Arbeitszeugnisse: Inhalt, Aufbau, Anspruch und Zeugnissprache

Jedes Jahr wechseln Hunderttausende von Arbeitnehmern in Deutschland ihr berufliches Umfeld. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Neben einer betriebsbedingten Kündigung können persönliche Anlässe oder das Angebot eines Mitbewerbers Motivation für einen Wechsel des Arbeitsplatzes sein. Ein Großteil der ausscheidenden Mitarbeiter erwartet vom Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Was sind die Zwecke von einem Arbeitszeugnis?

Arbeitnehmer implizieren mit einem Zeugnis einen fachgerechten Nachweis über ihre Leistung und eine Beurteilung ihrer individuellen Arbeitsqualität. Während es in anderen Ländern nicht üblich ist, ein schriftliches Arbeitszeugnis auszustellen, haben in Deutschland Mitarbeiter ein gesetzliches Anrecht auf Ausstellung eines Zeugnisses.

Unternehmen sind im Umkehrschluss darauf angewiesen, von Bewerbern vollständige Bewerbungsunterlagen zu erhalten, um sich ein umfangreiches Bild über einen Kandidaten zu machen.

Neben den originären Bewerbungsdokumenten, wie dem tabellarischen Lebenslauf oder einem Anschreiben sind vor allem die chronologisch geordneten Arbeitszeugnisse relevant. Sie geben einen Einblick in die Tätigkeit, die Aufgaben und das Sozialverhalten des Bewerbers. In vielen Fällen entscheidet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis über eine Ablehnung oder Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.

Aufgrund der Bedeutung von Arbeitszeugnissen stellen sich Unternehmen, Führungskräfte und Personaler die folgenden wichtigen Fragen:

• Haben Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis?
• Welche Unterschiede bestehen zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis?
• Welche Komponenten und Formulierungen enthält ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
• Welche Geheimcodes werden von Personalern in Zeugnisse eingearbeitet?
• Wann haben Angestellte das Recht, ein Zwischenzeugnis anzufordern?
• Worauf müssen Unternehmen achten, wenn Sie ein Arbeitszeugnis für eine Führungskraft konzipieren?

Personaler und Führungskräfte profitieren davon, die aufgeführten Fragen und deren Antworten objektiv zu betrachten. Unternehmen wird es in diesem Fall gelingen, professionellere Arbeitszeugnisse zu erstellen. Gleichzeitig werden sie in die Lage versetzt, die nach der Papierform besten Bewerber für ein Vorstellungsgespräch einzuladen. Diesen können sie vor einer Einstellung auf Eignung prüfen.

Wissenswertes zum Thema Arbeitsrecht lesen Sie in:

• Arbeitsrecht: alles, was zu beachten ist

Welchen Anspruch haben Arbeitnehmer auf Ausstellung eines Zeugnissen?

Mitarbeiter in Deutschland kennen in der Regel die Ansprüche von Unternehmen an Bewerbungsunterlagen. Eine wesentliche Voraussetzung für Erfolg im Bewerbungsprozess ist die Übermittlung der chronologisch geordneten Arbeitszeugnisse. Eine komplette Bewerbungsmappe, die den Kandidaten vorstellt und von Mitbewerbern abgrenzt, stellt für jeden Bewerber die Eintrittskarte in ein neues Unternehmen dar. Um jedem Arbeitnehmer die Möglichkeit zu geben, sich qualifiziert darzustellen, hat der Gesetzgeber Betrieben die Verpflichtung auferlegt, Arbeitnehmern bei einem Austritt auf Verlagen ein Arbeitszeugnis auszustellen.

Die gesetzliche Grundlage und die fachlichen und formellen Rahmenbedingungen für Arbeitszeugnisse finden Personaler und Betriebe in der Gewerbeordnung (GewO) und korrespondierend im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 630 BGB). Der § 109 der GewO macht eindeutige Angaben zum Anspruch und zur Ausgestaltung eines Arbeitszeugnisses.

Gesetzlicher Anspruch des Arbeitnehmers

• Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis
• Das Zeugnis muss im Mindestfall Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten.
• Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.

Ausgestaltung und Formulierung des Zeugnisses

• Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.
• Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
• Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Gesetzlicher Anspruch für Auszubildende

Auszubildende haben ebenfalls einen rechtlich verbrieften Anspruch auf Ausstellung eines Ausbildungszeugnisses. Dieser Rechtsanspruch leitet sich aus § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) ab und enthält ähnliche Aussagen, wie die Vorgaben der Gewerbeordnung.

Diese besagen:

• Ausbildende haben den Auszubildenden bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis auszustellen. 
• Das Zeugnis muss Angaben enthalten über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten der Auszubildenden.
• Auf Verlangen Auszubildender sind ebenfalls Angaben über Verhalten und Leistung aufzuführen.

Wer aus gesetzlicher Sicht Anspruch auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses hat

Zusammengefasst haben alle Betriebsangehörigen auf Grundlage des § 5 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) ein Anrecht auf Ausstellung eines schriftlichen Arbeitszeugnisses.

Neben festangestellten Mitarbeitern, Führungskräften und Auszubildenden erwähnt der Gesetzgeber ebenfalls:

• Heimarbeiter,
• Beamtinnen und Beamte,
• Soldatinnen und Soldaten sowie
• Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst.

Darüber hinaus müssen Unternehmen gewährleisten, dass die Formulierungen im Zeugnis keine Interpretationen zulassen. Unrichtige oder nicht exakt gefasste Informationen über den Mitarbeiter oder seine Leistung sind nicht zulässig. Ein Arbeitszeugnis muss zwingend schriftlich in Papierform ausgestellt werden. Ein ausschließlicher Versand in elektronischer Form ist nicht gestattet, da ein Arbeitszeugnis als bedeutendes, persönliches Dokument und als Urkunde betrachtet wird.

