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Das Beurteilungsgespräch: Feedback als Schlüssel zum Erfolg

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Beurteilungsgespräch

Das volle Potenzial der eigenen Belegschaft ausschöpfen – eines der wichtigsten Ziele einer Führungskraft. Doch das geht nur, wenn das Personal ehrliche Rückmeldung über die erbrachten Leistungen erhält. So lassen sich Erfolge ausbauen und Fehler minimieren. Neben dem alltäglichen Feedback bietet es sich an, ein regelmäßiges Beurteilungsgespräch in den Unternehmensalltag zu integrieren. In diesem Beurteilungsgespräch Leitfaden lesen Sie, wie Sie ein solches Mitarbeitergespräch optimal vorbereiten und durchführen.

Was ist ein Beurteilungsgespräch?

Ein Beurteilungsgespräch ist eine regelmäßig stattfindende Unterredung zwischen einer Führungskraft und ihren Mitarbeitern. Es dient dazu, dem Team Feedback über die erbrachte Leistung zu geben. Jeder einzelne Mitarbeiter einer Firma wird mit seinen Stärken und Schwächen konfrontiert.

An dieser Stelle ist auch Raum, Zukunftspläne und Trainingsoptionen zu diskutieren. Die Personalentwicklung kann auf Basis dieses Gesprächs entscheiden, welche zusätzlichen Qualifikationen für welchen Mitarbeiter am besten geeignet sind.

Auf diese Art und Weise lässt sich das individuelle Potenzial eines jeden Arbeitnehmers optimal beleuchten. Auf lange Sicht sichert sich eine Führungskraft so zufriedene und produktive Arbeitskräfte, die entsprechend ihren individuellen Fertigkeiten eingesetzt werden.

Etablierung des Beurteilungsgesprächs im eigenen Unternehmen

Entscheidet sich die Personalentwicklung dazu, das Mitarbeitergespräch als Feedbackmechanismus mit aufzunehmen, gilt es einiges zu beachten. Der Betriebsrat hat laut BetrVG § 94  ein Mitspracherecht bei der Aufstellung allgemeiner Beurteilungsgrundsätze. Deshalb sollte man die Kollegen aus dem Betriebsrat bei der Gestaltung ebenso mit einbeziehen wie die Beschäftigten selbst.

Sinn und Zweck der Feedback Gespräche darlegen

Nur wenn alle Beteiligten über denn Sinn des Vorhabens unterrichtet sind, kann das Instrument auch erfolgreich greifen. Es gilt in jedem Fall, die Fairness zu betonen. Das Beurteilungsgespräch sollten Mitarbeiter als Chance sehen, die eigene Leistung zu reflektieren und an der Kritik zu wachsen.

Sind sich nun alle Mitglieder eines Teams über den Zweck des Unterfangens im Klaren, sollten die Beteiligten das konkrete Vorgehen festhalten. Die Vorgesetzten müssen Erwartungen, Standards und Ziele klar formulieren. Als sinnvoll hat sich auch erwiesen, gemeinsam eine Zielvereinbarung auszuarbeiten. So weiß die Belegschaft schlussendlich, nach welchen Kriterien die Bewertung erfolgt.

Gesprächstermine planen

Die Termine für ein Beurteilungsgespräch sollten für niemanden überraschend kommen. Deshalb ist es wichtig, diese frühzeitig anzukündigen. Es empfiehlt sich, einen regelmäßigen Rhythmus zu etablieren, in welchen die Gespräche stattfinden. Sinnvoll ist es, mindestens einmal im Jahr ausführlich Feedback zu geben.

Ebenfalls ist es wichtig, gemeinsam die Datenschutzrichtlinien zu besprechen. Die Angestellten sollen nicht das Gefühl haben, dass ihre Schwächen nach außen getragen werden. Es ist wichtig, der Belegschaft zu zusichern, dass die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs in der Personalakte sicher verwahrt sind.

Um eine fundierte und konstruktive Kritik abgeben zu können, ist es essenziel, das Team über einen längeren Zeitpunkt hinweg zu beobachten. Notizen dienen als Grundlage für das Urteil, welches man in jedem Fall vor dem Gespräch schriftlich festhalten sollte. Beim Verfassen der Bewertung gibt es außerdem einige Beurteilungsfehler, die es in jedem Fall zu vermeiden gilt.

Regelmäßige Notizen: Die Grundlage für jedes Beurteilungsgespräch

Um die Entwicklung eines Arbeitnehmers nachhaltig einschätzen zu können, ist es wichtig, die über das Jahr anfallenden Eindrücke schriftlich festzuhalten. Die Bewertung sollte sich keinesfalls nur aus den Impressionen zusammensetzen, die in den Wochen vor dem Beurteilungsgespräch entstanden sind.

Am Ende einer jeden Woche sollte eine Führungskraft reflektieren, wer durch welche Handlungen in den letzten Tagen positiv oder negativ aufgefallen ist. Auf diese Art und Weise entsteht über die Monate hinweg ein Notizenpool, aus dem sich eine fundierte Beurteilung generieren lässt.

