• 0228 / 95 50 160
Marken der Personalwissen Familie

Betriebsfeier abgabenfrei planen

© Jan Reichel/Fotolia
Betriebsfeier, Firmenfeier, Veranstaltung

Viele Ihrer Mitarbeiter freuen sich sicherlich schon das gesamte Jahr auf eine angekündigte Betriebsveranstaltung oder Firmenfeier. Möglicherweise planen Sie ein Sommerfest, eine Weihnachtsfeier oder auch eine Veranstaltung, die auf wichtige Daten in der Firmenhistorie gründet. Wie Sie die Betriebsfeier steuer- und abgabenfrei planen und gleichzeitig eine  motivierende Betriebsveranstaltung initiieren, erfahren Sie im folgenden Artikel.

    Betriebsveranstaltungen im rechtlichen Sinne

    Zu den Betriebsveranstaltungen im rechtlichen Sinne gehören alle Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die einen gesellschaftlichen Charakter haben. Eine Betriebsveranstaltung muss allen Betriebsangehörigen offenstehen. Werden Veranstaltungen nur für einen bestimmten Teilnehmerkreis durchgeführt, so können Sie trotzdem steuerbegünstigt sein. Dies ist dann der Fall, wenn die Begrenzung des Teilnehmerkreises keine Bevorzugung einer bestimmten Arbeitnehmergruppe darstellt. Mögliche Arten von Betriebsveranstaltungen sind daher zum Beispiel:

    • Weihnachtsfeiern
    • Jubiläumsfeiern
    • Betriebsveranstaltungen
    • Veranstaltungen für Pensionäre des Unternehmens 

    Rechtliche Grundlage bezüglich Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen

    Die rechtliche Grundlagen für die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen findet man im § 19 des Einkommensteuergesetzes (EstG) und in den darauf aufbauenden Lohnsteuerrichtlinien (LStR) im Unterabschnitt R 19.5.

    Im EstG wird ausgeführt, das zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit auch Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen gehören. Im Sinne des EstG werden hier alle Aufwendungen, einschließlich der Umsatzsteuer eingerechnet, die bei einer Veranstaltung mit gesellschaftlichem Character anfallen. Dabei macht es auch keinen Unterschied, ob die Kosten einzelnen Mitarbeiter individuell zugerechnet werden können der ob es sich um pauschalierte Kosten handelt. Gleichzeitig ist es unerheblich, wer im Unternehmen der Ausrichter der Veranstaltung ist.

    Beispiel: Im Rahmen einer Betriebsveranstaltung bucht der Betriebsrat für eine Betriebsratsveranstaltung eine Band. Die Kosten belaufen sich auf 2.500 Euro. Diese können keinem Ihrer Mitarbeiter oder einer Mitarbeitergruppe zugerechnet werden, sondern werden pauschal abgerechnet.

    Freibetrag für Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen

    Im EstG Paragraph 19 wird ein Freibetrag für Ausgaben von 110 Euro pro Person und Veranstaltung ausgewiesen. Liegen die Kosten rechnerisch unter dieser Summe, so gehören diese nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit. Die Zuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung bleiben daher steuerfrei. Liegt die tatsächliche oder pauschalierte Summe jedoch über dieser Zuwendungsgrenze, so ist die Betriebsveranstaltung nicht mehr abgabenfrei. In diesem Fall müssen die Mehrkosten versteuert werden. Maximal werden zwei Betriebsfeiern pro Jahr steuerlich gefördert. Ein nicht ausgeschöpfter Freibetrag kann nicht angespart oder auf eine andere betriebliche Veranstaltung überschrieben werden. Ebenso ist es nicht möglich, nicht ausgeschöpfte Freibeträge steuerlich an andere Mitarbeiter zu transferieren.

    Steuerliche Behandlung bei Überschreiten des Freibetrags

    Seit 2015 gilt eine für Unternehmen einfachere und kostengünstigere steuerliche Behandlung bei Überschreiten der Freibetragsgrenze. Bei höheren Kosten für Ihre Betriebsveranstaltung, muss nur der Differenzbetrag versteuert werden – die Freibetragsgrenze ist steuer- und abgabenfrei. Vor der Reform des Gesetzes führte ein Überschreiten der Freigrenze dagegen automatisch zur Komplettbesteuerung des gesamten Betrages.

