mitarbeiter. Je besser der Dienstwagen, desto höher die berufliche Position – diese Faustregel gilt auch bei Fahrzeugen, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Zum Thema Dienstwagen gibt es zahlreiche Fragestellungen, die sich in der Praxis als relevant erwiesen haben – diese sind sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Arbeitnehmersicht unbedingt zu berücksichtigen.

Was ist ein Dienstwagen?

Obwohl Dienstwagen in Unternehmen immer häufiger Gegenstand der Unternehmenspolitik sind, hat der Gesetzgeber bis heute auf eine gesetzliche Regelung dazu verzichtet. Das bedeutet, dass es auch keine entsprechende Definition gibt, was überhaupt unter dem Begriff Dienstwagen zu verstehen ist. Das gilt übrigens auch für den Begriff des Firmenwagens: Auch dieser erfährt durch den Gesetzgeber keiner verbindlichen Definition.

Rein praktisch ist der Dienstwagen das Fahrzeug, das dem Arbeitgeber gehört und dem Arbeitnehmer für dienstliche Fahrten zur Verfügung gestellt wird. Der Dienstwagen kann, muss aber nicht das Eigentum des Arbeitgebers sein. Er kann auch im Rahmen einer Leasingvereinbarung dem Arbeitgeber zum Gebrauch überlassen werden – und über diesen dann an den Arbeitnehmer weitergegeben werden.

Sowohl aus steuerrechtlicher als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht besteht zwischen einem Dienstwagen und einem Firmenwagen kein Unterschied. Beide Begriffe beschreiben den oben genannten Prozess und werden daher synonym genutzt.

Wer bekommt einen Dienstwagen?

Während früher nur Führungskräfte über einen Dienstwagen verfügen konnten, hat sich das in den letzten Jahren geändert. Ein Dienstwagen wird in der Regel den Mitarbeitern angeboten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit viele Kilometer zurücklegen und dementsprechend auf die eigene Mobilität im Interesse des Arbeitgebers angewiesen sind.

Ebenfalls ausschlaggebend ist oft die Größe des Unternehmens. Hier gilt die Faustregel: Je größer das Unternehmen, desto höher ist der Anteil an Mitarbeitern mit Dienstwagen. Hier zeigt die Statistik aber ebenfalls: Je größer das Unternehmen, desto hochwertiger der Dienstagen – sowohl bei Fachkräften als auch bei Führungskräften. Auch ob sich ein Dienstwagen lohnt, sollte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unter die Lupe genommen werden.

Gibt es einen Anspruch auf einen Dienstwagen?

So verlockend die Vorstellung auch sein mag – einen rechtlichen Anspruch auf Zuteilung eines Dienstwagens gibt es nicht. Eine Ausnahme davon ist nur dann einschlägig, wenn sich ein Verstoß gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz ergibt – so zum Beispiel, wenn alle Mitarbeiter einer bestimmten Ebene oder einer bestimmten Abteilung über einen Dienstwagen verfügen und ein einzelner Arbeitnehmer von dieser Regelung ausgenommen wird, ohne dass dafür sachliche Überlegungen eine Rolle spielen.

Ob Ihnen ein Dienstwagen im HomeOffice zusteht, entscheidet der Arbeitgeber.

Wonach bestimmt sich der Preis des Dienstwagens?

Ein Dienstwagen ist völlig ohne Zweifel immer auch ein Prestigeobjekt. Da liegt es nahe, dass besonders teure Dienstwagen begehrt sind und sich Mitarbeiter fragen, welche Dienstwagenklasse einschlägig ist. Ein Blick auf die wirtschaftliche Praxis zeigt, dass sich der Wert des Dienstwagens primär nach der Position im Unternehmen bzw. nach der Hierarchieebene bestimmt. Dies liegt häufig auch daran, dass ein Dienstwagen immer auch das Unternehmen selbst repräsentiert: Führungskräfte sind im Vergleich deutlich öfter auf Außen- und Kundenterminen unterwegs und zeigen so mit einem hochwertigen Firmenfahrzeug auch in gewissem Umfang den eigenen Wert für das Unternehmen.

Neue Trends: E-Bike statt Dienstwagen, Elektrofahrzeuge als Dienstwagen

Allerdings beruht der Preis für einen Dienstwagen nicht nur auf dem jeweiligen Modell. Auch die Ausstattung im Firmenfahrzeug spielte eine große Rolle bei der Berechnung des Preises. In der Regel kommt dabei die sogenannte Car Policy des Arbeitgebers zum Tragen: Sie legt als Dienstwagenrichtlinie fest, welcher Mitarbeiter einen Dienstwagen nutzen darf und welche Voraussetzungen dabei zu beachten sind.

