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Warum Sie als Arbeitgeber Arbeitszeugnisse erstellen müssen

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Arbeitszeugnis

Zeugnisse zu schreiben ist für viele Arbeitgeber eine lästige Pflicht. Aber: Ihr Mitarbeiter hat bei der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf die Erteilung eines Zeugnisses, und nach § 109 Abs. 2 Gewerbeordnung kann Ihr Mitarbeiter ein schriftliches Arbeitszeugnis fordern. Dieses muss klar und verständlich formuliert sein und als schriftliches Exemplar ausgestellt werden.

    Das rechtssichere Arbeitszeugnis dokumentiert

    • die Dauer und Art der Beschäftigung,
    • Qualifikationen und
    • Leistungen sowie
    • das Sozialverhalten des Mitarbeiters.

    Wenn Ihr Mitarbeiter es verlangt, müssen im Arbeitszeugnis auch Angaben zu seinen Leistungen und zur Führung (Verhaltensbeurteilung) enthalten sein (§ 630 BGB). Eine Ausnahme besteht lediglich, wenn das Arbeitsverhältnis nur so kurz bestanden hat, dass Sie als Arbeitgeber beides nicht beurteilen können. In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber nur ein einfaches Zeugnis erteilen.

    Wichtig! Sie müssen ein solches Arbeitszeugnis aber nicht automatisch erstellen. Nur wenn der Mitarbeiter das Arbeitszeugnis verlangt, sind Sie als Arbeitgeber in der Pflicht.

      Diese Formen von Arbeitszeugnissen gibt es in der Praxis

      Es gibt verschiedene Zeugnisarten. Arbeitszeugnisse sind je nach Form verschieden aufgebaut

      • Das Zwischenzeugnis

      Anspruch auf ein Zwischenzeugnis hat Ihr Mitarbeiter nur, wenn für die Erteilung ein besonderer Anlass besteht.

      Das ist beispielsweise der Fall, wenn

      • sich der Mitarbeiter anderweitig bewerben will,
      • sich der Mitarbeiter im Betrieb auf eine andere Stelle bewerben möchte,
      • Sie als Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis gekündigt haben,
      • sich größere Änderungen im Aufgabenbereich des Mitarbeiters ergeben, wie etwa nach einer Versetzung,
      • der Vorgesetzte des Mitarbeiters wechselt oder
      • sich erhebliche Veränderungen im Betrieb, z.B. nach einer Betriebsübernahme ergeben.

      Das Zwischenzeugnis unterscheidet sich nur wenig von einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Es wird in der Gegenwartsform (= Präsens) geschrieben, da das Arbeitsverhältnis noch fortbesteht, und es enthält natürlich eine andere Schlussformel als ein Endzeugnis. Meist wird dort der Grund der Erstellung, etwa ein Vorgesetztenwechsel genannt.

      • Das einfache Zeugnis

      Ein einfaches Zeugnis wird nur erstellt, wenn das Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters nur kurz bestanden hat, etwa bei Aushilfen, die nur ein paar Wochen oder Monate da waren. Neben Angaben zur Person enthält es Angaben zu Art und Dauer der ausgeübten Tätigkeit. Beim einfachen Zeugnis können Sie als Arbeitgeber die Leistungen und das Verhalten meist nicht beurteilen.

      • Das qualifizierte Arbeitszeugnis

      Es ist die Standardform des Arbeitszeugnisses. Im Gegensatz zum einfachen Zeugnis enthält ein qualifiziertes Zeugnis auch eine Leistungsbeurteilung und sowie Beurteilung des Verhaltens des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Dritten.

      Worauf beim Erstellen eines Zeugnisses zu achten ist

      Achten Sie beim Anfertigen eines Arbeitszeugnisses vor allem auf die Formalien.

      Hierzu gehören

      • Ort und Datum der Zeugnisausstellung,
      • Unterschrift des Zeugnisausstellers sowie
      • der Name des Zeugnisausstellers zusätzlich maschinenschriftlich.

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      Natürlich muss das Zeugnis auf dem Briefbogen Ihrer Firma geschrieben werden. Es darf nicht geknickt werden, sowie keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, unzulässige Betonungen, wie z.B. Anführungs-, Ausrufe- oder Fragezeichen, Unterstreichungen, Fettdruck, Durchstreichungen oder Ähnliches aufweisen.