    Unter Berücksichtigung von § 40 Absatz 2 EstG kann der Differenzbetrag pauschal mit 25% für die Lohnsteuer versteuert werden. Dies gilt sowohl, wenn die Grenze von 110 Euro überschritten wurde, als auch dann, wenn Ihr Mitarbeiter an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr teilgenommen hat. Eine Pauschalversteuerung ist auch nur für Teile Ihrer Belegschaft zulässig. Differenzieren Sie die Kosten für eine Firmenveranstaltung, so müssen Sie die Pauschalbesteuerung nur für die Personen vornehmen, die tatsächlich den Freibetrag von 110 Euro überschreiten. Zusätzlich zur Lohnsteuer müssen Sie ebenfalls den Solidaritätszuschlag und eventuell pauschale Abgaben zur Kirchensteuer entrichten.

    Beispiel: Sie planen eine Betriebsfeier mit 220 Mitarbeitern am Firmenstandort. Neben fünf erkrankten Mitarbeitern mussten sich fünf weitere Mitarbeiter aufgrund dringender privater und beruflicher Termine abmelden. Letztendlich nehmen nach Abzug der kranken Mitarbeiter 210 Personen teil. Die Aufwendungen für die Feier setzen sich beispielsweise wie folgt zusammen:

    Kostenblock Effektivkosten
    Ort der Feier 10.000 Euro
    Catering und Tombola 12.500 Euro
    Musik und Moderation   2.500 Euro
    Sonstige Kosten   8.000 Euro
    Gesamtkosten 33.000 Euro

    Die Gesamtkosten für Ihre Betriebsveranstaltungen liegen bei 33.000 Euro. Um die Kosten pro Teilnehmer zu berechnen, dividieren Sie die Gesamtkosten durch die Anzahl der Teilnehmer:

    33.000 Euro / 210 Mitarbeiter = 157,14 Euro

    Die Kosten für die Betriebsveranstaltung liegen um 47,14 Euro pro Person über der Freibetragsgrenze. Insgesamt müssten Sie 10.056,54 Euro (47,14 Euro * 210 ) pauschal mit 25% versteuern.

    Betriebsveranstaltungen und Sozialversicherung

    Haben Sie in einem Kalenderjahr Betriebsveranstaltungen für Ihre Mitarbeiter oberhalb der Freigrenze durchgeführt und diese nicht pauschal mit 25% für die Lohnsteuer versteuert, so handelt es sich im Sinne der Sozialversicherung um beitragspflichtiges Entgelt. Für dieses sind Sozialabgaben für die Krankenversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung zu entrichten. Bei pauschal versteuerten Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung oder bei Veranstaltungen unterhalb der Freigrenze von 110 Euro müssen keine Sozialabgaben abgeführt werden.

    Betriebsfeier und Vorsteuer

    Bei Betriebsveranstaltungen, die den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen, ist davon auszugehen, dass Sie vornehmlich dem betrieblichen Interesse dienen. Daher können Sie die Vorsteuer aus den Rechnungen für die Betriebsfeier in Abzug bringen, wenn Sie auch sonst zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Übersteigen die Veranstaltungskosten dagegen die Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter, so ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Die Aufwendungen gelten dann  überwiegend als private Aufwendungen für Ihre Mitarbeiter.

    Übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung

    Im Sinne des Gesetzes sind folgende Zuwendungen in den Lohnsteuerrichtlinien als üblich definiert:

    • Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten
    • Übernachtungs- und Fahrtkosten
    • Eintrittskarten für kulturelle oder Sportveranstaltungen
    • Geschenke im Rahmen der Veranstaltung – z. B. kleine Geschenke am Tisch
    • Großgeschenke oder Tombola-Gewinne
    • Aufwendungen für den äußeren Rahmen – z. B. Künstler, Räume oder Musik

    Zuwendungen oder Geschenke für den Ehe- oder Lebenspartner oder Kinder sind finanziell den Kosten des Arbeitnehmers zuzurechnen.