Vergabe des Dienstwagens per Car Policy

Mit der Zunahme von Dienstwagen in Unternehmen jeder Branche und Größenordnung ist auch das Bedürfnis nach verbindlichen Regelungen rund um die Dienstwagenvergabe gestiegen. Die Entwicklung von Dienstwagenrichtlinien (englisch: Car Policy) hat mittlerweile eine wichtige Rolle eingenommen und ist aus dem Fuhrparkmanagement nicht mehr wegzudenken. Durch die geltende Car Policy legt der Arbeitgeber verbindlich fest, wer welchen Dienstwagen bekommt und welche Bedingungen dabei gelten.

Dabei umfasst die Car Policy als Ausdruck des Flottenmanagements nicht nur die Vergaberichtlinien. Sie legt auch sonstige Rechte und Pflichten fest, die rund um den Dienstwagen entstehen und gelten. Das ist zum Beispiel auch die Frage, wer den Dienstwagen überhaupt fahren darf: Ist dazu nur der Arbeitgeber berechtigt oder dürfen auch Angehörige im Rahmen der Privatnutzung den Dienstwagen fahren? Auch diese Überlegung wird durch die Car Policy aufgegriffen und erfährt durch sie eine verbindliche Regelung.

Hintergrund einer Dienstwagenrichtlinie ist aber auch der Versuch, Neid und Diskussionen unter den Mitarbeitern zu verhindern: Klare Regelungen ersticken unangemessene Forderungen nach teuren Firmenwagen oder exotischen Ausstattungsmerkmalen im Fahrzeug im Keim – und vermeiden so langfristig Konflikte.

Nutzung des Dienstwagens zu privaten Zwecken

So attraktiv die Ausstattung von Mitarbeitern mit einem Dienstwagen auch erscheinen mag – erst, wenn dieser auch privat genutzt werden kann, ist für viele Besitzer von Dienstwagen ein spürbarer Vorteil gegeben.

Hier tritt dann, unter anderem, die 1% Regelung in Kraft

Wichtig zu wissen: Nicht immer ist die Nutzung des Dienstwagens zu privaten Zwecken vom Arbeitgeber gewollt. Ob diese Möglichkeit überhaupt gegeben ist, lässt sich der Car Policy entnehmen. Diese kann die private Nutzung auch einschränken – so untersagen viele Arbeitgeber Privatfahrten ins Ausland oder mit dem Dienstwagen in den Urlaub zu fahren. Was im Einzelnen im privaten Bereich erlaubt ist und was nicht mehr durch die Dienstwagenvereinbarung gedeckt ist, ergibt sich aus der Richtlinie selbst.

Wer einen Dienstwagen nicht nur für die arbeitsbedingten Wege benutzt, den verpflichtet das Finanzamt dazu, diesen sogenannten „geldwerten Vorteil“ auch entsprechend nach den Vorschriften von § 6 Abs. 1 Nr. 4 Ein­kom­men­steu­er­ge­setz (kurz: EStG) und § 8 Abs. 2 EStG zu versteuern. Dazu gibt es zwei anerkannte Berechnungsverfahren: Die Pauschalmethode und die Nachweismethode. Lesen Sie den Artikel – Dienstwagen nicht versteuern – bevor Sie diesen Gedanken ausführen.

Versteuerung über die Pauschalmethode

Wird der Dienstwagen vom Arbeitnehmer auch privat genutzt, dann ist diese Nutzung aus steuerrechtlichen Überlegungen heraus als Sachbezug zu bewerten. Als geldwerter Vorteil erfährt dieser Sachbezug über die Pauschalmethode eine steuerliche Berücksichtigung. Dabei wird pro Monat ein Prozent des Listenpreises angesetzt und erhöht damit das zu versteuernde Arbeitsentgelt. Zusätzlich zu der Pauschale wird noch 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz angerechnet.

Mit der Pauschalmethode werden sämtliche Kosten rund um den Dienstwagen abgedeckt. Das sind insbesondere Aufwendungen für

• Wertverlust
• Kraftstoff
• Zinsen
• Steuern
• Versicherung
• Wartungen
• TÜV
• Inspektionen
• Reparaturen.

Alle diese Kosten werden regelmäßig vom Arbeitgeber übernommen und belasten den Arbeitnehmer finanziell daher nicht.

Versteuerung über die Nachweismethode

Eine Versteuerung der privaten Nutzung ist aber auch über die sogenannte Nachweismethode möglich. Hierbei kommt das Fahrtenbuch des Dienstwagens zum Einsatz: Es enthält detaillierte Angaben zu allen Fahrten, die zu beruflichen Zwecken unternommen werden. Dazu gehört zum Beispiel:

• Datum
• Kilometerstand Fahrtantritt
• Kilometerstand Fahrtende
• genaues Reiseziel
• Reisezweck
• eventuelle Umwege.