Was sind die Unterschiede zwischen einem einfachen und qualifizierten Zeugnis?

Die Gewerbeordnung zeigt eindeutig auf, worin sich ein Einfaches und ein qualifiziertes Arbeitszeugnis unterscheiden. Ein einfaches Standardzeugnis enthält ausschließlich Angaben zum Arbeitnehmer sowie zur Art und Dauer seiner Tätigkeit im Unternehmen.

Im Zeugnis wird auf Formulierungen verzichtet, die Rückschlüsse auf die Leistung, das Verhalten oder die Zufriedenheit des Betriebs zulassen. Informationen, die die Güte des Arbeitsverhältnisses beschreiben, werden negiert. Aus diesem Grund kann ein einfaches Arbeitszeugnis als solider schriftlicher Arbeitsnachweis ohne Bewertung angesehen werden.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält im Gegensatz zum einfachen Zeugnis Komponenten, die die Leistung des Mitarbeiters und sein Sozialverhalten im Unternehmen darstellen. Die meisten Angestellten verlangen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, um ihre Tätigkeit, Leistung und eine Beurteilung ihrer Arbeitsleistung nachweisen zu können. Viele Unternehmen erstellen aus diesem Grund standardmäßig ausschließlich qualifizierte Arbeitszeugnisse.

Reicht ein Bewerber trotz längerer Unternehmenszugehörigkeit ein einfaches Arbeitszeugnis ein, kommen beim potenziellen Arbeitgeber Fragen auf. Personaler werden den Kandidaten und seine Qualifikation umfassend prüfen. Dies ist notwendig, um Probleme im Sozialverhalten oder in der persönlichen Leistungsbereitschaft zu erkennen und zu bewerten.

Wie wird ein Arbeitszeugnis erstellt?

Die Konzeption eines Arbeitszeugnisses ist für Firmen mit Aufwand verbunden. Eine Erstellung muss innerbetrieblich methodisch geplant werden und unterliegt einer vorab definierten Systematik. Dabei müssen Personalverantwortliche neben den gesetzlichen Vorgaben ebenfalls Fachurteile des Bundesarbeitsgerichts kennen und einbeziehen. 

Darüber hinaus sollten sie die besondere Zeugnissprache verstehen und interpretieren können. In diesem Fall ist es ihnen möglich, juristisch professionelle und wohlwollende Arbeitszeugnisse zu entwickeln.  

Ein Arbeitszeugnis wird in den meisten Unternehmen in der HR-Abteilung erstellt. Spezialisierte Personalverantwortliche achten bei der Konzeption darauf, die Vorgaben der aktuellen Rechtsprechung, die gesetzlichen Bestimmungen und interne Direktiven einzuhalten. Bei der professionellen Erstellung von Arbeitszeugnissen müssen die folgenden Fragen objektiv beantwortet werden:

• Worauf achten Personalverantwortliche beim Aufbau des Arbeitszeugnisses? 
• Wie gelingt ein professioneller Aufbau des Arbeitszeugnisses? 

Welche Fakten in ein Arbeitszeugnis gehören und welche nicht 

Wichtige Informationen im Arbeitszeugnis	Was nicht dargestellt werden darf
Elternzeit, wenn diese eine wesentliche Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses darstellt (Urteil Arbeitsgericht Köln)	Mehrdeutige Formulierungen, die keinen wohlwollenden Charakter haben oder widersprüchliche Aussagen
Informationen zu den Aufgaben und Tätigkeiten	Eine Abmahnung oder Ermahnung
Bewertung zum Fachwissen und zum Können und zur Belastbarkeit	Einmalige Vorfälle oder Umstände, die für den Arbeitnehmer, seine Führung und Leistung nicht charakteristisch sind – seien sie für ihn vorteilhaft oder nachteilig – gehören nicht in das Zeugnis. (Urteil Bundesarbeitsgericht)
Bewertung der Leistungsbereitschaft
Arbeitsweise und Arbeitsergebnisse
Führungsverhalten (bei Führungskräften)
Sozialverhalten (Soft Skills)
Fehltage dürfen aufgeführt werden, wenn sie mindestens die Hälfte der Beschäftigungsdauer ausmachen (Urteil Landesarbeitsgericht Sachsen)

Papierform für ein Arbeitszeugnis zwingend vorgeschrieben 

In der modernen Arbeitswelt wird ein Großteil der Unterlagen und Dokumente digital versandt und verarbeitet. Ein Ausdruck ist vielfach unüblich und kostet Zeit und Geld. Moderne Arbeitgeber in papierlosen Büros könnten geneigt sein, Arbeitszeugnisse ebenfalls digital zu erstellen und zu versenden.

Da es sich bei einem Arbeitszeugnis um ein offizielles Dokument von hoher Tragweite handelt, ist dies nicht gestattet. Der Gesetzgeber gibt Arbeitgebern und Dienstherren in der Gewerbeordnung und im BGB eindeutig und unzweifelhaft auf, dass die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ausgeschlossen ist. Dies bedeutet für Unternehmen, dass Arbeitszeugnisse zwingend in Papierform und mit rechtsgültigen Unterschriften erstellt werden müssen. Ein elektronisches Arbeitszeugnis ist aus rechtlicher Sicht wertlos und anfechtbar.

Worauf Personalverantwortliche beim Aufbau des Arbeitszeugnisses achten 

Die Erstellung des Arbeitszeugnisses erfolgt in den meisten Unternehmen auf Basis eines stringenten Prozesses. Dieser besteht aus mindestens fünf, aufeinander abgestimmten Schritten: 

1. Eingang der Zeugnisanforderung über eine Führungskraft oder direkt durch den Angestellten. 
2. Prüfen des Rechtsanspruches auf Ausstellung eines Zeugnisses. Entscheidung, ob ein Zeugnis oder Zwischenzeugnis aus Kulanz ausgestellt werden kann, wenn keine rechtliche Notwendigkeit vorliegt. 
3. Übersendung eines vorgefertigten Beurteilungsbogens an den direkten Vorgesetzten des anspruchsberechtigten Angestellten. Für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält der Beurteilungsbogen Ankreuz-Optionen, die in Schulnoten abgefragt werden.

