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Das Arbeitszeugnis – professioneller Aufbau und wesentliche Inhalte

© AndriyShevchuk – Shutterstock
Man schaut auf Zettel, Mann schaut auf sein Arbeitszeugnis, Arbeitszeugnis Aufbau

In deutschen Unternehmen aller Größenordnungen werden fortlaufend Arbeitszeugnisse erstellt. Die Gründe für die Konzeption eines Arbeitszeugnisses sind vielfältig. Neben einer arbeitgeber- oder arbeitnehmerseitigen Kündigung kann desgleichen eine betriebsbedingte Entlassung Anlass für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses sein. Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer in beiderseitigem Einvernehmen auf einen Aufhebungsvertrag, muss ebenfalls ein Arbeitszeugnis erarbeitet werden.

Der Gesetzgeber hat nicht explizit vorgeschrieben, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut werden sollte. Im § 109 der Gewerbeordnung (GewO) wird ausschließlich geregelt, dass ein Arbeitszeugnis in klarer und verständlicher Sprache sowie wahrheitsmäßig konzipiert werden muss.

Darüber hinaus verfügt der Gesetzgeber, dass Arbeitszeugnisse zwingend in Papierform erstellt werden sollten. Arbeitnehmer habe die Wahl zwischen einem einfachen oder einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Arbeitnehmer habe die Wahl zwischen einem einfachen oder einem qualifizierten Arbeitszeugnis.

    Die Konzeption eines Arbeitszeugnisses ist für Firmen mit Aufwand verbunden. Eine Erstellung muss innerbetrieblich methodisch geplant werden und unterliegt einer vorab definierten Systematik. Dabei müssen Personalverantwortliche neben den gesetzlichen Vorgaben ebenfalls Fachurteile des Bundesarbeitsgerichts kennen und einbeziehen. Darüber hinaus sollten sie die besondere Zeugnissprache verstehen und interpretieren können. In diesem Fall ist es ihnen möglich, juristisch professionelle und wohlwollende Arbeitszeugnisse zu entwickeln.  

    Ein Arbeitszeugnis wird in den meisten Unternehmen in der HR-Abteilung erstellt. Spezialisierte Personalverantwortliche achten bei der Konzeption darauf, die Vorgaben der aktuellen Rechtsprechung, die gesetzlichen Bestimmungen und interne Direktiven einzuhalten. Bei der professionellen Erstellung von Arbeitszeugnissen müssen die folgenden Fragen objektiv beantwortet werden:

    • Worauf achten Personalverantwortliche beim Aufbau des Arbeitszeugnisses? 
    • Wie gelingt ein professioneller Zeugnisaufbau bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis? 

    Worauf Personalverantwortliche beim Aufbau des Arbeitszeugnisses achten 

    Die Erstellung des Arbeitszeugnisses erfolgt in den meisten Unternehmen auf Basis eines stringenten Prozesses. Dieser besteht aus mindestens fünf, aufeinander abgestimmten Schritten: 

    1. Eingang der Zeugnisanforderung über eine Führungskraft oder direkt durch den Angestellten. 

    2. Prüfen des Rechtsanspruches auf Ausstellung eines Zeugnisses. Entscheidung, ob ein Zeugnis oder Zwischenzeugnis aus Kulanz ausgestellt werden kann, wenn keine rechtliche Notwendigkeit vorliegt. 

    3. Übersendung eines vorgefertigten Beurteilungsbogens an den direkten Vorgesetzten des anspruchsberechtigten Angestellten. Für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält der Beurteilungsbogen Ankreuz-Optionen, die in Schulnoten abgefragt werden. Die Personalabteilung benötigt vom Vorgesetzten eine objektive Einschätzung zu den folgenden Spezifikationen: 

    • Fachwissen und Können des Mitarbeiters. 
    • Leistungsbereitschaft und genereller Einsatz des Angestellten. 
    • Belastbarkeit und Flexibilität. 
    • Arbeitsweise des Angestellten, inklusive Systematik und Zuverlässigkeit. 
    • Arbeitsergebnisse: Einschätzung der qualitativen und quantitativen Ergebnisse. 
    • Gesamtbeurteilung der Leistung: Text sollte die Keywords „stets“ und „voll“ enthalten,  z. B.: „Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“ 
    • Sozialverhalten des Betriebsangehörigen. 
    • Weitere Informationen zum Mitarbeiter, seinen Leistungen oder dem Austrittsgrund. 
    • Freifelder, für persönliche Formulierungen des Vorgesetzten. 