Wichtig zu wissen: Ein Wechsel der Besteuerungsmethode ist nur jeweils zum Jahresende möglich.

Welche Besteuerungsmethode eignet sich für wen?

Bei der Wahl der optimalen Besteuerungsmethode ist immer die Methode am besten, die die geringste Steuerlast für den Arbeitnehmer erzeugt. Die Höhe der Steuer richtet sich insbesondere nach dem Umfang, in dem der Wagen zu beruflichen Zwecken genutzt wird.

Die Nachweismethode empfiehlt sich daher vor allem für diejenigen Besitzer von Dienstwagen, die überwiegend beruflich unterwegs sind und deren privater Anteil bei der Benutzung des Dienstwagens fast schon vernachlässigt werden kann. Demgegenüber ist die Pauschalversteuerung vor allem für diejenigen Arbeitnehmer vorteilhaft, die den Dienstwagen auch häufig für private Zwecke nutzen und dementsprechend viele Kilometer mit dem Fahrzeug zurücklegen.

Welche Kosten entstehen bei Dienstwagen für den Arbeitgeber?

Klar ist, dass sich der Dienstwagen auf das Gehalt auswirken kann. Aber nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch die Arbeitgeber sind daran interessiert, die Kosten rund um den Dienstwagen so gering wie möglich zu halten. Die Möglichkeiten, Dienstwagen im eigenen Unternehmen den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, hat sich dabei gerade aus Arbeitgebersicht als äußerst profitabel erwiesen.

Dies liegt daran, dass der Dienstwagen einerseits das Bruttogehalt und damit auch die Nebenkosten des Lohns um den geldwerten Vorteil reduziert. Andererseits ist die Anschaffung der Firmenfahrzeuge ein weiterer steuerlicher Schachzug, denn: Durch den Neuwagenkauf erhält das Unternehmen die Umsatzsteuer zurück. Anschaffung und Unterhalt der Dienstwagen kann im Rahmen der Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Kann der Firmenwagen abgelehnt werden?

In der Regel sorgt ein Dienstwagen, wie auch bei vielen anderen Benefits, bei den Mitarbeitern für mehr Motivation. Gleichzeitig sorgt das Firmenfahrzeug bei der Option auf eine private Nutzung oft für große Freude, denn abhängig von den persönlichen Verhältnissen kann dann unter Umständen auf ein Privatfahrzeug verzichtet werden. Auch andere Vorteile sind mit dem Dienstwagen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbunden – daher besteht auf den ersten Blick kein Grund, warum freiwillig auf alle diese Annehmlichkeiten verzichtet werden sollte.

Angesichts einer möglichen finanziellen Belastung, die mit der erhöhten Steuerlast einhergeht, stellt sich aber völlig zu Recht die Frage, ob Mitarbeiter grundsätzlich zur Entgegennahme eines Dienstwagens verpflichtet werden können – oder ob es auch möglich ist, diesen abzulehnen. Von besonderer Relevanz ist diese Fragestellung gerade dann, wenn der Dienstwagen einen hohen Neuwert hat.

Mehr Geld anstelle des Firmenwagens?

Da der Dienstwagen aus steuerrechtlicher Sicht immer einen geldwerten Vorteil darstellt, der leistungsunabhängig an den jeweiligen Mitarbeiter ausgegeben wird, könnte ein Verzicht auf einen Dienstwagen bestenfalls mit einer Erhöhung der monatlichen Bezüge ausgeglichen werden.

Experten gehen hier von einer einfachen Rechnung aus: Kostet der Dienstwagen wenig und ist die Strecke bis zum Arbeitsplatz kurz, fällt auch die steuerliche Belastung für den Arbeitnehmer entsprechend gering aus. Genau in diesen Fällen macht eine Gegenüberstellung Sinn, ob sich im konkreten Einzelfall die Gehaltsumwandlung lohnt.

Wichtig zu wissen: Genauso wenig wie es einen generellen Anspruch auf die Zuteilung eines Firmenwagens gibt, gibt es einen Anspruch darauf, dieses Privileg in einen Gehaltsvorteil umzuwandeln. Arbeitnehmer sind hier also auf die Kulanz des Arbeitgebers angewiesen – und dieser kann durchaus ein berechtigtes Interesse daran haben, dass es nicht zu einer Gehaltsumwandlung des Dienstwagens kommt.