      So wird ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut

      Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält außer Angaben über Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses zusätzlich Ausführungen über die Tätigkeiten, die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters. Achten Sie darauf, dass die Leistungen und das Verhalten während der gesamten Dauer des Beschäftigungsverhältnisses beurteilt werden. Wer in der Personalabteilung arbeitet, weiß, dass es zahlreiche Hilfestellungen gibt, um Zeugnisse zu erstellen. Dazu zählen unter anderem die Folgenden:

      Generell gilt aber: Vorformulierte Texte sind eine gute Orientierung, doch wer seinem Mitarbeiter auch Wertschätzung entgegenbringen möchte – und das ist nicht zuletzt im Sinne des Employer Branding sinnvoll – sollte selbst formulieren. Dabei liegt der Fokus nicht auf einzelnen Passagen des Zeugnistextes, sondern vielmehr auf dem Zeugnis als Ganzes.

      Hinweis: Als Mitarbeiter der Personalabteilung haben Sie einen besonderen Einblick in die Materie. Sie sind selbst in der Position, um zu beurteilen, welche Informationen für einen Recruiter essenziell sind, wenn der Arbeitnehmer seine Bewerbung mit dem Zeugnis an einen anderen Betrieb sendet. Das ist ein klarer Vorteil gegenüber ausscheidenden Mitarbeitern, die es vielleicht anstreben, ihr Zeugnis selbst zu verfassen.

      Diese 3 Grundsätze sollten Sie bei der Bewertung Ihres Mitarbeiters beherzigen

      Achten Sie deshalb auch auf die folgenden drei Grundsätze für die Bewertung der Leistungen Ihres Mitarbeiters:

      1. Im Zweifel hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf eine durchschnittliche Bewertung mit der Note 3 (Bundesarbeitsgericht (BAG), 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13).Eine Muster-Formulierung für die Note 3 lautet: Der Mitarbeiter Horst G. hat stets zu unserer Zufriedenheit gearbeitet.
      2. Wenn Sie eine unterdurchschnittliche Bewertung abgeben wollen, wozu Sie durchaus berechtigt sind, tragen Sie als Arbeitgeber die Beweislast. Das heißt: Hat Ihr Mitarbeiter tatsächlich schlecht gearbeitet, müssen Sie dies in einem Zeugnisrechtsstreit auch beweisen können.
      3. Fordert Ihr Mitarbeiter eine bessere Beurteilung als die von Ihnen zugebilligte durchschnittliche Bewertung für sich, muss er dies beweisen können (BAG, 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13). Das heißt: Haben Sie eine durchschnittliche Bewertung im Zeugnis abgegeben, trägt Ihr Mitarbeiter für die bessere Bewertung selbst die Beweislast. Er muss aus seiner Sicht Tatsachen darlegen, die die von ihm gewünschte gute Beurteilung belegen.

      Warum die Zeugnissprache manchmal merkwürdig klingt

      Arbeitszeugnisse haben eine spezielle Sprache. Das liegt daran, dass sie nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts „wahrheitsgemäß und wohlwollend“ formuliert sein müssen.

      Im Klartext: Sie dürfen nicht die harte Wahrheit schreiben, etwa wenn ein Mitarbeiter richtig schlecht gearbeitet hat, sondern müssen dies in „nette“ Worte verpacken. So hat sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt und oft werden Schulnoten in bestimmten Formulierungen verschlüsselt.

      Ein Formulierungsbeispiel, wenn es um die Leistungen von Mitarbeitern geht:

      Er hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben…

      stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt sehr gut
      stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt gut
      stets zu unserer Zufriedenheit erledigt Durchschnittsleistung
      im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt mangelhafte Leistung
      Er/Sie hat sich bemüht, die übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen völlig ungenügende Leistung

      Was Sie über „Geheimcodes“ in Arbeitszeugnissen wissen müssen

      Gern benutzt und leider immer noch weit verbreitet: die versteckten Geheim-Codes. Zeugnis-Codes sind grundsätzlich unzulässig (§ 109 Abs. 2 GewO). Ihr Mitarbeiter hat bei der Verwendung solcher Formulierungen einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch auf Entfernung.