Die Personalabteilung benötigt vom Vorgesetzten eine objektive Einschätzung zu den folgenden Spezifikationen: 

• Fachwissen und Können des Mitarbeiters. 
• Leistungsbereitschaft und genereller Einsatz des Angestellten. 
• Belastbarkeit und Flexibilität. 
• Arbeitsweise des Angestellten, inklusive Systematik und Zuverlässigkeit. 
• Arbeitsergebnisse: Einschätzung der qualitativen und quantitativen Ergebnisse. 
• Gesamtbeurteilung der Leistung: Text sollte die Keywords „stets“ und „voll“ enthalten,  z. B.: „Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“ 
• Sozialverhalten des Betriebsangehörigen. 
• Weitere Informationen zum Mitarbeiter, seinen Leistungen oder dem Austrittsgrund. 
• Freifelder, für persönliche Formulierungen des Vorgesetzten. 
• Fachwissen und Können des Mitarbeiters. 
• Leistungsbereitschaft und genereller Einsatz des Angestellten. 
• Belastbarkeit und Flexibilität. 

Der Beurteilungsbogen kann der verantwortlichen Führungskraft entweder schriftlich, per E-Mail oder als Online-Umfrage übersandt werden. Der Vorgesetzte erhält eine Frist zur Bearbeitung. Seine Beurteilung wird im weiteren Verlauf in der Personalakte gespeichert und archiviert. 

4. Auf Grundlage des vom Vorgesetzten übersandten Beurteilungsbogens erstellt die HR-Abteilung ein professionelles und rechtskonformes Zeugnis. Der Entwurf des Zeugnisses wird nach interner Kontrolle dem Vorgesetzten des Mitarbeiters für einen letzten Abgleich vorgelegt. Die interne Revision in der HR-Abteilung findet vorab in vielen Fällen im 6-Augen-Prinzip statt.  

Bei sehr wichtigen Arbeitszeugnissen mit hoher Relevanz wird zusätzlich die Rechtsabteilung oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzugezogen. Erst nachdem das Zeugnis formell und inhaltlich umfangreich begutachtet wurde, wird es verbindlich auf Firmenpapier gedruckt. Ein bevollmächtigter Manager der HR-Abteilung mit Prokura oder der Geschäftsführer unterschreiben das erstellte Arbeitszeugnis offiziell.  

5. Im letzten Schritt wird das Arbeitszeugnis ebenfalls vom Vorgesetzten des Mitarbeiters unterzeichnet. Es wird in der Folge entweder persönlich mit Übergabebestätigung übergeben oder von der HR-Abteilung per Einschreiben versandt.  

Basierend auf internen Bestimmungen können weitere Schritte im Prozess notwendig sein. Kleinere Unternehmen und Betriebe ohne HR-Abteilung beauftragen abweichend einen externen Dienstleister mit der Erstellung des rechtskonformen Zeugnisses.  

Personaler sind im Prozess gesamtverantwortlich, dass neben den gesetzlichen Vorgaben ebenfalls die internen Richtlinien eingehalten werden. Dies betrifft vor allem die mehrfache Kontrolle des Zeugnisentwurfes durch unterschiedliche Mitarbeiter und Führungskräfte. Durch dieses Vorgehen sollen Redundanzen und Fehler im Arbeitszeugnis ausgeschlossen werden.  

Bei der Konzeption von qualifizierten Arbeitszeugnissen hat sich im Laufe der Zeit ein pauschaliertes Muster herauskristallisiert. Eine Vereinheitlichung ist zweckmäßig, da Personaler und Führungskräfte im Bewerbungsprozess ein allgemeingültiges, qualifiziertes Arbeitszeugnis objektiver und schneller bewerten können.

Wäre jedes Arbeitszeugnis in Bezug auf seinen Aufbau individuell, wäre es schwieriger vergleichbar. Abseits vom Aufbau wirkt es professionell, wenn ein Arbeitszeugnis durch individuelle Formulierungen professionalisiert wird.  

Das folgende Aufbauschema gilt allgemein als konventionell und wird von Unternehmen aller Größenordnungen in Deutschland eingesetzt: 

Zeugnisaufbau	Inhalte im Zeugnis
Überschrift	Arbeitszeugnis, alternativ Zeugnis, Zwischenzeugnis oder Ausbildungszeugnis
Einleitung	Personenbezogene Daten des Angestellten Einstellungsdatum Austrittsdatum Spezifische Tätigkeit des Angestellten
Beschreibung der Tätigkeit	Einleitender Satz gefolgt von den aus der Aufgabenbeschreibung übernommenen Tätigkeiten des Mitarbeiters
Leistungsbeurteilung und Können	Fachwissen und Qualifikation des Betriebsangehörigen
Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit	Umgang mit Stress sowie Flexibilität im Arbeitsalltag
Leistungsbereitschaft	Einarbeitung in die spezifische AufgabeZielorientierung des Mitarbeiters
Arbeitsweise	Information, wie systematisch und zuverlässig der Angestellte in seinem Arbeitsbereich tätig war
Ergebnisse der Tätigkeit	Auflistung der qualitativen und quantitativen Ergebnisse des Mitarbeiters. Hier können besondere Ergebnisse und Erfolge detailliert dargestellt werden
Führungsstil (bei Führungspositionen)	Angabe über die individuellen Führungsskills, z. B. Delegationsfähigkeit, Coaching und Mitarbeiterförderung sowie Aufbau von erfolgreichen Teamstrukturen
Gesamtbeurteilung	Wichtigster Teil des Arbeitszeugnisses. Abstufung nach folgendem Muster: Stets zur vollsten Zufriedenheit (sehr gut) Stets zur vollen Zufriedenheit (gut) Zur vollen Zufriedenheit (befriedigend) Zur Zufriedenheit (ausreichend)
Sozialverhalten	Verhalten gegenüber Kunden, Vorgesetzten und Kollegen
Austrittsgrund (optional)	Angabe, ob die Kündigung arbeitsgeberseitig, arbeitnehmerseitig oder in beiderseitigem Einvernehmen erfolgte. Ebenso als Austrittsgrund möglich ist die betriebsbedinge Kündigung
Schlussformel	Ein Zeugnis ohne Schlussformel wirkt negativ. Ein Abschiedssatz muss aus rechtlicher Sicht nicht eingefügt werden. Kann Bedauern über den Verlust des Mitarbeiters ausdrücken. Ebenfalls wird dem Angestellten mit der Schlussformel persönlich und beruflich viel Erfolg und alles Gute gewünscht. Die Satzstellung und Intensität der Formulierungen zeigt an, wie positiv der Angestellte im Unternehmen gesehen wurde