    • Fachwissen und Können des Mitarbeiters. 
    • Leistungsbereitschaft und genereller Einsatz des Angestellten. 
    • Belastbarkeit und Flexibilität. 

    Der Beurteilungsbogen kann der verantwortlichen Führungskraft entweder schriftlich, per E-Mail oder als Online-Umfrage übersandt werden. Der Vorgesetzte erhält eine Frist zur Bearbeitung. Seine Beurteilung wird im weiteren Verlauf in der Personalakte gespeichert und archiviert. 

    4. Auf Grundlage des vom Vorgesetzten übersandten Beurteilungsbogens erstellt die HR-Abteilung ein professionelles und rechtskonformes Zeugnis. Der Entwurf des Zeugnisses wird nach interner Kontrolle dem Vorgesetzten des Mitarbeiters für einen letzten Abgleich vorgelegt. Die interne Revision in der HR-Abteilung findet vorab in vielen Fällen im 6-Augen-Prinzip statt.  

    Bei sehr wichtigen Arbeitszeugnissen mit hoher Relevanz wird zusätzlich die Rechtsabteilung oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzugezogen. Erst nachdem das Zeugnis formell und inhaltlich umfangreich begutachtet wurde, wird es verbindlich auf Firmenpapier gedruckt. Ein bevollmächtigter Manager der HR-Abteilung mit Prokura oder der Geschäftsführer unterschreiben das erstellte Arbeitszeugnis offiziell.  

    5. Im letzten Schritt wird das Arbeitszeugnis ebenfalls vom Vorgesetzten des Mitarbeiters unterzeichnet. Es wird in der Folge entweder persönlich mit Übergabebestätigung übergeben oder von der HR-Abteilung per Einschreiben versandt.  

    Basierend auf internen Bestimmungen können weitere Schritte im Prozess notwendig sein. Kleinere Unternehmen und Betriebe ohne HR-Abteilung beauftragen abweichend einen externen Dienstleister mit der Erstellung des rechtskonformen Zeugnisses.  

    Personaler sind im Prozess gesamtverantwortlich, dass neben den gesetzlichen Vorgaben ebenfalls die internen Richtlinien eingehalten werden. Dies betrifft vor allem die mehrfache Kontrolle des Zeugnisentwurfes durch unterschiedliche Mitarbeiter und Führungskräfte. Durch dieses Vorgehen sollen Redundanzen und Fehler im Arbeitszeugnis ausgeschlossen werden.  

    Bei der Konzeption von qualifizierten Arbeitszeugnissen hat sich im Laufe der Zeit ein pauschaliertes Muster herauskristallisiert. Eine Vereinheitlichung ist zweckmäßig, da Personaler und Führungskräfte im Bewerbungsprozess ein allgemeingültiges, qualifiziertes Arbeitszeugnis objektiver und schneller bewerten können. Wäre jedes Arbeitszeugnis in Bezug auf seinen Aufbau individuell, wäre es schwieriger vergleichbar. Abseits vom Aufbau wirkt es professionell, wenn ein Arbeitszeugnis durch individuelle Formulierungen professionalisiert wird.  

    Das folgende Aufbauschema gilt allgemein als konventionell und wird von Unternehmen aller Größenordnungen in Deutschland eingesetzt: 

