Dienstwagen im Öffentlichen Dienst sind für einige Berufsgruppen unumgänglich. Auch wenn der Arbeitgeber für die Nutzungsüberlassung nicht verpflichtet ist, muss er für einen reibungslosen Betriebsablauf Sorge tragen. Erhalten Arbeitnehmer ein Dienstauto sollten alle wichtigen Rahmenbedingungen zu privaten und betrieblichen Fahrten schriftlich festgehalten werden.
In verschiedenen Berufsgruppen kommen Arbeitnehmer nicht um einen Dienstwagen im Öffentlichen Dienst drumherum. Die Nutzung des Firmenwagens erleichtert die An- und Abfahrten und spart unter Umständen Zeit ein. Generell sind Fahrten mit dem Dienstwagen im Öffentlichen Dienst erlaubt. Ob letztendlich ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird oder das private Fahrzeug für Dienstfahrten abgerechnet wird, hängt vom Arbeitgeber ab.
Ein Dienstwagen und deren Nutzung ist nicht explizit in den Tarifverträgen aufgeführt, sodass die Fahrten als Nebenabrede festgehalten werden müssen. Dazu bedarf es eine schriftliche Form. Der TVöD schreibt diese im § 2 Abs. 3 vor.
Dienstfahrten für bestimmte Berufsgruppen
Der Öffentliche Dienst zeichnet sich mit seiner Vielfältigkeit aus. So kommen unterschiedliche Berufsgruppen zum Einsatz, die auf die Nutzung von Dienstfahrzeugen angewiesen sind:
- Polizei und Rettung: Beide Berufsgruppen sind auf Dienstkraftfahrzeuge angewiesen. In der Zeit des Dienstes werden Fahrzeuge zur Verfügung gestellt, deren Ausstattung nach staatlichen Belangen notwendig sind.
- Krankenpflege: Um Patienten zu pflegen, oder per Krankentransport zum Arzt zu bringen, ist ein Dienstwagen nötig.
- Handwerker: Der Beruf als Handwerker bringt Fahrten zu Baustellen mit sich. So sind diese Fahrzeuge mit Werkzeugen und Arbeitsmaterialien ausgestattet.
- Außendienst: Effiziente Fahrten lassen sich nur mit einem Firmenwagen erreichen. Denn Außendienstmitarbeiter sind üblicherweise auf längeren Strecken unterwegs, deren Ziele lassen sich nur schwer mit Bahn oder Bus erreichen.
Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung, geht er eine Verpflichtung ein. In diesen Fällen entscheidet die jeweilige Berufsgruppe über Art und Klasse des Fahrzeuges. Staatliche Fahrten (Polizei, Rettung, Feuerwehr) sind zwingend erforderlich und bereits als Nebenabrede im geltenden Arbeitsvertrag aufgeführt. Für alle anderen Berufsgruppen wird die jeweilige Karrierestufe für den Einsatz des Dienstwagens herangezogen. Hierbei muss der Arbeitgeber auf die Gleichberechtigung innerhalb der Dienststelle achten.
Dienstwagen: Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer
Sind Mitarbeiter auf einen Dienstwagen angewiesen, haben sie Rechte und Pflichten. Um ihrer Tätigkeit reibungslos nachzugehen, muss das Dienstfahrzeug nach beruflichen Belangen ausgestattet sein. Sie haben die Pflicht, fehlende oder defekte Materialien ihrem Arbeitgeber zu melden und dafür Sorge zu tragen, dass diese ersetzt oder repariert werden. Das gilt für alle entstandenen Schäden bei Selbst- sowie Fremdverschulden.
Die Nutzung eines dienstlichen Fahrzeuges setzt die gute Umgangsform voraus. So müssen Arbeitnehmer ihr Dienstauto pfleglich behandeln und sich jederzeit an die Straßenverkehrsordnung halten. Darin inbegriffen sind gesundheitliche Maßnahmen. Fahren unter Alkohol- und Drogeneinfluss ist grundsätzlich untersagt und kann bei Unfällen schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.
Werden Bußgelder aufgrund von Ordnungswidrigkeiten (Falschparken, überhöhte Geschwindigkeit oder ähnlich) fällig, muss der Arbeitnehmer diese aus eigener Tasche bezahlen.
Alle genannten Aspekte sollten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Steuern und Versicherungen für den Dienstwagen
Bei der Bereitstellung eines Dienstwagens übernimmt der Arbeitgeber Steuern und Versicherung. Zuvor bedarf es einer genauen Klärung in schriftlicher Form, wie und wann dienstliche Fahrten gelten. Bei Dienstkraftfahrzeugen von Polizei und Feuerwehr sind Fahrten außerhalb des zu verrichtenden Dienstes prinzipiell nicht erlaubt. Das betrifft Fahrten zur Wohnung und andere private Fahrten. Handwerker und Pflegekräfte brauchen dagegen die schriftliche Zustimmung ihres Arbeitgebers. Versicherungen übernehmen unter Umständen nur bei erlaubten, privaten Fahrten die Haftung bei Unfall oder Diebstahl. Dieser Passus muss vor Versicherungsabschluss mit dem Arbeitnehmer geklärt werden.
