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Arbeitszeitkonto – Vorgaben für Arbeitgeber

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Arbeitszeitkonto

Ein Arbeitszeitkonto hat sowohl für Arbeitgeber wie auch für Arbeitnehmer viele Vorteile. Arbeitgeber schätzen vor allem die flexiblen Einsatzmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter. Auch für Arbeitnehmer ist ein Arbeitszeitkonto attraktiv, da es dem Mitarbeiter erlaubt, Arbeitszeiten so einzuteilen, das private oder familiäre Termine auch während der Kernarbeitszeit möglich sind.

    Definition Arbeitszeitkonto

    Eine allgemeingültige oder rechtlich bindende Definition eines Arbeitszeitkontos gibt es nicht. Umgangssprachlich wird der Begriff Arbeitszeitkonto aber in der Regel mit einem Gleitzeitkonto der Zeitkonto gleichgesetzt. In vielen Unternehmen dient ein Arbeitszeitkonto auch als Ansparkonto für Arbeitszeiten.

    Auf einem Arbeitszeitkonto speichert man elektronisch alle geleisteten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters. Die Summe der geleisteten Arbeitsstunden wird von den Sollstunden des Arbeitnehmers, gemäß Arbeitsvertrag,  subtrahiert. Als Ergebnis stehen entweder Plusstunden oder Minusstunden. Die Regelung des Arbeitszeitgesetzes zu Höchstarbeitszeiten und auch die Regelungen des Mindestlohngesetzes müssen bei Arbeitszeitkonten jederzeit beachtet werden.

    Wichtig: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt im § 3, dass die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten darf. Die Arbeitszeit darf in Ausnahmefällen auf zehn Stunden pro Tag verlängert werden, wenn sich die Arbeitszeit im Mittel von sechs Monaten wieder auf acht Stunden verringert.

    Jahresarbeitszeitkonten oder Lebensarbeitszeitkonten

    In der Regel werden Arbeitszeitkonten für einen bestimmten Zeitraum geführt. Häufig handelt es sich um Jahresarbeitszeitkonten. Im Laufe eines Jahres kann ein Mitarbeiter hier Plusstunden ansparen und flexibel für Freizeit einsetzen. Zeitguthaben müssen bei Jahresarbeitszeitkonten immer im Laufe des Kalenderjahres für Freizeit eingesetzt oder ausgezahlt werden – eine Überführung in ein anderes Kalenderjahr ist nicht möglich.

    Bei einem Langzeit- oder Lebensarbeitszeitkonto ist dies anders. Bei dieser Art des Arbeitszeitkontos spart ein Mitarbeiter über Jahre oder sogar Jahrzehnte Plusstunden an, um diese für einen bestimmten Zweck einzusetzen. Der Abbau von Plusstunden ist zum Beispiel für ein Sabbatical, für Familienzeit oder für einen vorzeitigen Eintritt in den Ruhestand denkbar.

    Information: Ein Sabbatical oder Sabbatjahr beschreibt gemäß Wikipedia ein Arbeitszeitmodell für einen längeren Sonderurlaub. Der Begriff wurde ursprünglich von US-Professoren geprägt, um Forschungs- oder Freisemester an Universitäten zu benennen. Er beschreibt an Universitäten auch ein „GAP-Year“. Ein Sabbatical wird im Angestelltenverhältnis z.B. für eine längere Urlaubs- oder Weiterbildungsreise oder die Unterstützung sozialer Projekte benutzt.

    Beispiel für ein Langzeitarbeitskonto

    Ihr Mitarbeiter entschließt sich, ein Lebensarbeitszeitkonto zu führen. Er dehnt seine wöchentliche Arbeitszeit auf 40 Stunden aus. Damit arbeitet er pro Woche drei Stunden mehr als vertraglich festgelegt.

    Pro Monat erarbeitet sich Ihr Mitarbeiter damit 12 Plusstunden, die auf ein Jahr hochgerechnet 144 Plusstunden ergeben. Pro Jahr arbeitet Ihr Angestellter damit fast 1 Monat zusätzlich. Diese Zeit spart er auf seinem Arbeitszeitkonto an. Füllt er auf diese Weise sein Lebensarbeitszeitkonto über 20 Jahre, so baut er Plusstunden für über 77 Arbeitswochen oder für mehr als 18 Monate auf. Entscheidet er sich für ein Sabbatical oder den vorzeitigen Ruhestand, so ruft er einen Teil oder die kompletten Plusstunden vom Arbeitskonto ab. In der Zeit des Sabbaticals erhält er seinen vertraglich vereinbarten Lohn weiter, bis die Plusstunden abgebaut sind.

    3 Stunden Mehrarbeit pro Arbeitswoche ergeben:

    12 PlusstundenPro Monat
    144 Plusstunden (ca. 1 Monat)Pro Kalenderjahr
    2.880 Plusstunden (ca. 18 Monate)In 20 Jahren

    Verankerung im Arbeitsvertrag

    Arbeitszeitkonten können vom Arbeitgeber nicht ohne eine gesetzliche Grundlage eingeführt werden. Die einfachste und gängigste Vereinbarung für ein Arbeitszeitkonto erfolgt im Arbeitsvertrag. Hier wird zunächst schriftlich festgelegt, dass der Arbeitgeber berechtigt ist, Arbeitszeitkonten im Unternehmen zu führen.