    Zeugnisaufbau Inhalte im Zeugnis
    Überschrift Arbeitszeugnis, alternativ Zeugnis, Zwischenzeugnis oder Ausbildungszeugnis
    Einleitung Personenbezogene Daten des Angestellten
    Einstellungsdatum
    Austrittsdatum
    Spezifische Tätigkeit des Angestellten
    Beschreibung der Tätigkeit Einleitender Satz gefolgt von den aus der Aufgabenbeschreibung übernommenen Tätigkeiten des Mitarbeiters
    Leistungsbeurteilung und Können Fachwissen und Qualifikation des Betriebsangehörigen
    Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit Umgang mit Stress sowie Flexibilität im Arbeitsalltag
    Leistungsbereitschaft Einarbeitung in die spezifische AufgabeZielorientierung des Mitarbeiters
    Arbeitsweise Information, wie systematisch und zuverlässig der Angestellte in seinem Arbeitsbereich tätig war
    Ergebnisse der Tätigkeit Auflistung der qualitativen und quantitativen Ergebnisse des Mitarbeiters. Hier können besondere Ergebnisse und Erfolge detailliert dargestellt werden
    Führungsstil (bei Führungspositionen) Angabe über die individuellen Führungsskills, z. B. Delegationsfähigkeit, Coaching und Mitarbeiterförderung sowie Aufbau von erfolgreichen Teamstrukturen
        Gesamtbeurteilung Wichtigster Teil des Arbeitszeugnisses. Abstufung nach folgendem Muster:
    Stets zur vollsten Zufriedenheit (sehr gut)
    Stets zur vollen Zufriedenheit (gut)
    Zur vollen Zufriedenheit (befriedigend)
    Zur Zufriedenheit (ausreichend)
    Sozialverhalten Verhalten gegenüber Kunden, Vorgesetzten und Kollegen
    Austrittsgrund (optional) Angabe, ob die Kündigung arbeitsgeberseitig, arbeitnehmerseitig oder in beiderseitigem Einvernehmen erfolgte. Ebenso als Austrittsgrund möglich ist die betriebsbedinge Kündigung
    Schlussformel Ein Zeugnis ohne Schlussformel wirkt negativ. Ein Abschiedssatz muss aus rechtlicher Sicht nicht eingefügt werden 
    Kann Bedauern über den Verlust des Mitarbeiters ausdrücken. Ebenfalls wird dem Angestellten mit der Schlussformel persönlich und beruflich viel Erfolg und alles Gute gewünscht.
    Die Satzstellung und Intensität der Formulierungen zeigt an, wie positiv der Angestellte im Unternehmen gesehen wurde

    Praxis-Beispiel eines qualifizierten Arbeitszeugnisses für eine Führungskraft (Note: 1-2)

    Personenbezogene Daten:

    • Herr Peter Müller, geboren am 23.04.1976 in München.
    • Regionalleiter im Pharmaaußendienst eines international tätigen Pharmakonzerns.
    • Sehr gute Leistungen als Führungskraft, beim Aufbau seines regionalen Außendienstteams. Gute Vertriebsperformance mit individuellen Erfolgen und führend in der bereichsübergreifenden, cross-funktionalen Zusammenarbeit im Unternehmen.

    Arbeitszeugnis Überschrift
    Herr Peter Müller, geboren am 23.04.1976 war vom 01.01.2000 bis zum 31.03.2020 als Regionalleiter Pharma in der Vertriebsabteilung national unseres Unternehmens tätig. In dieser Funktion war Herr Müller für die Führung eines Außendienstteams von insgesamt 8 Vertriebsmitarbeitern im geographischen Gebiet Nordrhein-Westfalen und Hessen verantwortlich. Im Einzelnen gehörten folgende Tätigkeiten zu seinem Aufgabengebiet: Einleitung
    Einfügen der spezifischen Tätigkeiten von Herrn Müller. Je nach Aufgabengebiet kann dieser Bereiche eine halbe DIN-A4-Seite oder mehr in Anspruch nehmen Beschreibung der Tätigkeiten
    Herr Müller verfügt über langjährige Berufserfahrung im Pharmaaußendienst und als Führungskraft im Vertrieb. Er beherrschte seinen Arbeitsbereich umfassend und überdurchschnittlich, fand gute Lösungen und hatte stets neue, zielführende Ideen. Hervorheben möchten wir seine Bereitschaft zur proaktiven cross-funktionalen Zusammenarbeit, durch die sehr gute Ergebnisse im Gesamtunternehmen erzielt wurden. Leistungsbeurteilung und Können
    Erhöhtem Arbeitsaufwand und Termindruck war er gut gewachsen. Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit
    Herr Müller verfügt über ein hohes Maß an Eigeninitiative, Selbständigkeit und Einsatzbereitschaft. Er war zu jeder Zeit bereit, Verantwortung zu übernehmen. Besonders hervorheben möchten wir, dass Herr Müller mehr als 1 Jahr lang eine weitere Region kommissarisch geführt hat. Leistungsbereitschaft
    Herr Müller war ein äußerst zuverlässiger Mitarbeiter und eine strukturierte Führungskraft. Sein Arbeitsstil zeichnete sich stets durch eine sehr sorgfältige Planung, Systematik und klare Realisierung aus. Arbeitsweise
    Die gesteckten Umsatzsoll übertraf Herr Müller sogar zumeist. Herr Müller erzielte bei der Erfüllung seiner Aufgaben stets gute Leistungen in qualitativer und quantitativer Hinsicht. Hervorzuheben sind:
    5 Top-3 Platzierungen im internen Verkaufsranking.