Beim Notizensammeln sollte man drauf achten, nicht nur negative Vorfälle festzuhalten. Das Selbstbild der Beschäftigten soll durch das Gespräch gestärkt hervorgehen. Deshalb bietet es sich an, auch selbstverständlich erscheinende Handlungen zu notieren. Bleibt eine Arbeitskraft beispielsweise regelmäßig etwas länger als vertraglich vorgesehen, so verdient dies schon eine positive Bemerkung.

Zusätzliche Informationsquelle: Eine weitere Meinung einholen

Nicht mit jedem Mitarbeiter hat ein Chef gleich viel Kontakt. Gibt es aber beispielsweise Abteilungsleiter, die regelmäßig mit einem Teammitglied zusammenarbeiten, kann man auch deren Meinung in die Beurteilung mit einbeziehen. Wichtig ist es nur, sich nicht von möglichen interpersonellen Konflikten beeinflussen zu lassen. Die Urteile sollten immer auf einer objektiven Basis beruhen, nicht auf Sympathie oder Antipathie.

Die Aussage greifbar machen: Belegende Dokumente sammeln

Diese objektive Basis sollte sich vor allem auf nachvollziehbare Dokumente beziehen. Das Urteil ist so transparenter und für alle Beteiligten besser nachzuvollziehen. Projektdokumente schaffen eine Grundlage, um den Wert der erbrachten Arbeit festzustellen. Außerdem kann man mithilfe der festgelegten Leistungsvereinbarung prüfen, ob ein Arbeitnehmer alle Ziele erreicht hat.

Ist der umfassende Prozess der Informationsbeschaffung abgeschlossen, gilt es, die zusammenfassende Beurteilung schriftlich festzuhalten. Der Vorgesetzte sollte alle gesammelten Bestandteile integrieren, sodass am Ende ein umfangreicher Bericht über die erbrachten Leistungen im vergangenen Zeitintervall steht.

Am besten vergleicht man hierzu die festgehaltenen Notizen mit der Zielvereinbarung. Gibt es in manchen Punkten gravierende Abweichungen von den vereinbarten Zielen, sollte man dies nicht gleich zum Nachteil des Mitarbeiters ausgelegen. Der Verfasser der Bewertung darf alternative Erklärungen, die das negative Resultat herbeigeführt haben könnten, nicht vernachlässigen. Hatte ein Beschäftigter beispielsweise Komplikationen im persönlichen Umfeld, gilt es, dies zu berücksichtigen.

Letztendlich sollen Kritikgespräche dazu dienen, das volle Potenzial der Belegschaft auszuschöpfen. Deshalb sollte das Beurteilungsgespräch zwar ehrliche Verbesserungsvorschläge enthalten, zum Ausgleich aber auch positive Botschaften vermitteln. Wichtig ist vor allem, dass das Gegenüber im Gespräch den einzelnen Punkten folgen kann und nachvollziehbar ist, wie die Beurteilung zu Stande kam.

Beurteilungsfehler vermeiden

Ist eine Beurteilung erstellt, ist diese vor dem Durchführen des Beurteilungsgesprächs nochmals zu prüfen. Die Führungskraft sollte vor allem auf das Vermeiden typischer Wahrnehmungs- und Beurteilungsfehler achten. Dazu zählen:

  • Halo Effekt: Einzelne besonders positive/negative Handlungen überschatten die restlichen Leistungen
  • Sympathie/Antipathie: Persönliche Sympathie beeinflusst die individuelle Bewertung; das Urteil entsteht nicht aus einer objektiven Basis heraus
  • Primacy-Recency-Effekt: Leistungen, welche zu Beginn und gegen Ende des Beurteilungszeitraums erbracht wurden, erfahren besondere Beachtung, der große Mittelteil wird außer Acht gelassen
  • Klebe-Effekt: Eine vorangegangene Bewertung bleibt an dem Mitarbeiter kleben; beeinflusst das Urteil entweder positiv oder negativ
  • Selbstbezug: Nicht die vereinbarten Leistungsziele, sondern eigenes Leistungsempfinden wird als Bewertungsmaßstab herangezogen

Schlägt sich einer dieser Effekte in der verfassten Beurteilung nieder, ist es sinnvoll, diese zu überarbeiten. Die Leistungsbeurteilung soll letztendlich als objektives Feedback dienen und nicht einzelne Effekten widerspiegeln.

Beurteilungsgespräch: Leitfaden zur Durchführung

Ist nun festgelegt, welche Inhalte in das Mitarbeitergespräch einfließen sollen, gilt es, die Durchführung zu konkretisieren. Genauso wichtig wie ein entspannter zeitlicher Rahmen ist es, für eine ungezwungene Atmosphäre zu sorgen. Das Beurteilungsgespräch ist dafür da, einen Raum zu schaffen, der frei von Hierarchie oder Ängsten ist.

