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Arbeitszeiterfassung: Darauf müssen Arbeitgeber achten

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Arbeitszeiterfassung, Zeiterfassungssystem

Wer arbeitet, braucht auch Pausen. Die Arbeitszeit von Arbeitnehmern ist streng geregelt und die dafür geltenden Gesetze werden laufend überarbeitet. Um zu kontrollieren, wie lange die Beschäftigten tatsächlich arbeiten, müssen Unternehmen die Arbeitszeit dokumentieren. Dafür kommen verschiedene Verfahren zum Einsatz, bei denen auch neue Technologien immer öfter Verwendung finden. Wie lange Ihre Beschäftigten arbeiten dürfen, welche Zeiterfassungssysteme es für die Arbeitszeiterfassung gibt und welche davon für Ihren Betrieb anwendbar sind, erfahren Sie hier.

Das Arbeitszeitgesetz: So lange dürfen Beschäftigte arbeiten

Das Arbeitszeitgesetz regelt, wie lange Arbeitnehmer arbeiten dürfen, welche Ruhepausen einzuhalten sind und was bei Verstößen geschieht. Dieses Gesetz soll vor allem dazu dienen, Beschäftigte zu schützen und deren Gesundheit nicht zu gefährden. Die wichtigsten Inhalte des Arbeitszeitgesetzes sind:

  • Die tägliche Arbeitszeit an Werktagen darf maximal acht Stunden
  • Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich ein Arbeitstag auf bis zu zehn Stunden verlängern. Im Ausgleich muss der Arbeitnehmer in der Folgezeit weniger arbeiten. Insgesamt darf der Mitarbeiter innerhalb von sechs Kalendermonaten nicht länger als durchschnittlich acht Stunden
  • Pro Woche dürfen Beschäftigte maximal 48 Stunden arbeiten.
  • Man darf maximal sechs Stunden ohne Pause arbeiten. Danach muss eine mindestens 30-minütige Pause folgen. Bei Arbeitszeiten von mehr als neun Stunden müssen 45 Minuten Pause zur Verfügung stehen.
  • Nach der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit gewährleistet sein.
  • Der gesetzliche Urlaubsanspruch liegt bei vier Wochen im Jahr.
  • Für die meisten Beschäftigten gilt das Verbot der Sonn- und Feiertagsbeschäftigung. Ärzte, Pflegekräfte und andere müssen stattdessen Ersatzruhetage gewährt bekommen.

Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, die Arbeitszeiten des Beschäftigten genau zu dokumentieren. Verstößt er gegen eine der diversen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, begeht er eine Ordnungswidrigkeit, was entsprechend geahndet wird. Gewerbeaufsichtsämter oder Behörden für Arbeitsschutz übernehmen in der Regel die Überwachung der Einhaltung dieser Vorgaben.

Was zählt als Arbeitszeit und für wen gilt das Arbeitszeitgesetz?

Grundsätzlich gilt das Arbeitszeitgesetz für alle Beschäftigten – also auch Auszubildende. Allerdings gibt es auch hier zahlreiche Ausnahmen. So zählen beispielsweise Beamte, Richter und Soldaten nach dem Gesetz nicht als Arbeitnehmer. Für Arbeitnehmer, die noch nicht volljährig sind, gilt des Weiteren ein gesondertes Jugendarbeitsschutzgesetz.

Auch andere Berufsgruppen sind von der geltenden Arbeitszeitregelung ausgeschlossen. Leitende Angestellte im öffentlichen Dienst, Chefärzte, Pflegepersonal, Arbeitnehmer, die andere Personen betreuen oder erziehen und mit diesen zusammen wohnen, Arbeitnehmer der Kirchen sowie Mitarbeiter in der Luftfahrt fallen dementsprechend nicht unter die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Doch auch diese Personen stehen unter einem besonderen Schutz – so haben beispielsweise auch sie ein Anrecht darauf, mindestens 15 Sonntage im Jahr nicht arbeiten zu müssen.

Zudem muss für die Einhaltung der Arbeitszeit zunächst der Begriff „Arbeitszeit“ näher definiert werden. Zur Arbeitszeit zählt grundlegend die Zeit von der Aufnahme bis zum Ende der Arbeit. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit. Der Weg zur Arbeit hingegen zählt nicht zur Arbeitszeit. Genauso verhält es sich mit dem Umkleiden – es sei denn, der Arbeitgeber schreibt bestimmte Arbeitskleidung vor, die im Betrieb angezogen wird. Auf Dienstreisen lässt sich auch die Anreise zur Arbeitszeit zählen – sofern der Arbeitnehmer während der Reise nicht entspannen und sich erholen kann.