Wie Arbeitszeugnisse individuell konzipiert werden können

Die allgemein bekannten Formulierungen in Zeugnissprache oder der Einsatz von Geheimcodes und Floskeln gehört zum Standardrepertoire bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses. In der Praxis ist es ausreichend, ein Arbeitszeugnis nach einem Unternehmensstandard zu erstellen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie kein Einheitszeugnis verwenden. Jeder Arbeitnehmer hat das Anrecht, individuell beurteilt zu werden. Er erwartet, ein Zeugnis zu erhalten, das spezifisch auf seine Leistung und sein Sozialverhalten eingeht.

Um ein Arbeitszeugnis, abseits der bekannten Formulierungen und Floskeln zu individualisieren, können HR-Abteilungen und Personaler persönliche Formulierungen einfügen. Vor allem wenn der ehemalige Mitarbeiter aufgrund seines Sachverstandes oder seines Verhaltens bei Vorgesetzten beliebt war, sollte dies im Arbeitszeugnis ausgedrückt werden.Gleiches gilt für besondere Leistungen und Auszeichnungen, die erwähnenswert sind.

Nutzen Unternehmen Zeugnisgeneratoren oder Vorlagen für Arbeitszeugnisse, empfiehlt sich eine konstruktive Überarbeitung des Textes. Durch das Hinzufügen von persönlichen Formulierungen der Wertschätzung und des Wohlwollens wird ein Arbeitszeugnis unique und professionell.

Auf diese Weise kommt zwischen den Zeilen zum Ausdruck, ob ein Unternehmen seinen Arbeitnehmer und das Arbeitsverhältnis geschätzt hat. Anders ausgedrückt stellt ein Standardzeugnis die Pflicht dar, individuelle Formulierungen können im Gegensatz dazu als Kür bezeichnet werden. Unternehmen sind nicht verpflichtet ein Arbeitszeugnis zu individualisieren.

Es wirkt professionell und wertschätzend, wenn verdiente, geachtete und erfolgreiche Angestellte ein Zeugnis erhalten, dass ihren besonderen Wert für das Unternehmen ausdrückt. Hierfür eignen sich wohlwollenden, würdigende und honorierende Formulierungen im Besonderen.

Beispiel für ein nach Schulnoten gutes Zeugnis

Herr Markus Mustermann, geboren am 23.09.1966 war vom 01.01.2009 bis zum 30.09.2019 als Sachbearbeiter im Bereich Projektmanagement unseres Unternehmens tätig.

Die Tätigkeit von Herrn Mustermann umfasste vor allem folgende Aufgaben:

– (Hier werden alle Aufgaben und Tätigkeitsbereiche des Angestellten ohne Bewertung aufgeführt)

Herr Mustermann verfügt über eine große und beachtliche Berufserfahrung. Er beherrschte seinen Arbeitsbereich umfassend und überdurchschnittlich, fand gute Lösungen und hatte neue Ideen. Auch erhöhtem Arbeitsaufwand und Termindruck war er mühelos gewachsen. (Beurteilung: Fachwissen, Können und Belastbarkeit)

Herr Mustermann hat sich sehr engagiert in sein neues Aufgabengebiet eingearbeitet und verfolgte nachhaltig und erfolgreich die vereinbarten Ziele. Der Arbeitsstil von Herrn Mustermann war jederzeit in hohem Maße geprägt von Zuverlässigkeit, Systematik, Verantwortungs- und Kostenbewusstsein. (Beurteilung: Leistungsbereitschaft, Wollen und Arbeitsweise)

Herr Mustermann lieferte immer qualitativ und quantitativ gute Ergebnisse. (Beurteilung: Arbeitsergebnis)

Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit. (Gesamtbeurteilung der Leistung)

Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war zu jederzeit einwandfrei. (Beurteilung: Sozialverhalten)

Herr Markus Mustermann scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir bedauern diese Entscheidung. Für die vertrauensvolle Zusammenarbeit bedanken wir uns und wünschen Herrn Mustermann für die Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute. (Austrittsgrund und Abschiedsformel)

(Quelle: Zeugnisgenerator HR Manager)

Beispiel für ein nach Schulnoten ausreichendes Arbeitszeugnis

Herr Markus Mustermann, geboren am 23.09.1966 war vom 01.01.2009 bis zum 30.09.2019 als Sachbearbeiter im Bereich Projektmanagement unseres Unternehmens tätig.