Kann der Arbeitgeber den Dienstwagen zurückfordern?

Wenn es um die Rückgabe des Dienstwagens geht, entstehen im beruflichen Alltag häufig Konflikte zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Klar ist: Sobald der Arbeitsvertrag endet, muss der Dienstwagen wieder an den Arbeitgeber zurückgegeben werden. Die Rückgaberegelungen sind dabei verbindlich im Dienstwagenüberlassungsvertrag festgelegt und oft auch Teil der firmeneigenen Car Policy.

Schwierig wird es dann, wenn unklar ist, wann man das Arbeitsverhältnis zwischen den beiden Parteien beendet hat – so zum Beispiel im Fall einer Kündigung durch den Arbeitgeber, gegen die der Arbeitnehmer im Rahmen einer Kündigungsschutzklage gerichtlich vorgeht.

Rückgabe des Dienstwagens bei rechtmäßiger Kündigung des Arbeitnehmers

Erfahrungsgemäß wird der Arbeitgeber spätestens mit Ausspruch der Kündigung den Dienstwagen zurückfordern — allerdings gibt es hier im Rahmen der Zurückbehaltung des Dienstwagens eine besondere Regelung — Arbeitnehmern ist zu empfehlen, dieser Aufforderung nachzukommen – auch dann, wenn sie juristisch gegen die Kündigung vorgehen wollen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Behält der Arbeitnehmer trotz der Aufforderung zur Rückgabe den Dienstwagen in seinem Besitz und stellt sich im Rahmen des Kündigungsschutzprozesses die Kündigung als rechtmäßig dar, ist er dem Arbeitgeber gegenüber schadenersatzpflichtig. Dieser konnte schließlich den Dienstwagen nicht anderweitig einsetzen und musste unter Umständen für ein Ersatzfahrzeug sorgen.

Rückgabe des Dienstwagens bei unrechtmäßiger Kündigung des Arbeitnehmers

Im Umkehrschluss ist aber auch der Arbeitnehmer geschützt, falls die durch den Arbeitgeber ausgesprochene Kündigung sich als unrechtmäßig erweist. Ihm steht dann ein Anspruch auf finanzielle Entschädigung für den Nutzungsausfall zu.

Wie ist die Haftung bei Dienstwagen?

Auch beim Einsatz eines Dienstwagens kann es zu Beschädigungen oder sogar einer Zerstörung des Fahrzeugs kommen. Fraglich ist dann, wer für Unfälle oder andere Schäden mit dem Firmenwagen haftet – der Arbeitnehmer als Besitzer des Dienstwagens oder der Arbeitgeber als Eigentümer des Firmenfahrzeugs?

Die Rechtsprechung stellt bei der Haftung regelmäßig darauf ab, ob dem Arbeitnehmer im konkreten Fall Vorsatz oder Fahrlässigkeit zur Last gelegt werden kann. Nach den Grundsätzen des innerbetrieblichen Schadensausgleiches bzw. der allgemeinen Arbeitnehmerhaftung haftet der Arbeitnehmer nicht alleine für Schäden, die im Rahmen des Arbeitsverhältnisses entstehen.

Beschränkung der Arbeitnehmerhaftung

Wer einen Schaden verursacht, der hat dafür einzustehen – dieser Grundsatz erfährt im Arbeitsverhältnis eine wichtige Einschränkung. Hintergrund dafür ist die Überlegung, dass auch mit größter Sorgfalt und Umsicht Fehler passieren können. Müsste der Arbeitnehmer vollumfänglich dafür einstehen, wäre dies ein kaum kalkulierbares Risiko, das im schlechtesten Fall sogar existenzbedrohende Ausmaße annehmen könnte.

Ebenfalls ausschlaggebend für die Beschränkung der Arbeitnehmerhaftung ist die Tatsache, dass ein Schaden gerade erst durch das Arbeitsverhältnis und der damit verbundenen Weisungsbefugnis des Arbeitgebers möglich wird. Es ist also nur fair, auch diesen in die Haftung miteinzubeziehen – und den Arbeitnehmer entsprechend zu entlasten.

Die Rechtsprechung hat dazu drei Fallkonstellationen entwickelt:

• leichte Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers: keine Haftung
• mittlere Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers: Haftung wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt
• grobe Fahrlässigkeit bzw. Vorsatz des Arbeitnehmers: volle Haftung.

Diese Grundsätze gelten uneingeschränkt auch für alle haftungsrechtlichen Fragestellungen, die sich aus dem Besitz eines Dienstwagens ergeben.