    Konzeption und erfolgreicher Roll-out des „Train-the-trainer-Seminars“ Ambition 2016.

    Bestes Team im Verkaufswettbewerb 2019.
    Ergebnisse der Tätigkeit
    In seiner Führungsverantwortung als Regionalleiter bewies Herr Müller bei der Realisierung von erarbeiteten Lösungen großes Organisationstalent und kommunikative Stärke. Er verstand es, seine Mitarbeiter extrinsisch zu motivieren und individuell zu entwickeln. In cross-funktionalen Arbeitsgruppen arbeitete er professionell. Seine innovativen Ansätze und Ideen im Vertrieb fanden im Management und bei seinen Mitarbeitern sehr hohe Zustimmung. Führungsstil (bei Führungspositionen)
    Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte er stets zu unserer vollen Zufriedenheit. Gesamtbeurteilung
    Herr Müller war ein allseits beliebter Mitarbeiter und eine verlässliche Führungskraft. Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich. Sozialverhalten
    Das Arbeitsverhältnis endet am 31.03.2020 aufgrund umfangreicher, Umstrukturierungsmaßnahmen im Vertrieb betriebsbedingt Austrittsgrund (optional)
    Wir bedauern es sehr, Herrn Müller zu verlieren, danken für die wertvolle Arbeit und wünschen ihm sowohl für seine berufliche als auch private Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute. Schlussformel

    Das Beispiel-Arbeitszeugnis enthält neben den üblichen Superlativen und Steigerungsformen und allgemeiner Zeugnissprache ebenfalls individuelle Komponenten. Durch die Definition und Erläuterung der Tätigkeit des Angestellten, seiner Erfolge und durch persönliche Formulierungen wirkt ein Arbeitszeugnis professionell. Arbeitgeber und Personalverantwortliche haben die Aufgabe, einen verdienten Mitarbeiter durch ein Zeugnis aufzuwerten. Individuelle Verbalisierungen und wertschätzende Worte sind in diesem Fall das „Salz in der Suppe.“ Ein Standardzeugnis mit den üblichen Redewendungen wird im Gegensatz wenig beeindrucken. Trotz eines positiven Gesamtbildes werden bei potenziellen Arbeitgebern Fragen offenbleiben.

    Der konventionelle Aufbau des Arbeitszeugnisses macht es Personalverantwortlichen und interessierten Lesern einfach, Essenzen des Zeugnisses nachzuvollziehen. Dies ist im Besonderen für Personaler in Personalauswahlprozessen wesentlich. Sie müssen in kurzer Zeit entscheiden, ob ein Kandidat zum Unternehmen und zur vakanten Position passt. Ein mit Kompetenz erstelltes Arbeitszeugnis mit persönlicher Note stellt den Mitarbeiter in ein positives Licht und ist aussagefähig.

    Zusammenfassung und Fazit 

    Die HR-Abteilung in Unternehmen ist für die Erstellung von Arbeitszeugnissen verantwortlich. Personalverantwortliche sind im Rahmen eines stringenten Prozesses verpflichtet, die internen Regelungen und die Vorgaben des Gesetzgebers einzuhalten. Gleichzeitig handeln sie zielführend, wenn sie Zeugnisse zu jeder Zeit nach der aktuellen Rechtsprechung konzipieren.  

    Der interne Prozess der Zeugniserstellung umfasst unterschiedliche, aufeinander abgestimmte Schritte. Wesentlich ist das objektive Urteil des direkten Vorgesetzten sowie die mehrfache Kontrolle des erstellten Zeugnisentwurfes durch Personaler und Führungskräfte.

    Personalverantwortliche handeln zielführend, wenn sie jeden einzelnen Arbeitsschritt der Zeugniserstellung mit hoher Konzentration und Professionalität ausführen. In diesem Fall kann im Endergebnis ein sach- und fachgerechtes Arbeitszeugnis erstellt und übergeben werden. Passende Vorlagen rund um erfolgreiche Arbeitszeugnisse gibt es auf Arbeitszeugnis leicht gemacht.

    Autor: Redaktion Personalwesen

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