Die Tätigkeit von Herrn Mustermann umfasste vor allem folgende Aufgaben:

(Hier werden alle Aufgaben und Tätigkeitsbereiche des Angestellten ohne Bewertung aufgeführt)

Herr Mustermann beherrschte seinen Arbeitsbereich den Anforderungen entsprechend. Auch üblichem Arbeitsaufwand und Termindruck war er zu jeder Zeit gewachsen. (Beurteilung: Fachwissen, Können und Belastbarkeit)

Herr Mustermann hat sich in sein neues Aufgabengebiet eingearbeitet. Er erledigte alle ihm übertragenen Aufgaben korrekt und zufriedenstellend. (Beurteilung: Leistungsbereitschaft, Wollen und Arbeitsweise)

Herr Mustermann zeigte eine zufriedenstellende Arbeitsweise. Die Qualität seiner Arbeitsergebnisse erfüllte unsere Anforderungen. (Beurteilung: Arbeitsergebnis)

Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er zu unserer Zufriedenheit. (Gesamtbeurteilung der Leistung)

Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei. (Beurteilung: Sozialverhalten)

Herr Markus Mustermann scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute und viel Erfolg. (Austrittsgrund und Abschiedsformel)

(Quelle: Zeugnisgenerator HR Manager)

Welche Geheimcodes enthalten Zeugnisse?

Bei genauer Betrachtung der aufgeführten Beispielzeugnisse ist erkennbar, dass die Standardformulierungen in einem Arbeitszeugnis ein eindeutiges Muster verfolgen. Die sogenannte Zeugnissprache fokussiert sich auf das Ziel, jede Leistung eines Mitarbeiters wohlwollend und in einem positiven Sprachstil darzustellen. Anhand der Formulierungen können Personaler die Zeugnissprache dechiffrieren und die Noten für jeden bewerteten Bereich herauslesen. Für den ungeübten Betrachter liest sich ausreichendes Zeugnis positiv, selbst wenn es Passagen und Formulierungen enthält, die Personaler alarmieren.

Die Gewerbeordnung verfügt, dass jedes Arbeitszeugnis wohlwollend und wahrheitsgetreu erstellt werden muss. Es ist aus Sicht des Gesetzgebers nachvollziehbar, dass eine Diskriminierung oder Falschdarstellung von Mitarbeitern durch ein Arbeitszeugnis verhindert werden muss. Auf der anderen Seite besteht ein Ungleichgewicht, wenn Arbeitnehmer ein Fehlverhalten zu verantworten haben und dieses nicht im Zeugnis benannt werden darf.

Im Laufe der letzten Jahre haben sich aus diesem Grund Formulierungen in Arbeitszeugnissen durchgesetzt, die als Geheimcodes beschrieben werden. Diese rechtlich nicht konforme Art, verklausulierte Informationen ins Zeugnis einfließen zu lassen, ist bei Personalern und Führungskräften umstritten. Gleichzeitig kann sie Unternehmen im Laufe des Bewerbungsvorganges eine Entscheidung für oder gegen einen Mitarbeiter erleichtern.

Aus juristischer Sicht muss sich jede Aussage oder Formulierung mit der gesetzlichen Maßgabe aus § 109 GewO messen lassen:

Das Arbeitszeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

Die folgenden Geheimcodes werden oder wurden verwandt, um Informationen in einer Weise zu formulieren, die ausschließlich Personaler und Führungskräfte entschlüsseln können:

Beispielhafte Aussage	Bedeutung
Er hat mit seiner geselligen Art zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen	Hinweis auf ein Alkoholproblem oder Auffälligkeiten im Sozialverhalten auf Firmenfeiern oder Incentives
Er verstand es, alle Aufgaben mit Erfolg zu delegieren	Fingerzeig auf einen Mitarbeiter, der wenig arbeitet und Aufgaben ohne Rücksprache an Kollegen delegiert
Er hatte Gelegenheit, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen	Anzeichen, dass ein Mitarbeiter erfolglos arbeitete und die gebotenen betrieblichen Möglichkeiten nicht nutzte, seine Aufgaben mit Erfolg zu erledigen.
Er gab viele Anregungen, die geprüft wurden	Hinweis auf einen Arbeitnehmer, der sich unangebracht in den betrieblichen Ablauf einmischt und durch versuchte, Änderungen zu erwirken, die keine Bestandskraft hatten
Wir wünschen alles Gute, insbesondere auch Erfolg	Ironische Schlussfloskel, die darauf schließen lässt, dass der Mitarbeiter im Betrieb erfolglos arbeitete

Die Verwendung ironischer, abwertender oder unrichtiger Formulierungen ist bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses nicht erlaubt. Arbeitgeber handeln zielführend, Geheimcodes dosiert zu verwenden. Die Aussagen sollten wahrheitsgemäß sein und einer Klage vor einem Arbeitsgericht standhalten.

Juristische Hilfe durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht kann ebenfalls bedeutend sein. Er kann ein Arbeitszeugnis, das aufgrund negativen Sozialverhaltens oder Low-Performance gekündigt wurde, umfassend überprüfen. Hierbei wird er mögliche strittige Aussagen verändern oder abmildern.

Worin unterscheiden sich Zeugnisse von Führungskräften und Managern?

Die Zeugnisse von Führungskräften, Managern oder Geschäftsführern werden generell in ähnlicher Weise aufgebaut, wie jedes andere Arbeitszeugnis. Entscheidend bei der Konzipierung eines Arbeitszeugnisses für eine Führungskraft ist der spezifische Aussagewert des Dokumentes.

Das Zeugnis sollte eindeutig darstellen, wie ein Mitarbeiter in Leitungsfunktion in den folgenden Bereichen als Impulsgeber und Motivator tätig war:

• Das persönliche Führungsverhalten (Führungsstil) und dessen Verhältnis zu Mitarbeitern und höherrangigen Führungskräften.
• Bewertung der Qualifikation und des Sachverstandes als Unternehmer und Stratege.

