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Betriebsprüfung – Was tun, wenn der Betriebsprüfer kommt?

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Betriebsprüfung

Vielen Unternehmen bereitet der Gedanke an eine bevorstehende Betriebsprüfung Unbehagen. Kein Wunder: In vielen Fällen endet der Besuch des Betriebsprüfers mit einer Forderung von Steuernachzahlungen. Was zu tun ist, wenn sich das Finanzamt zur Betriebsprüfung anmeldet, lesen Sie in diesem Artikel.

    Betriebsprüfung – Was ist das?

    Als Betriebsprüfung bezeichnet man im Steuerrecht eine Außenprüfung, die die Finanzbehörde vornimmt. Inhaltlich kann die Prüfung alle steuerlich relevanten Sachverhalte (Gesamtprüfung) eines Unternehmens betreffen. Ziel der Betriebsprüfung ist die Ermittlung und Beurteilung der geleisteten Besteuerung eines steuerpflichtigen Unternehmens oder Freiberuflers. Als Konsequenz von Ungereimtheiten in der Ausübung von steuerrelevanten Tätigkeiten oder in der Buchführung können Steuernachzahlungen fällig werden.

    Bei der Betriebsprüfung wird in der Regel ein Außendienstmitarbeiter der zuständigen Finanzbehörde in das zu prüfende Unternehmen entsandt. Bevor der Prüfer jedoch vor der Tür steht, muss eine Routineprüfungen mindestens eine Woche vorher in Form einer Prüfungsanordnung angekündigt werden.

    Die Prüfungsanordnung gibt für gewöhnlich Aufschluss über die folgenden Fragen:

    • Wann ist der Prüfungstermin?
    • Auf welche Daten und Unterlagen wird sich die Prüfung beziehen?
    • Welcher Rechtgrundlage liegt die Prüfung zugrunde?
    • Welche Rechten und Pflichten hat der Steuerpflichtige?

    Gute Vorbereitung auf die Betriebsprüfung zahlt sich aus

    Die Zeit nach Ankündigung der Betriebsprüfung sollte intensiv dazu genutzt werden, um die prüfungsrelevanten Daten aufzubereiten und sich auf mögliche Fragestellungen vorzubereiten. Da sich die Prüfung in der Regel auf mehrere, vergangene Geschäftsjahre erstrecken kann, sollte dies bei der Vorbereitung berücksichtigt werden.

    Verstärkt sollte man im Vorfeld unternehmensspezifische Risiken ausmachen. Erkennt man sie frühzeitig, können die weiteren Vorbereitungen dazu dienen, diese Risiken zu minimieren.

    Achtung!Um Kosten für Steuerberater oder gegebenenfalls anfallende Überstunden zur Vorbereitung zu sparen, wird der Besuch des Betriebsprüfers oft unterschätzt. Sie sollten die Ankündigung einer Betriebsprüfung auf jeden Fall ernst nehmen. Die Interessen Ihres Unternehmens können nur gerecht vertreten werden, wenn man dem Prüfer rechtlich und fachlich auf Augenhöhe begegnet.

     

    Sind Personen, die für die Prüfung zwingend benötigt werden am angesetzten Prüfungstermin nicht anwesend, besteht die Möglichkeit einer Verschiebung des Termins. Die Terminänderung muss jedoch triftig begründet werden. Ausreichende Gründe sind Krankheit, wichtige Dienstreisen oder ein bereits gebuchter Urlaub.

    Prüfungsrelevante Steuerarten

    Ein besonderes Augenmerk muss man auf die von der Finanzbehörde angekündigten Steuerarten legen. Zusammengefasst werden die Steuerarten in der Prüfungsanordnung.

    Mögliche Steuerarten sind:

    • Körperschaftsteuer
    • Einkommensteuer
    • Gewerbesteuer
    • Umsatzsteuer

    Fester Ansprechpartner für Betriebsprüfer

    Ein fester Ansprechpartner kann den gesamten Prozess der Betriebsprüfung wesentlich erleichtern. Im Optimalfall sitzt dieser in der Buchhaltung und ist mit den internen Daten bestmöglich vertraut. Bei der Aufbereitung der Daten nimmt die ausgewählte Person eine wichtige Rolle ein.

    In der Prüfung kommt es oft darauf an, dem Prüfer wichtige Zusammenhänge zu erklären und Fragestellungen zufriedenstellend zu beantworten. Dabei sind Know-How und ein sicherer Auftritt des Ansprechpartners ungeahnt wichtig. Vermittelt man dem Prüfer den Eindruck, dass bei den geprüften Daten alle Vorschriften ordnungsgemäß eingehalten wurden, bietet sich wenig Anlass die Prüfung zu vertiefen.

    Miteinbeziehung des Steuerberaters

    Das Miteinbeziehen eines Steuerberaters, der sich mit der Materie auskennt und eventuell schon zuvor im Unternehmen gewirkt hat, kann ebenfalls von zentraler Bedeutung sein. Neben der Kommunikation auf Augenhöhe mit dem Prüfer, kann der Steuerberater bei der Vorbereitung sehr nützlich sein.