      Verzichten Sie deshalb in Ihren Zeugnissen auf diese Codes, denn Sie ersparen sich so Streit vor Gericht. Umgekehrt können Sie aber die Ihnen vorgelegten Zeugnisse dahingehend lesen, ob versteckte Informationen vorliegen.

      Es gibt eine Reihe versteckter Geheim-Codes, die Sie kennen sollten:

      Häufige Passivformulierungen, wie etwa

       

      „Folgende Tätigkeiten wurden von dem Arbeitnehmer verrichtet …; darüber hinaus hatte er folgende Arbeiten zu bearbeiten …“

       

      mangelnde Initiative des Mitarbeiters und unselbstständiges Handeln

      Formulierung wie

       

      • im Allgemeinen,
      • grundsätzlich,
      • überwiegend
      • im Großen und Ganzen,
      • in der Regel,
      • im Wesentlichen,
      • im Rahmen seiner Möglichkeiten,
      • in wesentlichen Teilen,
      • meistens,
      • soweit ihm dies möglich war.

      Indiz für eine mangelhafte Bewertung

      Wenn Sie ein Arbeitszeugnis lesen, können sich leicht versteckte Hinweise ergeben. Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, was hinter mancher gut klingenden Botschaft tatsächlich stecken kann:

      Geheimcode Wahrheit
      Sie führte die ihr übertragenen Arbeiten mit großem Fleiß und Interesse durch.“

       

       „Sie war bemüht, die ihr übertragenen Aufgaben zu meiner Zufriedenheit durchzuführen.“

      Völlig ungenügende Arbeitsleistung trotz Anstrengung.

      Er hat sämtliche Arbeiten vorschriftsmäßig erledigt und war immer um eine termingerechte Erledigung bemüht.“

      Ein Bürokrat, der auch noch langsam arbeitete.

      „Bei vielen unserer Kunden wurde Herr … als kompetenter Ansprechpartner geschätzt.“ Bei vielen Kunden, aber nicht bei allen … Der Mitarbeiter war alles andere als ein Fachmann.
      „Frau … hat alle ihr übertragenen Arbeiten äußerst gewissenhaft und sorgfältig erledigt.“ Kaum Eigeninitiative, sehr langsam arbeitend. Angst vor Entscheidungen.
      „Für die Belange der Belegschaft bewies er immer Einfühlungsvermögen.“ Vorsicht, sexueller Belästiger!

      Was Ihr Mitarbeiter machen kann, wenn er mit dem Arbeitszeugnis nicht einverstanden ist

      Ihr Mitarbeiter kann eine „Nachbesserung“ verlangen, wenn einer der folgenden Punkte nicht erfüllt wurde:

      • Schriftlicher Ausdruck

      Das Arbeitszeugnis muss schriftlich und ausgedruckt auf Papier von Ihnen ausgestellt werden. Eine Zeugnis-Mail ist also unwirksam. Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf einen sauberen Ausdruck auf Firmenpapier. Flecken oder verknittertes Papier muss er nicht akzeptieren.

      • Individuelles Zeugnis

      Ihr Mitarbeiter hat Anspruch auf ein individuelles Zeugnis – also Zeugnisse nicht einfach abschreiben!

      • Personalien müssen korrekt sein

      Jedes Arbeitszeugnis muss korrekte Personenangaben, also Vorname, Name, Geburtsdatum, den genauen Tätigkeitszeitraum sowie die Art und Dauer aller vom Mitarbeiter ausgeführten Tätigkeiten enthalten. Urlaub und krankheitsbedingte Fehlzeiten bleiben außen vor, ebenso wie Betriebsratstätigkeit.

      • Ganz wichtig: der Schlusssatz

      Der Schlusssatz ist zwar optional. Als Arbeitgeber dürfen Sie dem Mitarbeiter darin zum Abschied danken, dessen Ausscheiden bedauern und ihm Erfolg wünschen. Sie müssen es aber nicht. Aber: Das Fehlen der Schlussformel wird oft negativ ausgelegt!

      Autor: Michael T. Sobik

      Siegel

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