Neben diesen beiden Punkten sollte es zum Standard eines Zeugnisses für eine Führungskraft gehören, den Wechselgrund nachvollziehbar darzustellen.

Dies ist insofern wichtig, da es für mögliche neue Arbeitgeber einen Unterschied macht:

• ob ein Manager das Unternehmen aus persönlichen Gründen ausgeschieden ist oder
• ob er unternehmensseitig gekündigt wurde.

Bei einer Arbeitgeberkündigung könnten Personaler implizieren, dass triftige Gründe im Sozialverhalten oder in der Qualität der Ergebnisse vorlagen, die einer Weiterbeschäftigung im Wege standen.

Zusammenfassend ist es bedeutend

• das Führungsverhalten,
• die persönlichen verkäuferischen und strategischen Kompetenzen sowie
• den wahrheitsgemäßen Austrittsgrund

mit eindeutigen, wohlwollenden Formulierungen im Arbeitszeugnis darzustellen.

Beispielzeugnis mit der Note gut für einen Manager mit Führungsverantwortung

Herr Matthias Mustermann, geboren am 23.03.1965 war vom 01.01.2011 bis zum 30.09.2019 als Verkaufsleiter im Bereich Business Unit Sales unseres Unternehmens tätig. In dieser Position berichtete er direkt an die Geschäftsleitung und war mit Handlungsvollmacht ausgestattet.

In seiner Funktion war Herr Mustermann für den Gesamtbereich verantwortlich. Im Einzelnen gehörten folgende Tätigkeiten zu seinem Aufgabengebiet:

(Tätigkeiten des Managers werden mit Aufzählungszeichen untereinander aufgeführt)

Herr Mustermann besitzt ein umfassendes und gutes, jederzeit verfügbares Fachwissen, mit dessen Hilfe er auch schwierige Fragen erfolgreich löste. Er verband hohe technische Kompetenz mit ausgeprägtem wirtschaftlichem Sachverstand. Auch erhöhtem Arbeitsaufwand und Termindruck war er gut gewachsen. (Fachwissen, Können und Belastbarkeit)

Herr Mustermann verfügt über ein hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Einsatzbereitschaft und war bereit, Verantwortung zu übernehmen. (Leistungsbereitschaft und Wollen)

Er hatte einen sicheren Blick für das Wichtige und Wesentliche und arbeitete jederzeit methodisch und sehr gewissenhaft. (Arbeitsweise der Führungskraft)

Das gesteckte Umsatzsoll übertraf er sogar zumeist. Herr Mustermann erzielte bei der Erfüllung seiner Aufgaben stets gute Leistungen in qualitativer und quantitativer Hinsicht. (Arbeitsergebnis)

Herr Mustermann war als Vorgesetzter anerkannt und beliebt. Er verhielt sich stets offen und kooperativ und verstand es jederzeit, seine Mitarbeiter zu erfolgreichem Arbeitseinsatz zu motivieren. In der Zusammenarbeit mit Kollegen oder Vorgesetzten überzeugte Herr Mustermann durch Methodenkompetenz, Lösungsorientiertheit und nutzenorientierte Kommunikation. (Führungsstil)

Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit. (Gesamtbeurteilung der Leistung der Führungskraft)

Wegen seiner freundlichen und zuvorkommenden Art war er bei Vorgesetzten, Kollegen und Kunden stets geschätzt und respektiert. Herr Matthias Mustermann scheidet im gegenseitigen Einvernehmen aus unserem Unternehmen aus. (Sozialverhalten und Austrittsgrund)

Wir bedauern diese Entscheidung. Für die vertrauensvolle Zusammenarbeit bedanken wir uns und wünschen Herrn Mustermann für die Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute. (Schlussformel)

(Quelle: Zeugnisgenerator HR Manager)

Wie kann das Zeugnis klar und verständlich formuliert werden? 

Zur Rechtssicherheit gehört ebenfalls, dass ein Arbeitszeugnis auf Grundlage der Gewerbeordnung klar und verständlich formuliert wird. Der Gesetzestext lässt Interpretationen zu, da ein klar und verständlich sowie wohlwollend formuliertes Arbeitszeugnis Nuancen in der Wortwahl und Intensität von Formulierungen beinhalten kann. 

Um Rechtssicherheit herzustellen, hat das Bundesarbeitsgericht im Jahre 2014 zu diesem Themenbereich wie folgt geurteilt:  

Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Zeugnis bescheinigt, er habe seine Leistungen „zur vollen Zufriedenheit“ erbracht, hat der Arbeitnehmer im Rechtsstreit vor den Gerichten für Arbeitssachen die Tatsachen vorzutragen und zu beweisen, die eine bessere Schlussbeurteilung rechtfertigen sollen.

Bundesarbeitsgericht

Das wegweisende Urteil impliziert für die Zeugniserstellung in Unternehmen, dass eine Zeugnisnote 3 (zur vollen Zufriedenheit) als wohlwollend klassifiziert werden kann. Ein Zeugnis, das die Arbeitsleistung eines Angestellten zusammenfassend als voll zufriedenstellend bewertet, gilt aus diesem Grund als rechtssicher. Die Beweislast wird umgekehrt, da der Mitarbeiter bei einer Klage vor Gericht nachweisen muss, dass seine tatsächlichen Leistungen besser waren als vom Arbeitgeber im Arbeitszeugnis dargestellt.

Wann dürfen Arbeitnehmer Zwischenzeugnis anfordern?

Führungskräfte werden regelmäßig mit dem Wunsch von Arbeitnehmern konfrontiert, ein qualifiziertes Zwischenzeugnis zu erhalten. Die Konzeption eines Zwischenzeugnisses unterscheidet sich nicht wesentlich vom Aufbau eines Arbeitszeugnisses.