    Fahrtkosten

    Übernachtungs- und Fahrtkosten sind dann als Reisekosten zu werten, wenn Mitarbeiter zunächst zur ersten Tätigkeitsstätte oder zum Unternehmensstandort anreisen und dann als Unternehmenskollektiv die Betriebsveranstaltung besuchen. Alle Kosten für die Anreise und Übernachtung zur ersten Tätigkeitsstätte gelten dann nicht als Zuwendungen für die Betriebsveranstaltung, sondern als Reisekosten. Diese können steuerfrei vom Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden. Alle Fahrt- und Reisekosten, die dagegen im direkten Zusammenhang zur Betriebsfeier stehen, fließen in die Effektivkosten für die Betriebsveranstaltung ein.

    Geschenke und Begleitpersonen

    Bei größeren Geschenken im Rahmen der Betriebsveranstaltung, kann wiederum eine pauschalierte Besteuerung von 25 Prozent angewandt werden. Hierfür muss die Freigrenze von 60 Euro überschritten werden.

    Werden Begleitpersonen zu einer Betriebsfeier eingeladen, so werden diese äquivalent als Mitarbeiter behandelt. Sie müssen voll in die Berechnung der Betriebsveranstaltung mit einbezogen werden. Die für Begleitpersonen ermittelten Kosten, müssen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden, so dass eine Begleitperson die Freigrenze des Arbeitnehmers minimiert.

    Steuerliche Regelung bei mehreren Betriebsveranstaltungen pro Jahr

    Da nur zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr bis zur Grenze von 110 Euro steuerfrei sind, ist jede weitere Firmenveranstaltung als geldwerter Vorteil anzusehen. Damit ist jede weitere Betriebsveranstaltung nicht mehr steuerbegünstigt. Diese Veranstaltung ist daher pauschal zu besteuert. Nimmt Ihr Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsfeiern pro Jahr teil, so können Sie als Arbeitgeber wählen, für welche Veranstaltungen der Freibetrag gelten soll. Als Betriebsveranstaltung gelten im Rahmen des Gesetzes wieder alle üblichen Veranstaltungen, an denen die gesamte Belegschaft oder Teile einer Belegschaft teilnehmen können.

    Tipp: Finden pro Jahr mehr als zwei Firmenveranstaltungen für Ihren Mitarbeiter statt, so bietet sich die Veranstaltung mit den geringsten Gesamtkosten für die Pauschalversteuerung an.
    Wichtig: Teilweise ist für Angestellte der Besuch einer Betriebsfeier eine verpflichtende berufliche Aufgabe. Ein Außendienstleiter nimmt zum Beispiel an den vier geplanten Distrikt-Sommerfesten in Deutschland teil, um ein Grußwort zu sprechen. In diesem Fall ist der auf den Außendienstleiter entfallende Anteil der Kosten der Distrikttagung kein Arbeitslohn.

    Zusammenfassung und Fazit

    Wenn Sie eine Betriebsveranstaltung planen, lohnt es sich, vorab die Kosten genau zu berechnen, die steuerliche Behandlung zu überprüfen und darauf zu achten, die Veranstaltung abgabenfrei zu gestalten. Dies ist für jeden Mitarbeiter zweimal im Jahr möglich. Voraussetzung ist, dass es sich um eine Betriebsfeier im Rahmen des Einkommensteuergesetzes handelt, zu der alle Mitarbeiter anwesend sein können. Kosten bis zu 110 Euro sind steuerfrei. Gleichzeitig können Sie auch die Vorsteuer geltend machen.

    Planen Sie eine Betriebsveranstaltung, die die Freigrenze von 110 Euro übersteigt, so müssen Sie für den Betrag über der Freigrenze, Lohnsteuer bezahlen. Eine pauschale Besteuerung des überzähligen Betrags in Höhe von 25 Prozent ist möglich. Zusätzlich fallen Abgaben für den Solidaritätszuschlag und bei Kirchensteuerpflicht des Arbeitnehmers, auch für die Kirchensteuer an. Wenden Sie die pauschale Besteuerung für die übersteigenden Beträge an, entfallen gleichzeitig Abgaben für die Sozialversicherung. Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr lohnt es sich in der Regel, die Betriebsfeier pauschal zu besteuern, die die geringsten Gesamtkosten beinhaltet.

    Mit guter, zielgerichteter Planung und einem hohen Kostenbewusstsein können Sie motivierende Betriebsveranstaltungen ausrichten, die Ausgaben minimieren und auch aus Steuersicht die Beste Lösung finden.

    Autor: Torsten Niermann

    Siegel

    Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
    0228 / 95 50 160