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Hohe Kunst der Führung: Wie Sie als Vorgesetzter richtig delegieren

© Roman Grandke/Fotolia
Delegieren

Das Delegieren gehört zu den Hauptaufgaben von Führungskräften. Und doch tun sich viele Vorgesetzte schwer damit, Aufgaben und Verantwortung zu übertragen. Mal liegt es an grenzenloser Selbstüberschätzung, mal schlicht an Unsicherheit. Dabei gewinnen Vorgesetzte durch das Delegieren ein motiviertes und produktives Team sowie Freiräume um ihrer Führungsarbeit nachzukommen.

Was ist das wichtigste Führungsinstrument?

Als wichtiges Führungsinstrument bezeichnet das Delegieren das Übertragen von Aufgaben und damit verbundener Verantwortung an andere, insbesondere an Mitarbeiter. Obwohl es sich dabei um eine der Hauptaufgaben von Führungskräften handelt, tun sich viele Vorgesetzte schwer damit Aufgaben abzugeben. Das liegt entweder an der eigenen Selbstüberschätzung „Das kann sowieso niemand so gut wie ich“) oder an Unsicherheit in der Führungsposition (z. B. Angst vor Kontrollverlust).

Delegieren und motivieren

Aufgaben abzugeben klingt zunächst einmal sehr einfach und zudem auch noch verlockend – muss man dann doch weniger selbst erledigen. Doch es wird nicht umsonst von der Kunst des Delegierens gesprochen. Delegieren bedeutet schließlich nicht, den Mitarbeitern einen Stapel Papier auf den Schreibtisch zu knallen und schnellstmögliche Abarbeitung zu verlangen.

Richtiges Delegieren will gelernt sein und geht zumindest in der Anfangsphase nicht zwangsläufig auch mit einer Zeitersparnis einher. Wer richtig delegiert, der profitiert langfristig allerdings auch von selbstständigen, motivierten und produktiven Mitarbeitern, die sich wertgeschätzt fühlen, zufrieden und loyal sind. Trotz und gerade wegen der Arbeitsbelastung und Verantwortung.

Vorgesetzte bleiben durchs Delegieren arbeitsfähig

Erst durch das Delegieren bleiben Sie als Führungskraft arbeitsfähig, weil sie nicht im Tagesgeschäft versinken, sondern sich um die Aufgaben kümmern können, für die Sie bezahlt werden. Das ist in erster Linie das Treffen von Entscheidungen und das Führen der Ihnen anvertrauten Mitarbeiter.

Erst das eingespielte Team, das Ihnen einen Teil der Arbeit abnimmt, sorgt dafür, dass Sie langfristig auch zeitlich entlastet werden und sich tatsächlich den wichtigen Dingen widmen können. Das führt letztlich dazu, dass sie effektiver und effizienter arbeiten. Darüber hinaus sind Sie als Führungskraft viel zu teuer um sich mit Routineaufgaben aufzuhalten.

Vorteile des Delegierens:

  • Zeit, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren
  • Stärkere Fokussierung führt zu besseren Arbeitsergebnissen
  • Sachaufgaben werden von Spezialisten (oft besser) erledigt
  • Mitarbeiter fühlen sich motiviert und wertgeschätzt
  • Weniger Stress, bessere Führung
  • Sicherung der Arbeitsfähigkeit, auch bei Abwesenheit des Vorgesetzten
  • Mehr Zeit für Wachstum, Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsvisionen
  • Anerkennung für Führungsstil und Team

Was kann man delegieren?

Um zu prüfen, welche Aufgaben kurz-, mittel- oder langfristig an Mitarbeiter delegiert werden können, sollten Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Tätigkeiten Sie derzeit allein erledigen. Nicht alles davon kann oder sollte delegiert werden. Während Routine- und Sachaufgaben gut übertragbar sind, sind für Führungsaufgaben ausschließlich Sie verantwortlich. Auch Repräsentationsverpflichtungen und die Pflege enger Geschäftskontakte gehören zu Ihrem Verantwortungsbereich.

 

Grundsätzlich delegieren:

 

Nicht delegieren:

  • Routineaufgaben
  • Führungsaufgaben
  • Aufgaben, die nach Anleitung und ohne großen Abstimmungsbedarf erledigt werden können
  • Repräsentationsverpflichtungen
  • Aufgaben, die von Experten oder Spezialisten erledigt werden sollten
  • Strategische Aufgaben
  • Aufgaben, die andere besser erledigen als man selbst
  • Besonders entscheidende Aufgaben, von denen zum Beispiel wichtige Aufträge abhängen
  • Vertrauliche Angelegenheiten

 

Zur Kunst gehört es auch, die richtigen Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter zu delegieren. Dafür müssen Sie vorher einschätzen, welcher Wissensstand, welche Erfahrungen und welche Fähigkeiten zur Bewältigung einer Aufgabe notwendig sind. Es ist also unumgänglich, dass Sie als Führungskraft über die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter Bescheid wissen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Aufgaben, die über Jahre von Ihnen selbst erledigt wurden, nach dem Delegieren zunächst einmal schlechter ausgeführt werden als zuvor. Mitarbeiter müssen sich erst einarbeiten und lernen, mit der neuen Verantwortung umzugehen. Dabei ist es durchaus erlaubt aus Fehlern zu lernen.