Arbeitszeiterfassung: Methoden und Wege zur Erhebung

Die Erfassung der Arbeitszeit ist zum einen also eine wichtige Methode zur Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeit – zum anderen ist sie Pflicht. Dabei geht es hauptsächlich darum, die zulässigen täglichen bzw. wöchentlichen Arbeitszeiten nicht zu überschreiten. Nachweise sind vom Arbeitgeber zudem mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Diese Zeiterfassungssysteme gibt es

Als Arbeitgeber muss man also auch wissen, wie man die Arbeitszeiten der Beschäftigten erfassen will. Dafür gibt es zahlreiche unterschiedliche Systeme:

  • Die simple Variante: Die händische Niederschrift der Arbeitszeiten in einem dafür vorgesehenen Formular stellt die flexibelste Arbeitszeiterfassung dar, allerdings geht damit auch ein hoher Verwaltungsaufwand einher.
  • Die altmodische, mechanische Stechuhr ist in einigen älteren Betrieben heute noch immer zu finden. Nach dem Passieren eines Terminals wird die Zeit auf einer Stempelkarte festgehalten. Die Auswertung ist dabei erst möglich, wenn die Mitarbeiter die Karten abgeben.
  • Digitalisierte Versionen der Stempeluhr sind heute oftmals im Einsatz. Dazu muss der Beschäftigte zu Beginn und zum Ende der Schicht ein stationäres Terminal passieren, das die entsprechenden Zeiten digital festhält. In der Regel funktioniert diese Technik mithilfe von Chips oder Chipkarten.
  • Auch die manuelle Eingabe über ein Programm am Rechner ist möglich. Doch genauso wie die Niederschrift läuft sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer hier Gefahr von Missbrauch.
  • Im modernen Zeitalter gibt es natürlich auch moderne Arbeitszeiterfassung. So sorgen Clouds mit mobilen Apps für eine flexible und mobile Erfassung von Zeiten und können Daten übersichtlich dokumentieren und auswerten.
  • Für Fahrdienste kann auch ein direkt im Fahrzeug fest installiertes Gerät zur Dokumentation von Arbeitszeiten dienen. Allerdings kann diese Technik nur im Fahrzeug genutzt werden und ist meist relativ teuer.

Arbeitszeiterfassung: Individuell abwägen

Mithilfe dieser Methoden erfolgt die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten mehr oder weniger genau bzw. zuverlässig. Gleichzeitig gibt es für jedes dieser unterschiedlichen Systeme sowohl Vor- als auch Nachteile. Wo händische oder manuelle Dokumentation relativ leicht für eigene Zwecke missbraucht werden kann, da kann Software nur in bestimmten Bereichen eingesetzt werden und erfordert oftmals auch den Besitz eines eigenen Smartphones oder Laptops. Es gilt also, sich genau zu überlegen, welche Methode Sie als Arbeitgeber einsetzen möchten.

Zeiterfassungssysteme: Welche Methode ist in meinen Betrieb sinnvoll?

Bei der Auswahl der Methode der Arbeitszeiterfassung müssen Sie als Arbeitgeber unterschiedliche Faktoren berücksichtigen, denn nicht jede Methode ist für jeden Betrieb gleich sinnvoll. Es ist also nicht pauschal zu beantworten, welches System das beste ist. Vielmehr richtet sich die Entscheidung nach mehreren Überlegungen:

  1. Welche Art Betrieb liegt vor? Für Büro- oder Beamtentätigkeiten wird meistens mit pauschalen Arbeitszeiten gerechnet, weshalb eine genaue Dokumentation der Arbeitszeit in der Regel nicht nötig ist.
  2. Wie ist der Betrieb organisiert? Wie viele Mitarbeiter gibt es, wie stehen sie im Verhältnis zueinander? Für Kleinbetriebe lassen sich normalerweise lockerere Dokumentationsmethoden wählen, als sie für Betriebe mit mehreren Tausend Beschäftigten nötig wären.
  3. Wie sieht das Arbeitszeitmodell aus? Bei Schichtdienst, Kundenservice, Auftragsarbeiten, Arbeit auf Abruf oder Job-Sharing müssen die Arbeitszeiten genau definiert und uneinheitliche Kernzeiten berücksichtigt werden.
  4. Welche eigenen Präferenzen haben Sie? Nicht zuletzt ist es auch eine Frage des persönlichen Geschmacks, für welche Art der Arbeitszeiterfassung Sie sich entscheiden. Natürlich sollten Sie aber auch die genannten Punkte nicht vernachlässigen, denn wenn der eigene Geschmack nicht zum Betrieb passt, ist es wenig zielführend.

In jedem Falle ist es wichtig, dass die Erfassung der Arbeitszeit transparent geschieht. Das bedeutet: Als Arbeitgeber sollten Sie darauf verzichten, Ihre Mitarbeiter heimlich auszuspionieren oder unter Druck zu setzen. Möglicherweise können Sie Ihre Beschäftigten sogar in die Auswahl der Zeiterfassungsmethode integrieren und so das Betriebsklima fördern.

Autor: Redaktion Personalwissen

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