Bei allen Leistungen – wie beispielsweise bei Firmenwagen –, die Mitarbeiter Ihres Unternehmens erhalten, entscheiden Sie über deren Lohnsteuer- und Beitragspflicht. Außerdem müssen Sie die Abgaben in der richtigen Höhe ermitteln und abführen. Sowohl Mitarbeiter als auch Behörden und nicht zuletzt die Unternehmensleitung verlassen sich dabei auf Sie. Lesen Sie hier, worauf es bei Firmenwagen konkret ankommt.
Die pauschale Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der 1-%-Methode ist gesetzlich vorrangig. Sie kommt immer dann zum Zug, wenn Ihr Unternehmen mit dem Mitarbeiter nichts anderes vereinbart hat oder die Fahrtenbuchmethode fehlerhaft angewendet worden ist. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der pauschalen Abrechnung ankommt.
Wenn Sie den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung nach der 1-%-Methode berechnen, sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte noch nicht abgegolten. Diese müssen Sie ebenfalls pauschal, aber nach anderen Regeln berechnen.
Vermutlich gibt es auch im Fuhrpark Ihres Unternehmens das eine oder andere E-Fahrzeug oder Hybridauto. Ihr Unternehmen und die Mitarbeiter, die diese Autos fahren, können von einigen Steuererleichterungen profitieren. Nun werden die Vergünstigungen für Hybridfahrzeuge jedoch allmählich abgebaut. Lesen Sie hier, wie Sie aktuell den Überblick behalten – und wie Sie E-Fahrzeuge rechtssicher abrechnen.
Zahlt ein Mitarbeiter Ihrem Unternehmen ein Nutzungsentgelt, weil er ein Firmenfahrzeug auch privat und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt, mindert dies den Wert des geldwerten Vorteils aus der Nutzungsüberlassung. In diesem Fall ist es immens wichtig, dass Sie richtig rechnen.
Fahrtenbuchmethode bedeutet: Der Mitarbeiter, der den Firmenwagen nutzt, zeichnet in einem Fahrtenbuch jede unternommene Fahrt mit Detailangaben auf – private und dienstliche Fahrten sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Ihre Aufgabe ist es, das Fahrtenbuch regelmäßig zu kontrollieren und bei Vollständigkeit nach den aufgezeichneten Angaben abzurechnen. Die Vorgaben gelten für elektronische Fahrtenbücher ebenso wie für Aufzeichnungen auf dem Papier.
Haben Sie sich mit dem Beschäftigten auf die Fahrtenbuchmethode geeinigt und wendet dieser ein den Vorgaben entsprechendes Fahrtenbuch an, können Sie anhand der Aufzeichnungen den geldwerten Vorteil ermitteln. Gehen Sie dabei besonders sorgfältig vor. Denn Fahrtenbücher werden in Betriebsprüfungen regelmäßig unter die Lupe genommen.
Verfügen Beschäftigte über einen Firmenwagen, den sie privat nutzen dürfen, haben sie auch während längerer Freistellungen Anspruch auf die Privatnutzung. Rechnen Sie die Privatnutzung des Dienstwagens deshalb unbedingt auch während Freistellungen ab.
Nicht nur die Privatnutzung eines Firmenautos ist ein geldwerter Vorteil, für den Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Eingeschlossen sind auch Dienst-Fahrräder und Dienst-Elektrofahrräder. Hier gilt ebenfalls eine Steuervergünstigung. Stellen Sie als Entgeltabrechner die Weichen richtig, kann Ihr Unternehmen einem Beschäftigten ein Fahrrad zur Privatnutzung überlassen, ohne dass hierfür Steuern oder Beiträge anfallen. Achten Sie aber darauf, dass Sie bestimmte Fahrräder wie ein Kfz abrechnen.
Häufig möchten Beschäftigte „ihren“ Firmenwagen schließlich kaufen. Dann sollten Sie vorsichtig sein: Bleibt der Kaufpreis hinter dem Wert des Fahrzeuges zurück, ist die Differenz steuerpflichtiges – und damit auch beitragspflichtiges – Arbeitsentgelt.