    Wichtig ist in diesem Fall die Angabe der regelmäßigen Arbeitszeit sowie der Spannbreite, in der der Arbeitgeber die Arbeitszeit verteilen darf. Auch die Ankündigungsfrist für eine Erhöhung der Arbeitszeit sollte in einer Klausel geregelt sein. Damit im Arbeitszeitkonto nicht übermäßig viele Plusstunden oder Minusstunden angespart werden, sollte auch ein Höchstwert für Zeitguthaben oder Minusstunden verankert sein.

    Außerdem ist es vorteilhaft, wenn die Vereinbarung im Arbeitsvertrag auch den maximal zulässigen Ausgleichszeitraum aufführt. Viele Vereinbarungen beschreiben zudem auch, das Guthaben aus Arbeitszeitkonten spätestens am letzten Tag der Beschäftigung abzurechnen und auszuzahlen sind.

    Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge

    Haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen, in der umfassende Regelungen zur flexiblen Arbeitszeit verankert sind? Dann reicht in diesem Fall auch ein Verweis auf die Betriebsvereinbarung aus. Unterliegen Sie einem Tarifvertrag, so können Sie auf die tarifvertraglichen Bestimmungen zur flexiblen Arbeitszeit verweisen und benötigen damit kein eigenes Model für Arbeitszeitkonten.

    Führen eines Arbeitszeitkontos

    Arbeitszeitkonten führt die Personalabteilung eines Unternehmens digital. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter durch einen Online-Zugang einen Überblick über den Verlauf Ihres persönlichen Arbeitszeitkontos haben. Egal ob Sie PC – Programme oder Excel – Tabellen einsetzen: Um Arbeitszeitkonten zu führen, müssen Sie zunächst die folgenden individuellen Parameter des Mitarbeiters für das Arbeitszeitkonto eingeben:

    • Regelarbeitszeit pro Woche oder pro Monat
    • Urlaubsanspruch
    • Maximale Plus- und Minusstunden
    • Zeitraum des Stundenausgleichs

    Auszahlen von Plusstunden

    Ein Arbeitszeitkonto dient in der Regel zur Flexibilisierung der Arbeitszeit. Dies bedeutet, dass in den meisten Fällen die angesammelten Plusstunden durch eine spätere Freistellung ausgeglichen werden. Erreicht man jedoch die vertraglich festgelegte Höchstzahl von Plusstunden und ist eine Ausgleich durch Freizeit aus betriebsbedingten Gründen nicht möglich, so ist auch das Auszahlen von Plusstunden an den Arbeitnehmer möglich.

    Die Auszahlung kann aus Vereinfachungsgründen als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden, so dass eine Rückrechnung auf die einzelnen Monate vermieden wird. Voraussetzung hierfür ist, dass die Auszahlung der Plusstunden noch im gleichen Kalenderjahr oder spätestens bis zum März des Folgejahres erfolgt. Die ausgezahlten Beträge unterliegen der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.

    Minusstunden

    Minusstunden entstehen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht die komplette, vertraglich geschuldete Arbeitszeit im Unternehmen arbeiten. Dies kann unterschiedliche Gründe haben. Konjunkturelle oder saisonale Schwankungen stellen die Hauptgründe für Minusstunden bei Mitarbeitern dar. Diese werden durch Mehrarbeit zu einem späteren Zeitpunkt, zum Beispiel bei einem Großauftrag wieder ausgeglichen.

    Aus Unternehmenssicht handelt es sich bei Minusstunden um einen Gehaltsvorschuss an Ihren Mitarbeiter. Vertraglich zugesicherte Urlaubstage oder Zeiten von Arbeitsunfähigkeit darf man ebenso wenig mit Plusstunden verrechnen, wie gesetzliche Feiertage. Sind beim Ausscheiden Ihres Mitarbeiters aus dem Unternehmen noch Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto vorhanden, so muss man prüfen, welche Partei die Minusstunden zu verantworten hat. Konnte Ihr Mitarbeiter frei über das Arbeitszeitkonto verfügen und flexibel über die Arbeitszeit entscheiden, so ist er in der Nachweispflicht bezüglich der fehlenden Arbeitsstunden.

    Haben sich die Minusstunden allerdings aufgrund einer negativen Auftragslage aufgebaut und konnte der Mitarbeiter nicht selbst über seine Arbeitszeit entscheiden, so ist davon auszugehen, dass Sie die Minusstunden nicht mit der letzten Lohn- und Gehaltsabrechnung verrechnen können.

    Arbeitszeitkonto und Mini-Job

    Auch für geringfügig Beschäftigte Mitarbeiter gibt es die Möglichkeit, Arbeitszeitkonten zu führen. Dies ist für Arbeitgeber insofern interessant, das Mini-Jobs gerade durch die Flexibilität an Attraktivität gewinnen.