    Fachlich ist der Steuerberater mit dem Vorgang der Betriebsprüfung vertraut. Anders als ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen weiß er, welche prüfungsrelevanten Bereiche besonderer Beachtung bedürfen.

    Hat der Steuerberater zusätzlich noch Kenntnis über das Geschäftsfeld durch eine bereits vorherrschende Zusammenarbeit, kann die Berücksichtigung individueller Besonderheiten des Unternehmens einen wichtigen Vorteil bedeuten.

    Anhaltspunkte zur Aufbereitung der Daten

    Den genauen Ablauf einer Prüfung vorherzusagen, ist fast unmöglich. Es hängt von der Vorbereitung und Stimmigkeit der jeweiligen Unterlagen ab, ob der Prüfer ein Themengebiet vertieft, oder eben nicht. Die Schwerpunkte der zu prüfenden Daten ergeben sich meist während der Prüfung. Dies hängt von Geschäftsfeld, Pflege und Vollständigkeit der Daten und dem Eindruck des Prüfers ab.

    In der Vorbereitung auf die Prüfung lohnt es sich jedoch, die Daten unter Beachtung der folgenden 3 Punkte aufzubereiten.

    1. Prüfung der Daten auf Plausibilität

    Neben der Kontrolle der Stimmigkeit von beispielsweise Gewinn, Kosten und Umsatz, werden die Daten zur Überprüfung in Kontext mit vergleichbaren Daten gesetzt. Dabei werden Kennzahlen wie Vorjahreswerte und Richtwerte in der Branche hinzugezogen. Ein wichtiger Nebenfaktor ist die Ordentlichkeit der Daten. Sind die Unterlagen und Belege sauber sortiert, macht das den Ablauf der Prüfung wesentlich einfacher.

    2. Schlüssigkeit der Erklärungen bei Abweichungen

    Weichen die gewonnenen Erkenntnisse auffällig von vergleichbaren Kennzahlen oder Richtwerten ab, muss eine schlüssige Erklärung her. Beispielsweise kann eine geringe abgeführte Umsatzsteuerzahllast auf ein kleines Auftragsvolumen zurückzuführen sein. Dabei gilt: Je genauer die mitgeteilte Information, desto einfacher gestaltet sich die Prüfung.

    3. Der vermittelte Gesamteindruck

    Aus den Punkten 1 und 2 ergibt sich für den Prüfer ein Gesamteindruck. Dieser ist auschlaggebend für die Dauer und den Tiefgang der Prüfung. Bekommt der Prüfer das Gefühl, dass alle Unterlagen mit größter Sorgfalt und Richtigkeit gepflegt worden sind, wirkt sich der Gesamteindruck positiv auf das Ergebnis der Prüfung aus.

    Welche Daten müssen Aufbereitet werden?

    Erfahrungsgemäß nimmt die meiste Zeit einer Betriebsprüfung die Kontrolle der Ein- und Ausgangsrechnungen ein. Dabei gilt es, besonders auf die gesonderte Ausweisung der verschiedenen Mehrwertsteuersätze zu achten. Weitere relevante Themenfelder, die in die Vorbereitung miteinbezogen werden sollten, sind:

    • Jahresabschlüsse
    • Unterlagen über Sach-, Personen- und Lohnkonten
    • Reisekostenabrechnungen
    • Kontoauszüge
    • Buchungsbelege
    • Barbelege
    • Inventurlisten
    • Steuerfreie Leistungen
    • Bewirtungskosten 
    • Verpflegungsmehraufwand
    • Arbeitsverträge mit Familienangehörigen
    • Fahrtenbuch
    Wichtiger Hinweis! In Unternehmen, in denen ein hohes Aufkommen des Umsatzes durch Bargeld eingenommen wird, werden verstärkt die Betriebseinnahmen geprüft. Hintergrund ist, dass bei Bargeldverkehr die Wahrscheinlichkeit von Schwarzumsätzen wesentlich höher ist. Dabei berufen sich die Prüfer auf Methoden, die auf den ersten Blick eher unscheinbar sind. In einer Kfz-Werkstatt lassen sich beispielsweise die Umsätze von Autoinspektionen aus den Entsorgungskosten für Altöl berechnen.

     

    Einschränkung des Geschäftsablaufs während der Prüfung

    Viele kleine Unternehmen haben das Problem, dass der Prüfer einen geeigneten Arbeitsplatz braucht, an dem er ungestört seine Arbeit verrichten kann. Kann man durch die räumlichen Gegebenheiten kein ruhiger Arbeitsplatz bieten, beeinträchtigt dies unter Umständen die Prüfung.

    In kleinen Büroräumen ist in manchen Fällen eine Prüfung nur in Anwesenheit von anderen, Arbeit verrichtenden Mitarbeitern möglich. Der Prüfer, der durch seine Arbeit und anfallende Rückfragen einen ungewohnten Faktor im Büroalltag darstellt, kann dadurch auch die Geschäftsabläufe stören.

