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Ausbildungsnachweis – Was Sie als Arbeitgeber über das Berichtsheft wissen müssen

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Berichtsheft, Ausbildungsnachweis

Es ist nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung der Auszubildenden und doch gehört das Führen des Berichtshefts zu den zentralen Pflichten während der Ausbildung. Es ist sogar Voraussetzung um zur Abschlussprüfung zugelassen zu werden. Aber nicht nur der Azubi, sondern auch der Ausbildungsbetrieb hat im Rahmen des Ausbildungsnachweises gewisse Pflichten. Wir sagen Ihnen, welche das sind und was Sie sonst noch über das unvermeidbare Berichtsheft wissen müssen.

Wichtiger Hinweis: Auch wenn das Berichtsheft von vielen Auszubildenden verhasst ist, nimmt es im Rahmen der dualen Ausbildung eine zentrale Rolle ein. Es ermöglicht nämlich allen an der Ausbildung beteiligten Parteien, den Ausbildungsverlauf zu überwachen. Um dies sicherzustellen, ist der Azubi selbst dazu verpflichtet, das Berichtsheft regelmäßig, gewissenhaft und ordentlich zu führen.

Vom Berichtsheft profitieren alle Beteiligten

Von dieser disziplinierten Dokumentation des Ausbildungsablaufs und Ausbildungsinhalts profitiert nicht zuletzt der Auszubildende selbst. Denn der Ausbildungsnachweis soll schließlich sicherstellen, dass ihm während der Ausbildung auch das vermittelt wird, was auf dem Lehrplan der zuständigen Kammer steht. Gleichzeitig dient die eigenverantwortliche Führung dem Kompetenzerwerb.

Aber auch Sie als Unternehmer profitieren von den Ausbildungsnachweisen. Sie erfahren einerseits, was Ihr Auszubildender in der Berufsschule lernt und können andererseits kontrollieren, ob ihm innerhalb des Unternehmens auch die Tätigkeiten beigebracht werden, die vorgesehen sind. Gerade in größeren Betrieben ist das Berichtsheft für die Personalabteilung oder die Unternehmensleitung ein wichtiges Instrument, um die Tätigkeiten der Auszubildenden in den einzelnen Fachabteilungen zu überprüfen.

Hat das Berichtsheft Auswirkungen auf die Prüfungszulassung?

Dritter im Bunde sind die für die duale Ausbildung zuständigen Kammern, also beispielsweise die Industrie- und Handelskammer für die kaufmännischen Berufe oder die Handwerkskammer für die handwerklichen Berufe. Gemäß § 43 Abs. 1 Nr. 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) beziehungsweise § 36 Absatz 1 Nr. 2 Handwerksordnung (HwO) ist das lückenlos geführte Berichtsheft Voraussetzung um für die Abschluss- beziehungsweise Gesellenprüfung zugelassen zu werden.

Meist muss der Azubi es dem Prüfungsausschuss schon bei der mündlichen Prüfung vorzeigen, wobei es nicht in die Bewertung mit einfließt. Selbstverständlich achtet der Ausschuss auch darauf, ob tatsächlich die dem Beruf entsprechenden Ausbildungsinhalte vermittelt wurden, oder ob der Azubi immer nur die gleichen Hilfstätigkeiten verrichten musste.

Diese Information ist sicherlich auch für Eltern beziehungsweise Erziehungsberechtigte interessant, die die Ausbildungsnachweise ihrer minderjährigen, in Ausbildung befindlichen Kinder ebenfalls abzeichnen müssen.

Dokumentation des Ausbildungsverlaufs

Konkret dient das Berichtsheft sowohl der zeitlichen, als auch der sachlichen Dokumentation der Berufsausbildung. Je nach Berufsbild muss diese täglich oder wöchentlich erfolgen. Typischerweise werden im Berichtsheft folgende Informationen festgehalten:

  • Name des Auszubildenden auf jeder Seite
  • Ausbildungsjahr auf jeder Seite
  • Berichtszeitraum auf jeder Seite
  • Gegebenenfalls ausbildende Abteilung auf jeder Seite
  • Stichpunktartige Auflistung der Tätigkeiten, Lerninhalte und Unterweisungen für jeden Wochentag
  • Anwesenheitsstunden im Betrieb, in der Schule und am Unterweisungsort

Während die Inhalte der Ausbildung bei kaufmännischen Berufen in der Regel schriftlich wiedergegeben werden, kann dies bei handwerklichen Berufen beispielsweise auch in Form von Skizzen und Zeichnungen erfolgen. Neben der handschriftlichen Führung der Ausbildungsnachweise ist seit Oktober 2017 auch die elektronische Führung möglich.