Tipp: Nicht alle Aufgaben machen unbedingt Spaß. Vor allem ungeliebte Tätigkeiten sollten nicht immer derselben Person zugemutet, sondern auf alle Schultern verteilt werden. Bekommt jemand immer nur die Aufgaben, die niemand anderes erledigen will, ist er früher oder später frustriert und demotiviert. Um das Verständnis für ungeliebte Aufgaben zu erhöhen, sollten Sie immer erklären, warum auch sie notwendig sind.

Delegieren zeugt von Charakterstärke

Delegieren erfordert Mut, Charakterstärke und Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter. Dazu gehört, dass man eben nicht nur die langweiligen Routineaufgaben abgibt, sondern dem Team auch anspruchsvolle Tätigkeiten überträgt, für die sie die Verantwortung tragen. Das ist ein deutliches Signal der Wertschätzung und steigert neben der Motivation auch die Produktivität sowie die Loyalität.

Vertrauen an seine Mitarbeiter ausschütten – unbezahlbar

Vertrauen bedeutet auch, dass man den Mitarbeitern den Spielraum gibt, die ihnen zugewiesenen Aufgaben eigenverantwortlich auf ihre Art und Weise zu lösen. Solange die Mitarbeiter im Rahmen der Unternehmenskultur handeln, zählt das Ergebnis und nicht der Weg. Zwar dürfen Sie Vorschläge zur Ausführung machen, sollten sich aber nicht in die konkrete Arbeitsweise einmischen. Damit das Ergebnis am Ende trotzdem stimmt, müssen die Ziele durch Sie exakt definiert werden.

Klare Kommunikation zwischen Führung und Mitarbeitern

Delegieren heißt nicht, dass Sie mit der Arbeit nichts mehr zu tun haben. Ganz im Gegenteil. Ihre Mitarbeiter sind auf eine klare Kommunikation und relevante Informationen Ihrerseits angewiesen. Ein exaktes Briefing für die Aufgabe kostet zwar Zeit, stellt aber sicher, dass am Ende ein Ergebnis in Ihrem Sinne herauskommt. Mit der Zeit werden Ihre Mitarbeiter immer besser wissen was von ihnen gefordert wird, so dass Sie weniger Zeit in das Briefing investieren müssen und sich vermehrt den wichtigen Aufgaben widmen können.

Vorgesetzter bleibt Ansprechpartner

Als Führungskraft müssen Sie dem Mitarbeiter dennoch stets als Ansprechpartner zur Verfügung stehen und dürfen ihn – im eigenen Interesse – bei Fragen oder Problemen nicht im Regen stehen lassen. Statt ständig zu kontrollieren ob alles richtig läuft, sollten man besser Etappenziele und Zwischengespräche vereinbaren. Legen Sie von Anfang an einen Zeitrahmen fest, damit der Mitarbeiter weiß, wann eine Aufgabe abzuliefern ist. Eine Priorisierung ihrerseits hilft dem Team bei der Einordnung der Dringlichkeit.

Motivieren und bestärken Sie Ihre Mitarbeiter, statt Aufgaben einfach nur anzuordnen. Sichern Sie ihnen Ihre Unterstützung zu und geben Sie am Ende ein Feedback. So wachsen Ihre Mitarbeiter an ihren Aufgaben und das Delegieren fällt Ihnen in Zukunft einfacher. Während Ihr Team lernt Verantwortung zu übernehmen, lernen Sie loszulassen. Letztlich sind beide Gewinner, weil Sie mehr Zeit und Energie für die Führung haben, was wieder den Mitarbeitern zugutekommt.

Die wichtigsten Tipps zum Delegieren im Überblick:

1. Aufgaben sortieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Aufgaben Sie derzeit erledigen und welche davon unter welchen Bedingungen abgegeben werden können.

2. Anforderungen überprüfen

Um die Aufgaben den richtigen Mitarbeitern zuzuordnen, müssen Sie einerseits über die Anforderungen, die die Tätigkeit mitbringt, und andererseits über die Fähigkeiten und Kenntnisse Ihres Personals im Bilde sein.

3. Vertrauen haben

Wer sein Team kennt, der weiß was er ihm zutrauen kann. Vertrauen ist eine Grundvoraussetzung fürs Delegieren. Misstrauen führt zu Kontrollzwang, der Mitarbeiter frustriert und demotiviert. Stecken Sie einen Kompetenz- und Entscheidungsrahmen ab, innerhalb dessen sich der jeweilige Mitarbeiter frei bewegen kann.

4. Transparenz leben

Definieren Sie Aufgaben und Ziele klar, damit Ihr Team eindeutig weiß, was Sie von ihm erwarten. Stellen Sie alle notwendigen Arbeitsmittel und Informationen bereit, die zur Bewältigung der Aufgaben notwendig sind. Signalisieren Sie Kommunikationsbereitschaft, wenn Fragen aufkommen oder Probleme entstehen. Rückfragen helfen zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter seine Aufgaben verstanden hat.

5. Feedback geben

Geben Sie jedem Mitarbeiter nach Beendigung seiner Aufgabe ein Feedback um ihm die Gelegenheit zu geben sich zu verbessern. Sparen Sie nicht mit Lob, wenn Aufgaben zur Ihrer Zufriedenheit erledigt wurden und ermutigen Sie erfolgreiche Mitarbeiter mehr Verantwortung zu übernehmen.

Autor: Matthias Koprek

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