    Arbeiten Ihre Minijobber mit einem Arbeitszeitkonto, so darf der Verdienst in keinem Fall mehr als 450 Euro pro Monat betragen. Nur dann ist das Arbeitsverhältnis für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei und für Sie als Arbeitgeber steuerbegünstigt. In der Jahressicht darf das Arbeitsentgelt daher einen Wert von 5.400 Euro nicht überschreiten (450 Euro * 12).

    Mindestlohn

    Um ein Arbeitszeitkonto für einen geringfügig Beschäftigten zu realisieren, müssen Sie zunächst den Arbeitslohn pro Stunde festlegen. Hierbei muss der Arbeitslohn sich mindestens am gesetzlichen Mindestlohn orientieren, der zum 1. Januar 2019 auf 9,19 Euro pro Stunde erhöht wurde. In einigen Branchen gelten zudem abweichende Mindestlöhne. Haben Sie den Stundenlohn festgelegt, so können Sie auch die Sollstundenzahl pro Monat errechnen.

    Das Mindestlohngesetz (MiLoG) begrenzt in § 2 Arbeitszeitkonten für Mini-Jobber zudem. Im Gesetz ist festgelegt, dass die auf dem Arbeitszeitkonto gespeicherten Arbeitsstunden monatlich nicht mehr als 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit übersteigen dürfen. Diese Begrenzung gilt nur, wenn Ihr Mitarbeiter den gesetzlichen Mindestlohn von 9,19 Euro verdient – bei einem höheren Verdienst darf er auch mehr Plusstunden aufbauen.

    Beispiel Arbeitszeitkonto für Minijobber

    Sie beschäftigen einen Mitarbeiter als Mini-Jobber und legen einen Arbeitslohn knapp über Mindestlohn fest. Ihr Mitarbeiter wird für 10 Euro pro Stunde eingestellt und soll pro Monat flexibel 40  Stunden arbeiten. Der Monatslohn liegt pro Monat bei 400 Euro.

    Ihr Mitarbeiter kann nun pro Monat seine Arbeit flexibel gestalten und Plusstunden oder Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto aufbauen. Da sein Stundenlohn über dem Mindestlohn liegt, gilt für ihn die Stundengrenze des Mindestlohngesetzes nicht. Er darf auch mehr als 50 Prozent der vereinbarten Arbeitszeit pro Monat auf dem Arbeitszeitkonto als Plusstunden aufbauen. Bei Bezug des Mindestlohns wäre das Arbeitszeitkonto dagegen bei 20 Plusstunden (50 Prozent von 40 Arbeitsstunden pro Monat) gedeckelt. Der Monatslohn Ihres Mitarbeiters bleibt monatlich bei 400 Euro.

    Sozialversicherung

    Bei der Abführung von Beiträgen zur Sozialversicherung gilt generell immer das Entstehungsprinzip. Dieses besagt, dass man Sozialversicherungsbeiträge immer auf Basis des aktuellen Arbeitsentgelts berechnet. Bei einem Arbeitszeitkonto für Mini-Jobber wechselt das Prinzip in das Zuflussprinzip, was zum Beispiel im Bereich der Lohnsteuer Anwendung findet. Die gesetzliche Grundlage hierzu findet sich im § 38 Abs. 2 EstG.  Für die Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge für Minijobs bedeutet dies, dass die Beiträge unabhängig von der Arbeitszeit eines Monats berechnet werden. Grundlage ist das mit dem Minijobber vereinbarte monatliche Entgelt. Eine höhere oder geringere Arbeitsleistung in einem Monat ist daher aus Sicht der Sozialversicherung unrelevant.

    Ein Guthaben im Arbeitszeitkonto des Minijobbers kann flexibel abgebaut werden. Hierfür kann er bis zu drei Monate hintereinander freigestellt werden. Die monatliche Zahlung des Arbeitsentgelts und auch die pauschalen Beiträge an die Sozialversicherung laufen dabei weiter.

    Fazit zum Arbeitszeitkonto

    Arbeitszeitkonten sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine einfache und effiziente Möglichkeit, moderne Arbeitszeitmodelle im Unternehmen zu etablieren und flexible Lösungen für konjunkturelle Schwankungen vorzuhalten. Beim Aufbau und der Führung von Arbeitszeitkonten ist es sehr wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Diese beziehen sich vor allem darauf, das konkrete Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag getroffen werden müssen. Nur dann sind Arbeitszeitkonten und flexible Arbeitszeitmodelle gesetzeskonform.

    Die gesammelten Plusstunden können nach innerbetrieblicher Absprache durch Freizeit abgegolten oder auch ausbezahlt werden. Bei Minusstunden gilt aus Sicht des Arbeitgebers ein besonderes Augenmerk auf dem Grund der weniger geleisteten Arbeit. Dieser hat einen Einfluss, ob Sie Minusstunden beim Austritt des Mitarbeiters mit noch offenen Gehaltszahlungen verrechnen dürfen oder ob diese verfallen. Minusstunden sind aus Sicht des Arbeitgebers immer wie ein Vorschuss auf kommende Gehaltszahlungen zu betrachten.

    Autor: Torsten Niermann

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