Um einen Dienstwagen steuerlich geltend zu machen, ist die Festsetzung der Nutzung wichtig. Rein betriebliche Fahrten bieten steuerliche Vorteile mit allen entstehenden Kosten. Bei privaten und betrieblichen Fahrten setzt der Gesetzgeber auf zwei Optionen:
- 1-Prozent-Regelung: Der Dienstwageninhaber hat die Möglichkeit, sein Fahrzeug privat zu nutzen. Aber in der Steuererklärung wird mit der 1-Prozent-Regelung der private Anteil berechnet. Diese Variante betrifft beispielsweise Handwerker, die jeden Tag von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurückfahren. Auch private Fahrten am arbeitsfreien Tag werden hierbei berücksichtigt.
- Fahrtenbuch: Um sich die 1-Prozent-Regelung zu ersparen, kann das Fahrtenbuch die tatsächlichen privaten Fahrten aufschlüsseln. Hierbei werden die Kilometer anhand der Fahrstrecke berücksichtigt.
Welche Möglichkeit für die steuerliche Geltendmachung in Betracht kommt, hängt von der Strecke der privaten Fahrten ab.
Privates Fahrzeug für Dienstfahrten
Das private Fahrzeug kann ebenso für dienstliche Fahrten genutzt werden. Dazu braucht es eine vorherige Absprache mit dem Arbeitgeber. Denn Privatfahrzeuge müssen dementsprechend versichert werden und sollten grundsätzlich technisch einwandfrei sein. Dazu gehört der regelmäßige TÜV, nach Bedarf Inspektionen und die Pflege des Fahrzeuges. Die Anpassungen an Witterungsverhältnisse mit entsprechender Bereifung und Licht sollte nicht nur dienstlich, sondern auch privat eine wichtige Komponente sein.
Dienstwagenüberlassung mit allgemeingültigen Rahmenbedingungen
Ob für die private oder betriebliche Nutzung stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung, gelten die jeweiligen vereinbarten Rahmenbedingungen. Im schriftlichen Vertrag müssen folgende Daten so konkret wie möglich aufgeschlüsselt sein:
- Berechtigte für das Dienstfahrzeug: Hierbei können einzelne Mitarbeiter sowie mehrere Arbeitnehmer das Fahrzeug fahren. In welcher Funktion stehen die Berechtigten?
- Fahrzeugauswahl: Klasse und Ausstattung spielen eine große Rolle und sollten innerhalb der Dienststelle unter der Gleichberechtigung abgewogen werden. Wird ein Dienstwagen als Neuwagen bestellt, sind Typ, Leistungsklasse und Sonderwünsche für betriebliche Zwecke maßgebend.
- Kosten: Welche Kosten übernimmt der Arbeitgeber und welche der Arbeitnehmer? Wer kommt für die Kosten der Haftung, Reparaturen, Kraftstoff und Bußgelder auf?
- Nutzungsumfang: Private und/ oder betriebliche Nutzung sollten miteinander vereinbart werden, um auch vorab den Versicherungsumfang zu wählen.
- Pflichten des Arbeitnehmers: In diesem Passus werden Meldepflichten zu entstandenen Schäden und Unfällen, Mitteilung über den Führerscheinstatus und generelle Regeln zum Fahren des Dienstwagens vermerkt.
- Rückgabemöglichkeiten: Hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, den Dienstwagen zurückzugeben und welche Modalitäten ergeben sich daraus? Diese Rahmenbedingung umfasst ebenso die Frage, wie die Rückabwicklung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abläuft.
Dienstrad: Nutzungsüberlassung für private und betriebliche Wege
Umweltbewusstes Fortbewegen innerhalb der Stadt wird immer beliebter. Das schnelle Erreichen des Ziels kann mit einem Fahrrad erfolgen. Diese Möglichkeit gibt es als Nutzungsüberlassung des Arbeitgebers. Wie bei einem Dienstauto kann das Dienstrad steuerliche Vorteile bringen und die Nutzung für private und betriebliche Fahrten lässt sich kombinieren.
Der Bundestag hat mit Wirkung vom 13.09.2018 die Überlassung der Diensträder mit steuerlicher Regelung für den Privatgebrauch eingestuft. Gemeint sind allgemeine sowie (Elektro-) Fahrräder. So heißt es unter anderem:
„Nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG7 wird hiermit als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung (einschließlich Privatfahrten, Fahrten zur Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) 1 % der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer festgesetzt.“
Macht ein Arbeitgeber von einem Dienstradleasing Gebrauch, so müssen auch diesbezüglich die Rahmenbedingungen vertraglich geregelt werden. Bei Angestellten im Öffentlichen Dienst sind tarifliche Nebenvereinbarungen zu treffen. Für Beamte müssen Änderungen im Beamtenbesoldungsgesetz vorgenommen werden.
Fazit zum Dienstwagen im Öffentliche Dienst
Bevor ein Mitarbeiter ein Fahrzeug für betriebliche Fahrten nutzt, sollten alle Rahmenbedingen abgesteckt und die Nutzung abgewogen werden. Denn ein Dienstauto ist mit einem Privatwagen nicht vergleichbar und bringt viele Pflichten mit. Genauso verhält es sich bei Nutzungsüberlassung eines Dienstrades.
Prinzipiell ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, bei Bedarf einen Dienstwagen zu stellen und dafür Sorge zu tragen, dass die vereinbarten Regeln eingehalten werden. Laut Gesetzgeber ist er zur Nutzungsüberlassung nicht verpflichtet. Aber entscheidet er sich für ein Fahrzeug für seine Arbeitnehmer, steht er in der Pflicht, die Gleichberechtigung zu beachten.