Digitales Berichtsheft seit Oktober 2017 zugelassen

Ob das Berichtsheft analog oder digital geführt wird, muss seitdem im Ausbildungsvertrag geregelt werden. Die elektronischen Ausbildungsnachweise können sowohl mit einer speziellen Software als auch online erstellt werden. Das digitale Berichtsheft bringt einige Vorteile mit sich:

  • Papierlos
  • Automatische Rechtschreibprüfung
  • Sich wiederholende Inhalte können einfach kopiert werden
  • Korrekturen können leichter vorgenommen werden
  • Es gibt keine Probleme mehr mit unleserlichen Handschriften
  • Berichte können automatisch und fristgerecht an den Ausbilder weitergeleitet werden

Insbesondere, wenn man die Auszubildenden an verschiedenen Unternehmensstandorten einsetzt, vereinfacht das digitale Berichtsheft den bürokratischen Aufwand. Auch das Berufsbildungsgesetz sieht vor, dass das Erbringen von Ausbildungsnachweisen so einfach wie möglich sein soll. Das zeigt sich nicht nur im relativ geringen Umfang von etwa einer DIN A4 Seite pro Woche, sondern auch darin, dass für digitale Nachweise keine elektronische Form wie zum Beispiel eine elektronische Signatur notwendig ist.

Welche rechtlichen Stolperfallen gibt es?

Gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG müssen Sie als Ausbilder Ihren Auszubildenden einerseits die Möglichkeit geben, die Ausbildungsnachweise während der Arbeitszeit am Arbeitsplatz zu führen. Andererseits müssen Sie ihnen auch die dafür notwendigen Arbeitsmittel kostenlos zur Verfügung stellen. Bei einem digitalen Berichtsheft also auch einen Computer oder ein Tablet. Gerade in Handwerksberufen kann das zu Komplikationen führen.

Den Azubi für das Berichtsheft einfach ein privates Gerät nutzen zu lassen ist gefährlich. Denn durch die geschäftliche Nutzung wird dieses zu einem Arbeitsmittel. Für Schäden an oder Rechtsverstöße mithilfe solcher Arbeitsmittel müssen Sie als Ausbildungsbetrieb haften. Dieses Risiko lässt sich durch eine von beiden Seiten unterschriebene Haftungsausschlusserklärung zumindest abmildern. Darin regelt man, dass Sie als Arbeitgeber nur die Verantwortung für die jeweilige Berichtsheftanwendung übernehmen.

Übersicht:
Pflichten im Zusammenhang mit dem Ausbildungsnachweis
Pflichten des Auszubildenden Pflichten des Ausbildenden
– Selbstständiges, regelmäßiges und gewissenhaftes Führen des Berichtshefts

– Unterzeichnung der Ausbildungsnachweise

– Vorzeigen des Berichtshefts gegenüber dem Ausbildenden und gegebenenfalls einem Erziehungsberechtigten

– Mindestens monatliche Durchsicht und Unterzeichnung der Ausbildungsnachweise

– Kostenlose Bereitstellung von allen notwendigen Materialien oder Geräten zur Führung des Berichtshefts

– Gewährung von Arbeitszeit, in der man das Berichtsheft führt

Schlampiges Berichtsheft kann zur Abmahnung führen

Nicht nur Auszubildende sollten das Berichtsheft nicht als lästiges Beiwerk der Ausbildung oder gar Schikane verstehen, sondern auch Sie als Ausbilder nicht. Immerhin können Sie einen Azubi, der das Berichtsheft wiederholt nicht regelmäßig oder ordentlich führt, auch abmahnen. Das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein hat sogar entschieden, dass nach mehreren Abmahnungen wegen mangelhafter Ausbildungsnachweise eine außerordentliche Kündigung durch den Arbeitgeber rechtens ist (Az. 2 Sa 22/02).

Fazit: Gute Gründe fürs Berichtsheft

Auch wenn das Führen des Berichtshefts nicht unbedingt Spaß macht, so gibt es dennoch gute Gründe dafür, an der etablierten Praxis festzuhalten. Neben den bürokratischen Aspekten sollen die Ausbildungsnachweise den Auszubildenden auch die Möglichkeit zur Reflexion geben. Das heißt jedoch nicht, dass man nicht mit der Zeit gehen darf. Mittlerweile kann man das Berichtsheft auch vollständig elektronisch führen. In Zukunft dürfte sich das digitale Berichtsheft aufgrund diverse Vorteile vor allem in größeren Betrieben durchsetzen.

Autor: Matthias Koprek

 

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