    Eine sinnvolle Alternative ist die Verlegung der Prüfung in die Räumlichkeiten des Steuerberaters. Diese Leistung wird der Steuerberater allerdings nicht kostenfrei zur Verfügung stellen. Eine zweite Lösung kann die Prüfung in der zuständigen Finanzbehörde sein. Begründet man die Verlegung mit einem triftigen Anlass, ist auch die Prüfung in den „vier Wänden des Prüfers“ möglich.

    Achtung! Egal wo die Betriebsprüfung stattfindet, als Unternehmer haben Sie die Pflicht für die Vollständigkeit der zu prüfenden Unterlagen zu sorgen. Das kann ein Risiko bedeuten. Es gilt abzuwägen, ob eine mögliche Einschränkung der Geschäftsabläufe eine Verlegung der Prüfung für Sie rechtfertigt.

     

    Findet die Prüfung in der Finanzbehörde statt, ist es wahrscheinlich, dass der Prüfer nachträglich eine Betriebsbesichtigung ankündigt. Diese kann dazu dienen, einen entstandenen Verdacht zu bestätigen oder den Gesamteindruck zu stärken.

    Schlussbesprechung

    Der Prüfer muss dem Unternehmen nach Abschluss der Prüfung das Ergebnis in einer Schlussbesprechung offenlegen. Diese dient der genauen Darlegung von möglichen anfallenden Steuernachzahlungen oder, im besten Fall, Steuerrückzahlungen an das Unternehmen. Im Falle einer aufgedeckten Rechtsverletzung kann der Prüfer in der Schlussbesprechung über weiterführende Konsequenzen unterrichten.

    Achtung! Die Schlussbesprechung können Sie zur Beanstandung und Stellungnahme nutzen. Dies kann besonders dann sinnvoll sein, wenn durch die Prüfung rechtliche Konsequenzen auf Sie zu kommen können. Wichtig ist dabei, dass Sie die getätigten Aussagen zuvor genau mit einem dem Steuerberater oder Rechtsanwalt absprechen, um ungewünschte Folgen zielsicher auszuschließen.

     

    Selbstanzeige als Mittel zur Schadenreduzierung

    Mit Zugang der Prüfungsanordnung entfaltet sich für das Unternehmen eine Sperrwirkung für eine mögliche Selbstanzeige. Das bedeutet, dass das Unternehmen mit allen rechtlichen Konsequenzen von begangenen Verstößen zu rechnen hat.

    In manchen Fällen erhält das Unternehmen jedoch vor Eingang der Prüfungsanordnung Kenntnis über die bevorstehende Prüfung. Zur Terminabsprache kommt es vor, dass sich die Finanzbehörde vorher telefonisch meldet. In diesem Zeitraum, bis zum Eingang der Prüfungsanordnung, ist eine Selbstanzeige noch zulässig.

    Sollten man in der Vergangenheit steuerliche Straftaten begangen haben, gilt es nach Kenntnis über die bevorstehende Prüfung schnell zu handeln. Eine Selbstanzeige kann dabei ein wichtiges Mittel zur Schadensreduzierung sein.

    Das Beispiel der Steuerhinterziehung macht deutlich, wie wichtig eine Selbstanzeige sein kann:

    Bis zu einem Hinterziehungsbetrag von 25.000 € bleibt die Steuerhinterziehung bei rechtzeitiger Selbstanzeige straffrei. Bei Beträgen darüber hinaus kann durch die Zahlung eines Zuschlags von einer Strafverfolgung abgesehen werden.

    Statistische Häufigkeit von Betriebsprüfungen

    Das Er­geb­nis­ der steu­er­li­chen Be­trieb­sprü­fung 2016 hat allein ein Mehrergebnis in Höhe von 14,1 Mrd. € erzielt. Besonders interessant ist dieses hohe Ergebnis unter dem Aspekt, dass nur ein Bruchteil der Betriebe betroffen waren. Insgesamt wurden nur 2,4 % der deutschen Betriebe einer Betriebsprüfung unterzogen.

    Auf Basis der 2016 geprüften Betriebe ergeben sich rechnerisch die Wahrscheinlichkeiten, dass ein

    • Kleinstbetrieb nur alle 100 Jahre
    • Kleinbetrieb nur alle 31 Jahre
    • Mittelbetrieb nur alle 15 Jahre
    • und ein Großbetrieb nur alle 5 Jahre

    geprüft wird (Jahreszahlen sind gerundet).

    Fazit: Die Thematik der Betriebsprüfung ist weitreichend und komplex. Um einen Mehraufwand zu vermeiden, ist eine gut strukturierte Buchhaltung die perfekte Grundlage. Meldet sich der Betriebsprüfer an, ist eine bestmögliche und zielgerichtete Vorbereitung von großer Wichtigkeit. Dabei macht es Sinn, sich auf erfahrene Mitarbeiter oder seinen Steuerberater zu stützen, um lückenlos allen Anforderungen gerecht zu werden. Was man dabei nicht vergessen darf: In einer Betriebsprüfung geht es nicht darum, sich gegen den Fiskus zu verteidigen. Neben der Nachzahlung von Steuern ist die Chance auf eine Rückerstattung zu viel gezahlter Gelder ebenfalls möglich.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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