Der Aufbau des Gesprächs

Ein Gespräch zwischen der Führungsebene und den Teammitgliedern ist in seinem Aufbau prinzipiell nicht reglementiert. Dennoch gibt es eine grobe Struktur, deren Einhaltung sinnvoll ist.

  1. Begrüßung: Nervosität beseitigen und persönlichen Kontakt herstellen
  2. Überblick schaffen: Ziel des Gesprächs verdeutlichen; Zeitrahmen und Ablauf schildern
  3. Beurteilung: Mit positiven Punkten beginnen; das Feedback übermitteln
  4. Sicht des Beschäftigten: Raum schaffen für Einwände und Fragen
  5. Zielvereinbarung: Maßnahmen und Ziele für die Zukunft formulieren
  6. Abschluss des Gesprächs: Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte; mit positivem Ende abschließen

Das Beurteilungsgespräch sollte sich als aktiver Dialog gestalten. Wenig förderlich ist es, sich an einen starren Ablaufplan zu halten. Vielmehr sollte sich das Gespräch natürlich entwickeln können. Wichtig ist vor allem, dem Mitarbeiter die Chance zu geben, das Feedback zu kommentieren.

Meinungsverschiedenheiten sind an dieser Stelle in Ordnung. Beschäftigte müssen das Gefühl haben, dass ihre Sichtweise respektiert und geschätzt wird. Weicht die Meinung des Arbeitnehmers gravierend von der der Führungskraft an, so sollte man dies schriftlich festhalten und der Beurteilung beilegen.

Gesprächstechniken: Damit die Botschaft auch ankommt

Damit das Gesagte auch Wirkung zeigt, ist die Art und Weise der Formulierung entscheidend. Wichtig ist es, Kritik niemals als Vorwurf darzustellen. Fühlt sich der Gesprächspartner persönlich angegriffen, werden Verbesserungsvorschläge nicht greifen können. Deshalb sollte mit dem Erwähnen von Schwächen immer ein Erklärungsversuch einhergehen. Der Mitarbeiter sieht auf diese Art und Weise, dass nicht nur die Folgen, sondern auch auf die Gründe für sein Handeln Beachtung finden.

Des Weiteren ist es sinnvoll, in Ich-Botschaften zu sprechen. Der Vorgesetzte betont so, dass er sich nicht über den Beschäftigten stellt. Durch Ich-Botschaften unterstreicht man die eigene Sicht. Dies wirkt weniger verletzend und zeigt, dass sich der Chef mit seiner Botschaft identifizieren kann.

Die Führungskraft sollte das Mitarbeitergespräch mithilfe von Fragen strukturieren. Der Arbeitnehmer fühlt sich so in den Beurteilungsprozess mit eingebunden. Es entsteht nicht das Gefühl, dass schon endgültige Meinungen feststehen. Vielmehr kann ein Diskurs entstehen, in den beide Parteien ihre Sichtweise schildern.

Generell sollte man auf den Gesprächspartner eingehen, um einen erfolgreichen Dialog zu führen. Manch ein Teammitglied wird eventuell Angst vor der Besprechung haben. Furcht vor negativen Folgen und das Befürchten von Abmahnungen können das eigentliche Ziel der Evaluation überschatten. Deshalb sollte man seine Worte mit Bedacht wählen und dem Gegenüber Interesse und Respekt zeigen.

Die Nachbereitung der Beurteilung: Erfolg bewerten

Ist der Feedback-Prozess abgeschlossen, ist es wichtig, die Ergebnisse vertraulich zu behandeln. Die erhobenen Unterlagen sind am besten in der Personalakte verwahrt.

Es empfiehlt sich, einen konkreten Maßnahmenplan zu erstellen. In diesem hält man fest, wie die individuellen Entwicklungsbedürfnisse am besten umzusetzen sind. Die Personalentwicklung kann den einzelnen Mitarbeitern Trainingsoptionen und zusätzliche Qualifikationen zuweisen.

Anschließend beginnt der neue Evaluationszeitraum. Die Vorgesetzten müssen den Erfolg der eingesetzten Maßnahmen erneut bewerten. Wird die Produktivität gesteigert? Wächst die individuelle Zufriedenheit mit den jeweils zugewiesenen Aufgaben? Ergebnisse kann man bereits für das nächste Beurteilungsgespräch notieren.

Auf dieser Basis entsteht ein Rückmeldungskreislauf, der dafür sorgt, dass sich Mitglieder eines Unternehmens regelmäßig über ihre Fähigkeiten und Defizite bewusst werden. Selbstverständlich sollte eine Führungskraft nicht ein Jahr lang warten, um Lob und Kritik zu äußern. Integrieren Sie in jedem Fall regelmäßiges Feedback in den Unternehmensalltag – gerne auch spontan. So werden die Leistung und der Wert der erbrachten Arbeit stets geschätzt.

Autor: Redaktion Personalwissen

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