Wichtig zu wissen: Die Tatsache, dass auch der Arbeitgeber in die Haftungsfrage miteinbezogen wird, macht es umso wichtiger, dass der Dienstwagen auch technisch einen einwandfreien Zustand aufweist. Technische Mängel, die womöglich für einen Fahrfehler und / oder einen Autounfall mit dem Firmenwagen verantwortlich sind, können den Umfang der Arbeitgeberhaftung maßgeblich beeinflussen. Gleiches gilt für die logistische Planung von dienstlichen Fahrten bzw. Reisen. Auch hier steht der Arbeitgeber in der Pflicht, dafür zu sorgen, dass es nicht aufgrund von einer zu eng gesetzten Terminplanung zu Fahrfehlern kommt.

Was passiert mit dem Dienstwagen während einer Abwesenheit des Arbeitnehmers?

Im Arbeitsverhältnis kommt es immer mal wieder zu Abwesenheiten des Arbeitnehmers. Diese können, müssen aber nicht dienstlich bedingt sein. Es stellt sich dann die Frage, ob der Dienstwagen auch während der Abwesenheit weiterhin dem Arbeitnehmer zur Verfügung steht. Dies gilt gerade dann, wenn man dem Arbeitnehmer die private Nutzung des Firmenfahrzeugs einräumt und diese eben auch entsprechend versteuert.

Abwesenheit des Arbeitnehmers aufgrund von Krankheit

In der beruflichen Praxis wohl am häufigsten ist die Abwesenheit des Arbeitnehmers aus gesundheitlichen Gründen. Liegt ein Fall einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit vor, dann kann der Arbeitnehmer auch weiterhin den Dienstwagen zur privaten Nutzung einsetzen.

Bei einer lang anhaltenden Erkrankung des Arbeitnehmers schuldet der Arbeitgeber eine Vergütung nach § 3 Abs. (1) Entgeltfortzahlungsgesetz nur für einen Zeitraum von maximal sechs Wochen. Da auch die Überlassung des Dienstwagens einen Teil der Vergütung darstellt, erlischt auch der Anspruch auf den Dienstwagen nach diesem Zeitraum: Der Arbeitgeber kann somit nach dem Ablauf von sechs Wochen den Dienstwagen rechtswirksam zurückfordern.

Abwesenheit des Arbeitnehmers aufgrund von Urlaub

Ist der Arbeitnehmer durch eine urlaubsbedingte Abwesenheit nicht im Dienst, dann besteht die Berechtigung für den Dienstwagen auch während des Erholungsurlaubs weiter. Der Grund dafür ist der, dass eben der Dienstwagen als Teil der Vergütung eingeordnet wird – und diese endet nicht mit der Inanspruchnahme von Urlaubszeiten.

Wichtig zu wissen: Wird der Dienstwagen auch privat genutzt, dann enthält der Dienstwagenüberlassungsvertrag oft einen Passus zum Thema Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen. Diese kann der Arbeitgeber erlauben – aber eben auch ausschließen. Möglich ist auch, dass der Arbeitgeber für private Urlaubsfahrten die Benzinkosten explizit ausschließt. In diesem Fall kann man das Firmenfahrzeug zwar für die Fahrt in den Urlaub nutzen, die Benzinkosten trägt dann aber der Arbeitnehmer.

Abwesenheit des Arbeitnehmers aufgrund von Mutterschaft

Wird die Arbeitnehmerin schwanger und verabschiedet sich in den gesetzlich vorgesehenen Mutterschaftsurlaub nach § 3 Abs. (1) und (2) des Mutterschutzgesetzes (kurz: MuSchG), dann ist dies nicht mit einer krankheitsbedingten Auszeit gleichzusetzen. In den Wochen vor und nach der Entbindung bleibt daher der Anspruch auf die Überlassung des Dienstwagens unverändert bestehen – der Arbeitgeber darf den Dienstwagen damit nicht aufgrund der Mutterschaft zurückfordern.

Wichtig zu wissen: In bestimmten Fällen besteht für werdende Mütter ein konkretes Beschäftigungsverbot, das sich aus §§ 16 Abs. (1), 11 MuSchG ergibt. Das ist zum Beispiel dann einschlägig, wenn die Arbeitnehmerin besonders schwere körperliche Arbeiten ausführt. Ebenfalls kommt ein Beschäftigungsverbot in Betracht, wenn die schwangere Arbeitnehmerin mit gefährlichen Stoffen arbeitet oder einem hohen Infektionsrisiko ausgesetzt ist. Auch in diesen Fällen besteht der Anspruch auf die Überlassung des Autos weiterhin fort. Der Arbeitgeber darf auch dann den Wagen nicht aufgrund des Beschäftigungsverbotes zurückfordern.

Autor: Redaktion Personalwissen