Der wesentliche Unterschied zwischen Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis ist:

• Die Schlussformel, die den Wunsch nach einer weiterhin sehr guten Zusammenarbeit betont.

Es gibt keinen expliziten, gesetzliche geregelten Anspruch für Arbeitnehmer auf ein Zwischenzeugnis. Angestellte, in tarifvertraglich gebundenen Firmen, finden in vielen Fällen Anhaltspunkte im Tarifvertrag, wann und in welcher Häufigkeit ein Zwischenzeugnis angefordert werden darf. Zwischenzeugnisse gelten ebenso wie ein Arbeitszeugnis als offizielle Urkunde. Sie müssen aus diesem Grund den Maßgaben der Gewerbeordnung entsprechen.

Moderne Unternehmen nutzen das Zwischenzeugnis als Möglichkeit, gezeigte Leistungen zu würdigen und die gemeinsame Zusammenarbeit zu stärken. Generell sollte ein nachvollziehbarer und plausibler Grund erkennbar sein, bevor die Personalabteilung im Betrieb ein Zwischenzeugnis erstellt.

Folgende Gründe implizieren die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses:

• Ein Vorgesetztenwechsel.
• Verhandelt ein Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber über einen Aufhebungsvertrag, wird er gleichzeitig ein Zwischenzeugnis anfordern.
• Hat ein Arbeitnehmer seit vielen Jahren kein Zwischenzeugnis erhalten, kann die Ausstellung die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten der vergangenen Tätigkeit bescheinigen.

Geschäftsübergang eines Unternehmens

Ein wesentlicher rechtlicher Grund zur Ausstellung eines Zwischenzeugnisses stellt der Geschäftsübergang eines Unternehmens dar.

Grundlage hierfür ist § 613 BGB, in dem die Verpflichtung des neuen Arbeitgebers erklärt wird:

„Geht ein Betrieb oder Betriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber über, so tritt dieser in die Rechte und Pflichten aus den im Zeitpunkt des Übergangs bestehenden Arbeitsverhältnissen ein.“

Um die bisherige Zufriedenheit darzustellen und die Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers zu würdigen, erhalten Arbeitnehmer bei einem Betriebsübergang in der Regel ein Zwischenzeugnis. Dieses könnte nach erfolgtem Verkauf der Firma nicht mehr sach- und fachgerecht erstellt werden. Das Zwischenzeugnis wird auf dem Firmenbriefpapier des Betriebes verfasst, der veräußert wird. Auf diese Weise wird ein offizieller Endpunkt in der Beschäftigung des Mitarbeiters gezogen, der im Anschluss zum Rechtsnachfolger wechselt.

Wenn Zwischenzeugnisse zu oft beantragt werden

Beantragt ein Mitarbeiter Zwischenzeugnisse inflationär und in jedem Jahr turnusmäßig, sollte seinem Wunsch nicht stattgegeben werden. Die Konzeption von Zeugnissen bindet Zeit und Kosten. Führungskräfte sollten bei wiederholten Anfragen in einem persönlichen Gespräch eruieren, wo das Motiv für die fortgesetzte Bitte um Beurteilung liegt. Erwartet der Arbeitnehmer eine Leistungsbeurteilung, kann hierzu auf das jährliche Personalentwicklungsgespräch verwiesen werden. In diesen kann der Mitarbeiter kompetent in Bezug auf seine Ziele, seine Tätigkeit und seine Leistung beurteilt werden.

Liegt ein berechtigter Grund vor, haben Betriebe, Personaler und Führungskräfte die Verpflichtung, ein wohlwollendes, qualifiziertes Zwischenzeugnis anzufertigen. Eine Ausnahme tritt ein, wenn der Arbeitnehmer erst seit Kurzem im Betrieb beschäftigt ist. Kann keine abschließende Beurteilung über sein Sozialverhalten oder seine Tätigkeit abgegeben werden, wird mangels Fakten ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt. 

Woran erkennen Personaler hervorragende Zeugnisse im Bewerbungsprozess?

Personaler können aufgrund ihrer Erfahrung und ihres Sachverstandes schnell interpretieren, welche Güte ein Arbeitszeugnis besitzt. Sie wissen die Formulierungen zum Sozialverhalten und die Beurteilung der Leistung einzuschätzen. Im Bewerbungsprozess achten sie im Besonderen darauf, dass die Aussagen des Arbeitszeugnisses zu allen weiteren eingereichten Bewerbungsdokumenten passen. Sind erkennbare Abweichungen in Bezug auf die Benotung oder die Tätigkeitsbereiche zu erkennen, ist Vorsicht geboten.

Im Vorstellungsgespräch sprechen Personalverantwortliche vor allem Punkte an, in denen der Kandidat seine Tätigkeit beschreiben soll. Die verbalen Informationen sollten ebenfalls zu den Inhalten des Arbeitszeugnisses passen.

Personaler und Führungskräfte entscheiden sich vor allem dann für das Onboarding eines Bewerbers:

• wenn dieser authentisch kommuniziert und
• die Fakten und Aussagen des Arbeitszeugnisses im Interview bestätigt.

Gleichzeitig fokussieren sich Führungskräfte und Personaler auf die Gestaltung des Arbeitszeugnisses. Eine fehlende Unterschrift wirkt unprofessionell. Ein Standardzeugnis ohne persönliche Worte der Wertschätzung implizieren Nachfragen. Bewerber mit einem negativen oder neutralen Zeugnis haben wenig Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ein professionelles Arbeitszeugnis, das das Verhalten und die Arbeitsleistung des Mitarbeiters würdigt und wohlwollend und individuell erstellt wird, sollte darüber hinaus zwei DIN A4-Seiten nicht übersteigen.

Erfahrene Personaler stellen sich bei der Betrachtung des Arbeitszeugnisses vor allem die folgenden Fragen:

	Fragen
Formalitäten	Wirkt das Zeugnis professionell und authentisch?Wurde Firmenbriefpapier benutzt? Wurden alle formalen Vorgaben, wie korrekte Anschriften und die Unterschriften beachtet?
Authentizität	Passen die Angaben und Aussagen im Arbeitszeugnis zum Lebenslaufes. Korrespondieren die Dokumente mit den im Interview besprochenen Fakten?
Zeugnissprache und Geheimcodes	Enthält das Arbeitszeugnis verklausulierte Aussagen über die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten?
Matching	Inwiefern passen die Formulierungen und die Bewertung des Arbeitszeugnisses zu den geforderten Kenntnissen und Fähigkeiten des Stellenprofils?
Aussagen aller vorliegenden Arbeitszeugnisse	Wie wirkt das Profil des Bewerbers nach Durchsicht aller Arbeitszeugnisse? Wie hat sich die Beurteilung des Sozialverhaltens und der Arbeitsleistung im Laufe von Jahren verändert? Passen die Zwischenzeugnisse zum Abschlusszeugnis des Arbeitnehmers? Gab es in verschiedenen Unternehmen Auffälligkeiten in den Formulierungen, entsteht bei Durchsicht der Zeugnisse ein Gesamtbild über den Bewerber. Passt der Kandidat zu den Werten und zum bestehenden Team?

Die Formulierungen, Aussagen und die Beurteilung im Arbeitszeugnis sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedeutend. Bei einer eingehenden Betrachtung der Zeugnisse und weiterer offizieller Dokumente sollte ein authentisches Gesamtbild über den Kandidaten entstehen. Gemeinsam mit den Eindrücken aus dem Interview ist es Personalern möglich, einen Bewerber in Bezug auf seine Leistung und sein Sozialverhalten zu hinterfragen. Eine zukunftsorientierte Betrachtung der Gesamtleistung eines Bewerbers unterstützt in diesem Fall die Entscheider im Betrieb. Sie können faktenorientiert nachzuvollziehen, ob ein Kandidat zum Unternehmen und seinen Werten passt.

Unternehmen, die jeden Kandidaten vor einer Einstellung strukturiert und kompetent überprüfen, finden aus zahlreichen Bewerbern die besten Kandidaten. Durch ein professionelles Recruiting steigt die Wahrscheinlichkeit auf eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit.

Fazit zur Erstellung von Arbeitszeugnissen

Ein professionell erstelltes Arbeitszeugnis ist sowohl für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber bedeutend. Arbeitnehmer nutzen ein Zeugnis im Bewerbungsprozess, um ihre Leistung und das Arbeitsverhältnis nachzuweisen. Arbeitgeber fokussieren sich vor allem auf Detailinformationen, wie das Sozialverhalten oder auf die zusammenfassende Beurteilung. Arbeitszeugnisse können sowohl in einer einfachen und ebenfalls in einer qualifizierten Form konzipiert werden.

Ein einfaches Zeugnis listet die Informationen und die Aufgabenbereiche eines Arbeitnehmers auf, ohne eine Bewertung abzugeben. In einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird im Gegensatz dazu eine Leistung evaluiert. Es wird festgehalten, wie der Arbeitnehmer in Bezug auf sein Verhalten, seinen Umgang mit Kollegen oder seine allgemeine Leistung eingeschätzt wird.

Jeder Mitarbeiter in Deutschland, der sich in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis befindet, hat ein gesetzliches Anrecht auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses. Gleiches gilt für Auszubildende am Ende ihrer Berufsausbildung. Die gesetzliche Grundlage für die Ausstellung von Arbeitszeugnissen finden Arbeitnehmer und Personalverantwortliche in der Gewerbeordnung.

In ihr hat der Gesetzgeber eindeutig festgehalten, dass ein Arbeitszeugnis wahrheitsgetreu, wohlwollend und authentisch verfasst werden muss. Formulierungen, die einen ehemaligen Angestellten diskreditieren oder missverstanden werden können, dürfen nicht verwandt werden.

Hierbei kann es sich zum Beispiel um Auffälligkeiten im persönlichen Verhalten oder um die Einstellung zur beruflichen Tätigkeit handeln. Die erstellten Verbalisierungen sehen auf den ersten Blick positiv aus, haben jedoch abweichende Bedeutungen. Werden Geheimcodes bei der Anfertigung eines Arbeitszeugnisses benutzt, sollten diese zu jeder Zeit den gesetzlichen Vorgaben standhalten.

Arbeitnehmer können beim Arbeitgeber während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ebenfalls ein Zeugnis anfordern. Ein Zwischenzeugnis wird vor allem dann ausgestellt, wenn ein aus Sicht des Unternehmens oder des Arbeitnehmers bedeutender Grund vorliegt. Neben einem Vorgesetztenwechsel kann ein Betriebsübergang ein wichtiger Anlass sein, ein Zwischenzeugnis zu erarbeiten.

Einem Arbeitszeugnis kommt im betrieblichen Umfeld eine hohe Relevanz zu. Arbeitgeber handeln zielführend, die Erstellung von Arbeitszeugnissen zu priorisieren. Neben Standardformulierungen in Zeugnissprache und Geheimcodes wirkt es authentisch und wertschätzend, die Leistung des Arbeitnehmers durch individuelle Formulierungen zu würdigen.

Ein solches Zeugnis schätzen Unternehmen im Besonderen, wenn sie neue Mitarbeiter für eine vakante Position suchen. Wohlwollen, eine faktenorientierte Beurteilung und die sach- und fachgerechte Konzeption machen ein Arbeitszeugnis professionell. Dies lässt sowohl das ausstellende Unternehmen wie den bewerteten Arbeitnehmer in einem positiven Licht erscheinen.

FAQ: Häufige Fragen zum Thema Arbeitezeugnis

Autor: Redaktion Personalwissen